Formation sur le générateur de requêtes-bqc et Excel

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1 Formation sur le générateur de requêtes-bqc et Excel Formation présentée le 15 avril 2015 Par : Geneviève Collette, directrice générale du CIME

2 Table des matières SECTION BQC Sélectionner une requête... 3 Créer une nouvelle requête... 3 Enregistrer la requête... 5 SECTION EXCEL Modifier le titre d une colonne... 6 Supprimer une ligne ou une colonne... 6 Masquer une ligne ou une colonne... 6 Afficher des lignes/colonnes masquées... 7 Déplacer une colonne... 7 Appliquer un filtre... 8 Supprimer les filtres Trier des données en fonction d un seul critère Trier des données en fonction de plusieurs critères... 12

3 SÉLECTIONNER UNE REQUÊTE Étape 1 : Accéder au générateur de requêtes par le menu Requêtes. Étape 2 : Choisir une requête existante dans le menu Requête enregistrée. CRÉER UNE NOUVELLE REQUÊTE Créer une nouvelle requête via le menu Sélectionnez une table. Note : Les requêtes que vous créez ne peuvent être utilisées que par vous. Si vous croyez qu une requête serait utile à l ensemble de l équipe, faites-la créer par une personne ayant un profil ADMIN par exemple, la secrétaire. 3 P a g e

4 Étape 3 : Après la sélection d une table, cliquer sur Ajouter la table. Lorsque toutes vos tables sont sélectionnées, cliquer sur Étape suivante. Note : Pour que le champ soit sur la requête, la ou les tables demandées doivent être complétées dans la fiche du client, car le générateur ne tient pas compte des champs vides. Par exemple, si vous souhaitez sortir une requête des expériences de travail d un client, il doit avoir dans sa fiche technique au moins une expérience de travail sinon il vous indiquera qu aucun résultat n a été trouvé. Étape 4 : Sélectionner les champs à apparaître sur la requête en cochant ou décochant les champs appropriés. Les champs sont les entêtes des colonnes de la requête. Étape 5 : Lorsque tous les champs sont sélectionnés, préciser vos critères dans le menu Critère. Tout ce qui fait référence à une liste déroulante, offre la possibilité de sélectionner un élément de cette liste et tout ce qui fait référence à une case à cocher, offre aussi la possibilité de choisir l un ou plusieurs éléments à cocher. Vous pouvez aussi préciser la recherche en indiquant une date (AAAA/MM/JJ), un service, etc. 4 P a g e

5 Étape 6 : Vous pouvez maintenant enregistrer votre requête si vous le désirez. Cliquer simplement sur le bouton «Enregistrer la requête». Étape 7 : Vous pouvez Afficher les résultats à l écran ou encore les exporter en Excel. Il est préférable d exporter la requête afin de pouvoir la modifier plus aisément. Pour se faire, cliquer sur le bouton «Exporter en Excel». La requête se téléchargera. ENREGISTRER LA REQUÊTE Étape 1 : Ouvrir la requête Une fois le téléchargement terminé, le document Excel apparaitra en bas de votre fenêtre. Lorsque vous cliquez dessus, la requête s ouvrira dans un nouveau document Excel Étape 2 : Enregistrer la requête Il est préférable d enregistrer la requête sous un nom plus significatif. Pour se faire, sélectionner l onglet «Fichier» et cliquer sur «Enregistrer sous». À ce moment, vous serez en mesure de renommer le fichier et de l enregistrer dans un dossier que vous sélectionnerez. La première ligne est la ligne des titres, où vous retrouverez tous les critères sélectionnés précédemment. Vous pouvez les renommer pour raccourcir les titres et avoir une meilleure vue d ensemble. 5 P a g e

6 Section Excel MODIFIER LE TITRE D UNE COLONNE Double-cliquer sur le titre que vous voulez modifier et apporter les corrections désirées. SUPPRIMER UNE LIGNE OU UNE COLONNE Sélectionner la lettre (ou le chiffre) qui détermine la colonne (ou la ligne) à supprimer. Si vous désirez supprimer plusieurs colonnes (ou lignes) simultanément, maintenir le bouton gauche de la souris et sélectionner les colonnes (ou lignes) à supprimer (si les colonnes/lignes se suivent). Si vous voulez supprimer des colonnes ou des lignes qui ne sont pas côte à côte, maintenir le bouton CTRL de votre clavier enfoncé et sélectionner les colonnes/lignes à supprimer. La section sélectionnée sera en surbrillance. Appuyer ensuite sur la touche «Delete» de votre clavier. Dans l exemple ci-dessous, les colonnes I, J, K, L, M, N et P sont à supprimer. MASQUER UNE LIGNE OU UNE COLONNE Sélectionner la (les) ligne(s) ou colonne(s) à masquer. Une fois la zone à masquer sélectionnée, cliquer avec le bouton droit de votre souris (dans la zone en surbrillance) et cliquer sur «Masquer». 6 P a g e

7 Les lignes/colonnes sont alors masquées (et non supprimées) du document. Vous constaterez que les chiffres ou lettres des lignes ou colonnes sont camouflés. AFFICHER DES LIGNES/COLONNES MASQUÉES Sélectionner la zone (lignes ou colonnes) entre lesquelles est située la partie masquée. Par exemple, réafficher les colonnes se situant entre la colonne J et la colonne R (on sélectionne donc les colonnes J et R, qui seront en surbrillance). Positionner votre curseur, sans cliquer, dans cette zone et cliquer sur le bouton de droite de la souris. Choisir l option Afficher, les colonnes masquées réapparaitront. DÉPLACER UNE COLONNE Façon A Étape 1 : Sélectionner la colonne à déplacer en cliquant sur la lettre qui l identifie en haut de la feuille de calcul. Étape 2 : Positionner votre curseur sur la zone en surbrillance et cliquer sur le bouton droit de votre souris. Sélectionner «Couper». 7 P a g e

8 Étape 3 : Sélectionner la colonne à droite de l endroit où vous désirez insérer la colonne à déplacer. Note : À noter que la colonne que vous insérerez se positionnera à gauche de la colonne sélectionnée. Votre colonne est maintenant déplacée : Facon B Étape 1 : Sélectionner une colonne en cliquant sur la lettre qui l identifie en haut de la feuille de calcul. Étape 2 : Appuyer sur MAJ (Shift) et maintenir cette touche enfoncée durant le reste des opérations. Étape 3 : Placez-vous sur la limite de la sélection, de sorte que votre pointeur se change en un pointeur de déplacement (4 flèches multidirectionnelles). Étape 4 : Cliquer et maintenir le clic en bougeant la souris pour déplacer votre colonne à l endroit voulu. Étape 5 : Vous pouvez alors relâcher le clic et la touche MAJ. APPLIQUER UN FILTRE Le filtre existe pour faciliter vos recherches. Par exemple, on veut connaitre le nombre de clients habitant à Sherbrooke. Étape 1 : Sélectionner la ligne des titres. 8 P a g e

9 Étape 2 : Dans l onglet «Accueil», aller dans la section «Édition» et cliquer sur le bouton «Trier et filtrer» Étape 3 : Cliquer sur «Filtrer» Dans notre exemple, nous voulons connaitre le nombre de personnes habitant à Sherbrooke. Étape 4 : Il faut donc cliquer sur le bouton apparaitra. qui se trouve dans le titre de colonne «Ville». Une fenêtre Étape 5 : Par défaut tous les éléments seront sélectionnés. Pour tout désélectionner, il suffit de cliquer sur «Sélectionner tout». Ensuite, cliquer «Sherbrooke» et sur le bouton «OK» Le filtre est alors appliqué et vous ne verrez que les clients qui habitent à Sherbrooke. Étape 6 : Afin de comptabiliser ce nombre, il suffit de sélectionner les cellules où est inscrit Sherbrooke et de regarder dans la barre d état, le nombre de cellules en surbrillance sera indiqué. 9 P a g e

10 Si vous le désirez, vous pouvez appliquer un deuxième filtre. Il suffit de reprendre le processus. SUPPRIMER LES FILTRES Étape 1 : Dans l onglet «Accueil» placez-vous dans la zone «Édition» Ce dessin indique qu un filtre est appliqué dans cette colonne. Étape 2 : Appuyer sur le bouton «Trier et filtrer». Une liste déroulante apparaitra. Étape 3 : Sélectionner «Effacer». Tous les filtres seront alors supprimés. 10 P a g e

11 TRIER DES DONNÉES EN FONCTION D UN SEUL CRITÈRE Étape 1 : Sélectionner la colonne que vous voulez trier (ex. : Nom de famille) afin de la mettre en surbrillance. Étape 2 : Aller dans l onglet «Accueil», dans la zone «Édition» Étape 3 : Appuyer sur le bouton «Trier et filtrer», un menu apparaitra. Étape 4 : Appuyer sur «Trier de A à Z» (si vous voulez mettre les noms en ordre croissant) ou «Trier de Z à A» (si vous voulez mettre les noms en ordre décroissant). Étape 5 : Une boite de dialogue apparaitra. Elle vous demande si vous voulez «Étendre la sélection». Assurez-vous de cocher «Étendre la sélection» afin que toutes les informations se rapportant au client se déplacent en même temps dans votre tableur Excel. Étape 6 : Appuyer sur «Tri». Étape 7 : Les données sont alors triées en ordre croissant. 11 P a g e

12 TRIER DES DONNÉES EN FONCTION DE PLUSIEURS CRITÈRES Il peut être parfois utile de classer selon plusieurs critères : d'abord par nom de famille, puis par prénom. Étape 1 : Sélectionner toutes vos données en maintenant appuyant sur les touches CTRL+A sur votre clavier. Vos données seront alors en surbrillances. Étape 2 : Dans l onglet «Accueil», dans la Zone «Édition», appuyer sur la touche «Filtrer et Trier». Étape 3 : Sélectionner «Tri personnalisé» Étape 4 : Une boite de dialogue apparaitra. Indiquer le premier critère de choix (ici, le nom de famille, par ordre croissant) Étape 5 : Pour ajouter un second critère, appuyer sur la touche «Ajouter un niveau» et complété la zone avec le second critère (ici, le prénom). Etc. Étape 6 : Cliquer sur «Ok» Le tableau s actualisera selon le tri effectué. 12 P a g e

13 Note : par défaut, Excel considère la première ligne comme intitulé de colonne. Si tel n'était pas le cas, vous pouvez décocher l'option Mes données ont des en-têtes. La première ligne sera alors triée comme les autres. 13 P a g e