Dossier de demande de création/labellisation de Pôle d Activités et de Soins Adaptés

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1 Dossier de demande de création/labellisation de Pôle d Activités et de Soins Adaptés Nom complet de l établissement (qui intégrera le PASA) : Nombre de PASA : Capacité : Personne référente à contacter (Nom et fonction) Coordonnées (Tél et mail) ARS Nord Pas de Calais

2 Contenu du dossier Procédure de création/labellisation PASA/UHR 3 Textes de référence I/ Présentation de l établissement....6 II/ Opportunité du projet, objectifs et motivation III/ Projet du Pôle d Activités et de Soins Adaptés. 11 IV/ Environnement architectural..22 V/ Partie financière..24 2

3 Procédure de création/labellisation PASA/UHR 1) La demande de création d'un PASA est formalisée par le dépôt d'un dossier de candidature auprès de l ARS et du Conseil Général. La date limite de dépôt de candidature pour les établissements est le 31 mars ) Simultanément à la constitution du dossier administratif de candidature, l'établissement évalue les résidents présentant des troubles du comportement au moyen de l'échelle NPI-ES. Cette évaluation, validée par le médecin coordonnateur, est tenue à la disposition des médecins de l ARS. 3) L instruction du dossier est réalisée par l ARS et le Conseil Général. Sont définis des critères de labellisation relatifs au cadre bâti 1 à opérer en fonction des cas de figure suivants, selon qu il s agit : a. de la création d un PASA dans un EHPAD existant, b. de la création d un PASA dans un EHPAD neuf ou en extension. L instruction doit être clôturée et les courriers relatifs à l avis favorable ou défavorable sur les pièces du dossier envoyés jusqu au 15 mai ) Un premier avis favorable sur les pièces du dossier de l ARS déclenche une visite sur place de l ARS et du Conseil Général visant à s assurer : a. de la concordance du projet PASA avec la réalité du fonctionnement de l établissement, b. et du profil des résidents. Un médecin de l ARS s assurera de l'éligibilité des résidents à la création d'un PASA, conformément aux critères d admissibilité définis en annexe de la circulaire du 7 janvier 2010 (échelle NPI-ES). Réalisation des visites : jusqu à fin juin La date de la visite sur place sera imposée aux établissements et précisée dans le courrier d accompagnement de l avis d instruction sur dossier. 5) Un avis favorable à l issue de la visite sur site a pour conséquence la décision de labellisation provisoire qui vaut financement ponctuel du PASA. Un courrier de labellisation conjoint ARS/CG est envoyé à l établissement. Une première saisie dans FINESS et Sélia est effectuée. La décision de labellisation peut être assortie de réserves et/ou remarques à prendre en compte par l établissement dans un délai fixé dans la décision. Il peut s agir : d une demande de travaux d aménagement qui peuvent faire alors l objet d une demande au titre de plan d aide à l investissement de la CNSA (ingénierie de projet et/ou travaux) et/ou de remarques et de réserves sur le contenu des autres aspects du projet qui doivent alors être prises en compte par l établissement pour permettre la pérennisation du pôle ou de l unité. Cette décision doit comporter un délai précisant l échéance de la visite de confirmation de la labellisation (ou visite de fonctionnement). Si le PASA s intègre dans un projet d extension ou de création d EHPAD, la visite de conformité organisée à réception des travaux fait office de visite de fonctionnement. 6) Suite à l avis favorable de la visite de fonctionnement, la confirmation du PASA entraîne une décision de labellisation du Directeur Général de l ARS (DGARS) et du Président du Conseil Général portant création sans extension de capacité pour le PASA. Cette nouvelle décision devra faire l'objet d'une saisie dans FINESS et Sélia. 1 Vous trouverez les critères de labellisation relatifs au cadre bâti dans l annexe 2 de la circulaire du 31 mai 2010 relative à la campagne budgétaire Ces critères sont complétés par la circulaire du 19 septembre 2011 relative à la mesure 16 qui accorde la possibilité de «labelliser sur dossier» 3

4 La non-confirmation de la labellisation d un PASA entraîne la non-reconduction des financements spécifiques attachés au fonctionnement de ces unités à compter de l année qui suit celle de la visite de fonctionnement. Points spécifiques pour les extensions ou les créations d établissements : L étape 2 n est pas matériellement envisageable compte tenu de la nature de ces projets. Elle devra être réalisée lors de la première année de fonctionnement du PASA et sera tenue à disposition des médecins de l ARS lors de la visite de confirmation de la labellisation (ou visite de fonctionnement) L étape 4 est opérée par la visite de conformité qui vaut également décision de labellisation. Le PV de visite de conformité doit indiquer ce point de façon spécifique de manière à identifier les suites éventuelles à donner concernant les remarques et/ou réserves sur le contenu du projet. De la même manière, le PV de conformité doit, concernant cette question, prévoir les modalités de la visite de fonctionnement devant ou non confirmer la labellisation de l unité ou du pôle. Cas particulier : La labellisation «sur dossier» La circulaire interministérielle du 19 septembre 2011 relative à la mesure 16 du Plan Alzheimer accorde la possibilité de procéder à des «labellisations sur dossier». En cas d opération de travaux significative pour remplir les conditions architecturales des cahiers des charges, la labellisation est possible après instruction conjointe du dossier avec les services du conseil général. Cette décision de labellisation a cependant des particularités : Elle doit faire l objet de réserves dans le sens où, lors de la visite de conformité, le projet doit être conforme au dossier présenté sur pièces et labellisé ; Elle ne déclenche pas de financement du fait de l absence de fonctionnement du PASA ou de l UHR ; La visite de conformité vaut visite de labellisation et déclenche le financement de l activité. Il sera indiqué dans le procès verbal de visite de conformité l échéance à laquelle interviendra la visite de fonctionnement. La visite de fonctionnement est inchangée par rapport aux autres procédures de labellisation. 4

5 Textes de référence - Plan Alzheimer et maladies apparentées ; - Circulaire n DGAS/DSS/DHOS/2009/195 du 06 juillet 2009 relative à la mise en œuvre du volet médico-social du «Plan Alzheimer et maladies apparentées » et ses annexes ; - Instruction interministérielle N DGAS/2C/DHOS/DSS/ 2010/06 du 07 janvier 2010 relative à l application du volet médico-social du «Plan Alzheimer et maladies apparentées » ; - Circulaire interministérielle N DGCS/5C/DSS/1A/201 0/179 du 31 mai 2010 relative aux orientations de l exercice 2010 pour la campagne budgétaire des établissements et services médico-sociaux accueillant des personnes handicapées et des personnes âgées ; - Instruction technique CNSA du 27 mai 2010 relative à la mise en œuvre du Plan d Aide à l Investissement (PAI) dans les établissements et services pour personnes âgées et personnes handicapées (enfants et adultes) en Circulaire interministérielle du 29 avril 2011 relative aux orientations de l exercice 2011 pour la campagne budgétaire des établissements et services médico-sociaux accueillant des personnes handicapées et des personnes âgées ; - Circulaire interministérielle du 19 septembre 2011 relative à la mesure 16 du Plan Alzheimer - Recommandations de bonnes pratiques professionnelles : Diagnostic et prise en charge de la maladie d'alzheimer et des maladies apparentées - Haute Autorité de Santé - Mars 2008 ; - Recommandations de bonnes pratiques professionnelles : L'accompagnement des personnes atteintes d'une maladie d'alzheimer ou apparentée en établissement médico-social -Agence nationale de l'évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médicosociaux février 2009 ; - Recommandations de bonnes pratiques professionnelles : Maladie d'alzheimer et maladies apparentées : prise en charge des troubles du comportement perturbateurs - Haute Autorité de Santé mai

6 1-Partie administrative I/ Présentation de l établissement Nom de l établissement (qui intégrera le PASA) Localisation (Adresse complète) Catégorie juridique de l établissement N FINESS Date d autorisation 2 - Offres de prise en charge proposées Nombre de places Autorisées Installées Hébergement Permanent (après partition pour les EHPAD concernés) Dont spécifique «Alzheimer» Hébergement Temporaire Dont spécifique «Alzheimer» Accueil de Jour Dont spécifique «Alzheimer» Précisez si autres catégories d accueil : Total GMP actuel : Dernier GMP validé : date de la validation: PMP actuel : Dernier PMP validé : date de la validation: 6

7 Présentation de l entité gestionnaire de l établissement (si différent de l établissement intégrant le PASA) 1 - Partie administrative Nom de l entité gestionnaire Localisation (Adresse complète) Catégorie juridique 2 Descriptif de l activité 2.1. Si l entité gestionnaire est un établissement de santé (centre hospitalier par exemple), vous en présenterez l activité gériatrique - Service de médecine : En médecine Nombre de lits/ places Installés Dont en court séjour gériatrique Dont en hôpital de jour gériatrique - Equipe mobile de gériatrie : Oui Non - Consultation mémoire : Oui Non - Service de Soins de Suite et de Réadaptation (SRR) : Oui Non Nombre de lits installés : Est-ce que le SSR a individualisé une prise en charge spécifique des malades «Alzheimer»? Oui Non Si oui, pour combien de lits? L unité est-elle sécurisée? Oui Non Est-ce une unité labellisée par l ARH en Unité Cognitivo-Comportementale? Oui Non 7

8 Si non, avez-vous le projet de demander cette labellisation? Oui Non Avez-vous demandé une reconnaissance pour une spécialité gériatrique du SRR? Oui Non Si oui, pour combien de lits ou quel volume d activité? 2.2. Si l entité gestionnaire n est pas un établissement de santé Description succincte des principales activités gérontologiques : 8

9 II/ Opportunité du projet, objectifs et motivations 1- Présentation succincte de la demande 2- Opportunité du projet Vous démontrerez l opportunité à travers une analyse des besoins auxquels le projet du PASA à vocation à répondre. Cette analyse devra comporter à minima, une étude des caractéristiques de la population souffrant de la maladie d Alzheimer ou de pathologies apparentées : - Part des personnes souffrant de la maladie d Alzheimer ou de pathologies apparentées dans la population accueillies au sein de l EHPAD ; - Estimation du nombre de personnes éligibles à entrer dans le PASA selon les critères fixés dans l instruction interministérielle N DGAS/2C/DHO S/DSS/2010/06 du 07 janvier 2010 relative à l application du volet médico-social du «Plan Alzheimer et maladies apparentées », en annexe 5. 9

10 3 Objectifs poursuivis Comment le projet de PASA s inscrit dans le projet global de l établissement? 4 Perspectives d évolution éventuelles quant à la prise en charge de la maladie d Alzheimer 10

11 III/ Projet du Pôle d Activités et de Soins Adaptés Le pôle d activités et de soins adaptés (PASA) permet d accueillir dans la journée les résidents de l EHPAD (12 à 14 personnes) ayant des troubles du comportement modérés. Des activités sociales et thérapeutiques sont proposées au sein de ce pôle dont les principales caractéristiques sont : l accueil d une population ciblée : personne atteinte de la maladie d Alzheimer ou d une maladie apparentée ayant des troubles du comportement modérés ; la présence d un personnel qualifié, formé, soutenu et ayant exprimé une volonté d exercer auprès de ces malades ; l élaboration d un projet adapté de soins et d un projet de vie personnalisé ; la participation des familles et des proches ; la conception d un environnement architectural adapté et identifié par rapport au reste de la structure. 1 - L admission 1.1. Les critères d admission Est-ce que ces critères et les modalités de fonctionnement sont inscrits dans le livret d accueil, le contrat de séjour et le règlement de fonctionnement 2? Oui Non 1.2. La procédure d admission Détaillez la procédure (entretien avec le résident et l entourage, évaluation des besoins, recueil des habitudes de vie, décision pluridisciplinaire, coordination avec le médecin traitant, lien avec la consultation mémoire ou les neurologues libéraux ) Avez-vous formalisé cette procédure à travers la rédaction d un protocole? Oui Non 2 Si l établissement reçoit un avis favorable les différents outils de la loi du 2 janvier 2002 seront à fournir lors de la visite de labellisation 11

12 2 La sortie 2.1. Les critères de réorientation Est-ce que ces critères sont inscrits dans le livret d accueil, le contrat de séjour et le règlement de fonctionnement? Oui Non 2.2. La procédure de réorientation Détaillez la procédure (décision en équipe en lien avec le médecin traitant, outil de transmission des informations sur le résident, réflexion sur les solutions alternatives ) Avez-vous formalisé cette procédure à travers la rédaction d un protocole? Oui Non 12

13 3 Les dispositions prévues pour garantir le respect des droits des usagers et l intégration de la famille - Par quels moyens recherchez-vous le consentement de la personne? Une personne de confiance sera-t-elle désignée? Oui Non - Par quels moyens garantissez-vous la participation de la famille? Entretien dès l admission avec l équipe, les objectifs, la fréquence des rencontres et réalisation de comptes-rendus, intégration d association des représentants des droits des usagers, enquête de satisfaction, implication dans le projet de vie du résident, outils d information - Est-ce qu un Conseil de Vie Sociale est en place? Oui Non Précisez : les objectifs, la fréquence des réunions, les membres, la rédaction et la diffusion de compte-rendu 13

14 - Quels moyens sont prévus pour le signalement et la gestion des situations et événements complexes? Commissions de gestion de cas complexes (agressivité par exemple), réflexion éthique, protocoles de gestion de crise, lutte contre la maltraitance, méthode de résolution 4 Le projet spécifique du PASA 4.1. Les modalités de fonctionnement Quels sont les jours et horaires d ouverture du PASA? Comment s organisent les déplacements des résidents entre les unités d hébergement et le PASA? Comment s organisent le déjeuner et les collations? 14

15 4.2. Décrire une journée type d un résident dans le PASA 15

16 4.3. Les activités d animation à effet thérapeutique 3 Objectifs Activités proposées (préciser le caractère individuel ou collectif) Maintenir ou réhabiliter les capacités fonctionnelles restantes Maintenir ou réhabiliter les fonctions cognitives restantes Mobiliser les fonctions sensorielles Maintenir le lien social Autres (précisez) : - Les modalités d organisation de cet accompagnement Rythme, activités en groupes, méthode de constitution de ces groupes, quels accompagnants 3 Joindre un planning prévisionnel des activités proposées aux résidents 16

17 - Les modalités de suivi et d évaluation de cet accompagnement individualisé (dont la place du médecin coordonnateur, le rythme de ses avis...) Un projet d animation à effet thérapeutique a-t-il été rédigé? Oui Non 4.4. Les modalités d accompagnement et de soins appropriés Techniques de soins La prise en charge des troubles du comportement lors de la toilette, de la prise des repas La participation de l ensemble des personnels à l évaluation de la maladie (l évolution de la maladie et de l apparition de nouveaux symptômes, le suivi, la réaction face aux soins et activités ) Les stratégies alternatives à la contention et les règles à suivre si la contention s avère indispensable La bonne utilisation des thérapeutiques sédatives La transmission des informations entre les différentes équipes Autres : Protocole établi oui non Quelles sont les modalités de suivi et d évaluation de ces protocoles? 17

18 4.5. Un accompagnement personnalisé de vie et de soin Comment procédez-vous à l individualisation de la prise en charge des résidents? A l admission, la constitution d un dossier du résident, le contenu du projet de vie individuel, l accompagnement spécifique la nuit, évaluation des besoins, habitudes de vie Quelles sont les modalités de suivi et d évaluation du projet de vie et de soin individualisé? A quelle fréquence les troubles du comportement sont réévalués par le médecin coordonnateur? 18

19 5 Le personnel spécifiquement dédié au PASA 5.1. L organigramme prévisionnel 4 Tableau des effectifs prévus : ETP Effectifs actuels dédiés au PASA (1) Effectifs dédiés supplémentaires dont la création est sollicitée (2) Effectifs dédiés cible (1)+(2) Psychomotricien Ergothérapeute AS/AMP (futurs assistants de soins en gérontologie) Psychologue Autre (préciser) : TOTAL Ratio soignant ETP / place ETP / place 5.2. La formation du personnel Définir un plan de formation et les modalités de formation des AS/AMP, des autres personnels susceptibles d intervenir dans le PASA, de l ensemble du personnel de l EHPAD à l accompagnement des personnes atteintes de la maladie d Alzheimer ou de pathologies apparentées 4 Fournir le tableau des effectifs octroyés par les autorités compétentes (DDASS/ARS et Conseil Général) en

20 5.3. L organisation de la continuité des soins Comment est assurée la continuité des soins entre le PASA et les unités d hébergement? Préciser les outils et les temps de transmission d informations 5.4. Le personnel Quels sont les dispositifs prévus pour accompagner le personnel dans son travail? Appui d un psychologue, réunion d équipe, évaluation des pratiques, supervision d équipe 5.5. Encadrement des nouveaux professionnels et stagiaires Quelles sont les modalités d encadrement des nouveaux professionnels et stagiaires prévues? 20

21 6 Le partenariat 5 Partenaires Equipe de secteur ou de liaison psychiatrique Identification Convention signée oui non A développer Commentaires (objectifs, difficultés ) Structures gériatriques ou spécialisées dans la maladie d Alzheimer hospitalières environnantes (Unité Cognitivo- Comportementale ou SSR gériatrique, hôpital de jour, service de neurologie ou gériatrie ou de médecine polyvalente,etc ) Consultation mémoire hospitalière ou neurologues libéraux Autres structures médico-sociales ou sanitaires Médecine de ville Structures de coordination gérontologique (CLIC par exemple) Associations de bénévoles spécialisées dans la maladie d Alzheimer Autres : 5 Si l établissement reçoit un avis favorable, il devra fournir les copies des conventions signées lors de la visite de labellisation. 21

22 IV/ L environnement architectural 1 Les locaux Les plans architecturaux du PASA présentés doivent comporter 6 : - L entrée : Espace de transition avec l extérieur du PASA, la conception de l entrée du pôle fait l objet d une attention particulière, elle permet la sécurité des résidents tout en évitant de créer des situations anxiogènes. - Les espaces de convivialité et de vie sociale : Le PASA dispose d un espace repas avec office, d un espace salon et d au moins deux espaces pour permettre aux personnes accueillies de bénéficier d activités individuelles ou collectives. La prise de repas dans le pôle permet de limiter les déplacements des résidents à l extérieur. - Les espaces d activités et de soins : Au moins deux espaces sont prévus pour réaliser des activités thérapeutiques. Ils répondent à un usage pour 3 ou 4 résidents maximum ou à un usage individuel. S il s agit d une création de pôle, il convient d éviter le caractère polyvalent de ces espaces afin qu ils soient des éléments de repérages pour les résidents qui les utilisent. Ces espaces qui répondent au projet thérapeutique du pôle peuvent être différents selon les établissements. A titre d exemple il s agit: - soit d un espace pour activités manuelles: peintures, modelage, - soit, d un espace pour activités de musicothérapie, - soit, d un espace d activités physiques, - soit, d un espace multi-sensoriel, - soit, d un espace de soins et de «bien-être», - soit, d un espace de jeux, - autre. - Les espaces extérieurs Que le pôle soit situé en rez-de-chaussée ou à l étage, il doit s ouvrir sur l extérieur par un prolongement sur un jardin ou sur une terrasse clos(e) et sécurisé(e). Cet espace est librement accessible aux résidents. - Les espaces de services Le pôle dispose des locaux de services nécessaires à son fonctionnement : vestiaires, locaux de linge propre et de linge sale... 6 Cf Cahier des charges relatif aux PASA et UHR 22

23 Commentaires Fournir les plans des locaux avec indication de leur fonction, de leur surface, de leur équipement et du mobilier 2 Les aspects réglementaires Est-ce que le PASA répond à la réglementation ERP type J (arrêtés du 19 novembre 2001 et du 16 juillet 2007 du règlement de sécurité incendie)? Oui Non Est-ce que le PASA répond à la réglementation relative à l accessibilité des ERP (arrêtés du 1 er août 2006 et du 21 mars 2007 du code de la construction et de l habitation)? Oui Non 23

24 V/ Partie financière Joindre obligatoirement au dossier de candidature : - Le budget prévisionnel complémentaire en année pleine (remplir le tableau Excel joint au dossier) - - Le plan de financement de l opération - Le calendrier de programmation des travaux éventuels en précisant la date de début et de fin des travaux et la date prévisionnelle d ouverture de l unité - Les incidences sur le budget d exploitation de l établissement du plan de financement - En cas d extension de l établissement : o le programme d investissement précisant la nature des opérations, leurs coûts, leurs modes de financement et leurs dates de réalisation ; o le bilan comptable de cet établissement. Commentaires 24