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1 985-1-IPG-050 Revised January 2009 Revisé Janvier 2009 Employer's obligation to keep supplier material safety data sheets (MSDSs) up to date (no more than 3 years old). Obligation de l'employeur de maintenir des fiches signalétiques (FS) du fournisseur à jour (datant d'au plus de 3 ans). Table of Contents Table des matières Page 1. Purpose 1 1. Objet 2. Interpretation 1 2. Interprétation 3. Questions and Answers 2 3. Questions et réponses Direction du développement du programme et de l'orientation Page i

2 985-1-IPG-050 Revised January 2009 Revisé Janvier 2009 Employer's obligation to keep supplier material safety data sheets (MSDSs) up to date (no more than 3 years old). Note: Pursuant to the Interpretation Act, in the following text, words importing male persons include female persons. Obligation de l'employeur de maintenir des fiches signalétiques (FS) du fournisseur à jour (datant d'au plus de 3 ans). Nota : Conformément à la Loi d'interprétation, dans le texte qui suit, les mots désignant les personnes de sexe masculin comprennent les personnes de sexe féminin. Interpretation Interprétation 1. Purpose 1. Objet Interpretation of subsections 10.32(2) and (3) of the Canada Occupational Health and Safety (COHS) Regulations stipulating that: (a) Where there is a controlled product in the work place and the supplier material safety data sheet (MSDS) in respect of the controlled product is three years old or more, the employer shall, where possible, obtain from the supplier an up-to-date supplier material safety data sheet. (b) Where it is not practicable for an employer to obtain an up-to-date material safety data sheet, the employer shall update the hazard information on the most recent supplier material safety data sheet that the employer has received on the basis of the ingredients disclosed on that supplier material safety data sheet. Interprétation des paragraphes 10.32(2) et (3) du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail (RCSST) stipulant que : a) Lorsqu'un produit contrôlé se trouve dans un lieu de travail et que la fiche signalétique (FS) du fournisseur date de trois ans ou plus, l'employeur doit, lorsque cela est possible, obtenir du fournisseur une fiche signalétique du fournisseur à jour. b) Lorsqu'il est impossible d'obtenir la fiche signalétique du fournisseur à jour, l employeur doit, sur la plus récente fiche signalétique du fournisseur dont il dispose, mettre à jour les renseignements sur les risques en fonction des ingrédients indiqués sur cette fiche. 2. Interpretation 2. Interprétation The Controlled Products Regulations, at present, require the supplier to provide updated MSDSs only if the controlled products were sold after the new information became available. It is desirable but not mandatory for suppliers to provide updated Dans l'état actuel du Règlement sur les produits contrôlés, le fournisseur n'a l'obligation de fournir des FS à jour que si les produits contrôlés sont vendus après que les nouveaux renseignements deviennent disponibles. Il est souhaitable mais non obligatoire que le fournisseur transmette des Direction du développement du programme et de l'orientation IPG-050 Page 1

3 MSDSs for products sold previously. However, the employer must attempt to obtain an updated MSDS from the supplier, subsection 10.32(2) of COHS Regulations or if impossible, update the most recent supplier MSDS, subsection 10.32(3). FS à jour pour les produits vendus antérieurement. Par contre, l'employeur doit tenter d'obtenir la FS du fournisseur à jour selon le paragraphe 10.32(2) du RCSST ou si cela n'est pas possible, mettre lui-même à jour la FS du fournisseur la plus récente, paragraphe 10.32(3). 3. Questions and Answers 3. Questions et réponses (a) What are the employer's responsibilities if the supplier forwards an updated MSDS? Upon receiving an updated supplier MSDS for a controlled product, the employer must compare the information contained in this sheet with the old one. The employer can then determine whether he must, in light of the information received, revise the employee education program required under paragraphs 10.14(3)(b) and (c) of the COHS Regulations. The employer shall then replace the outdated sheet with the updated one. (b) If no changes have been made to the MSDS and the supplier so notifies the employer in writing, may the latter use the information to update the supplier MSDS? If the supplier gives the employer written notice that the MSDS for the controlled product previously bought has been reviewed, indicating the date of the review and confirming that no changes have been made, the employer may change the date of preparation on the a) Quelle est la responsabilité de l'employeur si le fournisseur transmet une FS à jour? Lors de la réception de la FS du fournisseur à jour d'un produit contrôlé, l'employeur doit comparer l'information contenue dans cette fiche à l'information retrouvée sur la fiche périmée et déterminer si en raison des renseignements, il doit réviser le programme de formation des employés en vertu des alinéas 10.14(3)b) et c) du RCSST. L'employeur doit par la suite remplacer la FS périmée par la fiche à jour. b) Si aucun changement n'a été apporté à la FS et que le fournisseur en informe l'employeur par lettre, l'employeur peutil utiliser cette information pour faire la mise à jour de la FS du fournisseur? Si le fournisseur l'avise par lettre que la FS du produit contrôlé acheté antérieurement a été révisée, lui indique la date de révision et lui confirme qu'aucun changement n'a été apporté, l'employeur peut changer la date de préparation sur la FS du fournisseur la Direction du développement du programme et de l'orientation IPG-050 Page 2

4 most recent supplier MSDS and thereby comply with the requirements of subsections 10.32(2) or 10.32(3) of the COHS Regulations. However, the employer must either attach the supplier's letter to the supplier MSDS or indicate on the revised MSDS that the letter is available, on request, for consultation purposes. (c) What happens if the supplier fails to respond to a request for information concerning the MSDS or is no longer in business? Where information cannot be obtained from the supplier to update the MSDS, then the employer must comply with subsection 10.32(3) of the COHS Regulations by updating the information concerning the hazards of the product on the most recent supplier MSDS, on the basis of the ingredients listed on the sheet. The employer can then determine whether he must, in light of the information found, revise the employee education program required under paragraphs l0.l4(3)(b) and (c) of the COHS Regulations. The employer is under the same obligation where the supplier is no longer in business. It should be kept in mind that these provisions apply only when the employer does not make a new purchase of the controlled product. As soon as the employer makes a new order, he must obtain an updated MSDS from the supplier: the latter is obliged to provide this under the Controlled Products Regulations. plus récente et de ce fait satisfaire aux exigences des paragraphes 10.32(2) ou 10.32(3) du RCSST. Par contre il devra attacher la lettre du fournisseur à la FS ou indiquer sur cette dernière que la lettre est disponible, sur demande, pour consultation. c) Qu'arrive-t-il si le fournisseur ne donne pas suite à une demande d'information sur une fiche signalétique ou n'est plus en affaires? Si l'information ne peut être obtenue du fournisseur pour mettre la FS à jour, l'employeur doit se conformer au paragraphe 10.32(3) du RCSST en mettant lui-même à jour les renseignements sur les dangers du produit contrôlé sur la FS du fournisseur la plus récente, en fonction des ingrédients divulgués sur la fiche. L'employeur pourra ensuite déterminer si en raison des renseignements, il doit réviser le programme de formation des employés en vertu des alinéas l0.l4(3)b) et c) du RCSST. La même obligation lui incombe si le fournisseur n'est plus en affaires. Rappelons que ces dispositions s'appliquent uniquement lorsque l'employeur ne fait pas un nouvel achat du produit contrôlé. Par ailleurs, dès qu'il passe une nouvelle commande du produit, l'employeur doit obtenir une FS à jour de son fournisseur, qui, pour sa part, est tenu de la lui fournir en vertu du Règlement sur les produits contrôlés. Direction du développement du programme et de l'orientation IPG-050 Page 3

5 Note: In circumstances where the employer prepares a work place MSDS or a machine readable version of the MSDS, pursuant to subsections 10.33(2) or 10.34(2) of the COHS Regulations, he should update the MSDS according to the new information appearing on the supplier MSDS. Nota : Dans les circonstances où l'employeur a préparé une FS du lieu de travail ou une FS accessible sur terminal d'ordinateur, paragraphes 10.33(2) ou 10.34(2) du RCSST, il devra en faire la mise à jour en utilisant la nouvelle information apparaissant sur la FS du fournisseur. Fulvio Fracassi Director General/Directeur général / Direction du développement du programme et de l'orientation HRSDC-Labour Program/Programme du travail-rhdcc Direction du développement du programme et de l'orientation IPG-050 Page 4