Liste de données. 8.1 Gestion d une liste de données

Transcription

1 Même si Excel est un chiffrier, il vous offre plusieurs outils pour gérer une petite base de données. Une base de données constitue un ensemble d'informations de même nature sur lequel des opérations de tri, de recherche, d extraction, d impression, de calcul statistique peuvent être réalisées. La plupart des données conservées dans une feuille de calcul se présentent sous forme de listes. C'est pourquoi la terminologie d'excel est une liste de données. 8.1 Gestion d une liste de données Toute liste présentant les caractéristiques ci-dessous sera considérée comme une base de données par Excel sans spécification supplémentaire : La première ligne contient les étiquettes de colonnes (Nom des champs). Les cellules d'une même colonne contiennent des données de même type (Valeur du champ). Les lignes d'une liste contiennent un ensemble de données similaires (Enregistrements ou Fiches). un ENREGISTREMENT le CHAMP "salaire" une DONNÉE Vous pouvez entrer et modifier et retirer des données. Le logiciel offre aussi des options pour retrouver rapidement l'information que vous désirez. Il y a aussi des fonctions pour analyser la masse de données que vous avez accumulée. Voici quelques termes avec lesquels vous devez vous familiariser. Ces mêmes termes sont aussi utilisés dans la section de la base de données Access. Données Champ Enregistrement Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos analyses Les informations de même type sont conservées dans un même champ. Ex.: Nom, Prénom, Taille, Salaire, Quantité... Avec Excel, les données d'un même champ sont conservées dans une même colonne. Les noms des champs sont toujours à la première ligne d'une liste de données. Toutes les informations concernant une personne, une chose ou un événement. Avec, Excel, chaque ligne de la liste de données est un enregistrement. Donc, une liste de données peut contenir des enregistrements sur des choses, des personnes ou des événements. Auteur : Frédéric PERRET 1

2 8.2 Quelques conseils pour la création d une liste Éviter d'avoir plusieurs listes dans la même feuille de calcul. Isoler la liste dans la feuille. Éviter de saisir d'autres données sur les côtés ou en dessous de la liste, ces données peuvent gêner Excel dans la sélection de la liste ou être masquées lors des opérations de filtrage. Taille maximale : 255 colonnes et lignes. Choisir une mise en forme différente pour la ligne d étiquette facilitera la sélection automatique des données de la liste lors de certaines opérations comme le tri. Ne pas laisser de lignes vides. Toutes les valeurs d une même colonne doivent contenir des données similaires. Utilisez le même format pour les données d une même colonne. Attention aux espaces. Des espaces en trop risquent de gêner lors des opérations de tri et de recherche. La liste doit être nommée (Ex : Base de donnée). Les colonnes peuvent être nommées (Menu INSERTION, sous-menu NOM, commande CREER), les noms des colonnes pourront alors être utilisés au niveau des formules. Si le nom «base_de_données» est attribué à une liste, la première ligne sera considérée automatiquement comme ligne des étiquettes ou des noms de champs. La distinction entre les majuscules et les minuscules n est faite que pour les tris lorsque l option Respecter la casse est sélectionnée. 8.3 Saisie des données La saisie peut s'effectuer directement sur la feuille de calcul. La saisie peut aussi être effectuée à l intérieur d'un formulaire généré par Excel d après le contenu des deux premières lignes de la liste. Exemple utilisé ci-après Auteur : Frédéric PERRET 2

3 8.3.1 Utilisation du formulaire Le formulaire est une boîte de dialogue contenant un masque de saisie reprenant les étiquettes de colonne définies sur la première ligne de la base de données. Le formulaire permet d ajouter, de chercher, de modifier ou de supprimer des fiches de la base de données. Cliquez dans une cellule de la liste de données Cliquez sur le menu Données Choisissez Formulaire Le formulaire est une boîte de dialogue contenant un masque de saisie reprenant les étiquettes de colonne définies sur la première ligne de la base de données. Le formulaire permet d ajouter, de chercher, de modifier ou de supprimer des fiches de la base de données. Numéro d ordre de l enregistrement affiché et nombre total d enregistrements Saisie d une nouvelle fiche Aucune saisie ne peut être effectuée dans un champ calculé. Le bouton Nouvelle permet d ajouter un enregistrement à la liste de données. Cet enregistrement sera placé à la fin de la liste Le bouton Supprimer permet de supprimer un enregistrement de la liste de données. Excel va demander une confirmation avant de procéder Le bouton Restaurer permet de rétablir les valeurs d'un enregistrement avant des modifications que vous avez apporté. Doit être utilisé avant de changer d'enregistrement. Les boutons Précédente et Suivante permettent de passer d une fiche à l autre. La barre de défilement verticale permet un déplacement plus rapide. Le bouton Critères permet d'établir des critères de recherche et d afficher seulement les enregistrements requis. Le bouton Fermer permet de fermer le formulaire. Auteur : Frédéric PERRET 3

4 8.3.2 Saisie d une fiche Cliquez sur le bouton Nouvelle une fiche vide pour afficher Vous pouvez saisir les différentes valeurs. Pour passer d une zone de saisie à l autre, vous pouvez utiliser la touche «TAB» du clavier ou la souris. Les fiches saisies dans la grille sont automatiquement ajoutées à la fin, dans la feuille de calcul et les formules recopiées (dès lors que vous appuyez sur Suivante ou Précédente ou même Fermer) Recherche d'une fiche Spécification des critères Cliquez sur le bouton Critères Saisissez comme valeur de champ, les données qui serviront de critères de comparaison. Si plusieurs critères sont saisis, Excel recherche les fiches qui répondent à tous les critères spécifiés. Vous pouvez utiliser les différents opérateurs de comparaison (=, <>, <, >, <=, >=). Cliquer sur les boutons Suivante ou Précédente pour visualiser les différentes fiches Revenir à la liste complète Cliquez sur le bouton Critères, puis sur le bouton Effacer Revenir à la grille Cliquez sur le bouton Grille. Auteur : Frédéric PERRET 4

5 8.4 Validation des données Afin de faciliter la saisie et de limiter les erreurs de saisie, Excel met à votre disposition les règles de validation qui permettent de limiter la saisie aux valeurs autorisées. Les règles de validation permettent d automatiser la saisie dans une base de données grâce à des listes déroulantes, ou alors d interdire la saisie selon certains critères Mise en place des règles Sélectionnez les cellules à limiter Cliquez sur le menu Données Choisissez la commande Validation onglet Options Dans la zone Autoriser, sélectionnez le type de données. Dans la zone Données, spécifiez les limites en fonction du type de données sélectionné ci-dessus. Précisez la plus petite et la plus grande valeur autorisée dans la zone Minimum et Maximum. onglet Message de saisie Cet onglet permet d afficher des messages pour guider l utilisateur en précisant le type de données à saisir dans la cellule sélectionnée. La zone Titre, permet de donner un titre au message, La zone Message de saisie, permet de définir le message qui doit apparaître. Auteur : Frédéric PERRET 5

6 onglet Alerte d erreur Cet onglet permet d afficher des messages expliquant ou empêchant des entrées erronées. Dans la zone «Style», sélectionner le type de style qui doit être présent dans le message d erreur : Arrêt - Avertissement - Informations La zone Titre, permet de donner un titre au message, La zone Message d erreur, permet de définir le message qui doit apparaître. Les styles Arrêt >> saisie obligatoire d une donnée conforme à la règle de validation. Avertissement >> Saisie possible d une valeur non conforme à la règle de validation. Un message d avertissement s affiche. Information >> Saisie possible d une valeur non conforme à la règle de validation. Un message d information s affiche. Validez pour finir votre règle de validation en cliquant sur OK Exemples de règles Auteur : Frédéric PERRET 6

7 Règle n 1 La quantité doit être un nombre entier compris entre 1 et 999. Règle n 2 La saisie des régions doit se faire via une liste déroulante comportant les valeurs Nord, Sud, Est et Ouest. Pour commencer, nous allons créer la liste des régions dans un tableau qui sera sur une autre feuille. Nommons cette plage de cellules Régions. (Insertion > Nom > Définir ou CTRL+F3) Mettons en place la règle : Sélectionnez les cellules à limiter Cliquez sur le menu Données Choisissez la commande Validation Cliquez sur l onglet Options Dans la zone Autoriser, choisissez Liste Cliquez dans la zone Source Appuyez sur la touche F3 pour obtenir la boîte de dialogue Coller un nom Sélectionnez le nom Régions puis OK Validez pour finir votre règle de validation en cliquant sur OK. Auteur : Frédéric PERRET 7

8 8.5 Trier les données Après la saisie, la première exploitation que l on peut avoir besoin d effectuer sur une base est le tri. Trier une liste consiste à classer les données dans un certain ordre (alphabétique, numérique, chronologique, croissant ou décroissant, ). Excel réorganise les lignes de la liste en fonction du contenu d une ou plusieurs colonnes appelées "clés" Trier sur un seul champ Cliquez dans une des cellules de la colonne à trier Cliquez sur le bouton Tri croissant décroissant de la barre d outils Standard. ou le bouton Tri Tous les enregistrements de la liste de données vont se déplacer selon l ordre choisi. Attention Si vous sélectionnez une colonne ou une plage de cellules (et non une cellule seule), ce n est pas la liste de données qui sera triée mais uniquement la sélection. Les autres champs ne suivant pas, les données n auront plus de correspondance entre elles Trier sur un ou plusieurs champ(s) Cliquez dans une des cellules de la liste de données Cliquez sur le menu Données Choisissez la commande Trier Excel sélectionne automatiquement la liste de données. Auteur : Frédéric PERRET 8

9 Vous pouvez trier jusqu à trois champs en même temps en ordre croissant ou décroissant. Sélectionnez le champ devant être trié en premier de façon croissante ou décroissante. Vous pouvez ensuite faire de même pour deux autres champs. Le tri de la 1 ère case va donc avoir la priorité sur le second tri, qui aura à son tour priorité sur le 3 ème. Remarque Pour trier une liste de données selon une liste autre que croissante ou décroissante (Minuscule/Majuscule ou suivant les mois dans l ordre du calendrier (Janvier, Février, Mars,...) ou ), vous devez passer par le bouton Options La boîte de dialogue Options de tri s affiche : Auteur : Frédéric PERRET 9

10 8.6 Filtrer les données Filtrer les données permet d extraire les renseignements dont on a besoin à un moment précis. Par exemple, face à une liste de données concernant votre clientèle, vous vous demandez : - Quels sont les clients qui habitent Nice? - Quels sont les clients qui habitent Nice et qui ont fait au moins trois commandes cette année? - Exemple utilisé ci-après Le filtre automatique Cliquez dans une des cellules de la liste de données Cliquez sur le menu Données Choisissez la commande : Filtrer > Filtre automatique Des flèches s affichent sur les en-têtes de chaque colonne. Auteur : Frédéric PERRET 10

11 En cliquant sur une flèche, on affiche la liste de toutes les valeurs uniques présentes dans la colonne. - (Tous) annule le filtrage sur cette colonne. Si des filtres existent sur d autres colonnes, ceux-ci restent actifs. - (10 premiers ) affiche les 10 premières valeurs pour cette colonne - (Personnalisé ), permet de définir un critère de filtrage plus élaboré. Voir plus bas. - La liste des valeurs présentes dans la colonne, permet d afficher les lignes pour lesquelles le contenu de la colonne est égal à une valeur précise. Par exemple : Quels sont les clients habitant Marseille? Filtre : >>>> Résultats : En sélectionnant une valeur dans la liste (critère de filtrage), les lignes ne contenant pas cette valeur sont instantanément masquées. Lorsqu une liste est filtrée, les flèches des listes et les en-têtes de lignes apparaissent en bleu. Remarque : cumul de filtres Pour des questions plus complexes du genre : Avons-nous des clients habitant Paris et étant de catégorie 1? Nous n avons plus besoin d un seul critère mais deux. Il suffit pour cela de cumuler les filtres : Paris Catégorie 1 Résultat Auteur : Frédéric PERRET 11

12 8.6.2 Le filtre automatique personnalisé Permet d'effectuer un filtrage en spécifiant des critères personnalisés pour une colonne donnée. Après avoir activé le filtre automatique Cliquez sur la flèche de l en-tête de colonne concernée. La fenêtre Filtre automatique personnalisé s affiche. Spécifiez l opérateur de comparaison, les valeurs de comparaison et le lien entre les critères (Et, Ou). Par exemple : Quels sont les clients ayant un chiffre d affaire compris entre et 50000? Avec le filtre proposé en exemple juste au-dessus, on obtient : Retirer le filtre automatique Pour une ou plusieurs colonnes Choisissez Tous dans la liste déroulante associée à la colonne. Pour l'ensemble des colonnes Cliquez dans le menu Données Dans le sous-menu Filtrer, choisissez la commande Afficher tout Pour enlever aussi les flèches de liste déroulante Cliquez dans le menu Données Dans le sous-menu Filtrer, choisissez la commande Filtre automatique pour la désactiver. Auteur : Frédéric PERRET 12

13 8.6.4 Le filtre élaboré Excel vous permet aussi d accomplir des recherches plus complexes. La définition d une zone de critères permet de réaliser un filtrage de la liste d après des critères de compraison ou des critères calculés portant sur plusieurs champs. Marche à suivre Définir la zone de critères et saisir les critères. Activer une cellule de la liste, Sélectionner dans le menu Données et le sous-menu Filtrer, la commande Filtre élaboré. Dans la boîte de dialogue spécifier : - La plage de cellules contenant la liste, au besoin, - La plage de cellules contenant les critères en incluant les étiquettes, - Activer l'option Trier la liste sur place. Les lignes ne répondant pas aux critères spécifiés dans la zone de critères sont provisoirement masquées. Type de critères de comparaison Texte l'emploi des majuscules ou minuscules n'influe pas sur le résultat Dupont trouve Dupont D* trouve les libellés commençant par D Du?ont trouve les libellés comme Dumont, Dupont <> Dupont trouve les libellés différents de Dupont Opérateur de comparaison = Égal à > Supérieur à < Inférieur à <> Différent de >= Supérieur ou égal à <= Inférieur ou égal à Exemples Pour relier les critères par un «ET», les placer sur la même ligne. Affiche les lignes qui contiennent comme Région : Nord et comme Produit : Téléviseur Pour relier les critères par un «OU», les placer sur des lignes différentes. Affiche les lignes qui contiennent comme Région : Nord ou comme Produit : Téléviseur Affiche les lignes qui contiennent Nord et un total > mais aussi celles qui contiennent Sud et un total > Pour définir une plage de valeurs, il faut que l'étiquette soit présente 2 fois. Affiche les lignes qui contiennent un total supérieur à et inférieur à Auteur : Frédéric PERRET 13

14 Le filtre élaboré sur notre exemple Sur notre exemple, nous souhaitons avoir la liste de tous les clients qui habitent Marseille et qui ont un chiffre d affaire de plus de ainsi que tous les clients de Rouen de catégorie 2. Définir la zone de critères et compléter les critères La zone de critères s'étend sur 2 lignes ou plus. La première ligne comporte les étiquettes des champs sur lesquels porteront les critères, les lignes suivantes contiennent les valeurs de comparaison précédées au besoin de l'opérateur de comparaison. Les étiquettes de la zone de critère doivent être rigoureusement identiques à celles de la liste. Vous pouvez donc utiliser les commandes COPIER/COLLER pour dupliquer les étiquettes de la liste. Exemple : La zone de critères La liste de données Selon la consigne, les critères sont les suivants : Activer une cellule de la liste, Cliquez dans une des cellules de la liste de données Auteur : Frédéric PERRET 14

15 Cliquez sur le menu Données Choisissez la commande : Filtrer > Filtre élaboré Dans la boîte de dialogue spécifiez : Plages : La plage de cellules contenant la liste Excel sélectionne automatiquement toute la liste de données. Si vous souhaitez modifier cette sélection, utilisez le bouton. Zone de critères La plage de cellules contenant les critères en incluant les étiquettes. Action - Utilisez le bouton - Sélectionnez la zone de critères - Cliquez sur le bouton - Activer l'option Filtrer la liste sur place. - OK Les lignes ne répondant pas aux critères spécifiés dans la zone de critères sont provisoirement masquées. Attention : Copier vers un autre emplacement Pour copier les données sur une autre feuille de calcul, la commande Filtre élaboré doit être lancée depuis la feuille qui recevra les données. Dans la zone copier dans, il suffit d aller montrer la une cellule vide de la feuille (la première du tableau filtré). Auteur : Frédéric PERRET 15

16 8.7 Sous-totaux dans une liste Pour synthétiser rapidement des données dans une liste, il est possible d'insérer automatiquement des sous-totaux utilisant des fonctions de calcul variées. L exemple suivant vous montre trois représentants qui vendent du blé et du seigle pour une journée déterminée. On voudrait connaître pour chaque représentant le montant des ventes en blé et en seigle pour la journée et la somme totale vendue par journée. La liste de données doit être triée en fonction de l élément (ou des éléments) qui servira au calcul. Regrouper les éléments qui serviront au calcul à l'aide de la commande Trier du menu Données Cliquez dans une des cellules de la liste de données Cliquez sur le menu Données Choisissez la commande Sous totaux Excel ajoute un sous-total à un ou plusieurs champs sélectionnés dans la zone Ajouter un sous-total à, lorsque la valeur du champ spécifié dans la zone A chaque changement de change et ceci en utilisant la fonction spécifiée. Excel affiche également le calcul général sur l'ensemble des données de la liste. - Pour que le calcul de synthèse apparaisse audessus des données, décocher la case Synthèse sous les données. - Pour modifier les sous-totaux existants, cocher la case Remplacer les sous-totaux existants. - Pour imprimer chaque groupe sur une page différente, cocher la case Saut de page entre les groupes. Auteur : Frédéric PERRET 16

17 8.8 Sous-totaux imbriqués - Faire les opérations de tri adéquates (Menu DONNEES commande TRIER), - Après définition des premiers sous-totaux, rappeler la boîte de dialogue pour définir d'autres sous-totaux à l'intérieur de ceux existants et décocher la case Remplacer les sous-totaux existants. - Utiliser les symboles du plan pour afficher ou masquer le détail. Afficher un des niveaux du plan Afficher le détail Masquer le détail Les sous-totaux automatiques peuvent être utilisés de la même manière sur une liste filtrée Suppression de sous-totaux - Choisir dans le menu DONNEES la commande SOUS-TOTAL, - Cliquer sur le bouton Supprimer tout dans la boîte de dialogue Tri d'une liste comportant des sous-totaux Pour trier les lignes de sous-totaux, afficher uniquement les lignes de sous-totaux avec les symboles du plan. Si les lignes de détail sont affichées, les sous-totaux sont supprimés et le tri s'effectue sur toutes les lignes de la liste. Auteur : Frédéric PERRET 17