Import du privé : FICHES PRATIQUES

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1 Import du privé : FICHES PRATIQUES 1. Chronologie 2. Nouveaux menus dans SIECLE 32. Cartographie 43. Fichier XML non valide 54. Gestion des dates d entrée 6 6. Gestion des dates de sortie 75. Changement d éditeur privé 86. Changement du responsable d un élève boursier 97. Perte de RIB suite au changement de responsable 8. Gestion des LV8 10

2 1 Import du privé : Chronologie Module COMMUN Vérifier les coordonnées de l établissement dans Paramètres généraux Définir / vérifier les dates du calendrier Module NOMENCLATURES 2. Après réception des nomenclatures de BAN (1), profiler les nomenclatures pour l établissement Sélectionner les formations d origine et matières ETP Application STS-Web Définir les structures (divisions / groupes) 3. Exporter les structures vers SIECLE Application Base Elèves Etablissement Contrôler les éventuelles erreurs de transfert STS-Web 4. Exporter vers le logiciel privé les nomenclatures, structures (exports XML) 5. Importer dans SIECLE le fichier XML des élèves Consulter l historique des échanges (corriger si besoin dans le logiciel privé, puis refaire un import) 6 et 7. Contrôler dans le tableau de bord les échanges avec la BEA, l absence de fiches bloquantes 8. Réceptionner les immatriculations d élèves 9. Exporter les numéros nationaux (INE) Pour plus d informations, consulter la classe virtuelle «Import du privé» à la rubrique «Sconet Echanges» / Documentation 2

3 2 Import du privé : nouveaux menus dans SIECLE Importer dans SIECLE le fichier XML des élèves Importations / Dossier depuis logiciel privé Exporter les nomenclatures, structures et les INE Exportations / En XML Contrôler le tableau de bord des échanges Suivi des échanges / Tableau de bord Contrôler les transfert STS-Web Suivi des échanges / STS-Structures Consulter l historique des échanges Suivi des échanges / Logiciel privé - Dossiers 3

4 3 Import du privé : Cartographie Académie National BCN / RAMSESE Nomenclatures et profilage Académie STS Web Education nationale Nomenclatures, divisions et enseignants Emploi du temps, groupes Hors MEN SIECLE Nomenclatures Structures et services Effectifs COMMUN Calendrier Scolaire BAN Nomenclatures Profilage Liens élèves groupes Export élèves Etablissement Logiciels Emplois du temps (privés) Transfert EPLE BEE Import des élèves INE Export structures et nomenclatures Etablissement Logiciels privés de gestion d élèves Nomenclatures, élèves, INE, effectifs Académie BEA 4

5 4 Import du privé : Fichier XML non valide Symptôme : A l import du fichier XML dans BEE, on obtient un message d erreur : "Fichier XML non valide. Impossible d'importer le fichier!" Analyse : La structure du fichier n est pas correcte. Utiliser l outil ValidateurXSD mis à disposition sur le site de Diffusion à la rubrique : Sconet ECHANGES / Téléchargement spécifique. ASTUCE : Que contient le ficher XML? Pour visualiser la liste des élèves et responsables dans un tableau, on peut : Dézipper le fichier issu du logiciel privé Ouvrir le fichier xml avec Internet Explorer Faire un clic droit / Exporter vers Excel On obtient alors le fichier ci-dessous : 5

6 5 Import du privé : Gestion des dates d entrée Symptôme : Dans le compte-rendu BEE d import du fichier issu du logiciel privé, pour un élève le message indique : «La date d'entrée "02/09/2010" est incohérente dans une période d'entrée/sortie historisée dans SCONET (du 02/09/2010 au 02/07/2011).» Analyse : L élève a été scolarisé dans l établissement privé (de 2009 à 2011), puis dans un autre établissement, et il est ensuite revenu (en 2012). Bien souvent, la date d entrée mentionnée dans le fichier XML est incorrecte, car elle correspond à la date de premièreentrée dans l établissement (2009), alors qu il s agit d une nouvelle «période d entrée sortie», il faut donc indiquer la date de deuxième entrée dans l établissement (2012). NB : La date de début de scolarité indiquée dans le logiciel privé est généralement correcte. Contenu constaté <ELEVE> <NOM>AMARYLLIS</NOM> <PRENOM>FLEUR</PRENOM> <DATE_ENTREE> </DATE_ENTREE> <DATE_DEB_SCO> </DATE_DEB_SCO> </ELEVE> Contenu attendu <ELEVE> <NOM>AMARYLLIS</NOM> <PRENOM>FLEUR</PRENOM> <DATE_ENTREE> </DATE_ENTREE> <DATE_DEB_SCO> </DATE_DEB_SCO> </ELEVE> Corriger la date d entrée dans le logiciel privé (et nonla date de début de scolarité), puis refaire un import. Attention : il ne faut pas supprimer l historique de scolarité de l élève, qui reflète bien la réalité. 6

7 6 Import du privé : Gestion des dates de sortie D'après l'article 2 du BO n 30 du 23 juillet 2009 ( : L'année scolaire s'étend du jour de la rentrée des élèves au jour précédant la rentrée suivante. Il ne faut donc normalement pas retenir début Juillet comme date de sortie élèves, mais bien début septembre. Cependant, pour répondre à court terme aux problèmes des mefs fermés au 31/08, il a été retenu, pour l'année en cours, comme date de sortie des élèves : le 31/08/

8 7 Import du privé : Changement d éditeur privé Contexte : Un établissement souhaite changer de logiciel privé de gestion de ses élèves. L établissement doit contacter l équipe d assistance avant le 1er import depuis le nouveau logiciel privé afin d éviter : - Un rejet en masse des élèves - Des usurpations d identité pour les responsables d élèves boursiers Analyse : Chaque éditeur privé a sa propre numérotation d élèves et de responsables qu il transmet à SIECLE. Des opérations manuelles dans la base de données sont nécessaires pour assurer la transition de codification sans erreur. Faire une enquête auprès des établissements pour identifier les éventuels établissements concernés par un changement de logiciel privé. Contacter l assistance nationale pour qu une procédure propre à l établissement soit fournie (gestion des homonymes, etc ) Remarque : Il semble que certains éditeurs privés aient procédé à des renumérotations d identifiants privés à la rentrée précédente ( ), conduisant à des erreurs semblables à un changement d éditeur non prévu. Merci de contacter dès que possible l assistance nationale si vous rencontrez cette situation. 8

9 8 Import du privé : Changement du responsable d un élève boursier Symptôme : Dans le compte-rendu BEE d import du fichier issu du logiciel privé, pour un élève le message indique : REJEL_DOSSB_B_01 «L'élève importé est associé à un dossier de bourse des lycées mais n'est plus rattaché au responsable légal demandeur de la bourse. Celui-ci a été rejeté.» Analyse : Le responsable transmis par le logiciel privé a changé par rapport au dernier import. Deux cas se présentent : Cas 1 : Cela correspond également à un changement de demandeur de bourse côté AGEBNET, Cas 2 : Le demandeur de bourse ne doit pas changer. Cas 1 : Remplacer dans SIECLE l ancien demandeur de bourse par le nouveau transmis dans le fichier XML : dans BEE : ajouter manuellement le nouveau responsable, le désigner comme légal 1 (financier si RIB nécessaire), dans AGEBNET : demander au gestionnaire de réinstruire le dossier en assignant le nouveau responsable comme demandeur de la bourse, dans BEE : (si besoin) détacher l ancien responsable, ou procéder à un nouvel import du privé. Cas 2 : Corriger le logiciel privé pour transmettre à la fois : Le demandeur de bourse actuellement défini dans AGEBNET en tant que légal1 Le nouveau responsable en tant que légal 2. NB : Si le logiciel privé ne gère qu un seul responsable, il faut nécessairement transmettre celui demandeur de la bourse. 9

10 9 Import du privé : Perte de RIB suite au changement de responsable Symptôme : Dans GFE, le RIB est "perdu", ce qui transforme un paiement TG en paiement à la caisse. Remarque : Cela ne fait pas l objet d une erreur dans le compte-rendu d import du privé. Analyse : Le responsable qui avait transmis le RIB n est plus envoyé dans le fichier XML fourni par l éditeur privé. Exemple : Pour l année scolaire précédente, seul le père était rattaché à l élève ; le père avait par ailleurs transmis son RIB pour cet élève. Pour l année scolaire en cours, seule la mère est rattachée à l élève dans le logiciel privé. L import du fichier a donc détaché le père dans BEE, ce qui a conduit à la perte du RIB dans GFE. Transmettre si possible les deux responsables de l élève à BEE, via le fichier XML. Le responsable ayant transmis son RIB doit être légal 1. Si l éditeur privé ne gère qu un seul responsable, alors il faut dans BEE : indiquer le RIB du nouveau responsable. 10

11 10 Import du privé : Gestion des LV8 Symptôme : Le lot BAN associé à la version a modifié les codes internes et les clés de gestion des langues LV8. Par exemple : ALL8 a été remplacé par 03A108 ALL-8. Dans Nomenclatures, activer le bouton 'Lancer le profilage' (Menu Profilage puis Formation) afin que les anciennes codifications des langues soient supprimées dans STS-WEB. Exporter de nouveau les nomenclatures vers le logiciel privé. Saisir les options des élèves. Attention : La LV8 doit être obligatoirement choisie en fonction de la LV1 ou de la LV2 (ALL-8 ou AGL-8 si ALL1/AGL2). 11