MUNICIPALITE DE PORRENTRUY. Description de poste

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1 Page 1 / 5 Description de poste 1. Indentification Intitulé de la fonction : Classification de la fonction : assistant-e administratif-ve Fonction de référence : 02- employé-e CFC Classes : 2 à 4 Titulaire : Service : Secteur : UEI Urbanisme Equipement Intendance Service UEI Occupation : 20% - 30% Date de rédaction : août Structure des rapports Responsable direct : Chef de service Chef du service UEI Assistant-e administratif-ve Personnel subordonné : Suppléant : Suppléance : Néant. Encadrement professionnel d apprenti-es Assistant-e administratif-ve par tournus coordonné et planifié Assistant-e administratif-ve par tournus coordonné et planifié 3. Mission générale - Exécuter les directives qu il reçoit de son supérieur hiérarchique, collaborer étroitement avec lui - Assurer la bonne exécution des tâches confiées - Entretenir des contacts étroits avec le chef de service - Entretenir une collaboration inter-services

2 - Faciliter, améliorer le travail, diffuser l information nécessaire Page 2 / 5 4. Responsabilités et activités principales 4.1 Assurer le travail de secrétariat et classement de l information du service - Assurer la gestion quotidienne du courrier entrant et sortant (préparation, répartition du courrier trié par le chef de service, reproduction, classement papier et informatique, suivi du chrono arrivée et départ, archivage informatique ) selon le respect des procédures en vigueur - Saisir, présenter, préparer et archiver tous types de documents (courriers, rapports ). Assurer les publipostages. Participer à la conception de tableaux de bord et à leur mise à jour - Assurer les prises de notes, établissement de PV, préparer les ordres du jour de séances, Commissions notamment (séances ponctuelles en soirée) - Préparer et diffuser tous modèles de documents pour les demandes répétitives - Préparer les courriers d accusé de réception et d attente systématiques, tenir à jour le fichier de suivi correspondant - Tenir et mettre à jour en lien avec les responsables de secteur le tableau de bord des travaux et demandes en attente auprès des demandeurs et des clients internes - Gérer tout dossier ou tâche administrative spécifique à la demande du chef de service - Respecter les plans de classement et d archivage papier et informatique, assurer un classement et un archivage efficace des dossiers traités - Assurer la préparation, mise à jour et gestion des plannings de présence du personnel du service - Saisir les timelead de certains concierges, en assurer la cohérence et informer le responsable de secteur en cas de retard ou erreur - Etablir, sur prescriptions et sur la base des informations techniques du chef de secteur concerné : les autorisations de fouille, autorisations d abattage d arbres - Assurer la mise à jour permanente des contacts du personnel du service - Participer à l organisation matérielle de certaines réunions - Assurer le suivi des présences aux Commissions Municipales et préparer le versement des jetons de présence en fin d année - Respecter l ensemble des procédures administratives mises en place dans le service 4.2 Assurer l accueil physique et téléphonique du service - Garantir l image de la Municipalité et du service par la qualité de l accueil, - Identifier, recevoir et orienter les visiteurs (administrés, fournisseurs ) - Recevoir, filtrer, orienter les communications téléphoniques internes et externes, - Diriger et prendre note des communications téléphoniques, les transmettre - Mettre à jour le répertoire commun du service sous Outlook - Etre garant de la cohérence et clarté des éléments transmis et en assurer la confidentialité - Assurer certaines tâches d intendance : - consultation de plan, du cadastre solaire, - location des cabanes : réservation, cautionnement, mise à jour du planning, remise des clefs, paiement - vente de cartes CFF : enregistrement des demandes, facturation, mise à jour du planning sur le site, relances après extractions - réservation de véhicule en auto-partage - réservation de salles municipales - remise de clefs de bâtiments contre récépissé selon les procédures en vigueur Tout ou partie de ces tâches pourraient être transférées vers le guichet unique au cours de l année Assurer la saisie et le suivi de données financières

3 Page 3 / 5 - Assurer l imputation et la circulation des factures adressées au service et veiller au respect des délégations de signature - Dresser et adresser, en lien avec le service Finances, les facturations depuis le service - Respecter scrupuleusement le règlement sur les émoluments en vigueur - Etre garant de la cohérence des éléments financiers saisis 4.4 Assurer la responsabilité et le suivi de dossiers spécifiques à la demande du responsable 4.5 Participer à l amélioration de la communication interne - Diffuser aux personnes concernées les informations et documents les concernant - Favoriser la communication interne en proposant des outils simples d information et de communication - Veiller pour l archivage au respect de l arborescence informatique et si nécessaire en proposer la mise à jour - Participer à la mise à jour permanente et régulière du site internet pour les données concernant le service - Contribuer au travail d équipe par une attitude constructive et des propositions d amélioration de l organisation - Informer le chef de service, les autres chefs de secteur de tout évènement notable et/ou nécessaire à la bonne marche du service et des autres secteurs - Etre force de proposition permanente pour l amélioration de l efficience, de la qualité et du coût des prestations attendues et rendues 4.99 Collaboration dans des commissions, des groupes de travail Participer ponctuellement aux séances en soirée, notamment de Commissions 5. Droit de signature et compétences financières Signature individuelle Néant Signature collective Néant 6. Qualité, environnement et sécurité - Intégrer les mesures de sécurité spécifiques à la fonction (évaluation des risques) : travail sur écran, position assise prolongée - Veiller au respect des réglementations et pratiques d hygiène et de sécurité et pour le personnel placé sous sa responsabilité, le personnel du service côtoyé 7. Compétences attendues Formation de base : CFC ou maturité professionnelle employé-e de commerce ou diplôme de secrétaire de direction ou à défaut expérience significative jugée équivalente, tant en secrétariat de direction qu accueil du public

4 Page 4 / 5 Expérience professionnelle : Etre doté de connaissances spécifiques en secrétariat et maîtrise des outils bureautiques Connaissances spécifiques, capacités professionnelles liées à la fonction (capacité à) : Maîtrise parfaite des outils bureautique : messagerie, traitement de texte, tableur, logiciel de présentations Aisance avec les outils informatiques (ex de suivi financier et budgétaire) Maîtrise des techniques de classement et archivage Maîtrise de l orthographe capacités rédactionnelles avérées Connaissance des rouages institutionnels et de la Municipalité Pratique souhaitée de l allemand à l écrit et à l oral Compétences relationnelles, aptitudes et qualités personnelles (savoir être) : Apte à : Rédiger Respecter scrupuleusement les procédures mises en place Rendre un travail soigné Respecter les délais A classer et archiver les documents de façon pertinente A utiliser la prise de note rapide Planifier les tâches, interventions en autonomie Travailler en équipe et en coopération avec les autres assistant-e-s Rendre compte à sa hiérarchie Gérer les situations difficiles, notamment au niveau de l accueil Qualités personnelles attendues : Grande capacité d écoute Bonne présentation générale Sens des contacts humains, contact facile Esprit d équipe Soin et application dans la réalisation de son travail, esprit pratique Organisé Rigueur Discrétion et réserve Aisance relationnelle Autonomie et sens des responsabilités Diplomatie Force de proposition Strict respect du secret professionnel 8. Exigences - Permis de conduire - Spécificités horaires : horaires de bureau et selon nécessités de service - Programmation des congés et absences coordonnées au sein de l équipe administrative et en lien avec les cadres de secteur 9. Contrôle de la fonction - Qualité de l accueil

5 Page 5 / 5 - Qualité dans la présentation des documents - Rigueur dans le classement administratif - Respect des délais dans la production de documents - La notion de contrôle permet de fixer la règle du jeu et de préciser le champ d application de celui-ci. Les éléments à contrôler seront précisés lors de l entretien annuel d évaluation en fonction des objectifs fixés et des missions spécifiées. 10. Signature Par sa signature, l employé-e atteste avoir pris connaissance de la présente description de poste. A Porrentruy, le Titulaire Chef de service