GESTION DE PROJET. Starting Workshop AWP 2012 Environnement Bangui, Mai 2012

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1 GESTION DE PROJET Starting Workshop AWP 2012 Environnement Bangui, Mai

2 GESTION DE PROJET 2

3 PREMIERE PARTIE 1. Méthode 2. Procédures 3. Techniques 4. Outils 3

4 20% des s atteignent les objectifs initiaux Exercice 1 : Fournir les raisons 4

5 RAISONS 1. Le manque de business case solide 2. Le manque de compréhension des produits finaux ou des produits livrables attendus 3.Le manque d une bonne structure de gestion avec des rôles et des responsabilités clairement définies 5

6 4. L incapacité de planifier, faire le suivi et de contrôler les activités qui composent le 5. L incapacité de communiquer les plans et les progrès par rapport à ces s à toutes les parties prenantes du 6. Les systèmes inadéquats pour la gestion des risques, des changements et de la qualité 6

7 METHODE 1. Comment est ce que le travail sera abordé? 2. Comment le travail sera organisé? 3. Quels sont les facteurs principaux qui doivent être expliqués? 4. Qui aura la responsabilité de quoi? 5. Comment est-ce que la progression du travail sera suivi et communique? 7

8 PROCEDURE 1. Instruction du travail qui détaillent ce qui doit être fait 2. L ordre dans lequel les choses doivent se produire 8

9 TECHNIQUES 1. Les secrets du métier ou les compétences qui doivent être utilisés afin de faire le travail 9

10 OUTILS 1. Aides utilisées pour rendre le travail plus facile 10

11 Exercice :Services énergétiques pro pauvres

12 DEUXIEME PARTIE Applications 12

13 Un qu est ce que c est et pourquoi? Principles clés Processus Composantes Techniques Comment gérer un? Qu est ce qu il faut appliquer? L organisation et les rôles Description de ce qui est fourni Planification Communications Gestion et contrôles 13

14 Un Qu est ce que c est et pourquoi? Un a : 1. Une justification, des objectifs et des produits définis 2. Des activités définies pour générer des produits identifiés 3. Des ressources (financières, matérielles, informationnelles et humaines) définies 4. Un cycle de vie défini 5. Une structure organisationnelle temporaire définie un environnement de gestion qui est créé pour produire un ou plusieurs produits selon le plan d affaire une organisation temporaire nécessaire pour produire un effet ou résultat unique ou prédéfini, dans un laps de temps spécifié en utilisant les ressources prédéterminées 14

15 En bref Plan d affaire pour conduire chaque chose Cycle : Planifier Faire Revoir Les s doivent être gérés à travers les contrôles et les décisions On ne gère que ceque l on peut contrôler On gère par exception On organise et on contrôle PROCESSUS COMPOSANTES TECHNIQUES 15

16 PROCESSUS Démarrer un Diriger un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Gérér les limites d étape Clôturer un Planifier 1. ELEMENTS CLES D UN PROCESSUS DE PROJET COMPOSANTES Plan d affaire Organisation Plans Contrôles Gestion des risques Qualité dans un environnement de Gestion de configuration Contrôle de changement TECHNIQUES Planification basée sur les produits Approche de contrôle de changement Revue de la qualité Plus des techniques existantes utilisées 16

17 MODELE DE PROCESSUS D UN PROJET DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer les limites d étape Clôturer un Gérer la fourniture des produits Planifier 17

18 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer les limites d étape Clôturer un Gérer la fourniture des produits Planifier Diriger 9 un Projet DP1 DP2 DP3 DP4 DP5 Autoriser l initialisation Autoriser un Autoriser une étape ou un plan d exception Donner une orientation ad hoc Confirmer la clôture d un Initiation Limites d étapes Direction Ad hoc Clôture de 18

19 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Planifier Gérer les limites d étape Clôturer un Démarrer un Projet (DP) 9 Démarrer un DP 1 Recruter le comité de pilotage et du gestionnaire de DP2 Désigner l équipe de gestion de DP3 Recruter l équipe de gestion du DP5 Définir l approche du DP4 Préparer un bref résumé du DP6 Planifier l étape d initiation du 19

20 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Gérer les limites d étape Clôturer un Initier un Projet (IP) Planifier 9 Initier un (IP) IP 1 Planifier la qualité IP2 Planifier un IP3 Redéfinir le plan d affaire et les risques DP5 Mettre en place les dossiers du IP4 Mettre en place le contrôle DP6 Constituer le document d initiation du (DIP) Objectifs Risques Plan d affaire Structure de l équipe Plans de s 20

21 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Planifier Gérer les limites d étape Clôturer un Contrôler une étape 9 Contrôler une étape (CE) Autorisations Comité de pilotage du Rapports de vérification Problèmes du CE1 Autoriser un paquet de travail CE3 Capter les problèmes du CE5 Revoir l état d étapes du CE7 Prendre des actions correctives CE2 Évaluer les progrès CE4 Examiner les problèmes du CE6 Fournir des aperçus sur le CE8 Classer les problèmes du Comité de CE9 Recevoir la paquet complet de travail 21

22 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Planifier Gérer les limites d étape Clôturer un Gérer la fourniture de produit 9 Gérer la fourniture de produit (GFP) Paquet de travail autorisé GFP 1 Accepter un paquet travail GFP 3 Fournir un paquet travail GFP 2 Exécuter un paquet travail Produits signés Rapports de progrès 22

23 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Planifier Gérer les limites d étape Clôturer un Gérer les limites d étape Rapports de progrès / Exception Plans d étape 9 Gérer les limites d étape (GLE) CE1 Planifier une étape CE3 Actualiser un plan d affaire de CE5 CE2 Actualiser un plan de CE4 Actualiser le tableau de risques CE6 Rapports de fin d étape Plans de la prochaine étape Demande d autorisation pour engager Faire le rapport de fin d état Produire un plan d excéption Plan d exception 23

24 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Planifier Gérer les limites d étape Clôturer un Clôturer un 9 Notifier la fin du Clôturer un (CP) Rapport final du Tableau des Leçons apprises CP 1 Dé commisioner un CP 2 Identifier les actions de suivi Rapport sur les Leçons apprises Document d initiation du CP 3 Revue de l évaluation du Dossiers du 24

25 MODELE DE PROCESSUS DE PRINCE2 DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Planifier Gérer les limites d étape Clôturer un Planifier Approche de Plan d exception Tableau des risques 9 Planifier (PL) PL 1 Élaborer un plan PL 3 Identifier les activités et les dépendances PL 5 Établir le calendrier PL 2 Définir et analyser des produits PL 4 Estimer PL 6 Analyser les risques Plans de /étape Plans d exception Tableau de risque actualisé Plans de qualité PL 9 Compléter un plan Liste de vérification des produits 25

26 26

27 Où êtes vous maintenant dans votre? DIRIGER UN PROJET Démarrer un Initialiser un Contrôler une étape Gérer les limites d étape Clôturer un Gérer la fourniture des produits Planifier 27

28 PROCESSUS Démarrer un Diriger un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Gérér les limites d étape Clôturer un Planifier 2. ELEMENTS CLES DES COMPOSANTES D UN PROJET COMPOSANTES Plan d affaire Organisation Plans Contrôles Gestion des risques Qualité dans un environnement de Gestion de configuration Contrôle de changement TECHNIQUES Planification basée sur les produits Approche de contrôle de changement Revue de la qualité Plus des techniques existantes utilisées 28

29 Composantes d un PROJET Contrôle du changement Plan d affaire Gestion de configuration Gestion de qualité Organisation Plans Gestion des risques Contrôle 29

30 1. Plan d affaire Gestion d étape 1 Gestion d étape 2 Gestion d étape 3 Initiation de Revues du comité de (évaluation de fin d étape) Clôture de Raisons Justifications Bénéfices Coûts Risques Échéances Projet Plan d affaire Raisons Bénéfice Risques Options Coût/éch éance Évaluation investissem ent 30

31 2. Organisation Executif Fournisseur Utilisteur Executif Plan d affaire, valeur de la monnaie Utilisateur demande, utilise le resultat Fournisseur ressources et capacités à générer les produits et services 31

32 structure organisationnelle Gestion de programme Comité de Utilisateur Exécutif Assurance de Gestionnaire de Gestionnaire de l équipe Fournisseur Appui de Assurance de programme Assurance de Groupe de sponsor Directeur de programme Gestionnaire programme Comité de Gestionnaire Gestionnaire d équipe Gestion des affaires Gestionnaire changement Appui de programme Appui de Equipe de Rôle mandataire Rôle optionnel 32

33 3. Plans Plans de s Plans d étape Plans d étape Plans d étape Plans d équipe Plans d équipe Plans d équipe Plans d équipe Plans d équipe Plans d équipe 33

34 a. Plans Plans d équipe Étapes de gestion Plan d étapes Étapes techniques Plan d équipe 34

35 b. Plans Plans d exception Plan de Plan d exception Plan d étape Plan d équipe 35

36 c. Eléments d un Plan Produits Prérequis Hypothèses Quality Requirements Activitiés Ressources Risques Points de Contrôle Activités revisées & Ressources durée & coût 36

37 4. Contrôles Au sujet de prise de décision 37

38 a. Contôle - Tolérance Gestion de programme Tolérance de Comité de Utilisateur Exécutif Fournisseur Assurance de Tolérance d étape Gestionnaire de Gestionnaire de l équipe Appui de Tolérance de paquet Equipe de 38

39 b. Étapes de contrôles Initiation de Revues du comité de Clôture de Etape de gestion 1 Etape de gestion 2 Etape de gestion 3 Initier Spécifier Elaborer Construire Tester Former Suivre Limites d étape 39

40 5. Gestion des risques Gestion Des Identification des risques Risques Évaluation des risques Identification des réponses Sélection des réponses Rapport de suivi Planifier Ressourcer Analyse des risques Gestion des risques 40

41 6. Qualité dans un environnement de Systèmes de qualité Manuel de Qualité Déclaration de la politique de qualité Organisation Procéssus Procédures 41

42 a. Qualité dans un environnement de Assurance qualité Manuel de qualité 42

43 b. Planification de qualité et contrôle de qualité Planification de qualité Objectifs et demandes Approche Plan de qualité Activités de la qualité d étape Revue de qualité Contrôle de qualité 43

44 7. Gestion de configuration Planification Identification Contrôle compte Vérification 44

45 8. Contrôle de changement Problèmes du Problème de Quoi? Pourquoi? Qui? Combien? Tableau de problème 45

46 PROCESSUS Démarrer un Diriger un Initialiser un Contrôler une étape Gérer la fourniture des produits Gérér les limites d étape Clôturer un Planifier 3. ELEMENTS CLES DES TECHNIQUES D UN PROJET COMPOSANTES Plan d affaire Organisation Plans Contrôles Gestion des risques Qualité dans un environnement de Gestion de configuration Contrôle de changement TECHNIQUES Planification basée sur les produits Approche de contrôle de changement Revue de la qualité Plus des techniques existantes utilisées 46

47 Techniques Planification basée sur les produits Approche de contrôle de changement Revue de la qualité 47

48 1. Planification basée sur les produits Produits du Produits de gestion Produits de spécialiste 48

49 a. Planification basée sur les produits Structure de produit Description de produit Diagramme de flux de produit 49

50 b. Planification basée sur les produits - Structures de produits - PRODUITS FINAUX Produits de gestion Produits de spécialiste Plans Rapports Approche Contrôle Plan d affaire Produits de qualité Plan de Plan d étape Plan d exception Plan de revue de post Plan de communication Rapport des grandes lignes Rapport des point de vérification Rapport d exception Rapport de fin d étape Rapport de fin de Rapport de leçons apprise Recommandations sur les actions de suivi Mandat du Résumé de Document d initiation de Approbation du comité de Paquet de travail Tableau des risques Tableau des leçons apprises Tableau du journal Organisation Critère d acceptation Plan de qualité de Produits d inspection de qualité Description de produits Enregistrement des rubriques de configuration Plan de gestion de configuration Tableau des problèmes Document de revue de qualité Tableau de qualité Autres documents 50

51 c. Planification basée sur les produits - Description de produit - Description de produit But Composition Dérivation Format et présentation Alloué au critère de qualité Méthode de qualité Vérification de qualité Capacités requises Pourquoi le produit est il nécessaire? Qu est ce que pourra faire le produit? D où viendra le produit? Quelle forme prendra le produit? Qui créera le produit? Quels sont les facteurs clés de qualité? Comment la qualité sera appréciée? Qui est qualifié pour vérifier les produits? 51

52 d. Planification basée sur les produits - Diagramme de flux de produits - Diagramme de flux de produits Produit 1 Commencement Produit externe Durée Produit 2 Fin 52

53 2. Approche de contrôle de changement Problème de Quoi? Pourquoi? Qui? Combien? Requête pour le changement Problème de Quoi? Pourquoi? Qui? Combien? Tableau de problèmes Spécification Problème de Quoi? Pourquoi? Qui? Combien? Question 53

54 Approche de contrôle de changement Analyse d impact Qu est ce qui changera? Quel effort aura-t-on besoin? Quel sera le plan d affaire? Tableau de problèmes 54

55 3.Technique de revue de qualité Préparation Réunion Suivi Attire l attention sur le Problème Échange sur le produit Évalue le produit Élabore la liste des questions Discute/clarifie S accorde pour le suivi Effet et signe Établit les minutes et définit les actions Notification au gestionnaire de l équipe Planification du travail Rectification des défauts Signature 55

56 En résumé 56

57 1. Produits et étapes démystifiés Récettes Cours 57

58 2. Plan d action Y a-t-il des manques entre les principes, les processus, composantes, ou les techniques appropriés et votre actuel? Qu est ce que vous devriez faire différemment? Qu est ce qui pourrait bloquer votre progrès dans sa réalisation? Quel appui avez vous besoin? Quel est votre prochain plan d étape? 58

59 3. Quel est le type d organisation défini? Gestion de programme Comité de Groupe de sponsor Directeur de programme Gestionnaire programme Gestion des affaires Gestionnaire changement Utilisateur Exécutif Assurance de Gestionnaire de Fournisseur Appui de Assurance de programme Assurance de Comité de Gestionnaire Appui de programme Appui de Gestionnaire de l équipe Gestionnaire d équipe Equipe de Rôle mandataire Rôle optionnel 59

60 4. Produits fournis identifiés Produits de gestion Plan d affaire Structure d équipe Rapports d état Plan de travail Paquets de travail Tableau des problèmes Tableau des risques Tableau de qualité Etc. Produits de spécialistes?? 60

61 5. Plans développés? Plan de Projet Plans d étape Plans d équipe Y compris Produits (fournis) Activités Activités de Qualité Ressources financières Ressources Humanaines (+ effort) Durée Dépendances (+ externe) Tolérances 61

62 6. Communications? Rapports sur les besoins Communication de l equipe/ Cpmmunication externes Processus de prise de décision 62

63 7. Gestion et Contrôle Avez vous un dispositif de contrôles pour Qualité Risque Ressources humaines Finances Gestion Communications Tolérances? 63

64 8. Comment la qualité est assurée??? Assurance de? Critère de qualité pour les produits? Activités de qualité? Revues de qualité? Supervision/suivi? 64

65 9. Êtes vous prêt pour votre??? Un plan d affaire conduit chaque chose Un cycle Planifier faire Revoir Des s doivent être gérés à travers des dispositifs de contrôles et de décision On ne gère que ce que l on peut contrôler Gestion par exception Un organisé et contrôlé 65

66 Singuila mingui 66