Canon Business Services. Service de courrier numérique

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1 Canon Business Services Service de courrier numérique

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3 Courrier numérique Aperçu du marché Le saviez-vous? Un service de courrier numérique présente de nombreux avantages. Il permet notamment une augmentation de l efficacité du processus métier et de la disponibilité des documents, préparant ainsi les entreprises au monde du tout numérique. Tendance générale La croissance du tout numérique et les contraintes de flexibilité professionnelle obligent les entreprises à chercher continuellement de nouvelles solutions pour accompagner leurs employés et optimiser leurs processus métiers. Source : L impact de l économie numérique Philippe Lemoine, Benoît Lavigne, Michal Zajac - revue Sociétal n 71, Entreprise, mars Les entreprises Les entreprises souhaitent davantage de contrôle sur leur cœur de métier : entre 25 % et 40 % d entre elles désirent investir dans un service de courrier numérique. Ces services facilitent la mise en place de modèles d organisation flexibles, diminuent les coûts de traitement des documents, tout en impliquant les clients au cœur des processus. Source : e-invoicing adoption benchmarking Paystream, 2 ème trimestre Le marché Plus de 70 % des sociétés pensent qu un service de courrier numérique augmenterait l efficacité et la réussite de leur organisation. Source : (site de l Union Européenne). Gain potentiel Les services de courrier numérique diminuent les coûts de traitement des documents au sein de l entreprise. Ils contribuent aux économies d ensemble pouvant être réalisées au sein des organisations axées autour de processus métiers. Source : Bénéfices & Gains de la Dématérialisation de Factures, référentiel de pratiques, édition 2008, Markess International. Bénéfices de ce service Les services de courrier numérique permettent d unifier les différents canaux d entrée de l information. Ils supportent les processus métiers en améliorant la disponibilité, la distribution et la sécurité des documents. Source : L impact de l économie numérique, Philippe Lemoine, Benoît Lavigne, Michal Zajac - revue Sociétal n 71, Entreprise, mars Comment Canon Business Services intervient En offrant une tarification à l utilisation, rendant inutiles pour nos clients les investissements dans des infrastructures lourdes et coûteuses. En assurant une prise en charge des documents sous différents supports en environnement multicanal tout en nous adaptant aux systèmes d information de nos clients. En augmentant l efficacité des systèmes de gestion documentaire et flux associés. En diminuant les risques liés à la confidentialité : seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux courriers. En s intégrant aux systèmes existants, le traitement du courrier entrant est optimisé et le document intègre plus rapidement les processus métiers. 3

4 Courrier numérique Bénéfices clients Processus actuel Une distribution manuelle du courrier : Le courrier physique n est disponible qu à un seul endroit. Aucune gestion du statut des courriers. Des documents peuvent être perdus ou dupliqués. Difficulté pour localiser un courrier (pas de recherche par mot-clés). Notre approche Une distribution électronique du courrier : Numérisation du courrier. Classification et indexation du courrier physique et/ou électronique ( s, fax...). Les documents peuvent être enrichis à partir du système d information du client. Les documents suivent systématiquement le processus approprié. Une distribution du document par divers canaux : , Digital Post Office ou directement au sein du système d information de nos clients. Livraison, archivage et/ou destruction des courriers physiques. Résultats et avantages Accès au courrier à tout moment en tout lieu quelque soit sa forme d origine (fax, , SMS, courrier). Un traitement du courrier plus rapide et plus efficace. Une réattribution possible du courrier en cas d absence du destinataire. Une solution autonome réduisant les impacts au sein du système d information du client. Un coût par courrier traité (ou mensuel fixe). Mutualisation des activités de numérisation du courrier de plusieurs sites. Possibilité d automatisation des traitements. Un support à une organisation de travail plus flexible (télé-travail). Service de courrier numérique Distribution numérique par de multiples canaux Systèmes d information client Réception du courrier Préparation Numérisation Analyse et attribution Répartition des courriers Digital Post Office Gain de temps pour la mise à disposition Temps de traitement global A B A B C D E F G H I J K L M N O Réception du courrier Tri global Tri de détail Distribution en interne Service de courrier physique Productivité Copie Distribution manuelle au sein des différents services 4

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7 Courrier numérique Synthèse Le service de courrier numérique est une prestation au sein de laquelle toutes les communications entrantes sont centralisées, converties aux formats appropriés, puis transmises vers les personnes ou les services concernés. Au-delà de la prise en charge des documents papiers, le service de courrier numérique peut également traiter les courriers électroniques, SMS et HTML. Notre approche Avec le service de courrier numérique Canon Business Services, différentes solutions logicielles de numérisation peuvent être mise en place. Le courrier numérique peut être remis par , via Digital Post Office ou directement au sein du système d information du client. Le service de courrier numérique Canon Business Services : s adapte aux nouvelles méthodes de travail ; minimise les pertes de courrier ; réduit les coûts ; engendre une hausse de la satisfaction clients ; assure une stratégie de communication multicanal ; offre un suivi des documents. Notre valeur ajoutée Nous offrons un service global, intégrant des contrôles tout au long du processus documentaire. Nous prenons en charge vos documents et gérons les colis ne pouvant être numérisés au travers d une solution globale. Nous travaillons sur la base d une tarification à l utilisation, avec des technologies constamment mises à niveau. Cela garantit une qualité optimisée et une flexibilité du service. Nous prenons également en charge les documents physiques que nous pouvons archiver, livrer et/ou détruire de manière sécurisée. Logiciel en tant que Service (SaaS) Le concept Saas consiste à proposer un abonnement à un logiciel plutôt que l achat d une licence. Dans le cadre de son offre de service courrier numérique, Canon Business Services peut fournir une solution SaaS complète et adaptée aux nouvelles méthodologies de travail. Cette solution évite la multiplication d interfaces coûteuses entre les différents éléments du système d information. Conseil Nous cherchons constamment à fournir la meilleure solution : la vôtre. Nos consultants favorisent en permanence la vision globale de vos processus plutôt que de se concentrer sur des processus isolés. Nous accompagnons nos clients dans leur stratégie de changement vers des environnements de gestion numérique des documents. Une plate-forme externalisée Pour la réalisation du service courrier numérique, Canon Business Services utilise une plate-forme tech nologique externe, vous permettant de réduire vos investissements IT et de bénéficier d une facturation à l utilisation. Cette plate-forme est régulièrement mise à jour, vous garantissant ainsi un niveau de qualité et de flexibilité optimal. 7

8 Votre business Vos clients Vos utilisateurs Septembre Canon France Business Services Toutes les caractéristiques sont susceptibles d être modifiées sans avis préalable. Tous les noms relatifs aux produits et/ou aux sociétés sont déposés et constituent des marques protégées de leurs fabricants ou titulaires sur leurs marchés et/ou pays. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon France S.A.S. Siège social 17, quai du Président Paul Doumer Courbevoie Cedex Tél canon.fr Canon France Business Services S.A. 12, avenue de l Europe CS Montévrain Marne la Vallée Cedex 04 Tél Fax canon.fr oce.fr Capital de RCS Meaux