Bell Connexion totale : Application Réceptionniste

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1 Bell Connexion totale : Application Réceptionniste Bell Connexion totale : Application Réceptionniste Guide de référence

2 Contenu du guide Bienvenue à l application Réceptionniste de Bell Connexion totale... 1 Mise en route Configuration système minimale requise Ouverture de session dans l application Réceptionniste Navigation dans l application Réceptionniste Standard États de l appel Annuaire des contacts Options Contrôle Parc des appels de groupe Notes de l entreprise File d attente Index alphabétique Contrôles et raccourcis clavier communs Effectuer et recevoir des appels Appeler le contact Composer le numéro Répondre à un appel Activer et désactiver la mise en attente des appels Terminer un appel Parc des appels de groupe Transfert consulté Transfert direct Renvoyer les appels vers la messagerie vocale Transfert vers la file d attente Parcage-activé Conférence à trois Utiliser les répertoires Types de répertoires Répertoire Composition abrégée Répertoire Outlook Répertoire Utilisateurs assignés Répertoire de l entreprise Répertoire personnel Répertoire personnalisé

3 4.2 Gérer vos répertoires Afficher ou masquer les onglets des répertoires Rechercher dans un répertoire Créer un répertoire personnalisé Trier les entrées d un répertoire Modifier les notes relatives aux contacts Modifier une entrée de composition abrégée Utiliser les files d attente Sélectionner les files d attente à gérer Recevoir les appels provenant des files d attente Afficher les appels Modifier la position des appels Activité de l administrateur Outils supplémentaires Notes de l entreprise Envoyer des messages aux contacts Journal et statistiques des appels Mode jour/nuit Besoin d aide?... 19

4 Bienvenue à l application Réceptionniste de Bell Connexion totale Souple et convivial, le service Bell Connexion totale vous permet de gérer vos options et fonctions de téléphonie directement à partir de n importe quel ordinateur connecté à Internet. L application de bureau Réceptionniste de Bell Connexion totale fournit aux réceptionnistes et aux assistantes à la haute direction des fonctions de standard et des répertoires de contacts, et indique l état des téléphones à l échelle de l entreprise. Ce guide de référence présente un aperçu des commandes disponibles dans l application Réceptionniste. Pour obtenir une description plus complète des différents éléments du service Bell Connexion totale, notamment les consignes détaillées relatives à l utilisation du portail Web, de la barre d outils et des options Voix IP Universel, veuillez consulter le guide de l utilisateur détaillé disponible à partir de la page Téléchargement et soutien du portail Web Bell Connexion totale. 1 Mise en route Si vous êtes abonné à l application Réceptionniste, vous pouvez la télécharger à partir de la section Téléchargement et soutien du portail Web. Si la fenêtre de téléchargement n apparaît pas, veuillez communiquer avec l administrateur de votre entreprise. 1.1 Configuration système minimale requise Voici quelques-unes des exigences logicielles : Windows XP, Windows Vista, Windows 7 ou Windows 8 Versions 1.6 ou 1.7 de Java Internet Explorer 6.0 ou version plus récente 1.2 Ouverture de session dans l application Réceptionniste Après avoir lancé l application Réceptionniste de Bell Connexion totale, vous devrez entrer le nom d utilisateur et le mot de passe fournis par l administrateur de votre entreprise : Figure 1 : Écran d ouverture de session Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 1 de 22

5 2 Navigation dans l application Réceptionniste La section suivante présente les principaux éléments de l interface graphique de l application Réceptionniste : Figure 2 : Interface graphique de l application Réceptionniste Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 2 de 22

6 2.1 Standard Le volet Standard (figure 3) vous permet de gérer les appels entrants et, selon votre type d appel, de gérer jusqu à cinq appels actifs simultanément. Le volet Standard contient les colonnes suivantes : Lien Permet de sélectionner les appels à mettre en liaison dans le volet Standard et indique l activation de la fonction correspondante. Ligne Montre dans quel ordre arrivent les appels dans le volet Standard. Appel vers Indique le nom ou le numéro du demandé. Appel provenant de Indique le nom ou le numéro du demandeur. Heure Affiche la durée de l appel, y compris les durées de sonnerie et d attente et la durée de la conversation. État Affiche l état de l appel (les différents états sont décrits dans le tableau ci-dessous) Figure 3 : Interface du volet Standard 2.2 États de l appel Les états suivants sont affichés sous la colonne État du volet Standard : État d appel Activer En attente Attente sur occupation En attente, à distance Sonnerie d appel entrant (à distance) Sonnerie d appel entrant (local) Sonnerie d appel entrant sortant Représentation Activer En attente (temps) (clignote après 45 secondes) Appel mis en attente (poste) (clignote après 45 secondes) Activer Entrant Entrant Sortant Figure 4 : États d appel du volet Standard Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 3 de 22

7 2.3 Annuaire des contacts Le volet Annuaire des contacts dresse la liste de vos répertoires et affiche les contacts associés au répertoire sélectionné. L affichage de ce volet dépend du répertoire que vous sélectionnez et de la façon dont vous disposez de vos répertoires. Pour en savoir plus sur l utilisation et la gestion des répertoires, consultez la section 4 du présent guide. Figure 5 : Annuaire des contacts 2.4 Options Le volet Options vous permet de choisir parmi différentes options d appel. Seules les options disponibles actuellement sont en surbrillance; les autres sont grisées et ne peuvent être sélectionnées. Voici les options possibles : Poste Composer le poste du contact (option par défaut) Téléphone Composer le numéro de téléphone du contact (Cette fonction est affectée au même bouton que Poste et devient visible quand on fait un appel.) Mobile Composer le numéro de mobile du contact. Messagerie vocale Composer le numéro de la boîte vocale du contact. Message Envoyer un courriel au contact. Files d attente Placer l appel dans une file d attente. Autres Composer un numéro de téléphone qui n est pas dans vos répertoires de contacts. Figure 6 : Volet Options Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 4 de 22

8 2.5 Contrôle Le volet Contrôle permet de gérer vos appels. Les commandes disponibles dépendent de votre configuration et du contexte de la communication. (Par exemple, la commande attribuée à un bouton particulier peut varier selon la situation.) Voici les boutons affichés par défaut sur le volet Contrôle : Composer Déclencher la composition du numéro sélectionné. Répondre Répondre à un appel entrant. Transfert direct Transférer un appel sans l annoncer au destinataire. Conférence Établir une conférence à trois Fin Mettre fin à l appel sélectionné Figure 7 : Volet Contrôle 2.6 Parc des appels de groupe La fonction Parc des appels de groupe permet à un utilisateur de mettre des appels en attente afin qu un utilisateur d un autre poste puisse y répondre. Le volet Parc des appels de groupe sert à attribuer un numéro du Parc des appels de groupe à l appel, de sorte qu il peut être repris à partir du téléphone de n importe quel membre du groupe. 2.7 Notes de l entreprise Les Notes de l entreprise vous permettent de conserver des notes pour votre entreprise. Figure 8 : Exemple du volet Notes de l entreprise 2.8 File d attente Le volet File d attente dresse la liste de jusqu à 50 appels qui se trouvent dans les files d attente et gère cellesci. Pour en savoir plus sur la gestion des files d attente, consultez la section 5 du présent guide. Figure 9 : Volet File d attente Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 5 de 22

9 2.9 Index alphabétique Le volet Index alphabétique vous permet de filtrer rapidement les appels Contrôles et raccourcis clavier courants Les commandes suivantes s appliquent aux sections désignées de l interface de l application Réceptionniste : Général Touche Esc Ctrl + P Alt + O Alt + R Alt + H Alt + L F11 Standard Touche Ctrl + F1 à F6 Maj + F1 à F6 Action Sortir de la fenêtre active Basculer entre les volets Notes de l entreprise et Profil de l entreprise Afficher la boîte de dialogue Options Afficher la boîte de dialogue Historique des appels Ouvrir le guide de l utilisateur de l application Réceptionniste de Bell Connexion totale Fermer la session et afficher de nouveau l écran d ouverture de session Basculer entre les modes d affichage plein écran et normal Action Sélectionner la colonne Lien pour le premier au sixième appel Sélectionner les appels du premier au sixième Volet Annuaire des contacts Touche Ctrl + F Ctrl + R Ctrl + Maj + <alpha> Ctrl + S Ctrl + flèche vers le haut ou vers le bas Flèche vers le haut ou vers le bas Flèche vers le haut, vers le bas, vers la gauche ou vers la droite P.préc. / P.suiv. Action Cliquer dans le champ Rechercher pour effectuer une recherche par mot-clé Annuler le filtre de recherche pour afficher toutes les entrées du répertoire courant Entrer une lettre dans le champ Rechercher et sélectionner la première catégorie de filtre de recherche alphabétique Basculer entre les vues Liste et Détails Sélectionner la catégorie suivante du filtre de recherche Déplacer le curseur d une entrée vers le haut ou vers le bas dans la liste des contacts Déplacer le curseur dans la liste des contacts en mode d affichage Liste Afficher la page suivante ou précédente dans la liste des contacts Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 6 de 22

10 3 Effectuer et recevoir des appels La section suivante décrit les différentes méthodes pour effectuer et recevoir des appels au moyen de l application Réceptionniste. 3.1 Appeler le contact Composer un numéro de téléphone qui se trouve dans vos répertoires de contacts : 1. Dans le volet Annuaire des contacts, sélectionnez un répertoire parmi les onglets proposés. 2. Cliquez sur le contact que vous voulez appeler. 3. Dans le volet Options, sélectionnez l option à utiliser pour ce contact. 4. À partir du volet Contrôle, cliquez sur Composer. (L état de l appel Sortant s affiche sur le Standard.) Vous pouvez aussi double-cliquer sur le nom d un contact afin de composer l option d appel par défaut attribuée à ce contact (Poste, Téléphone ou Mobile, en ordre de disponibilité). Remarque : Pour faire un appel par composition abrégée, sélectionnez un contact dans le répertoire Composition abrégée. 3.2 Composer le numéro Composer un numéro de téléphone qui ne se trouve pas dans vos répertoires de contacts : 1. Dans le volet Options, cliquez sur Autres. 2. Tapez le numéro sur le clavier physique ou sélectionnez les chiffres sur le clavier numérique. 3. À partir du volet Contrôle, cliquez sur Composer. (L état de l appel Sortant s affiche sur le Standard.) 3.3 Répondre à un appel Afin de répondre à un appel entrant, sélectionnez-le dans le volet Standard. Vous pouvez aussi cliquer sur Répondre dans le volet Contrôle. Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 7 de 22

11 3.4 Activer et désactiver la mise en attente des appels Pour activer et désactiver la mise en attente des appels : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel à mettre en attente. 2. À partir du volet Contrôle, cliquez sur En attente. (L état de l appel sera remplacé par En attente.) Pour désactiver la mise en attente d un appel : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel dont vous voulez désactiver la mise en attente. 2. Dans le volet Contrôle, cliquez sur Libérer. 3.5 Fin d appel Pour libérer un appel et le supprimer du Standard : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel à libérer. 2. Cliquez sur Fin dans le volet Contrôle. 3.6 Parc des appels de groupe Pour mettre en garde un appel auquel n importe quel autre membre de votre groupe de mise en garde par dispositif peut répondre : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel que vous voulez mettre en garde. 2. Cliquez sur Parc des appels de groupe dans le volet Contrôle. 3.7 Transfert consulté Un transfert consulté permet au réceptionniste de parler au destinataire avant de lui transférer l appel. Il est possible d effectuer des transferts consultés pour des appels en cours, en attente ou entrants. Effectuer un transfert consulté 1. Dans le répertoire approprié, sélectionnez le contact auquel l appel doit être transféré. 2. Sélectionnez l option d appel à utiliser pour le transfert (p. ex. : Poste, Téléphone, Mobile). 3. Cliquez sur Composer. (Le premier appel sera automatiquement mis en attente.) 4. Lorsque la personne répond, vous pouvez lui parler avant de transférer l appel. 5. Dans le volet Standard, cliquez sur la colonne Lien pour mettre les deux appels en communication. 6. Cliquez sur Transfert consulté dans le volet Contrôle. Remarque : Si vous avez un appel en cours et faites un autre appel, les deux interlocuteurs sont mis en communication dans le Standard. Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 8 de 22

12 3.8 Transfert direct Dans le cas du transfert direct, le demandeur est transféré sans aucun avis et sans attendre la réponse de la personne demandée. Il est possible d effectuer des transferts directs pour des appels en cours, en attente ou entrants. Effectuer un transfert direct 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel que vous voulez transférer. 2. Dans le répertoire approprié, sélectionnez le contact auquel l appel doit être transféré. 3. Dans le volet Options, choisissez l option à utiliser pour transférer l appel (p. ex. : Transfert au poste, Transfert à la messagerie vocale, Transfert au mobile). 4. Cliquez sur Transfert direct dans le volet Contrôle. Vous pouvez aussi transférer l appel en le glissant du Standard à un contact inscrit dans votre répertoire. Remarque : Si le numéro du contact cible est occupé, l appel est réacheminé à sa messagerie vocale. Si sa messagerie vocale est désactivée, l appel est mis en garde ou en attente. Pour en savoir plus sur les appels mis en garde, consultez la section 3.11 du présent guide. 3.9 Renvoyer les appels vers la messagerie vocale Pour transférer un appel entrant vers votre messagerie vocale : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel que vous voulez transférer. 2. Dans le volet Options, cliquez sur Messagerie vocale. 3. Cliquez sur Transfert à la messagerie vocale dans le volet Contrôle Transfert vers la file d attente Pour transférer un appel entrant vers une file d attente : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel que vous voulez transférer. 2. Dans le volet Options, cliquez sur Files d attente. 3. Sélectionnez les options suivantes dans le menu contextuel qui s affiche : Début de la file d attente Transfère l appel en tête de file Transférer l appel sélectionné vers la fin de la file Transfère l appel en fin de file Dans le volet Contrôle, cliquez sur Transfert vers la file d attente. Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 9 de 22

13 3.11 Parcage-activé La fonction Parcage-activé vous permet de créer une liste d attente pour les appels acheminés à un poste occupé. Les appels seront automatiquement acheminés au poste du contact lorsqu il sera disponible. Pour ajouter un appel à la liste d attente : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel que vous voulez ajouter à la liste d attente. 2. Dans le volet Annuaire des contacts, ouvrez le répertoire approprié et cliquez sur le contact dont vous voulez ajouter l appel à la liste d attente. 3. Dans le volet Contrôle, cliquez sur Parcage-Activé pour récupérer l appel parqué et le remettre en attente : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez l appel que vous voulez retirer de la liste d attente. 2. À partir du volet Contrôle, cliquez sur Récupérer l appel parqué. (L état de l appel dans le Standard passe à En attente.) Remarque : Pour utiliser cette fonction, vous devez d abord ouvrir une session sur le portail Web Bell Connexion totale et l activer à partir de la page de configuration Gestion des appels Transfert d appels Conférence à trois Pour mettre en liaison deux appels de votre ligne et créer une conférence à trois : 1. Dans le volet Standard, sélectionnez les deux appels pour lesquels vous voulez établir une conférence et cliquez sur leurs icônes respectives dans la colonne Lien. Figure 11 : Option Lien du Standard 2. Dans le volet Contrôle, cliquez sur Conférence à trois. (L état des deux appels sera Activer et leur icône dans la colonne Lien deviendra verte. Figure 12 : Activer une conférence à trois Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 10 de 22

14 Vous pouvez quitter temporairement la conférence en mettant votre téléphone en attente comme suit : 1. Dans le volet Contrôle, cliquez sur Mettre en attente la conférence à trois. (Les icônes des deux appels dans la colonne Lien deviendront bleues.) 2. À cette étape-ci, votre appel sera mis en attente tandis que les deux autres interlocuteurs demeureront en conférence. Figure 13 : Conférence en attente Pour quitter une conférence de façon permanente sans mettre fin à celle-ci : 1. Dans le volet Contrôle, cliquez sur Quitter la conférence les deux autres interlocuteurs demeureront en liaison, mais la conférence sera retirée du Standard. Figure 14 : Quitter une conférence à trois Pour terminer la conférence : 2. Dans le volet Contrôle, cliquez sur Terminer la conférence La conférence sera terminée et retirée du Standard. Figure 15 : Terminer une conférence Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 11 de 22

15 4 Utiliser les répertoires Les répertoires contiennent des listes de contacts présentées sous la forme d onglets dans le volet Annuaire des contacts. Vous pouvez afficher vos répertoires de deux façons : Liste Fournit des renseignements de base sur chaque contact dans une colonne unique Détails Fournit des renseignements détaillés à propos de chaque contact Vous pouvez passer d une vue à l autre au moyen du menu Affichage situé dans la partie inférieure droite du volet Annuaire des contacts. État des contacts En plus d afficher les renseignements de vos contacts, certains répertoires indiquent aussi l état actuel des appels de vos contacts. Voici les états possibles qui peuvent être affichés : Disponible Au téléphone/occupé Sonnerie en cours Ne pas déranger Renvoi automatique Pas disponible 4.1 Types de répertoires Les types de répertoires suivants peuvent être sélectionnés au moyen des onglets au haut du volet Annuaire des contacts : Composition abrégée, Répertoire Outlook, Utilisateurs assignés, Répertoire de l entreprise, Répertoire personnel et répertoire personnalisé Répertoire Composition abrégée Le répertoire Composition abrégée contient vos numéros de composition abrégée configurés. Pour ajouter ou supprimer des entrées de composition abrégée, ouvrez une session sur le portail Web de Bell Connexion totale et allez à la page de configuration Gestion des appels Composition abrégée Répertoire Outlook Le Répertoire Outlook contient les détails de vos contacts Outlook. Afin de transférer vos contacts Outlook dans le Répertoire Outlook, vous devez d abord configurer l intégration d Outlook à partir de la page Options du portail Web Bell Connexion totale. Si l intégration d Outlook n a pas été configurée, le répertoire ne sera pas visible Répertoire Utilisateurs assignés Le répertoire Utilisateurs assignés contient les contacts dont vous suivez l état d appel. Il se configure à la page du groupe de contacts Réceptionniste du portail Web de Bell Connexion totale. Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 12 de 22

16 4.1.4 Répertoire de l entreprise Le Répertoire de l entreprise contient les contacts des employés de votre entreprise. Il est configuré par l administrateur du service Bell Connexion totale de votre organisation. Bien que l information fournie dans ce répertoire dépende de la configuration établie par votre administrateur, les détails suivants sont habituellement affichés lorsque ce répertoire est en mode Détails : État État d appel du contact Nom Nom de famille du contact Prénom Prénom du contact Téléphone Le numéro de téléphone du contact Poste Poste du contact Mobile Numéro de téléphone mobile du contact Notes Vos notes au sujet du contact Répertoire personnel a page Répertoire personnel vous permet de créer une liste personnelle de numéros fréquemment composés. Pour ajouter des contacts de votre répertoire personnel, ouvrez une session sur le portail Web de Bell Connexion totale et allez à la page Profil Répertoire personnel Répertoire personnalisé Vous pouvez avoir plusieurs répertoires personnalisés, lesquels ont été créés par l administrateur de votre entreprise. De plus, vous pouvez créer vos propres répertoires personnalisés au moyen de la fonction de recherche décrite à la section du présent guide. Un répertoire personnalisé présente les mêmes caractéristiques que le répertoire à partir duquel il a été créé. 4.2 Gérer vos répertoires Afficher ou masquer les onglets des répertoires Pour afficher ou masquer des onglets de répertoires dans le volet Annuaire des contacts Dans la barre Menu, sélectionnez Affichage, puis Annuaires. Dans la liste déroulante de l option Annuaires, cochez les répertoires à afficher et décochez les répertoires à masquer Rechercher dans un répertoire Chercher des contacts dans un répertoire déterminé 1. Sélectionnez le répertoire dans lequel vous voulez effectuer votre recherche. 2. Entrez un mot-clé (ou une partie de mot-clé) dans le champ Rechercher de la partie inférieure gauche du volet Annuaire des contacts. 3. Sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante de filtres de recherche les catégories disponibles dépendent du répertoire dans lequel vous cherchez. La catégorie par défaut est Tous. 4. Cliquez sur l icône Rechercher ( ) pour afficher les contacts du répertoire sélectionné qui correspondent à vos critères de recherche. 5. Pour retourner au répertoire complet, cliquez sur l icône Réinitialiser ( ) Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 13 de 22

17 4.2.3 Créer un répertoire personnalisé Créer un répertoire personnalisé : 1. Répétez les étapes 1 à 3 de la procédure de recherche indiquées à la section du présent guide. 2. Cliquez sur CTRL-Rechercher pour créer le nouveau répertoire. Remarque : Le nom du nouveau répertoire est formé du nom du répertoire initial suivi du mot-clé de la recherche Trier les entrées d un répertoire Trier les entrées d un répertoire par colonne : 1. Cliquez sur le nom de la colonne pour afficher les entrées en ordre croissant. 2. Cliquez de nouveau sur le nom de la colonne pour afficher les entrées en ordre décroissant. Vous pouvez aussi afficher les entrées en ordre alphabétique : 1. Sélectionnez le répertoire à filtrer. 2. Dans le volet Index alphabétique, cliquez sur une lettre pour afficher seulement les entrées dont la première colonne alphabétique commence par la lettre sélectionnée. 3. Pour afficher encore une fois la vue initiale, cliquez de nouveau sur la lettre Modifier les notes relatives aux contacts Afin de modifier les notes que vous avez créées pour un contact : 1. Dans le volet Annuaire des contacts, sélectionnez le contact cible. 2. Cliquez sur l icône Modifier ( ) dans la partie inférieure droite du volet. 3. Dans la boîte de dialogue Modifier, entrez ou modifiez les renseignements au besoin Modifier une entrée de composition abrégée Pour modifier une entrée de composition abrégée : 1. Dans le répertoire Composition abrégée, sélectionnez l entrée à modifier. 2. Cliquez sur l icône Modifier ( ) 3. Dans la boîte de dialogue Modifier, modifiez l information des contacts au besoin. Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 14 de 22

18 5 Utiliser les files d attente Avec Bell Connexion totale, votre entreprise disposera de plusieurs numéros principaux, et les appels entrants seront ajoutés à des files d attente jusqu à ce qu une réceptionniste y réponde (p. ex. : vous avez peut-être un numéro pour votre division des services matériels et un autre pour votre division des services logiciels). Pour afficher ou masquer le volet Files d attente : 1. Dans la barre Menu, sélectionnez Affichage. 2. Sélectionnez ou désélectionnez Files d attente. Figure 16 : Options des files d attente 5.1 Sélectionner les files d attente à gérer Pour sélectionner les files d attente à gérer : 1. Dans la barre Menu, sélectionnez Outils, puis Options. 2. Cliquez sur l onglet Files d attente. 3. Sous Gestion des files d attente, cochez la case Gérer de chaque file à gérer. Figure 17 : Gestion des files d attente Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 15 de 22

19 5.2 Recevoir les appels provenant des files d attente Activer ou désactiver la réception d appels provenant des files d attente : 1. À partir de la liste déroulante 1. Disponible du volet Files d attente, sélectionnez Joindre pour recevoir les appels des files ou Ne pas joindre pour cesser de les recevoir. Remarque : Pour activer la liste déroulante Disponible, accédez à la boîte de dialogue Files d attente en sélectionnant Outils Options Files d attente et cochez la case Gérer de la file dont vous voulez recevoir les appels. 5.3 Afficher les appels Pour afficher ou filtrer les files : 1. Dans le menu déroulant Files d attente au bas du volet File d attente, cochez les files d attente que vous voulez afficher et décochez celles que vous voulez filtrer. 2. Pour afficher toutes les files d attente, cochez Toutes les files d attente. Figure 18 : Sélectionner des files d attente 5.4 Modifier la position des appels Pour changer la position d un appel dans le volet File d attente : 1. Sélectionnez la colonne Position de l appel que vous voulez repositionner. 2. Dans la liste déroulante, sélectionnez la position que vous voulez attribuer à l appel dans la file d attente. Figure 19 : Modifier la position des appels Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 16 de 22

20 5.5 Activité de l administrateur L administrateur de votre entreprise peut créer des files d attente sur le portail Web de Bell Connexion totale. Si vous êtes un administrateur et que vous voulez créer une file d attente, exécutez les étapes suivantes : 1. À partir de l application Réceptionniste, cliquez sur Outils, puis sur Options. 2. À partir de la fenêtre contextuelle, sélectionnez Files d attente. (Les files d attente s afficheront.) 3. À partir de la fenêtre Gestion des files d attente, sélectionnez Gérer, sous les comptes de surveillance des files d attente. 4. Dans le champ Mot de passe, entrez le mot de passe fourni par Bell. 5. Cliquez sur Enregistrer le mot de passe, puis sur OK ou Appliquer pour enregistrer vos modifications. Après avoir exécuté ces étapes, Gestion des files d attente et Surveillé s afficheront en vert. 6 Outils supplémentaires L application Réceptionniste de Bell Connexion totale inclut plusieurs outils supplémentaires qui fournissent des commandes et des options de communication évoluées. 6.1 Notes de l entreprise Les Notes de l entreprise sont comme des notes adhésives que vous pouvez laisser pour retrouver des renseignements utiles (p. ex. : «John Smith en vacances» ou «Livraison demain»). Pour afficher ou masquer vos Notes de l entreprise : 1. Dans la barre Menu, sélectionnez Affichage. 2. Sélectionnez ou désélectionnez Informations de l entreprise. Pour modifier le contenu des Notes de l entreprise ou le Profil de l entreprise : 1. Dans le volet Notes de l entreprise, cliquez sur Notes de l entreprise ou Profil de l entreprise. 2. Pour redimensionner la zone de saisie de texte, déplacez le curseur vers la gauche jusqu à ce qu il devienne, puis glissez-le vers la gauche ou la droite. 3. Cliquez dans la zone de texte, puis entrez ou modifiez le contenu au besoin le contenu sera automatiquement sauvegardé et disponible entre les ouvertures de session. 6.2 Envoyer des messages aux contacts Vous pouvez envoyer des messages à des contacts qui ont une adresse de courriel configurée dans le portail Web du service Bell Connexion totale. Pour envoyer des messages : 1. Sélectionnez le répertoire approprié, puis cliquez sur le contact cible. 2. Dans le volet Options, cliquez sur Message. 3. Dans la partie supérieure de la fenêtre contextuelle Message, entrez ou modifiez l objet du message. 4. Dans la zone du message, entrez le texte du message. Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 17 de 22

21 5. Dans le volet Contrôle, cliquez sur Envoyer. Pour configurer votre système de messagerie électronique interne : 1. Dans la barre Menu, sélectionnez Outils, puis cliquez sur Options. 2. Dans la fenêtre Options, sélectionnez Messagerie. 3. Sélectionnez Activer la messagerie électronique. 4. Vous devrez ensuite entrer les renseignements suivants. Nom d affichage Le nom que vous voulez que les destinataires voient. Répondre à Votre adresse courriel Hôte SMTP Adresse de votre hôte SMTP Objet par défaut de vos courriels (optionnel) Remarque : L adresse SMTP doit être définie pour que cette option fonctionne. 6.3 Journal et statistiques des appels Le service Bell Connexion totale propose en option un journal des appels. Si elle est incluse dans le forfait de services de votre entreprise, cette option permet à votre système de stocker jusqu à 60 appels 20 appels composés, 20 appels reçus et 20 appels manqués. Les appels les plus récents sont en haut les appels plus anciens sont supprimés lorsque la limite de 20 est atteinte. Pour afficher le journal des appels : 1. Dans la barre Menu, sélectionnez Outils, puis Historique d appels. 2. Choisissez le type d appels (Appels composés, Appels reçus ou Appels manqués) que vous voulez afficher. À part le journal des appels, il est aussi possible de voir d autres détails de votre historique d appels en exécutant les étapes suivantes : 1. Dans la barre Menu, sélectionnez Outils, puis Historique d appels. Dans le menu Historique d appels, sélectionnez Autre. Figure 20 : Statistiques du journal des appels Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 18 de 22

22 6.4 Mode jour/nuit Cette option peut être activée à la fin de la journée pour renvoyer les appels entrants à un autre numéro ou à votre messagerie vocale. Pour activer le Mode jour/nuit : 1. Dans la barre Menu, sélectionnez Outils, puis cliquez sur Options. 2. Dans le menu Options, sélectionnez Mode jour/nuit. 3. Pour activer le transfert des appels entrants, sélectionnez Mode nuit, puis choisissez parmi les options suivantes : Sélectionnez Renvoyer les appels vers et précisez le numéro de téléphone vers lequel vous voulez renvoyer vos appels. Sélectionnez Renvoyer les appels vers la messagerie vocale pour transférer vos appels vers votre messagerie vocale. 4. Pour revenir au Mode jour et désactiver le transfert des appels entrants, désélectionnez Mode nuit. 7 Soutien supplémentaire Il se peut que l administrateur TI de votre entreprise doive établir ou modifier certains paramètres de votre ordinateur pour activer toutes les fonctions et tous les paramètres de l application Réceptionniste de Bell Connexion totale. Si vous n avez pas les privilèges d administrateur pour votre ordinateur, vous aurez peut-être besoin de l aide de votre administrateur ou de votre service TI. Si vous avez des questions au sujet de votre service Bell Connexion totale, veuillez communiquer avec l administrateur de votre entreprise. Les renseignements contenus dans ce document sont la propriété exclusive de Bell et ne peuvent être utilisés, reproduits ou divulgués, à moins d une permission expresse donnée par écrit par l auteur. La personne à qui ce document est confié accepte de protéger le document et son contenu contre la perte, le vol ou l atteinte à son intégrité. Bell Connexion totale : Application Réceptionniste - Page 19 de 22