Procédure d installation

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1 Procédure d installation 1 / 20

2 I. VOLET CLIENTS DE L OFFICINE A. PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT Depuis un iphone, un smartphone ou internet, offre une palette de services à distance unique sur le marché. Pour vos clients, c est l accès à des services innovants qui le fidéliseront à votre officine. B. MISE EN ROUTE La mise en route de nécessite d avoir la version 7.7 de winpharma C. PARAMETRAGE 1. Paramétrage dans winpharma Pour activer l'application, effectuez la procédure suivante : Ouvrez le menu Modules / winpharmacie / Paramètres / 1.Paramètres. Cochez la case Activer. Remplissez les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe :(Il s agit du nom utilisateur et du mot de passe que vous utilisez pour la MAJ winpharma) Cochez la case Envoyer une alerte en cas de demande de renouvellement si vous voulez recevoir les alertes par messagerie. Paramétrez les horaires d'ouverture de votre officine à partir du bouton Horaires d'ouverture pour que l'information correspondante soit disponible en consultation pour les clients. Remplissez aussi le champ celui-ci ne sera pas visible des clients. 2. Onglet 2. Publicité dans winpharma Ouvrez l'onglet Publicité dans le menu Modules / winpharmacie / Paramètres pour paramétrer la publicité qui s'affiche sur. 2 / 20

3 Utilisez les boutons à gauche pour paramétrer l'image, et la zone à droite pour taper le texte voulu. Comme résultat, la publicité s'affiche au-dessous des boutons : 3. Abonnement à Pour abonner le client à, ouvrez la fiche client (l'onglet 2. En Compte) ou choisissez l'assuré dans la fenêtre de facturation. L'icône W s'affiche près du nom du client ou près du bouton Abonner dans la fiche client. 3 / 20

4 Appuyez sur le bouton Abonner ou sur l'icône W dans la fenêtre de facturation pour obtenir la fenêtre d'abonnement. 4 / 20

5 Pour créer le nouveau client, appuyez sur le bouton Créer. La fenêtre suivante s'affiche : Saisissez les paramètres d'accès sur la partie Web : l' de votre client (pas nécessaire, mais fortement recommandé), le nom d'utilisateur (l' est automatiquement saisi comme le nom d'utilisateur par défaut). Cochez les cases Envoyer SMS, Imprimer et/ou Envoyer pour choisir un ou plusieurs moyens d'informer le client qu'il pourra maintenant utiliser son nom d'utilisateur et le mot de passe fourni automatiquement pour accéder à. Le message au client contient les informations suivantes : 5 / 20

6 SMS : Vos paramètres d accès à Nom d utilisateur ******* Mot de passе ******* Feuille imprimée (idéalement sur une imprimante ticket de caisse : Appuyez sur le bouton OK. Ce client est désormais marqué avec l'icône dans la liste des clients et dans la fenêtre de facturation quand il est choisi. Les options supplémentaires sont disponibles dans la fenêtre de paramétrage de : Provisoirement désactiver - désactiver la possibilité d'utiliser pour le client choisi. Le client sera marqué par l icône. Ré-activer - ré-activer la possibilité d'utiliser WinPharmacie pour le client choisi. Supprimer - supprimer l'abonnement pour le client choisi. Générer nouveau mot de passe - générer le nouveau mot de passe pour le client choisi. L'information sera envoyée par un ou plusieurs modes choisis dans la fenêtre qui s'affiche - SMS, la feuille imprimée ou . Changer login - changer le nom d'utilisateur pour le client choisi. Envoyer un message au client - envoyer le message au client choisi. 6 / 20

7 4. Utilisation La fenêtre suivante s'affiche : a. Fonctionnalités de WinPharmacie (pour IPhone) Une fois connecté, le client accède à un tableau de bord. La fenêtre des options winpharmacie.com s'affiche : 7 / 20

8 Les boutons sont : 1. Ma Pharmacie Trois onglets sont disponibles : Horaires de la pharmacie. Ils sont connus grâce aux informations renseignées dans les Honoraires de garde de winpharma. Remarque : Dès lors que l'information est modifiée dans winpharma, elle est mise à jour automatiquement dans. Coordonnées. Permet de consulter les coordonnées de la pharmacie. Le numéro de téléphone est cliquable, et déclenche l appel. Carte Fidélité. Cette information n est affichée que dans le cas où le module winfidélité est activé à l officine. Elle permet au client de l officine de consulter l'information sur ses points de fidélité cumulés à la pharmacie. 8 / 20

9 Le nombre de points acquis par le client, le nombre de points manquants pour obtenir une remise et le code-barre qui peut être utilisé à la place de la carte de fidélité sont affichés. 2. Mes Médecins Liste des médecins consultés par le patient. Si le téléphone est renseigné, alors il est cliquable et déclenche l appel. Si l adresse est connue, alors un plan s affiche. 3. Mes Ordonnances La liste des dernières ordonnances du client (12 derniers mois sont affichés). Le bouton Détail permet de voir le détail de l ordonnance, et de demander le renouvellement. 9 / 20

10 Les différents types de factures sont affichés : les factures sans médecin indiqué et sans l'ordonnance les factures avec médecin indiqué et sans ordonnance 10 / 20

11 les factures avec ordonnance (toujours avec médecin indiqué) o sans le scan d'ordonnance o avec le scan d'ordonnance Le scan de l ordonnance est disponible dans l'onglet Image. Appuyez sur l'icône Notice pour obtenir l'information sur la prescription du médecin. (équivalent de la notice présente dans la boite). 11 / 20

12 Les commentaires suivants peuvent apparaître sous la ligne de l ordonnance : le renouvellement accordé le renouvellement non-accordé le renouvellement en cours de traitement 12 / 20

13 4. Pharmacie de garde Appelle un numéro (surtaxé) qui informe l appelant de la pharmacie de garde la plus proche. 5. Mon Compte La page permet au client de gérer son compte - de changer son mot de passe. 6. Mes Messages Si l'option Masquer déjà lus est choisie, les messages déjà lus ne seront pas affichés. Plusieurs types de messages sont disponibles : Messages concernant le paramétrage des renouvellements Messages à partir de la fenêtre des demandes des renouvellements dans winpharma Les messages sont indiqués comme des réponses aux demandes. Messages concernant les produits promis préparés (disponible seulement si la gestion des promis complète est utilisée dans winpharma) Ces messages ont toujours dans le statut non-lu, si le client obtient un promis préparé. Quand le statut de promis est changé, le message sera supprimé 13 / 20

14 automatiquement de la boîte de messagerie. Le message contient un code barre qui peut être utilisé comme le ticket de promis. Dans la version IPhone, si le client pivote son IPhone, les codes barres différents (le code-barre 2D et le code-barre ordinaire) sont affichés. Messages concernant les points de fidélité (uniquement si la pharmacie utilise les points de fidélité) b. Création et traitement des renouvellements Pour créer un renouvellement, le client utilise le menu Mes Ordonnances dans. Il est nécessaire d'appuyer sur le bouton Détail et de choisir l'onglet Renouveler. 14 / 20

15 Puis, il est possible de demander le renouvellement. Il est possible de demander une quantité supérieure à la délivrance initiale seulement s'il n y a pas d'ordonnance pour ce produit. Remarque Dans le cas où il serait impossible de demander une quantité supérieure à la délivrance initiale (l'ordonnance est présente), le message suivant s'affiche : Le client appuie sur le bouton Demander le renouvellement. La demande est prise en compte dans winpharma. Puis, le message suivant s affiche dans winpharma si la case Envoyer une alerte en cas de demande de renouvellement est cochée dans le menu Modules / winpharmacie / Paramètres. 15 / 20

16 Appuyez sur le bouton Traiter la demande. La fenêtre suivante s'affiche - aussi disponible dans le menu Modules / winpharmacie / Renouvellements demandes par le site. : 16 / 20

17 A gauche, l'information sur la demande (le statut, les dates d'ordonnance et du demande et le client) est affichée ligne par ligne. L'information plus détaillée sur la facture et les produits intégrés à la demande est affichée au-dessous de la liste. Les renouvellements acceptés sont marqués par l'icône verte, les renouvellements refusés sont marqués par l'icône rouge, les renouvellements en cours de traitement sont marqués par l'icône jaune. Lors de chaque ouverture de cette fenêtre, la liste des demandes en cours de traitement est affichée par défaut. Pour afficher toutes les demandes, appuyez sur le bouton Afficher toutes les demandes. Le scan d'ordonnance (si disponible) est affiché à droite. Dans cette fenêtre, il est possible de : Accepter la demande de client Utilisez le bouton Accepter la demande. La facture en attente sera créée pour ce client. Les produits dans la facture sont ajoutés comme les promis forcés. Les lignes des promis sont ajoutées automatiquement dans la liste promis pour n'importe quelle version de promis (simplifiée ou complète). Dans, le client est informé que le renouvellement est accepté. 17 / 20

18 Choisissez le client en question dans la fenêtre de la facturation et traitez la facture en attente comme d'habitude quand le client vient acheter les produits. Si l'ordonnance contient plusieurs produits, mais que le client demande un renouvellement pour seulement un produit, la procédure est la même, mais les produits non-inclus dans le renouvellement ne seront pas inclus dans la facture générée. La quantité à renouveler pour ces produits sera 0 : Le champ QteRenouv est disponible pour les modifications, si nécessaire. Refuser la demande Utilisez le bouton Refuser la demande. Le renouvellement pour le client ne sera pas accordé. Envoyer un message au client Le message sera disponible dans l onglet Mes Messages de. Ces messages sont indiqués comme les réponses aux demandes. Afficher toutes les demandes 18 / 20

19 Remarque Afficher les renouvellements déjà traites et les messages sans réponse. Il est impossible de créer des renouvellements pour les ordonnances pour lesquelles les renouvellements sont déjà demandés. Il est impossible de créer les renouvellements pour les stupéfiants et les locations. Ils sont indiqués dans la liste seulement pour l'information. Il est possible de demander un renouvellement pour une vente rapide, si le nom du client est saisi. 19 / 20

20 II. VOLET PHARMACIENS Le volet pharmaciens de est un outil qui vous permet de gagner du temps et d agir sur votre officine lors de vos déplacements. Même éloigné de votre officine, vous pouvez accéder à différentes informations disponibles dans winpharma, agir sur l officine à distance et communiquer avec votre équipe restée à l officine en utilisant la messagerie interne de winpharma. Vous utilisez déjà winiphone? Si vous utilisez déjà winiphone, ce volet pharmacien est installé sur votre smartphone. Inutile de poursuivre. Vous n utilisez pas encore winiphone? Si vous n utilisiez pas winiphone, reportez vous à l Aide winpharma Menu Aide? Recherchez l Aide sur Rechercher : winiphone Sélectionner une rubrique : Modules supplémentaires Cliquez dans la colonne de droite sur Mise en route et suivez les instructions 20 / 20

21 Pour toute question complémentaire, n hésitez pas à joindre le Service Clientèle winpharma : ou contact@winpharma.com 21 / 21