TABLE DES MATIÈRES. Connexion Adresser des fax dans QuickMail Recevoir des fax via QuickMail Envoyer un QuickFax...

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1 TABLE DES MATIÈRES Connexion Adresser des fax dans QuickMail Envoyer un QuickFax Recevoir des fax via QuickMail Faxer via la fonction Draggin Drop Faxer via Quarterdeck Mail Création de fax Envoyer des fax via 4-Link Recevoir des fax via 4-Link Aperçu des fax Faxer via QuickMail Adresser des fax dans Quarterdeck Mail Recevoir des fax via Quarterdeck Mail Fax Switcher Touches de Raccourci Clavier

2 CONNEXION Pour utiliser 4-Sight Fax vous devez vous connecter au Serveur Fax. Veuillez sélectionner 4-Link dans le menu Pomme ou le menu 4-Link (à côté du Finder) et le dialogue suivant s affichera : Après avoir sélectionné le serveur, une fenêtre de sélection de noms s affiche. Sélectionnez votre nom de connexion. Le dialogue de connexion est alors affiché et vous invite à entrer votre mot de passe. Il vous permet également de changer de nom ou de serveur en cliquant les boutons appropriés. Il est désormais possible d envoyer un fax en cliquant le bouton Créer et en entrant l information que vous voulez faire apparaitre dans le fax. Voir page 2. Cliquez Connecter (et la fenêtre Liste de 4-Link apparaîtra). 1

3 2 ENVOYER UN QUICKFAX L utilisation de l option menu QuickFax de 4-Link permet d envoyer des fax rapidement et simplement. 1 Sélectionnez QuickFax dans le menu 4-Link, à côté du Finder. 4 Entrez un objet et un message. 2 Sélectionnez une adresse dans le Répertoire d adresses ou entrez une nouvelle adresse en cliquant le bouton Créer. 3 Cliquez OK pour afficher la fenêtre Envoyer Message. Sous Système 7.5, des extraits de texte et des pièces jointes peuvent être glissés et déposés sur cette fenêtre. Depuis cette fenêtre vous pouvez sélectionner une page de garde, les priorités d envoi, le nom public, la résolution et l envoi différé. 5 Envoyez le fax! Certaines des options de la fenêtre Envoyer Message ne sont disponibles qu aux utilisateurs pour lesquels les privilèges nécessaires ont été configurés par l administrateur. Par exemple, les options Urgent, Privé et Nom Public.

4 FAXER VIA LA FONCTION DRAGGIN DROP Le fax Draggin peut envoyer différents types de fichiers. Si l application utilisée pour créer le document n est pas active, le fax Draggin lance automatiquement le programme et convertit le document en question au format fax pour envoi immédiat (en affichant le Répertoire d adresses), ou sauvegarde dans le disque dur. (Voir création de fax page 4). CONFIGURER LE FAX DRAGGIN 1 Cliquez deux fois sur l icône Fax Draggin. ENVOYER DES FAX VIA LE FAX DRAGGIN 1 Déposez le fichier sur l îcone Fax Draggin. 2 Sélectionnez l adresse souhaitée. 2 Sélectionnez la Destination (4-Link, QuickMail, QuarterdeckMail ou fichier). 3 Sélectionnez la page de garde (Si envoi via application ). 4 Configurez les options Niveaux de gris, Mode et Aperçu selon vos désirs. 3 Entrez le message de page de garde et sélectionnez les options. 4 Cliquez Envoyer. Si une option précédente est active, vous aurez un aperçu de la fenêtre. Cliquez OK. 3

5 4 CRÉATION DE FAX CRÉER DES PIÈCES JOINTES FAX Si vous envoyez les mêmes documents régulièrement, comme par exemple des tarifs ou des informations standard, 4-Sight peut créer des documents faxables qui peuvent être déposés directement sur la touche P.J dans la fenêtre 4-Link Envoyer Message. (Voir page 2 Envoyer un QuickFax). 1 Créez un document. 2 Sélectionnez le pilote d impression 4-Sight Fax dans le Sélecteur ou : Maintenez la touche Option et sélectionnez Fax dans l application menu Fichier. Appuyez sur -6 (FaxSwitcher par défaut). Sélectionnez l option 4-Sight Fax sous le menu 4-Link. 3 Sélectionnez Imprimer/Fax sous le menu Fichier. 4 Configurez le dialogue d impression 4-Sight Fax. Sélection de toutes les pages appropriées Inclut la page de garde sélectionnée Sélection des fax noir et blanc ou niveaux de gris Sélection de Fichier comme destination 5 Sélectionnez la destination Fichier. Utilisation Mode Fin pour fax noir et blanc ou niveaux de gris 6 Entrez un nom et choisissez l endroit ou vous voulez sauvegarder votre fax P.J. Le nom par défaut d une P.J fax sauvegardée est constitué par le nom du document suffixé par.fax Les autres pièces jointes utilisables sont des fichiers TEXT, PICT ou PAINT.

6 ENVOYER DES FAX VIA 4-LINK ENVOYER DES FAX AU SERVEUR FAX Tout document d application peut être directement faxé d une application. Il vous suffit de suivre ces étapes. 1 Créez un document. 4 Configurez le dialogue d impression 4-Sight Fax. 2 Sélectionnez le pilote d impression 4-Sight Fax dans le Sélecteur ou : Sélection de toutes les pages appropriées Sélection des fax noir et blanc ou niveaux de gris Utilisation Mode Fin pour fax noir et blanc ou niveaux de gris Maintenez la touche Option et sélectionnez Fax dans l application menu Fichier. Appuyez sur -6 (FaxSwitcher par défaut). Sélectionnez l option 4-Sight Fax sous le menu 4-Link. 3 Sélectionnez Imprimer/Fax sous le menu Fichier. Inclut la page de garde sélectionnée Envoi du document au Serveur fax 5 Cliquez Fax. 5

7 6 ENVOYER DES FAX VIA 4-LINK 6 Le dialogue Répertoire d adresses 4-Link est affiché. 9 Pour ajouter une nouvelle adresse cliquez le bouton Créer et complétez le dialogue affiché : Liste d adresses Création d une nouvelle adresse fax Ajout de noms à la liste de destination Noms des destinataires du fax Supprime une adresse Edite une adresse Sélection d un nouveau Répertoire d adresses 10 Cliquez OK. 7 Sélectionnez les Noms appropriés dans le Répertoire d adresses de 4-Link. 8 Cliquez Déplacer. Vous pouvez sélectionner plusieurs adresses en maintenant la touche commande tout en cliquant sur la souris. En cliquant deux fois sur une adresse, vous ajouterez cette adresse à la Liste de Destination.

8 ENVOYER DES FAX VIA 4-LINK 11 Configurez le dialogue Envoyer Message. Destinataire du fax Destination du fax Ajoute les fax crées précédemment en PJ Envoi du fax Sélection d une page de garde Sélection des fax noir & blanc ou à niveaux de gris Sélection de la priorité d impression Saisie d un message pour la page de garde Saisie d un objet pour la page de garde 12 Cliquez Envoyer. Certaines des options de la fenêtre Envoyer Message ne sont disponibles qu aux utilisateurs pour lesquels les privilèges nécessaires ont été configurés par l administrateur. Par exemple, les options Urgent, Privé et Nom Public. Après que votre fax ait été traité par Comms-Server, vous recevrez notification de l échec ou du succès de la transmission. 7

9 8 RECEVOIR DES FAX VIA 4-LINK 1 Lancez 4-Link soit en : Sélectionnant 4-Link sous le menu 4-Sight Fax (à côté du Finder). Sélectionnant 4-Link dans le Menu Pomme ( ). Ceci affiche la fenêtre de Liste de 4-Link Message : Edition des fax Fax suspendus Renvoi des fax Suppression des fax Aperçu des fax Mise à jour des Listes Fax libérés Rejet des fax Ajouter, éditer, effacer adresses 2 Sélectionnez le fax approprié dans la Création de nouveaux fax Ouvre préférences Liste des entrants. 3 Cliquez Aperçu ou cliquez deux fois Liste fax sortants sur l entrée. Fax entrants pour aperçu

10 APERÇU DES FAX Le Viewer 4-Sight Fax vous permet de visualiser, imprimer, faire suivre, enregistrer, utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR) et d améliorer la qualité de l image fax. Agrandit l aperçu fax Corrige l aperçu des fax reçus à l envers Visualisation de la page précédente Envoi automatique du fax à votre application OCR Impression du fax Aperçu anti-aliasé pour améliorer la visualisation sur écran Réduit l aperçu fax Visualisation de la page suivante Visualisation d une page spécifique Transmission du fax à un autre utilisateur fax Sauvegarde du fax au format PICT, Paint ou TIFF 9

11 FAXER FAXING VIA VIA QUICKMAIL QUICKMAIL 10 L utilisation de la passerelle QuickMail de 4-Sight Fax vous permet d envoyer des fax depuis QuickMail (au lieu de 4-Link). Vous pouvez donc utiliser votre système aussi bien pour l envoi de fax que pour l envoi de messages internes. 1 Créez un document. 4 Configurez le dialogue d impression 4-Sight Fax. 2 Sélectionnez le pilote d impression 4-Sight Fax dans le Sélecteur ou : Sélection de toutes les pages appropriées Sélection des fax noir et blanc ou niveaux de gris Utilisation Mode Fin pour fax noir et blanc ou niveaux de gris Maintenez la touche Option et sélectionnez Fax dans l application menu Fichier. Appuyez sur -6 (FaxSwitcher par défaut). Sélectionnez l option 4-Sight Fax sous le menu 4-Link. 3 Sélectionnez Imprimer/Fax sous le menu Fichier. Inclut la page de garde sélectionnée Envoi le fax en tant que Pièce jointe QuickMail 5 Sélectionnez la destination QuickMail. 6 Cliquez Fax.

12 FAXER VIA QUICKMAIL Après avoir cliqué Envoyer Fax dans le dialogue d impression de 4-Sight Fax, QuickSend ou QuickSender sera affiché selon la version de QuickMail que vous utilisez. 7 Cliquez sur le champ Adresse. 8 Sélectionnez l adresse fax appropriée dans votre Répertoire d adresses ou créez une nouvelle adresse en utilisant le bouton Spéciale. (Voir page 12 Adresser des fax dans QuickMail). 9 Cliquez OK. Priorité du message Champ Adresse Classe le message Imprime le message Enregistre en texte Efface le message Joint les fax Attachement au Presse-papiers Correcteur d orthographe Accusé réception Envoie le message Champ Objet 10 Entrez un objet. 11 Entrez un message dans le champ message. 12 Cliquez P.J si vous voulez ajouter des fax crées précédemment et cliquez OK. Champ Message 13 Cliquez Envoyer. 11

13 12 ADRESSER DES FAX DANS QUICKMAIL QuickMail est capable d envoyer des fax au serveur fax via la passerelle QuickMail de 4-Sight Fax. Hormis l adressage, c est exactement le même processus que pour l envoi de messages par . La passerelle 4-Sight Fax est sélectionnée lorsque vous créez une adresse spéciale. 1 Suivez les étapes 1 à 6 de la page Cliquez le champ Adresse. 3 Cliquez Spéciale, le dialogue suivant apparaît. 6 Sélectionnez la Zone où réside votre Passerelle Fax. 7 Sélectionnez la Passerelle Fax Central et cliquez OK. 8 Entrez le numéro de fax dans le champ Adresse et les informations concernant la société sur les lignes suivantes. 9 Cliquez OK. 10 Suivez les étapes 9 à 13 de la page Entrez le nom et prénom du destinataire. 5 Cliquez sur Centraux.

14 RECEVOIR DES FAX VIA QUICKMAIL Les fax reçus par le serveur fax peuvent être acheminés manuellement (par un administrateur utilisant 4-Link) ou automatiquement (avec l option de routage des fax entrants) au destinataire concerné via QuickMail. Lors de la réception d un fax, le serveur fax vous enverra un courrier comprenant le fax en P.J quelle que soit la méthode de routage utilisée. 1 Ouvrez le message. 2 Cliquez le bouton Pièces Jointes. 3 Cliquez Lancer. L application 4-Sight Fax Viewer est automatiquement lancée et affiche votre fax. 4 Veuillez vous rendre à la page 9 pour les informations concernant 4-Link Fax Viewer. Le Fax Viewer est nécessaire pour visualiser les fax automatiquement. 13

15 14 FAXER VIA QUARTERDECK MAIL L utilisation de la passerelle QuickMail de 4-Sight Fax vous permet d envoyer des fax depuis Quarterdeck Mail (au lieu de 4-Link). Vous pouvez donc utiliser votre système aussi bien pour l envoi de fax que pour l envoi de messages internes. 1 Créez un document. 4 Configurez le dialogue d impression 4-Sight Fax : 2 Sélectionnez le pilote d impression 4-Sight Fax dans le sélecteur ou : Sélection de toutes les pages appropriées Sélection des fax noir et blanc ou niveaux de gris Utilisez Mode Fin pour fax noir et blanc ou niveaux de gris Appuyez sur -6 (FaxSwitcher par défaut). Sélectionnez 4-Sight Fax dans la barre de menu Fax. Appuyer sur Option (par défaut), sélectionnez Imprimer dans le Menu Fichier. 3 Sélectionnez Imprimer/Fax sous le menu Fichier. Inclut la page de garde sélectionnée Envoi du fax en tant que Pièce jointe Quarterdeck Mail 5 Sélectionnez la destination Quarterdeck Mail. 6 Cliquez Envoyer Fax.

16 FAXER VIA QUARTERDECK MAIL Après avoir cliqué Envoyer Fax dans le dialogue d impression de 4-Sight Fax, le Répertoire d adresses de Quarterdeck Mail est affiché : Sélection des noms Information adresse supplémentaire Ajout de destinataires Rechercher un nom Adresses Adresses personnelles Adresses locales Champ Destinataire du Message Adresses 4-Sight Fax Adresses disponibles Enregistre l information Efface l adresse du champ Destinataire du Message 7 Sélectionnez l adresse ou les adresses fax appropriées dans votre Répertoire d adresses Quarterdeck Mail ou définissez une nouvelle adresse en cliquant le bouton adresses 4-Sight Fax. (Voir chapitre 17). 8 Cliquez Ajouter. 9 Cliquez Fermer. 15

17 FAXER VIA QUARTERDECK MAIL Entrez un objet. Ajoute, efface, ou édite les adresses destinataires Champ Objet Envoyer fax Ajouter PJ Champ Message Suppléments de message 11 Entrez un message dans le champ Message. 12 Si vous voulez ajouter des fichiers crées antérieurement, cliquez Pièces Jointes puis OK. 13 Cliquez Envoyer.

18 ADRESSER DES FAX DANS QUARTERDECK MAIL Quarterdeck Mail est capable d envoyer des fax au serveur fax via la passerelle Quarterdeck Mail de 4-Sight Fax. Hormis l adressage, c est exactement le même processus que pour l envoi de messages par . La passerelle 4-Sight Fax est sélectionnée lorsque vous créez une adresse fax. 1 Suivez les étapes 1 à 6 de la page Cliquez le bouton Répertoire d adresses Fax. Ne sélectionnez que les adresses 4-Sight Fax. 3 Entrez les coordonnées du destinataire (Nom, Numéro, Informations sur la société). 4 Cliquez Ajouter. 5 Cliquez Fermer. 6 Suivez les étapes 10 à 13 de la page

19 RECEVOIR DES FAX VIA QUARTERDECK MAIL 18 Les fax reçus par le serveur fax peuvent être acheminés manuellement (par un administrateur utilisant 4-Link) ou automatiquement (avec l option de routage des fax entrants) au destinataire concerné via Quarterdeck Mail. Lors de la réception d un fax, le serveur fax vous enverra un courrier comprenant le fax en P.J quelle que soit la méthode de routage utilisée. 1 Cliquez Lire maintenant. L application Viewer de 4-Sight Fax est automatiquement lancée et affiche votre fax. 2 Veuillez vous référer à la page 9 pour des informations concernant le Fax Viewer de 4-Link. Le Viewer Fax est nécessaire pour lancer 4-Link automatiquement.

20 FAX SWITCHER Fax Switcher est le tableau de bord associé au pilote d impression Fax qui vous permet de modifier ses instructions et sa configuration. Fax Switcher peut être accédé depuis : Le tableau de bord sous le Menu Pomme ou L option menu 4-Link, à côté du Finder Quand FaxSwitcher est sélectionné cette fenêtre vous est présentée. Les cases de sélection vous permettent d activer ou de désactiver des caractéristiques spécifiques. Pour modifier les options, cliquez le bouton Changer. Commutateur de clavier Cette option vous permet de définir une séquence de touches qui bascule votre pilote d imprimante actuel sur le pilote d imprimante 4-Sight Fax. Par défaut, cette séquence est COMMANDE 6 Menu d Impression Modifié Cette option définit la touche modificateur utilisée pour remplacer les commandes Imprimer et Format d impression dans le menu Fichier par les commandes Envoyer Fax et Format Fax. Raccourci clavier QuickFax Cette option détermine la combinaison de touches utilisée pour ouvrir une nouvelle fenêtre QuickFax. Par défaut, le bouton Options fait office de modificateur. Toutefois dans certaines applications ce bouton est utilisé pour d autres opérations et la commande Envoyer Fax n est pas affichée. Dans ce cas, spécifiez un autre modificateur de touches. Affichez l îcone au démarrage Self explicatif. Activez le Menu Système Cette option détermine si le menu système 4-Sight Fax est affiché ou non. 19

21 TOUCHES DE RACCOURCI CLAVIER 20 Pour utiliser ces touches de raccourci, maintenez la touche ( ) et la touche alpha correspondante simultanément. Commande Créer : crée un nouveau fax. Editer : modifie le fax sélectionné. Imprimer : imprime le fax sélectionné. Enregistrer : enregistre le fax sélectionné en fichier. Répertoire d adresses : affiche le Répertoire d adresses. Préférences : affiche le dialogue de préférences. Aperçu : aperçu du fax courant. Imprimer : imprime le fax sélectionné. Quitter : quitte l application 4-Link. Rafraîchir : rafraîchit l écran affiché. Raccourci clavier N E P S B F I P Q R