AGASC / BUREAU INFORMATION JEUNESSE Saint Laurent du Var Tel : E mail : bij@agasc.fr Word: La présentation

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1 Word: La présentation Introduction 2 ième partie Bien que le contenu du document soit le plus important, Word vous offre plusieurs options pour améliorer la présentation du texte. Cette page va vous montrer les options de présentation les plus utilisées. Que se soit pour mettre du texte en gras, en italique ou pour les souligner, pour changer la police de caractère, pour aligner du texte, pour centrer un titre ou changer la couleur de fond de la page, vous allez toutes les voir sur cette page. Il y a deux moments où vous pouvez changer la présentation du texte: durant ou après la rédaction du texte. Il vous est toujours possible d'activer ou de désactiver une option de présentation durant la rédaction du texte. Par exemple, il suffit d'appuyer sur le bouton appuyez une seconde fois sur le bouton suivra sera écrit normalement. pour activer le gras. Écrivez le texte de votre choix et pour désactiver l'option. Le texte qui Pendant la période de révision, il est encore possible d'améliorer la présentation du texte. Il faut cependant faire un bloc, ou sélectionner, la partie du texte dont vous voulez changer la présentation. Pour changer la présentation de tout votre texte, il est plus facile d'utiliser l'option Sélectionner tout (Ctrl+A sur le clavier) du menu Édition. Une fois sélectionnée, activez ou désactivez l'option de présentation de votre choix. La présentation du texte Cette partie de la page est pour expliquer les possibilités pour améliorer la présentation de votre document. Vous pouvez utiliser la barre d'outils "mise en forme" ou les options pour les polices de caractères que vous retrouverez sous le menu Format. La barre d'outils "mise en forme" ci-dessous, vous permet d'accéder aux options les plus fréquemment utilisées. 1

2 La première option de la barre est pour coller un style de présentation. Vous pouvez l'utiliser pour démarquer les parties, les chapitres ou les thèmes de votre document. Vous pouvez aussi les utiliser pour créer et mettre à jour automatiquement une table des matières. Windows vous offre, en plus dans toutes les applications, accès à plusieurs polices de caractères. Chaque police est un style de présentation pour les caractères de votre texte. Certains sont conçus pour des lettres formelles, d'autres pour mettre de l'intérêt sur un titre et d'autres sont simplement conçus pour la fantaisie. Voici un petit exemple. La case suivante affiche le nom de la police de caractère qui est présentement disponible. Pour voir la liste des polices, appuyez sur le petit triangle pointant vers le bas à la droite du nom de la police. Une liste similaire va apparaître. Il est aussi possible de contrôler la taille des lettres. Elles peuvent être aussi grandes ou aussi petites que vous le désirez. La taille des caractères est calculée en "points", soit 1/72 de pouce. Plus le chiffre est grand, plus le caractère l'est aussi. Vous pouvez choisir la taille d'une police de 1 à 1638 points. Il est aussi facile d'activer et de désactiver les options pour le gras, l'italique et le soulignement du texte de votre document. Les quatre prochains boutons contrôlent l'alignement des lignes de texte par rapport aux marges de votre document. (A gauche, au centre, à droite ou bien aligné) Il est même possible de changer la couleur du texte grâce à un bouton qui se retrouve sur la barre d'outils "dessin". Le bouton permet d'appliquer ou de changer la couleur du texte. 2

3 Faites un bloc avec un mot du texte. Appuyez sur le triangle pointant vers le bas à la droite de la lettre A. De la liste des possibilités, sélectionnez l'option autres couleurs. Sélectionnez la couleur de votre choix. Appuyez sur le bouton OK pour terminer l'opération. Il y a deux moments ou vous pouvez changer l'une des options du texte: pendant ou après l'écriture du texte. Pendant l'écriture, vous pouvez activer ou désactiver l'une des options avant d'écrire le texte. Tout le texte qui sera écrit après le changement utilisera les nouvelles options. Par exemple, pour écrire le texte en gras, il suffit... Appuyez sur le bouton pour activer l'option. Écrivez ensuite le texte de votre choix. Appuyez une seconde fois sur le bouton pour désactiver l'option. Même après la rédaction du texte, il est possible de changer les options de présentations. Il faut cependant faire un bloc avec le texte à modifier avant de changer les options. Placez le curseur ou le point d'insertion devant le mot à modifier. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez celle-ci pour sélectionner tout le texte à modifier. Ce bloc peut autant être une lettre, un mot, une phrase, un paragraphe ou même plusieurs pages. Pour changer la présentation de tout votre document d'un seul coup, utilisez le menu Édition (En haut de la page dans la barre d outils) et l'option Sélectionner tout (Dans la liste qui s affichera) Changez l'option de présentation de votre choix. Les barres d'outils vous offrent les options les plus souvent utilisées, mais pas toutes les options. Du menu «Format dans la barre d outils», sélectionnez l'option «Police». 3

4 Cette boîte de dialogue vous offre toutes les options pour manipuler la présentation de votre texte. Puisqu'il y a trop d'options pour les afficher toutes en même temps, elles sont réparties en trois catégories: "Polices, styles et attributs", "Espacement" et "Animation". La plupart des options que vous allez choisir se retrouvent sous le premier onglet: "Police, style et attributs". Il est possible de changer la police de caractère, la taille et plusieurs autres attributs tels que le soulignement, ajouter un nombre, mettre en indice (bas de la ligne) ou en exposant (haut de la ligne) etc. Dans le coin inférieur, vous avez un aperçu du résultat avant de l'appliquer au texte de votre document. Il est aussi possible de contrôler l'espace entre les caractères. Vous pouvez l'agrandir ou le réduire à votre choix. Ceci peut être pratique pour des mots tels que main d'oeuvre ou les lettres "oe" sont généralement collées. Ceci peut être aussi pratique pour agrandir l'espace entre les lettres d'un titre. Le dernier onglet est pour mettre un peu de fantaisie dans votre document. Vous pouvez activer de l'animation sur les caractères de votre choix. Word vous offre 4

5 quelques possibilités pour l'animation. Ils ne sont cependant pas pratiques pour un document à remettre sur papier. La justification ou l'alignement des lignes À la droite des trois boutons pour le gras, l'italique et le souligné, il y a quatre boutons pour la justification des lignes. Ou plutôt, comment une ligne sera alignée par rapport aux marges de la page. L'alignement à gauche est l'option à laquelle, nous nous sommes la plus habituée. Le texte du paragraphe est collé sur la marge gauche de la page mais pas celle de droite. L'alignement centré centre le texte de la ligne parfaitement entre la marge de gauche et de droite de la page. L'alignement droit colle le texte sur la marge droite de la page. Ceci est pratique pour placer une date d'une lettre officielle sur la bordure droite de la page. Ce que Word appelle "justifier", consiste à la justification ou alignement gauche droit, le texte est aligné sur la marge de gauche ainsi que la marge de droite. Ceci est très souvent utilisé pour une lettre formelle. Il y a cependant un petit piège. En justifiant, vous donner le droit à Word d'agrandir un peu les espaces entre les mots pour s'assurer que le dernier mot de la ligne colle sur la marge droite de la page. Cela laisse des espaces un peu plus gros qu'à l'habitude. Voici un exemple des quatre alignements possibles selon l'ordre des boutons, soit gauche, centré, droit et justifié. Pour changer l'alignement ou la justification d'une ligne. Placez le curseur sur la ligne en question. Appuyez sur l'un des quatre boutons d'alignement qui répond à vos besoins. Pour aligner un paragraphe, une page ou une partie de votre document. Faites un bloc avec les lignes de texte dont vous voulez changer l'alignement. Appuyez sur l'un des quatre boutons d'alignement qui répond à vos besoins. Les tabulations (Fonction du clavier) Une tabulation sert à aligner des mots sur quelques lignes de texte. C'est très pratique pour aligner des mots pour une liste ou pour un C.V. par exemple. Nom Prénom Occupation 5

6 Lepage Roger Gérant Lambert Denis Vendeur Lavigueur Denise Vendeur ou Gérant S'occupe de la gestion du personnel. Gère le budget du bureau ou de son département Communique avec les autres départements... Pourquoi faut-il utiliser des tabulations? Auparavant, pour une dactylo, il était facile d'aligner du texte. Il suffisait de mettre le nombre d'espaces nécessaires pour aligner le texte. Ceci n'est plus vrai pour les ordinateurs et surtout les traitements de texte. Sous Windows, il existe deux genres de polices de caractères; ceux de taille fixe et ceux de taille flexible. Les caractères de taille fixe prennent tous le même espace. Donc un "i" prend autant d'espace qu'un "w". Voici deux exemples avec les mots "piano" et "wagon". Tous deux sont composés de cinq lettres. De plus, trois des lettres se retrouvent dans les deux mots. Pour une police de caractère de taille fixe telle que Courrier New à une taille de 10 points (1/72 de pouce), les deux mots prennent autant d'espace. Mais, pour une police de caractère de taille flexible tel que Times New Roman à 10 points, le mot "wagon" prend plus d'espace. Il est presque impossible d'aligner parfaitement du texte qui utilise des polices de caractères de taille flexible. Pourtant, la majorité des polices qui se retrouvent dans Windows sont de cette catégorie. C'est pour cette raison qu'il faut oublier l'utilisation de l'espace pour aligner du texte. Utilisez seulement des tabulations pour aligner du texte. Sur le clavier, à la gauche de la lettre "A", vous retrouverez la touche des tabulations. Normalement, il y a sur la touche deux flèches horizontales pointant en direction opposée. Vous pouvez utiliser les tabulations "normales" qui se placent tous les 1,25 cm. Mais il est aussi possible de placer les tabulations de son choix sur la règle à l'endroit où elle serait utile. Pour choisir parmi les tabulations possibles. Vous pouvez aussi insérer des tabulations à partir du menu de Word. Du menu Format, sélectionnez l'option Tabulations... 6

7 L'écran suivant va apparaître. Cette fenêtre indique qu'il y a des tabulations à tous les 1,25 ainsi qu'à la position 3,5 cm et 5,5 cm à partir de la marge gauche de votre document. Il vous est possible en tout temps de changer le type de tabulations ( 5 types), leur emplacement et s'ils doivent avoir des points de suite. Vous pouvez ajouter ou retirer autant de tabulations que vous avez besoin. Exercice de tabulation Placez une tabulation centrée à 5 cm et une tabulation décimale à 12 cm. Écrivez Patates et appuyez sur la touche tabulation. Écrivez 2,99 $ et appuyez sur la touche Entrée. Votre curseur est maintenant sur la prochaine ligne. Mais les tabulations que vous venez de mettre vont aussi s'appliquer à cette nouvelle ligne. Vous remarquerez aussi que le texte patates est centré sur la tabulation. 7

8 Écrivez Diamants et appuyez sur la touche tabulation. Écrivez $ et appuyez sur la touche Entrée. La liste est terminée. Il faut maintenant retirer les tabulations. Bien qu'il soit possible de les retirer à partir du menu Format, Tabulation, il est aussi possible de les retirer à partir de la règle Pour retirer une tabulation à partir de la règle: Placez le pointeur sur la tabulation à retirer. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur, et la tabulation qu'il retient, à l'extérieur de la règle. Relâchez le bouton de la souris. Bordure et trame Du menu Format, sélectionnez l'option Bordure et trame. Sélectionnez l'onglet Bordure de page. 8

9 Sélectionnez l'onglet Trame de fond. 9

10 Ajouter la bordure aux cellules Il y a deux manières d ajouter des lignes de votre choix au tableau : en utilisant l option Bordure et trame du menu Format ou en utilisant la barre d outils Bordures. En utilisant l une ou l autre de ces techniques, vous pouvez non seulement ajouter des lignes à un tableau, mais aussi ajouter une bordure à du texte dans votre document. Pour le prochain exercice, nous allons utiliser la barre d outils Bordures pour mettre une ligne au contour du tableau. Avant de commencer, il faut s assurer que la barre d outils est disponible. Si vous ne voyez pas la barre d outils telle qu affichée cidessous, faites Affichage, Barre d outils, et activer la barre d outils Tableaux et Bordures. Si cette nouvelle barre d outils est sur votre texte, vous pouvez toujours la déplacer. Placez le pointeur sur la barre titre de la fenêtre; dans ce cas, la barre bleue audessus des boutons. Gardez votre doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris et déplacez celle-ci vers le haut, le bas ou l un des côtés de l écran. Une fois que vous serez satisfait de l emplacement de la barre d outils, relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez de cette manière déplacer n importe quelle barre d outils ou fenêtre et la déplacer à votre choix. L exercice consiste à mettre une ligne au contour du tableau. Premièrement, il faut sélectionner les cellules nécessaires. Dans ce cas, il faut sélectionner toutes les cellules du tableau. Assurez-vous de prendre seulement les cellules du tableau et non les lignes de textes au dessus ou en dessous du tableau. Sinon, le tableau et les lignes de texte auront des lignes. Il faut ensuite sélectionner le genre de ligne que vous voulez. De la première liste, appuyez sur le bouton ayant une flèche pointant vers le bas. La liste complète des types de lignes que vous pouvez choisir va apparaître. Sélectionnez l une qui vous convient. Les boutons à la droite déterminent l endroit où ce type de ligne va être placé. Est-ce que ce sera au haut, au bas, à la gauche, à la droite de chacune des cellules? Il y a aussi l option de placer les lignes à l intérieur du bloc de cellules ou au contour de celui-ci. Pour ajouter une ligne au contour du bloc de cellules, appuyez sur le bouton. En cas d erreur, ou si vous voulez effacer une partie des lignes, sélectionnez les cellules de votre choix et appuyez sur le bouton. Vous pourrez par la suite mettre des différentes sortes de lignes dans votre tableau ou dans votre texte. Ajouter une trame de fond aux cellules 10

11 Une trame de fond sert à changer la couleur du fond de texte. On s en sert pour démarquer des titres ou du texte important du reste du document. Vous pouvez utiliser le bouton de trame de la barre d outils Bordures. Cependant nous allons utiliser l option Format, Bordure et trame pour le prochain exercice et sélectionner «trame de fond» afin de voir apparaître la fenêtre ci-dessous. En utilisant la dernière option mentionnée, une nouvelle fenêtre s ouvre. Parmi les options, vous pouvez choisir le niveau de gris qui sera affiché ainsi que les couleurs pour le fond et pour le texte. La fenêtre d aperçu dans le coin inférieur droit vous donnera un avant-goût de ce que ressemblera la trame de fond avant de la choisir. Il est généralement recommandé de ne pas mettre le pourcentage de fond à plus de 10%. Le texte devient plus difficile à lire parce que le contraste entre le texte et le fond est moins qu auparavant. Pour le prochain exemple, mettez le pourcentage de fond à 100%. Ceci aura l effet automatique de changer la couleur du fond au noir et du texte à la couleur blanche. Vous pouvez aussi changer les couleurs si vous le voulez. L effet devrait ressembler à ceci : 11

12 pour démarquer une partie du document. est parfait pour un titre ou Pour ajuster la largeur de la barre noire, il faut changer la marge gauche ou la marge droite de la ligne. Vous pouvez le faire en déplaçant les petits triangles de la règle au dessus du texte ou en changeant les marges à partir du menu Fichier, Mise en Page, Marges. 12