Formation à la mise en place d une certification NF Service Formation

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Joëlle Lanthier
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par Graziella Kucharski, Responsable de projets Version A du 09 juillet 2015 INTERACTIONS ET ENTREPRISE Conseil I

1 Formation à la mise en place d une certification NF Service Formation performance durable ressources humaines santé - sécurité qualité management sécurité alimentaire Proposition rédigée par David Baron, Consultant Proposition validée par Graziella Kucharski, Responsable de projets Version A du 09 juillet 2015 INTERACTIONS ET ENTREPRISE Conseil I Audit I Formation 39 Rue Hincmar Reims Tél : www. iereims.com Siret APE 7022 Z

2 I. Description de l action I- Publics concernés Responsables qualité, futurs Responsables qualité, Dirigeants d organismes de formation. II- Thème de la formation Organisation de l OF, démarche qualité prestation et système, étapes d obtention d une certification NF Service Formation. III- Objectif général Apporter aux «Relais qualité» des OF les connaissances de base indispensables à la mise en œuvre et à l animation de la démarche qualité, et développer les compétences associées. Mettre en application ces connaissances sur les situations réelles des OF, et construire le système qualité permettant d obtenir la certification NF Service Formation. IV- Objectifs pédagogiques A l issue de la formation, les participants seront capables de : Comprendre le système de normalisation, d audit, de reconnaissance extérieure pour les OF ; Concevoir une démarche pédagogique (et les outils associés) en conformité avec les exigences normatives ; Transcrire pour leur Organisme de Formation les différentes exigences des normes NF Formation ; Piloter une démarche qualité et l animer au quotidien dans leur organisme ; Eviter les lourdeurs d un système qualité mal adapté à la structure ; V- Durée de l action 8 jours en formation interentreprises, et 2 jours en intra spécifique à chaque Organisme de Formation Accompagnement à distance non évaluable (non facturé) 2

3 II. Programme prévisionnel Jour 1 : Concepts de base de la démarche dans les OF Pourquoi mettre en place un système d organisation, une démarche qualité dans un OF? La qualité et ses corollaires pour la formation : quels sont les incontournables? Les enjeux et bénéfices d une démarche qualité Savoir se retrouver dans les normes et référentiels du secteur de la formation Faire le choix de sa démarche, opter pour une démarche combinée «prestation/système» La démarche qualité garante des valeurs et des engagements des OF Présentation des normes NF formation, de leurs principes, leurs modalités de certification : Les intérêts et contraintes d une reconnaissance externe Pré diagnostic de la situation de chaque organisme participant. Vérification de l adéquation avec les Règles de certification NF 214 Jour 2 : Construire le système qualité de l OF Les processus pédagogiques et administratifs de l OF, les documents, manuels associés, la traçabilité des opérations réalisées L'architecture et la gestion du système d organisation de l OF Comment gérer au mieux le système qualité pour gagner en efficacité, en temps et en ressources? Passage en revue des exigences et engagements des normes NF214, NF X (Informations relatives à l offre) et NF X (Service et prestation de service) Les responsabilités au sein de l OF dans le cadre d'une démarche qualité Définition des actions à mener pour la séance suivante A partir de cette étape, chaque journée comprendra : L évaluation des actions à mener spécifiées lors de la précédente séance L étude d un ou plusieurs domaines de la démarche qualité, Le diagnostic des OF participants sur ces domaines, Le plan d actions à mener pour se mettre en conformité. Un accompagnement individuel à distance entre les séances afin de répondre aux questions et de suivre l avancement des travaux (non facturé) 3

4 Jour 3 : Se mettre en conformité avec la norme NF X : Informations relatives à l offre Prise en compte des objectifs de la norme, qui garantit la lisibilité des informations Transmises par les OF, sur la communication/promotion, Les offres et les catalogues, Les propositions de formation en réponse à une demande ; Traduction des exigences pour les OF en présence Les informations minimum (obligatoires) : Indispensables à toute situation Les informations complémentaires (facultatives) : Selon la nécessité de l organisme Les informations à tenir à disposition par l OF : A communiquer sur demande La détermination du plan d actions pour chaque organisme présent afin d être en conformité avec ces exigences Jour 4 : Engagements NF214 partie 1 : La politique et les dispositions d organisation Politique et engagements qualité Définition des responsabilités Réglementation, législation et confidentialité Dispositions d organisation pour la mise en œuvre des engagements de service Gestion des sous-traitants et cotraitants Gestion du personnel Gestion des documents qualité Jour 5 : Conception de la démarche (journée spécifique dans chaque OF) Anticiper cette journée Diagnostic entre l organisation actuelle et la situation visée Evaluation des dispositions d organisation et de la politique qualité mises en place depuis la précédente séance Sensibilisation des équipes à la démarche qualité (sous forme de mini séance de formation) Création du planning de la démarche, intégrant toutes les étapes (celles qui seront vues en formation, et celles qui seront à mener sur le terrain par le responsable qualité) Définition des ressources et moyens à mettre en place dans l organisme Définition du champ de certification (gammes de certification) 4

5 Jour 6 : Se mettre en conformité avec la NF X : Service et prestation de service Présentation des 5 processus identifiés pour guider les organismes de formation : o le traitement de la demande et de la commande o la conception du produit pédagogique o l organisation de l action de formation o la réalisation de l action de formation o l évaluation de la formation Traitement approfondi du processus 1 : Traitement de la demande et de la commande ; Traitement approfondi du processus 2 : Conception du produit pédagogique ; Jour 7 : Se mettre en conformité avec la norme NF X (suite) Traitement approfondi du processus 3 : Organisation de l action de formation ; Traitement approfondi du processus 4 : Réalisation de l action de formation ; Traitement approfondi du processus 5 : Evaluation des formations Jour 8 : Engagements NF214 partie 2 : Outils de mesure et d amélioration Évaluer la performance du service pour vérifier en continu le respect des engagements L'analyse et la régulation des dysfonctionnements, les fiches progrès Mise en place et Suivi d indicateurs qualité Gestion des réclamations clients Evaluation de la qualité perçue par le client Revue Qualité et Plan d actions d amélioration Plan d'actions correctives Jour 9 : La démarche de chaque organisme (journée spécifique dans chaque OF) Etat des lieux d avancement de la démarche mise en place Passage en revue des points restant non-conformes aux exigences des normes Définition des actions à mettre en œuvre pour chaque processus Mise en place des outils, méthodes ou documents nécessaires pour pallier les écarts 5

6 Jour 10 : La certification et/ou le retour d expérience post-audit Constitution du dossier de certification pour l AFNOR Préparer les documents nécessaires pour l auditeur de certification Réaliser les ajustements préalables à l audit Valoriser la certification : Les modalités de marquage Faire vivre la certification : Les modalités de suivi Dans le cas ou des OF ont déjà passé leur audit initial : Retour d expérience des organismes ayant passé leur premier audit de certification Aide à la mise en œuvre des fiches d actions correctives suite à l audit Eléments de facilitation des échanges avec l organisme de certification Mise en place des mesures préventives pour les organismes n ayant pas encore passé leur certification 6

7 III. Modalités pédagogiques et animation choisie Intervenant David Baron Consultant/Formateur en systèmes de management. Auditeur ICA pour AFNOR sur de nombreux référentiels, dont les référentiels spécifiques aux organismes de formation. Georges Mouflette Consultant/Formateur en systèmes de management. Auditeur ICA pour AFNOR, spécialiste des organismes de formation. Les intervenants sont tous deux membres de la commission de normalisation «Formation» à l Afnor. Modalités pédagogiques Présentation d exemples d outils de la démarche qualité adaptés aux OF en présence Fourniture de méthodes et documents types que les OF pourront s approprier Travail en commun sur la mise en place des démarches qualité dans l OF Mise en place d un espace numérique collaboratif, pour la base documentaire, et les échanges entre les participants Définition de travaux d alternance à réaliser entre les séances par les participants Méthode pédagogique pragmatique étant axée sur les expériences d accompagnement d une centaine d OF dans des démarches qualité Etalement de la formation sur toute l année 2015, afin que les stagiaires puissent mettre en application la démarche entre les séances IV. Modalités et indicateurs d évaluation L évaluation de la prestation de la part des participants Evaluation des acquis des participants Obtention de la certification NF Service Formation 7

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