Le pense-bête de votre communication de septembre à novembre 2014

Transcription

1 de Le pense-bête de votre communication de septembre à novembre 2014 Ce pense-bête se propose de passer en revue les outils et actions classiques d un plan de communication afin de promouvoir votre événement auprès de votre public, de vos partenaires et des médias. Papier, web ou presse, aucun de ces canaux de communication n est à négliger. Ces supports ont chacun leur effet mais c est ensemble qu ils assurent le plus grand impact. SOMMAIRE Mes outils de communication le web sur votre site sur votre blog et Rhône-Alpesolidaires sur votre compte Facebook par ing les documents papier Affiches et flyers La diffusion Mes actions de communication la presse Le communiqué de presse d annonce Le dossier de presse L invitation presse Le communiqué de presse de bilan La revue de presse

2 Mes outils de communication LE WEB Vous n avez pas de blog ou vous souhaitez un blog dédié pour rendre compte de la mobilisation des acteurs locaux autour de vos Rencontres Solidaires? Ouvrez un blog sur Rhône- Alpesolidaires et vous bénéficierez d un outil évolutif et des visites de la plateforme. Il suffit d en faire la demande à contact@rhonealpesolidaires.org Dès que vous disposez d un programme finalisé, relayez l annonce de votre événement sur vos outils web et sur les réseaux sociaux. C est un canal auquel vous avez facilement accès, c est donc le plus souple. Sur votre site Dès la page d accueil, publiez un article et joignez par lien le programme en format.pdf pour permettre son téléchargement. Pour valoriser votre information, intégrez un visuel à votre article, celui de votre affiche par exemple, ou en l attendant, celui des Rencontres solidaires en Rhône- Alpes téléchargeable sur le site des Rencontres-solidaires.org logos-telecharger/ Sur votre blog et sur Rhône-Alpesolidaires En complément de votre site institutionnel dont les pages sont le plus souvent figées, pourquoi ne pas ouvrir un blog et l animer régulièrement en publiant de nouveaux billets donnant des précisions concernant par exemple : a le programme, a les personnalités invitées, a les thématiques, a mais donnez aussi l ambiance de l organisation, a les aspects logistiques, a vos appels à bénévoles, a n oubliez pas de valoriser vos partenaires, a d encourager et remercier l équipe des bénévoles a etc. Le blog permet un relais sur les réseaux sociaux. Sur votre compte Facebook Si vous disposez d un compte Facebook, relayez chaque billet de votre blog sur un page Evénement dédiée à l édition de vos Rencontres Solidaires La création d un événement (voir l onglet Evenements, colonne de gauche) vous permet d inviter vos «amis» et de bénéficier de l effet de viralité des réseaux sociaux! Munissez-vous d un appareil photo et ne le lâchez plus! Plus rapide qu un compte rendu, un cliché peut rendre une ambiance, donner à voir une action en cours... ing et envois en nombre Organiser un événement donne l occasion de communiquer largement en direction de vos adhérents et de vos partenaires. Pour cela, le ing est la manière la plus facile et la plus économique de diffuser vos infos mais il nécessite quelques précautions : a Faites léger : évitez de joindre à votre un document.pdf ou un visuel en haute définition. Intégrez plutôt un lien de téléchargement vers un article de votre blog. a évitez de vous faire «black-lister» en envoyant plus de 50 s à la fois à partir de votre gestionnaire de . Votre adresse risque d être bloquée et vos envois signalés comme «spam». Utilisez plutôt une plateforme de ing. Certaines offrent un service gratuit jusqu à 2000 contacts et permettent de gérer vos listes d abonnés. Exemple : MailChimp 2

3 Mes outils de communication LES DOCS Parmi vos actions de communication, la réalisation d affiches et plaquettes est un incontournable mais leur diffusion est souvent négligée ou improvisée en fonction des bonnes volontés de dernière heure. La diffusion des supports papier est une action de fond d une campagne de communication. Il faut savoir se donner les moyens de faire connaître son programme! Vos événements et ceux du territoire sont autant d occasions pour diffuser vos docs : stands, animations, formations, AG, réunions diverses. Faites-en le planning! Et gardez avec vous une poignée d affiches et de docs à distribuer à toute occasion. Affiches et flyers : Il faut donc prévoir et organiser un plan de diffusion des documents de communication. Une évaluation des forces disponibles permet d ailleurs : - d étoffer les équipes à l avance - d ajuster le nombre d exemplaires aux capacités réelles de les diffuser, plutôt que de laisser des cartons derrière une porte. Pour cela, considérez la diffusion des documents comme une tâche majeure du plan de com à prendre en charge lors des réunions d organisation. = Constituez une liste de diffusion avec les points de dépôts indispensables de vos affiches et flyers : ales partenaires et co-organisateurs ales marchés, les commerçants achalandés (boulangerie, épicerie, bar, restaurant, etc) ales mairies et lieux publics, a les lieux culturels (cinémas, maison d associations, MJC, Centre social, etc a les événements du territoire en amont des Rencontres Solidaires = Constituez une équipe de diffuseurs Passez un appel à bénévoles et profitez d un temps en commun pour répartir les lieux selon des logiques géographiques. = Planifiez le temps de la diffusion sur une durée courte (ex une semaine) pour créer un effet de visibilité maximum, avant d être balayé par un autre événement. Vos meilleurs ambassadeurs sont déjà là! Web, programmes, affiches ou communiqué de presse, pensez à diffuser vos outils de com à : a vos partenaires habituels, a aux participants, a aux prestataires a vos bénévoles, etc. Cela leur fournira les éléments nécessaires pour relayer l événement sur leur site internet. 3

4 Mes actions de communication LA PRESSE Les médias c est pas seulement votre quotidien régional! A l heure d Internet, la communication dépend moins souvent de la presse que de la capacité des organisateurs à utiliser les ressources disponibles sur la toile. Pour assurer la promotion de votre événement au-delà de vos réseaux en direction du grand public, les médias sont vos alliés essentiels à condition de suivre les codes du métier. Ce que veulent les médias! Leur rôle est d informer leur public. Leur objectif : être lu, vu ou écouté. Pour cela, pas de secret : il faut que le sujet interpelle leurs lecteurs ou auditeurs! Votre événement est intéressant, c est un fait! Les médias s en empareront davantage si vous suscitez leur intérêt. Il ne suffit pas d avoir un visuel et un programme, il faut aussi répondre à leur exigence : la nouveauté et l intérêt. Constituez ou enrichissez votre liste de contacts presse Le premier réflexe va à votre quotidien régional où vous pourrez faire passer l annonce de votre événement dans l agenda des associations. Il cible un public large mais le plus souvent annonce votre événement brièvement puis sous forme de compte rendu une fois qu il est passé. Le travail de presse doit pourtant servir à faire connaître votre événement pour faire venir du monde. Pour cela, élargissez les annonces en amont de l événement. Élargissez votre travail de presse vers d autres médias : - les radios locales qui sont le plus souvent associatives - les réseaux radios nationales (France Bleu) - les télévisions locales - les journaux en ligne Voir également les ouvrages qui listent les médias : Guide de la pige, Mediasig et les annuaires en ligne. Vous pouvez demander à être orienté via le Club de la presse, les associations de journalistes de votre département. La presse institutionnelle et la presse associative seront certainement tout à fait disposées à vous relayer. Ne les oubliez pas! Relance presse : ciblez! Il ne suffit pas de faire parvenir un communiqué de presse à une liste de médias pour obtenir des réponses et voir votre événement couvert. Un simple mail suffit rarement... La relance de chacun est un point important de votre campagne de presse. Là encore, mobilisez du temps sur ce travail souvent ingras. Pour économiser votre énergie, ciblez les médias incontournables ou les plus importants. Mais rassurez-vous, si ce travail est chronophage, il vous sera acquis pour la suite. 4

5 Mes outils média Vos relations avec les médias se font par l intermédiaire de 3 outils à 3 moments différents - le communiqué de presse (CP) d annonce - le dossier de presse (DP) - le communiqué de presse de bilan Mes outils média LE COMMUNIQUE DE PRESSE Concis et attractif, le communiqué de presse ne dépasse pas une page. Il expose les informations factuelles indispensables mais donne avant tout envie! Les faits : QQOQCCP Votre communiqué est rédigé au présent, le temps de l immédiateté et de l action et répond au fameux QQOQCCP, pour «Qui fait Quoi? Où? Quand? Comment? Combien? Pourquoi?». oh! De l inédit avant tout! Exemple : L association ESSpoir et ses partenaires (qui/comment) organisent leur festival «Vive l ESS!» (quoi) samedi 16 novembre (quand) sur la place du marché de Rives (où). Pas moins de 2000 visiteurs (combien) sont attendus afin de visiter l économie sociale et solidaire de façon pratique et festive (pourquoi). L envie Les faits c est bien, mais les médias ne se nourrissent que de nouveautés! Renoncez à parler de l ensemble de votre programme, les médias n ont pas le temps ni la place de s intéresser à tout dans le détail. Choisissez plutôt deux ou trois éléments clés que vous mettez en avant en cohérence avec votre message : a une idée générale, un slogan, une thématique a une nouvelle animation a une personnalité invitée a une exclusivité, etc. Il ne s agit pas de simplifier ou d édulcorer votre message, il s agit plutôt d aiguiser l intérêt des médias à l aide d un focus sur des éléments «vendeurs» pour mieux faire passer votre message. Un titre accrocheur Son objectif : accrocher l attention, intriguer, interpeller! Le sous-titre doit être explicite et évident. Sans oublier la date et le lieu. Exemples : Titre : 1ère édition du festival «Vive l ESS!» Sous-titre : Le 16 novembre, l économie sociale et solidaire investit la Place du Marché de Neuville-le-Pont. Titre : «Vive l ESS!» le 16 novembre, place du marché de Neuville-le-Pont. Sous-titre : 2e édition du festival qui réinvente les façons de consommer et de vivre au quotidien! 5

6 Pratiques N oubliez pas : a une présentation en quelques lignes des auteurs du projet a un contact téléphonique et réactif (les médias sont souvent pressés) a l adresse de votre site ou vers le programme en.pdf a de diffuser largement en.pdf et/ou.doc A minima, votre CP sera repris par les médias qui en feront une brève ou un agenda. Au mieux, il suscitera l intérêt d un journaliste ou correspondant local pour un article plus long qui prendra contact avec vous. Rendez-vous disponible pour leur répondre.<<<< Pièges à éviter : Noyer votre message dans trop d explications techniques Si votre but est de vous faire comprendre par le grand public via la presse, allez droit à ce qui peut intéresser un public non-sensibilisé à l ESS. Efforcez-vous d exposer le but de votre mobilisation mais formulé en termes accessibles au plus grand nombre. Evitez les exposés techniques ou les références complexes aux circonstances de votre événement ou à son organisation. Surjouer la carte du marketing au détriment du message de fond Gare au mélange des genres! Un communiqué de presse doit être simple dans sa forme. Il ne s agit pas d une publicité ni d une plaquette de communication. Rien ne vous empêche de créer un document esthétique à condition qu il sonne juste, qu il reste clair et accessible au plus grand nombre. Evitez aussi les sigles et le jargon trop techniques. Mes outils média LE DOSSIER DE PRESSE Le dossier de presse est votre communiqué de presse en plus détaillé! N oubliez pas le sommaire! Tout-en-un, il fournit : a l ensemble du programme, a pointe les temps forts, a présente les organisateurs et partenaires, a étoffe le contexte et a fournit des visuels. Il vous permet de vous exprimer plus longuement sur ce qui vous tient à coeur. A vous de l adapter en fonction de votre événement! Diffusez-le en. PDF pour une meilleure qualité visuelle. Mais pour alléger vos envois s, publiez votre PDF sur votre site et faites un lien dans votre mail. Imprimez-en plusieurs exemplaire sur papier à distribuer lors des rendez-vous avec des journalistes ou au moment de la conférence de presse ou point presse. 6

7 Mes outils média L INVITATION PRESSE Avez-vous prévu un temps d inauguration? Pensez à convier la presse avec une invitation presse par mail, c est plus simple dorénavant et moins coûteux qu un carton d invitation. Surtout, préparez leur le meilleur accueil : a Prévoyez une personne en mesure de répondre à leur demande d interview a Guidez les vers les animations les plus intéressantes, les plus visuelles pour les TV Mes outils média LE CP DE BILAN Anticipez le bilan! Les médias - présents ou non le jour même - seront preneurs d un communiqué de bilan. Aussi, vous pouvez leur faire parvenir le soir même ou dès le lendemain un communiqué de presse. Ne tardez pas trop car l actualité passe vite à l événement suivant. Précisez les raisons de votre satisfaction : a Le nombre de visiteurs + évolution depuis l édition précédente a Les succès de l événement, les nouveautés a Un mot sur le contexte a La visite de personnalités locales si lieu a Un contact presse Pour cela, anticipez le jour J, a chargez une personne de prendre des photos a trouvez une astuce pour compter les visiteurs Suggestion Un livre d or, afin de recueillir les témoignages des visiteurs! Ces éléments vont permettront d établir votre bilan pour vous et vos partenaires. Ils vous serviront aussi à la préparation de votre prochaine édition... Mes outils média LA REVUE DE PRESSE Au cours de la campagne, assurez une veille des médias pour collecter l ensemble de vos «traces médiatiques» : a les annonces et articles de presse parus, a les reportages vidéos et audios, a les espaces de publicité si vous avez réalisé des partenariats a la liste des sites qui ont relayé votre info. Bonne campagne! 2014 g 7