Création de la base Elèves dans BCDI/Esidoc

Transcription

1 Remarques préliminaires L'objectif de ce document est de montrer comment maîtriser au plus près la création des identifiants (login/mot de passe) dans BCDI/Esidoc au moment de l'importation de la base Elèves. La récupération des données se faisait jusqu'à présent depuis SCONET (SIECLE pour cette année) et restreignait le choix des identifiants. (numéro d'emprunteur ou INE recopié en mot de passe) La configuration du lycée du Coudon : 1530 élèves l'établissement utilise, entre autres, IACA (réseau informatique), Pronote, Claroline (campus), Grr (réservation de salles) pour lesquelles chaque utilisateur a les mêmes identifiants, et donc BCDI/Esidoc c'est admin réseau qui gère la création des comptes dans IACA et Pronote en commençant par ce dernier ; je m'occupe des autres comptes... Dans BCDI on ne peut pas contrôler le champ «Numéro d'emprunteur», par contre c'est possible pour les champs «INE» «mot de passe» et «divers» De quelles données avons nous besoin au minimum? Nom Prénom Login Mot de passe Classe et au maximum? Nom Prénom Login Mot de passe Classe Adresse Code postal Ville Téléphone Mel L'INE m'a semblé inutile, le champ accueillera donc le login

2 Pronote est, au lycée du Coudon, la base qui comporte le plus de données, c'est donc de cette application que nous sommes partis pour générer une exportation au format csv Il est impératif d'utiliser Excel (ni OpenOffice, ni LibreOffice), et CsvXml (pas l'outil en ligne du CRDP de Poitiers) voir cette page Je suis parti de ce document de Sophie Bocquet (merci Caroline ;-) des remarques d'elsa et des connaissances informatiques de l'admin réseau du lycée... Enfin, Il vous faudra probablement adapter certaines étapes en fonction de la configuration et des applications (Pronote, Scribe, IACA) de votre établissement Les étapes 1. Votre admin réseau fait une exportation Elèves depuis Pronote (ou votre application) avec les champs : Nom Prénom Login Mot de passe Classe Adresse Code postal Ville Téléphone Mel Vous avez donc un fichier de type eleves.csv (par exemple) dans lequel le séparateur utilisé est le «;»

3 2. Faites une copie de ce fichier

4 3. Ouvrez eleves.csv avec Excel Attention la donnée «Adresse» est en fait sur 4 colonnes, dans mon exemple R1_ADRES 1, R1_ADRES 2, R1_ADRES 3 et R1_ADRES 4. Il faut les fusionner en une seule colonne, pour cela

5 4. Sélectionnez les 4 colonnes et copiez les

6 5. Ouvrez un nouveau classeur Excel et collez les 4 colonnes

7 6. Enregistrez ce nouveau classeur en csv (toto.csv par exemple) 7. Fermez toto.csv

8 8. Revenez à eleve.csv [Excel] et cliquez dans une cellule vide dans la première ligne

9 9. Dans le menu «Données» sélectionnez «Données externes» puis «Importer des données»

10 10. Dans la nouvelle fenêtre sélectionnez le fichier toto.csv

11 11. Dans la fenêtre suivante ne modifiez pas les réglages et cliquez sur «Suivant»

12 12. Décochez la puce «Tabulation» et sélectionnez «Aucun» à identificateur de texte

13 et cliquez sur «Suivant» 13. Dans la fenêtre suivante, il n'y a rien à modifier, cliquez sur «Terminer»

14 14. Idem pour la fenêtre suivante, cliquez sur «Ok»

15 15. Les 4 colonnes initiales sont bien fusionnées en une seule, mais il reste les «;» qui servaient de séparateurs

16 16. Pour les supprimer, sélectionnez toute la colonne et dans le menu «Edition», cliquez sur «Remplacer»

17 17. Dans la nouvelle fenêtre à «Rechercher» tapez «;» et à «Remplacer par» mettez un espace, puis cliquez sur «Remplacer tout», puis sur «Ok» et sur «Fermer»

18 18. Sélectionnez les 4 colonnes initiales et supprimez les, puis enregistrez eleves,csv

19 19. On va en profiter pour créer un fichier de test avec seulement quelques élèves, pour cela sélectionnez quelques lignes (en partant de la première ligne et de la première colonne) et dans le menu «Edition» «Copier»

20 20. Ouvrez un nouveau classeur Excel et collez

21 21. Enregistrez ce nouveau classeur en test.csv Fermez tous vos fichiers Excel. Vous devez avoir 3 fichiers : eleves.csv toto.csv et test.csv 22. Ouvrez CsvXml,exe (il doit se trouver dans le répertoire «outils» de votre client BCDI)

22 23. Cliquez sur le bouton «Fichier CsV source» et dans la nouvelle fenêtre indiquez l'emplacement de votre fichier test.csv Une fenêtre vous demande quel séparateur a été utilisé pour créer le csv normalement vous répondez «Oui»

23 24. Notez que dans la fenêtre suivante un message indique le nombre de colonnes (ici 10) et le nombre de lignes (ici 9) reconnues, cliquez sur «Ok»

24 25. Cochez la puce «Remplacer la balise DIVERS_M par MOT_DE_PASSE_M», cochez la puce «Ne pas traiter le premier enregistrement», décochez la puce «Mettre NON en mot de passe», puis indiquez les champs BCDI qui vont correspondre aux champs de votre fichier csv. Dans mon exemple le champ «IDENT» du csv est en fait le login (issu de Pronote) et le champ BCDI sera «Numéro (identité)» ; le champ «MDP» ira dans le champ BCDI «Divers» mais ce dernier sera automatiquement reporté dans le champ «Mot de passe» (la première puce cochée). Cliquez sur convertir

25 26. Un message vous confirma la création d'un fichier Emprunteurs.xml placé à l'endroit de votre fichier test.csv Cliquez sur Ok

26 27. Une fiche exemple apparaît, dans mon exemple le téléphone semble absent pourtant le champ sera bien renseigné dans BCDI... cliquez sur «Quitter» et fermez CsvXml.exe

27 28. Dans BCDI allez dans «Changer de base» et cliquez sur «Travail perso»

28 29. Vérifiez que vous êtes bien dans la base «Travail perso» puis cliquez sur «Gestion du prêt» puis «Gestion des emprunteurs» puis «Importer»

29 30. Dans la nouvelle fenêtre indiquez l'emplacement de votre fichier Emprunteurs.xml puis sélectionnez «Toutes» «Avec mise à jour» puis cliquez sur «Ok»

30 31. Pour vérifier le résultat de ce test, «Gestion du prêt» «Gestion des emprunteurs» «Rechercher» «StatutM=élève»

31 32. Vérifiez les fiches

32 33. Si le test est probant, dans BCDI retournez dans votre base principale 34. IMPORTANT : dans le dossier où se trouvent vos fichiers eleves.csv toto.csv test.csv supprimez le fichier Emprunteurs.xml 35. Ouvrez à nouveau CsvXml.exe et cette fois dans «Fichier Csv source» indiquez le fichier eleves.csv reprenez les options vues plus haut 36. Dans mon exemple on retrouve le même nombre de colonnes mais un nombre bien plus conséquent de lignes!

33 37. Lancez la conversion, vous obtenez un nouveau fichier Emprunteurs.xml 38. Vous pouvez fermer toutes les applications sauf BCDI (dans la base principale) 39. Au besoin, faites une sauvegarde manuelle de votre base 40. Lancez l'importation du fichier Emprunteurs.xml comme vu plus haut 41. Vérifiez quelques fiches 42. Il vous reste à faire un changement par lots [voir la fiche Changement par lots sur Docazur]: 43. Passez le champ «Compte» à «OUI 44. Dans BCDI, testez un prêt ; vous pouvez également tester un compte élève en vous déconnectant de BCDI et au lieu de mettre votre MDP du compte Gestion, saisissez le login, puis le MDP d'un élève. Par contre il faudra attendre la prochaine synchronisation pour que les comptes élèves soient pris en compte dans Esidoc (si vous avez activé la fonction)