* Il est à noter que le masculin n est utilisé que pour faciliter la tâche. Charte de vérification interne

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1 * Il est à noter que le masculin n est utilisé que pour faciliter la tâche. 1.0 Introduction Charte de vérification interne 1.1 La présente charte vise à définir et à établir : la mission officielle de la direction de la vérification interne de l APECA; l étendue des travaux de la direction de la vérification interne; l autorité qu exerce la direction de la vérification interne au sein de l APECA; les fonctions, dossiers, biens et membres du personnel à sa disposition; sa responsabilisation, son autonomie, ses responsabilités et ses pouvoirs ainsi que l objectivité et l impartialité auxquelles elle est tenue. 2.0 Objectif et étendue des travaux 2.1 L objectif officiel de la direction de la vérification interne de l APECA consiste à fournir des services d attestation indépendants relatifs à l organisation et aux activités de l Agence, notamment : ses stratégies et pratiques de gestion du risque; ses pratiques, systèmes et cadres de contrôle de la gestion; ses processus de gouvernance. 2.2 De plus, la direction de la vérification interne est appelée, exceptionnellement, à fournir des services de consultation aux membres de la direction sur les domaines du risque et du contrôle. Les services de consultation sont généralement fournis à la demande particulière d un client responsable de la mission et leur nature fait l objet d un accord avec ce dernier. Charte de vérification interne de l APECA 1

2 2.3 Lors de la prestation de services de consultation, les vérificateurs internes de l APECA doivent faire preuve d objectivité et n assumer aucune fonction de gestion. 2.4 La portée de la fonction de vérification interne de l Agence vise à déterminer si le réseau des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion du risque de l Agence, lesquels sont conçus et présentés par les membres de la direction, est adéquat et si son fonctionnement permet d assurer que : la détermination et la gestion des risques sont appropriées; l interaction avec les divers groupes chargés de la gouvernance est possible lorsque nécessaire; l information importante sur les finances, la gestion et les activités est exacte, fiable et fournie en temps opportun; les activités et les mesures sont conformes aux politiques, aux normes, aux procédures ainsi qu aux lois et aux règlements en vigueur; les ressources sont acquises de façon économique, utilisées avec efficience et protégées de façon adéquate; les programmes, les plans et les objectifs sont réalisés (c.-à-d., les systèmes et les activités sont évalués d après : (i) le niveau de réalisation des objectifs de l organisation et (ii) la pertinence des contrôles des activités dont dépendent ces réalisations); les processus de contrôle de l Agence favorisent la qualité et l amélioration continue; les questions importantes relatives aux lois ou aux règlements qui ont une incidence sur l Agence sont relevées et abordées de façon appropriée. 2.5 L approche de vérification interne doit reposer sur la collaboration. Lorsque des possibilités d améliorer le contrôle de la gestion, la saine intendance des ressources ou l image de l Agence sont déterminées durant les vérifications, celles-ci doivent être communiquées aux niveaux de gestion appropriés. Charte de vérification interne de l APECA 2

3 3.0 Reddition de comptes 3.1 Le dirigeant principal de la vérification (DPV) est responsable de la gestion des activités de vérification interne au sein de l Agence. Le DPV doit, dans l exécution de ses fonctions, rendre des comptes au président de l Agence et au Comité de vérification, notamment : présenter une évaluation annuelle de la pertinence et de l efficacité des processus qu utilise l Agence pour contrôler ses activités et gérer les risques auxquels elle s expose dans les domaines énoncés à la section 2.0 de la présente charte. Cette évaluation doit déterminer si : les risques importants ont été relevés, évalués et gérés; le système de contrôles internes a permis de gérer les risques importants avec efficacité (incluant des observations précises sur les lacunes ou les faiblesses importantes); des mesures nécessaires ont été prises rapidement pour remédier aux lacunes ou aux faiblesses importantes; les résultats de la vérification indiquent qu une surveillance plus complète du système de contrôles internes de l Agence serait nécessaire; rendre compte des problèmes importants relatifs aux processus de contrôle des activités de l Agence, formuler des recommandations sur les améliorations possibles de ces processus et fournir de l information au sujet de ces problèmes en vue de leur résolution; fournir périodiquement de l information sur l état et les résultats du plan de vérification annuel ainsi que sur la suffisance des ressources de vérification interne; assurer la coordination avec d autres fonctions de certification, de contrôle ou de surveillance (p. ex. gestion du risque, évaluation, conformité, sécurité, services juridiques, éthique, environnement, vérification externe). Charte de vérification interne de l APECA 3

4 4.0 Autonomie 4.1 Pour garantir l autonomie de la fonction de vérification interne, son personnel relève du DPV, qui relève directement du président de l Agence et du Comité de vérification, comme l indique la section précédente sur la reddition de comptes. 4.2 Pour assurer l objectivité et l autonomie des vérifications des fonctions dont le DVP est responsable, celles-ci doivent être confiées à un vérificateur externe ou à un tiers. Le DPV doit inclure un rapport régulier sur le personnel de vérification interne dans les rapports qu il présente au Comité de vérification. 5.0 Responsabilités 5.1 Le DVP et le personnel chargé de la fonction de vérification interne doivent : élaborer un plan de vérification annuel flexible au moyen d une méthodologie fondée sur les risques appropriée, lequel doit : faire état de tous les risques ou problèmes de contrôle relevés par les membres de la direction ou les vérificateurs externes; englober les vérifications internes que le contrôleur général a désignées comme des éléments d une couverture pangouvernementale, notamment des contrôles fondamentaux et certaines vérifications horizontales; mettre principalement l accent sur la prestation de services d attestation, les autres services n étant fournis qu exceptionnellement; permettre de justifier l opinion annuelle du DPV sur les processus de gouvernance, de contrôle et de gestion du risque de l Agence; être présenté au Comité de vérification aux fins d examen et de recommandation, puis au président de l Agence aux fins d approbation; mettre en œuvre la version approuvée du plan de vérification annuel ainsi que, le cas échéant, les tâches ou les projets spéciaux Charte de vérification interne de l APECA 4

5 demandés par le président de l Agence ou le Comité de vérification; communiquer le plan des missions et des ressources requises pour la fonction de vérification interne, ainsi que les modifications provisoires importantes et les répercussions des ressources limitées, au président de l Agence et au Comité de vérification; confirmer que les ressources de vérification interne sont déployées avec efficacité pour réaliser le plan approuvé; contribuer à l achèvement des missions de vérification interne en temps opportun et s assurer que les rapports sont présentés au Comité de vérification dans le délai le plus bref; s assurer que le personnel responsable de la vérification possède les connaissances, les habiletés, l expérience et les attestations professionnelles requises pour satisfaire aux exigences de la présente charte, et lui offrir la formation et le perfectionnement professionnel dont il a besoin pour maintenir et perfectionner ses compétences en matière de vérification interne et obtenir la désignation de vérificateur interne autorisé; établir les politiques et les procédures appropriées pour orienter la fonction de vérification interne; élaborer et maintenir un programme d amélioration et d'assurance de la qualité qui vise tous les aspects de la fonction de vérification interne et en surveiller l efficacité de manière continue; dresser une liste des principaux buts et résultats de l évaluation à l intention du Comité de vérification et rendre compte, au moins une fois par année, de la conformité de la fonction aux normes professionnelles en matière de vérification interne; en collaboration avec le Comité de vérification et le contrôleur général, s assurer que la fonction de vérification interne fait l objet d une inspection ou d un autre examen externe réalisé, au moins tous les quatre ans, par le Bureau du contrôleur général; un vérificateur autonome qualifié ou une équipe de vérificateurs externes et que les résultats de cette évaluation externe sont communiqués au président de l Agence, au Comité de vérification et au contrôleur général. Charte de vérification interne de l APECA 5

6 évaluer les fusions ou les regroupements importants de fonctions ainsi que les nouveaux services, procédures, activités et processus de contrôle ou les changements en cette matière, lesquels coïncident avec leur élaboration, mise en œuvre ou expansion; présenter périodiquement des comptes rendus au Comité de vérification et aux membres de la direction pour résumer les résultats des activités de vérification; informer le Comité de vérification des nouvelles tendances et des pratiques efficaces en matière de vérification interne; contribuer aux enquêtes sur les activités présumées frauduleuses au sein de l Agence et rendre compte des résultats aux membres de la direction et au Comité de vérification; coordonner les activités et les plans de vérification interne avec d autres fournisseurs de services d attestation et d activités de consultation à l interne et à l externe pour assurer une couverture appropriée et minimiser le chevauchement des efforts; après discussion avec le président de l Agence, informer sans délai le contrôleur général de tout risque ou problème relatif au contrôle ou aux pratiques de gestion qui peut avoir des répercussions sur le gouvernement ou qui requiert l intervention du Secrétariat du Conseil du Trésor. 6.0 Pouvoirs 6.1 Le DPV et le personnel (le cas échéant) chargé de la fonction de vérification interne : ont un accès illimité à tous les dossiers, fonctions, biens et membres du personnel et ils ont le droit de demander de l information et des explications aux employés et aux entrepreneurs de l Agence, et ce, conformément aux lois en vigueur; peuvent communiquer librement avec le Comité de vérification de l Agence ainsi qu avec le président et le vice-président du Comité; Charte de vérification interne de l APECA 6

7 peuvent affecter des ressources, déterminer les fréquences, choisir les sujets, déterminer la portée des travaux et appliquer les techniques requises pour réaliser les objectifs de vérification; peuvent obtenir l aide nécessaire du personnel des diverses équipes de l Agence dans le cadre des évaluations et ils peuvent également bénéficier d autres services spécialisés au sein ou à l extérieur de l Agence; peuvent s'acquitter pleinement de leurs responsabilités, y compris faire rapport de leurs constatations au président de l Agence, au Comité de vérification et, le cas échéant, au contrôleur général. 6.2 Le DPV et le personnel chargé de la fonction de vérification interne ne peuvent pas : s acquitter de fonctions opérationnelles pour l Agence; effectuer ou approuver des opérations comptables qui ne relèvent pas de la fonction de vérification interne; diriger les activités d employés de l Agence qui ne relèvent pas de la fonction de vérification interne, sauf si ceux-ci sont affectés aux équipes de vérification ou chargés d aider les vérificateurs internes. 7.0 Objectivité et impartialité 7.1 Les vérificateurs internes doivent faire preuve d objectivité et d impartialité dans le cadre de leur travail. Par conséquent, le personnel chargé de la vérification interne ne doit pas participer à l élaboration et à la mise en œuvre de systèmes et de procédures, à la préparation de dossiers ou à toute autre activité susceptible d être examinée ou évaluée par le personnel chargé de la vérification interne. Toutefois, ce dernier peut être consulté au sujet de la pertinence des contrôles intégrés aux nouveaux systèmes et procédures ou des révisions apportées aux systèmes existants. 7.2 De plus, une fonction de vérification interne objective suppose que les vérificateurs s efforcent d éviter tout conflit d intérêt. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à la rotation régulière des affectations du personnel chargé de la fonction de vérification Charte de vérification interne de l APECA 7

8 interne, lorsque cela est possible. Les vérificateurs internes ne devraient pas être chargés de la vérification d activités ou de fonctions dont ils ont été responsables au cours des deux dernières années ou de travaux qu ils ont effectués auparavant. 7.3 Pour garantir l impartialité de la fonction de vérification interne, celle-ci ne devrait pas couvrir les activités de l Agence ni la sélection, la mise en œuvre ou la gestion des processus de gouvernance, de contrôle ou de gestion du risque. Cependant, les vérificateurs externes peuvent formuler des recommandations visant à renforcer ces processus et donner des conseils et exprimer leurs opinions sur des questions particulières relatives aux processus de gestion du risque, de gouvernance ou de contrôle, selon les exigences des membres de la direction. 8.0 Normes relatives aux pratiques de vérification 8.1 La fonction de vérification interne doit respecter ou surpasser les exigences de la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et des normes en cette matière, y compris les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l Institut des vérificateurs internes et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du contrôleur général du Canada. Dirigeant principal de la vérification Président du Comité de vérification (ou vice-président) Présidente de l APECA Date Date Date Charte de vérification interne de l APECA 8