GESTION DES TEMPS Formation pour le personnel. Ressources Humaines Octobre 2013 Ressources Humaines 1

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1 GESTION DES TEMPS Formation pour le personnel Ressources Humaines Octobre 2013 Ressources Humaines 1

2 SOMMAIRE 1. Le projet 2. Un compte utilisateur 3. Une année / 365 jours 4. Une année =? heures 5. Exemple de décembre Exemple de l année Exemple de l année La connexion au système 9. Les informations - synthèses 10. Les vacances et jours fériés 11. Les jours de compensations 12. Les présences 13. Les absences 14. Les questions Ressources Humaines 2

3 INTRODUCTION PHASES DU PROJET Création d un système moderne Adaptation et élaboration d une directive d application Validation du rectorat Formation / mise en application Abandon de la fiche Excel Ressources Humaines 3

4 L UTILISATEUR Poste à 25% Poste à 30% 1 compte Ressources Humaines 4

5 GESTION DES TEMPS REPRÉSENTATION EN JOURS Un compte utilisateur 365 jours par année : 104 jours (week-end) 14 jours (fériés) Présences 203, 208, 213jours Fériés % WE 128 jours 24, 29 ou 34 jours (vacances) 203, 208 à 213 jours (présences) Vacances 24, 29, 34 jours Ressources Humaines 5

6 GESTION DES TEMPS REPRÉSENTATION EN JOURS Droits et devoirs du collaborateur : Droit aux vacances (art. 13 RDF) Horaire de travail (art. 2 RDF) Absences du collaborateurs (LSt, RSt) Présences 203, 208, 213 jours Fériés % WE 128 jours Vacances 24, 29, 34 jours Ressources Humaines 6

7 EXEMPLE SUR DECEMBRE 2013 Jours À 100% À 50% 9 x week ends 9 x 8 = 72 heures 9 x 4 = 36 heures 4xfériés 4 x 8 = 32 heures 4 x 4 = 16 heures 18 x présences 18 x 8 = 144 heures 18 x 4 = 72 heures 31 jours 31 x 8 = 248 heures 31 x 4 = 124 heures Nombre de jours Personne à 100% Personne A Personne B Lundi 5 x 8 = 40 heures 5 x 8 = 40 heures Mardi 3 x 8 = 24 heures 3 x 8 = 24 heures Mercredi 3 x 8 = 24 heures 3 x 4 = 12 heures 3 x 4 = 12 heures Jeudi 3 x 8 = 24 heures 3 x 8 = 24 heures Vendredi 4 x 8 = 32 heures 4 x 8 = 32 heures Total du mois 144 heures 76 heures 68 heures Horaire linéaire 144 heures 72 heures 72 heures Différence 0 heure +4 heures 4 heures Ressources Humaines 7

8 RÉSUMÉ SUR L ENSEMBLE DE L ANNÉE 2013 Mois Personne à 100% Personne A Cumul A Personne B Cumul B Janvier +/ égal 4heures 4 +4heures +4 Février +/ égal +/ égal 4 +/ égal +4 Mars +/ égal +4 heures 0 4heures 0 Avril +/ égal +4 heures +4 4heures 4 Mai +/ égal 4 heures 0 +4 heures 0 Juin +/ égal +/ égal 0 +/ égal 0 Juillet +/ égal +8 heures +8 8heures 8 Août +/ égal 4heures +4 +4heures 4 Septembre +/ égal +/ égal +4 +/ égal 4 Octobre +/ égal +/ égal +4 +/ égal 4 Novembre +/ égal 4 heures 0 +4 heures 0 Décembre +/ égal +4 heures +4 4heures 4 Total +/ égal +4 heures 4heures Ressources Humaines 8

9 RÉSUMÉ SUR L ENSEMBLE DE L ANNÉE 2014 Mois Personne à 100% Personne A Cumul A Personne B Cumul B Janvier +/ égal 4heures 4 +4heures 4 Février +/ égal +/ égal 4 +/ égal 4 Mars +/ égal +4 heures 0 4heures 0 Avril +/ égal +4 heures 4 4heures 4 Mai +/ égal +4 heures 8 4heures 8 Juin +/ égal +/ égal 8 +/ égal 8 Juillet +/ égal +/ égal 8 +/ égal 8 Août +/ égal +/ égal 8 +/ égal 8 Septembre +/ égal +4 heures 12 4heures 12 Octobre +/ égal 8 heures 4 +8 heures 4 Novembre +/ égal +/ égal 4 +/ égal 4 Décembre +/ égal +16 heures heures 20 Total +/ égal +20 heures 20 heures Ressources Humaines 9

10 GESTION DES TEMPS Saisie : Données du mois et de l année concernées Aide : PDF de la directive d application Sortie : mettre fin à la session Ressources Humaines 10

11 GESTION DES TEMPS Des vacances : Report de l année précédente Droit de l année en cours Vacances prises sur l année Solde à la fin du mois Des heures : Report du mois précédent Heures travaillées Heures d absences Heures dues (référence) Des jours de compensation: Droit annuel Consommé «annuel» Solde «annuel» Ressources Humaines 11

12 GESTION DES TEMPS Principe des vacances : 1 jour de vacances ½ jour de vacances 1 semaine = 5 jours de vacances (pour tout le monde) Pour une semaine prise en vacances, correspond un nombre d heures de présences (linéaire) 1 jour de vacances = 1 jour noté à raison du taux linéaire 1 semaine de vacances, fractionnée par un/des jours fériés Ressources Humaines 12

13 GESTION DES TEMPS Une semaine de vacances Pour une personne à 50%, cette semaine nécessite 5x 4 heures 20 heures de présences Personne A (du lundi au mercredi midi) Prendre du lundi au vendredi (5 jours de vacances = 5 x 4 heures = 20 heures) En phase avec les heures de présences Prendre du lundi au mercredi (3 jour de vacances = 3 x 4 heures = 12 heures ou 2,5 jours de vacances = 2,5x 4 heures = 10 heures de vacances) En phase avec les jours de vacances, mais 10 heures de présence. Conclusion : cette semaine doit correspondre à 20 heures de travail. Rappel : droit aux vacances 24 jours à 50% = 24 x 4 heures Ressources Humaines 13

14 GESTION DES TEMPS Faire le pont, sur la semaine de nouvel an! Pour une personne à 50%, cette semaine nécessite 2 x 4 heures 8 heures de présences Personne A (du lundi au mercredi midi) Prendre lundi de congé et vendredi (2 jours de vacances = 2 x 4 heures = 8 heures) En phase avec les heures de présences Prendre lundi de congé (1 jour de vacances = 1 x 4 heures) En phase avec les jours de vacances, mais 4 heures de présence. EXEMPLE 2014 sur fiche Excel, si nécessaire Conclusion : Soit il faut prendre 8 heures de vacances ou 4 heures de vacances et être en négatif de 4 heures de présences. Rappel : droit aux vacances 24 jours à 50% = 24 x 4 heures Ressources Humaines 14

15 GESTION DES TEMPS Les jours de compensation se notent, afin de contrôler le respect de la limite des 100 heures supplémentaires «tolérées» à temps complet, sur l année. Lorsqu une personne s absente une journée ou une demi-journée, elle a l obligation de le mentionner à l aide des heures de compensation. Ces heures sont «fictives» et permettent d abaisser le volume d heures supplémentaires, et doivent répondre à un contrôle cumulé sur l année, dont le maximum est de 10 jours par année pour une activité à 100%. Ressources Humaines 15

16 GESTION DES TEMPS Indication des présences Possibilité d indication par une saisie manuelle Possibilité de définir un modèle horaire type Visualisation des données sur le calendrier Visualisation du solde du jour Inscription instantanée dans la situation des heures Ressources Humaines 16

17 GESTION DES TEMPS Indication des absences Il est nécessaire d ouvrir le volet Absences (ON/OFF) pour renseigner le système : Absences en jours et ½ jours Absences en heures Lorsqu une absence de même type est valable sur plusieurs jours, il est possible d en définir la période à l aide des champs de dates. Une remarque peut être saisie pour donner d avantage d information sur l absence. Ressources Humaines 17

18 GESTION DES TEMPS Visite médicale sur le temps de travail Ressources Humaines 18

19 GESTION DES TEMPS Représentation des absences dans le calendrier Dans la colonne de titre figure les types d absences. En regard du jour concerné, le nombre d heures y relatives est mentionnées. Pour rappel, les heures compensatoires ne sont pas comprises dans le de décompte des absences, mais sont notée uniquement à titre d information sur le cumul des jours compensatoire. Ressources Humaines 19

20 QUESTIONS S il nous reste du temps, abordons les autres aspects pratiques de la gestion des temps. Avez-vous d autres demandes spécifiques? Ressources Humaines 20

21 PERSONNES DE CONTACT Service des ressources humaines Faubourg du Lac 5a CH-2000 Neuchâtel Frédéric Rubio Téléphone interne : Frederic.rubio@unine.ch Aurélie Sananes Téléphone interne : Aurelie.sananes@unine.ch Ressources Humaines 21

22 MERCI DE VOTRE ATTENTION! Service des ressources humaines Faubourg du Lac 5a CH-2000 Neuchâtel Ressources Humaines 22