Excel Tri, Filtre, Validation de données [dn]

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1 Excel Tri, Filtre, Validation de données [dn] K. Zampieri, Version 14 octobre 2013 Table des matières 1 Tri de données / dn00mcours Exemple : Tri sur un niveau Exemple : Tri personnalisé sur plusieurs niveaux Filtre de données / dn00mcours Exemple : Filtre simple Exemple : Filtre multiple Nouveautés Exemple : Filtre personnalisé Exemple : Filtre avancé

2 Bureautique dn00mcours, October 14, Introduction Mots-Clés Excel, Tri de données, Filtre de données, Validation de données. Requis Fonctionnalités de base, Formules et Fonctions. Comprend [Lemainque-X1], [Minot-X2]. Ce module présente les outils de tri, de filtrage et de validation de données.

3 Bureautique dn00mcours, October 14, == Activités Cours == 1 Tri de données / dn00mcours1 Le tri est une des plus fréquentes des opérations effectuées sur les données. Il permet d organiser d une façon différente une sélection d enregistrements. Les commandes du tri sont : Dans l onglet Données, groupe Trier et filtrer : Et dans l onglet Accueil, groupe Edition : 1.1 Exemple : Tri sur un niveau Cet exemple réalise le tri par Couleur en Ordre croissant sur les données suivantes : > Dans un onglet renommé zendikar, copiez/collez (ou importez) les données brutes > Mettez la ligne des intitulés (première ligne) en Motif de Couleur bleu.

4 Bureautique dn00mcours, October 14, Conseil Il est astucieux de figer la première ligne quand on travaille sur les bases de données : faites-le en appelant Affichage>[Fen^etre]>Figer les volets>figer la première ligne. > Dupliquez l onglet zendikar et renommez-le tri. > Cliquez sur une cellule du tableau puis appelez la commande Trier (onglet Données ou onglet Accueil). > La boite de dialogue suivante s affiche : > Les boutons Ajouter un niveau, Supprimer un niveau et Copier un niveau effectuent l action correspondante. Les flèches permettent de monter ou de descendre dans les niveaux de tri. L option Mes données ont des en-têtes précise s il s agit d une base de données ou non. > Dans la zone Colonne, cliquez sur la flèche Trier par pour choisir l intitulé (ou le nom de colonne). Ici prenez la Couleur. > La flèche Trier sur permet d effectuer un tri selon les Valeurs (par défaut), la Couleur de cellule, la Couleur de police ou l Icône de cellule. Ici conservez les Valeurs.

5 Bureautique dn00mcours, October 14, > La flèche Ordre permet de préciser un tri croissant (par défaut), décroissant ou personnalisé. Ici laissez le réglage par défaut. > Cliquez sur OK : la feuille s affiche triée selon les spécifications. Attention En sélectionnant une colonne ou une plage de cellules, vous triez uniquement les informations de la sélection. Une bonne habitude consiste à cliquer sur une seule cellule de la colonne du tri avant de lancer la commande.

6 Bureautique dn00mcours, October 14, Remarque Pour effectuer plus rapidement le tri par Couleur sur les Valeurs en Ordre croissant : cliquez sur une cellule de la colonne Couleur puis sur le bouton AZ. Attention : si la première ligne ne reste pas en place, c est que l option Mes données ont des en-têtes n est pas cochée. Il faut alors annuler l action et passer par la boite de dialogue. Excel 2010 Excel 2010 ajoute aux critères de tri des versions précédentes la possibilité de trier d après les couleurs de cellules ou des couleurs de police de caractères.

7 Bureautique dn00mcours, October 14, Exemple : Tri personnalisé sur plusieurs niveaux Effectuons maintenant un tri personnalisé sur plusieurs niveaux : par Rareté selon l Ordre (Mythique, Rare, Peu fréquente, Courante, Terrain) et par Couleur en Ordre croissant. > Cliquez sur une cellule du tableau puis pressez sur [Ctrl *] pour (re)sélectionner les données. Cliquez ensuite sur Trier puis sur Ajouter un niveau. > Cliquez sur le bouton Monter pour permuter les deux premières lignes. > Sur la première ligne, cliquez sur la flèche Trier par et choisissez Rareté, puis cliquez sur la flèche Ordre (pour la ligne Rareté) et choisissez Liste personnalisée...

8 Bureautique dn00mcours, October 14, > La boite de dialogue suivante s affiche : > Dans la zone de droite, saisissez les Entrées de la liste (sans les virgules, une entrée par ligne) :

9 Bureautique dn00mcours, October 14, > Cliquez sur OK. La boite de dialogue du tri réapparaît, la liste personnalisée servant d ordre de tri pour la colonne Rareté. > Cliquez sur OK : la feuille de calcul s affiche triée selon les spécifications.

10 Bureautique dn00mcours, October 14, Remarque Le bouton Options... permet de préciser le Respecter la casse ainsi que l Orientation du tri Du haut vers le bas (par défaut) ou De la gauche vers la droite.

11 Bureautique dn00mcours, October 14, Filtre de données / dn00mcours2 Le filtre permet d extraire des enregistrements d un ensemble de données en fonction d un ou de plusieurs critères de sélection. Dans tous les cas, le nombre d enregistrements extraits est inférieur à celui de la sélection. Il peut être nul si aucune ligne d enregistrement ne correspond aux critères demandés. Les commandes du filtre sont : Dans l onglet Données, groupe Trier et filtrer : Et dans l onglet Accueil, groupe Edition : 2.1 Exemple : Filtre simple Cet exemple réalise un filtre simple sur le champ Rareté. > Dupliquez l onglet zendikar et renommez-le filtre1. > Cliquez dans une cellule du tableau puis sur le bouton Filtrer (onglet Données ou onglet Accueil). Des flèches déroulantes s affichent sur la ligne des intitulés (première ligne de la plage sélectionnée). > Un simple clic sur une liste déroulante ouvre la fenêtre de filtrage proposant des options de tri, des options de filtres, suivies avec Excel 2010 d une zone Rechercher (du texte et des nombres) puis enfin de la liste des contenus différents de la colonne.

12 Bureautique dn00mcours, October 14, > Cliquez sur la flèche située à côté du champ Numéro et sélectionnez l option AZ. Notez la petite flèche indiquant l ordre choisit : > Cliquez maintenant sur la flèche située à côté du champ à filtrer (ici Rareté) et dans la liste, cochez uniquement Mythique. (Astuce : Une méthode rapide consiste à cliquer sur la case (Sélectionner tout) pour tout décocher puis à cochez ce qui vous intéresse.) > Cliquez sur OK : la feuille de calcul n affiche que les enregistrements filtrés.

13 Bureautique dn00mcours, October 14, > Remarquez les numéros de lignes, à gauche, affichés en bleu et non consécutifs ainsi que la présence à côté du (ou des) champs filtrés d une icône de filtrage en forme d entonnoir. Notez également la barre d informations qui affiche le nombre d enregistrements trouvés sur le total. Attention Si vous ajoutez ou modifiez une ligne d enregistrements, il n y a pas de mise-à-jour automatique. Cliquez sur le bouton Réappliquer pour effectuer la mise à jour du filtre.

14 Bureautique dn00mcours, October 14, Exemple : Filtre multiple Faisons maintenant un filtre multiple sur les cartes Rare de couleur Terrain. > Dupliquez d abord l onglet filtre1 et renommez-le filtre2. > Dans cet onglet, cliquez sur la flèche à côté de Rareté puis désélectionnez Mythique et sélectionnez Rare. Cliquez sur OK. > Cliquez ensuite sur la flèche à côté de Couleur et sélectionnez Terrain. > Cliquez sur OK : la feuille affiche les enregistrements filtrés. > Pour effacer un filtre, cliquez sur la flèche à côté du filtre à effacer puis sélectionnez Effacer le filtre. Testez cette opération sur le filtre de Couleur. (Vous pouvez également cocher la case Sélectionner tout.) > Cliquez sur OK. La liste réapparait filtré sur un seul critère. (Ici : 53 enregistrements.) Remarque Pour effacer tous les filtres, cliquez sur Effacer (groupe Trier et filtrer) : la totalité de la liste réapparaît.

15 Bureautique dn00mcours, October 14, Nouveautés 2010 Cette section concerne les nouveautés spécifiques à Excel 2010 : la zone Rechercher et les filtres textuels. > Dupliquez l onglet zendikar, renommez-le filtre3 et activez les filtres. > Effectuons un filtre sur le mot Scout dans le champ Type. Pour ce, cliquez sur la flèche à côté de Type et dans la zone Rechercher, saisissez Scout. > La liste qui s affiche s ajuste et ne présente que les enregistrements qui comprennent la zone de recherche. Vous pouvez effectuer une sélection parmi ceux-ci ou tous les afficher en cliquant sur Sélectionner tous les résultats de la recherche. > Cliquez sur OK. Notez à nouveau l icône du filtrage. Remarque Ce nouveau filtre est pratique pour affiner une recherche ou lorsque la liste des possibilités est longue, comme avec des numéros d articles. > Dupliquez l onglet zendikar et renommez-le filtre4.

16 Bureautique dn00mcours, October 14, > Les filtres textuels sont dans la zone du champ à filtrer. > Sur cet onglet, filtrez tous les enregistrements dont le Nom anglais commence par la lettre B et qui contient oo. Pour ce, choisissez Filtres Textuels puis Filtre personnalisé et remplissez la boite de dialogue : > Cliquez sur OK : la liste est filtrée selon les critères.

17 Bureautique dn00mcours, October 14, Exemple : Filtre personnalisé Cet exemple réalise un filtre personnalisé. > Dupliquez l onglet zendikar et renommez-le filtre5. > Le filtre personnalisé ouvre la boite de dialogue correspondante. Cliquez sur la flèche de gauche pour sélectionner l opération à effectuer. > Puis cliquez sur la flèche de droite pour choisir la valeur. > Testez en filtrant tous les enregistrements dont le coût commence par 3 ou qui contiennent le mot GG. (41 enregistrements.)

18 Bureautique dn00mcours, October 14, Exemple : Filtre avancé Un filtre élaboré (dit aussi filtre avancé) est un filtrage à partir de plages de critères définies dans la feuille de calcul. L intérêt est de pouvoir combiner plusieurs critères, de les modifier très rapidement, de conserver une trace de la sélection et de l imprimer en même temps que les lignes filtrées ou d extraire les données en limitant l affichage de certaines colonnes. La première ligne de critère sont les intitulés. Les lignes de critères sont indépendantes les unes des autres (c.-à-d. sont reliées par des OU logiques). Les données entrées sur une même ligne amènent à extraire des lignes d enregistrements correspondant à tous les critères définis (c.-à-d. sont reliées par des ET logiques). Conseil Pour créer les intitulés de la zone critères, faites du copier/coller des intitulés de la BDD. Remarque Les noms prédéfinis des zones de critère et de destination sont respectivement Critères et Extraction. (Ouvrez la zone de Nom pour voir les noms prédéfinis après un tel Filtrage.) > Dupliquez l onglet zendikar et renommez-le filtre6. > Dans le cas d un filtre avancé, il faut au préalable définir une zone de critères de la même manière que dans le cadre des fonctions BD. Définissons donc la zone dans une autre feuille de sorte à extraire tous les enregistrements dont : Le Type commence par Smn et dont la Rareté est Mystique. Ou Le Type commence par Smn et dont la Rareté est Rare et la Couleur est Blanc et qui contiennent WW dans le Co^ut. Rappel Cette zone de critères peut être définie sur le même onglet que les données, ou sur un autre onglet. > Pour lancer un filtre avancé, cliquez sur le bouton Avancé (onglet Données, groupe Trier et filtrer). La boite de dialogue permet de spécifier la zone de critères et l emplacement des enregistrements filtrés (si Copier vers un autre emplacement).

19 Bureautique dn00mcours, October 14, > Cliquez sur OK : la feuille affiche 13 enregistrements : > Dans le cas d une extraction partielle, la zone Copier dans identifie la ligne des champs à extraire. > Dupliquez l onglet zendikar et renommez-le filtre7. Attention Dans le cas d une extraction, les données extraites doivent être sur le même onglet des données, sous peine d obtenir le message suivant : > Relancez le même filtrage en effectuant une extraction des champs Numéro et Nom anglais.

20 Bureautique dn00mcours, October 14, > Voici le résultat :