Inspections de la FDA

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1 Inspections de la FDA DIU - FARC Paris, 09 mars 2010 Public Health and Patient Safety First! APhaRC Cherif Benattia, MD cherifb@apharc.com Différentes Inspections Réglementaires Autorité Réglementaire US FDA (Food and Drug Administration) State s Department of Public Health EMEA (Agence Européenne du Médicament) Japon (MHW) Type d inspection Routine (systématique) Pour cause (orienté) Pre-AMM (NDA review) Ad hoc, non annoncée aux US (en dehors des US la FDA n a pas de droit d accés légal) Inspections annuelles de routine Inspections moins fréquentes mais annoncées en général. Inspections en général annoncées

2 Principal Objectif des Inspections Fiabilité des données Respect des BPC Respect des POS (SOPs) Protection des Patients Concepts et Buts de l'audit Conformitˇ aux BPC Audit * permet d'amˇliorer les Processus de Qualitˇ * permet des mesures Amelioration continue Formation Processus & Syst mes POS et Pratiques

3 Inspections Réglementaires (1) Usine (GMP ou BPF: Bonnes Pratiques de fabrication) Site d investigation BPC Documents (protocoles, documents source, etc) CE et consentement patient Visites de monitoring Contrôles de qualité Inspections Réglementaires (2) Laboratoire pharmaceutique: Département médical (POS, dossiers, archives) Affaires Réglementaires (dossier de soumission) Pharmacovigilance (rapports, processus, systèmes) Laboratoire d analyses en cas d étude pharmacocinétique

4 Inspections Réglementaires du Site d investigation Si les Autorités réglementaires contactent directement l investigateur Alors, l investigateur doit contacter le Laboratoire, qui se doit de fournir un support en: pré-auditant le site, si nécessaire, fournissant des copies des documents (CE, protocoles, CRF, etc...) Inspection Réglementaire. Processus (1) Arrivée des inspecteurs. Le(s) représentant(s) officiel(s) est prévenu de l arrivée et accueille les inspecteurs. Obtient les informations préliminaires (objet et lieux de l inspection, durée prévue, etc.) Vérifie l ordre de mission. Accompagne les inspecteurs dans une salle d attente.

5 Inspection Réglementaire. Processus (2). Initiation. Le(s) représentant(s) officiel(s) prévient le département Légal, le département Médical et/ou Réglementaire et la Direction. Une équipe en charge de l inspection (Inspection Team) va etre désignée avec un Team Leader. Mise à disponibilité de 2 locaux (salle de réunion): une salle pour les inspecteurs. une salle pour l équipe en charge de l inspection. Inspection Réglementaire. Processus (3). Initiation. Inspection Team: 1 à plusieurs membres de différents départements: Département Légal Département Médical et/ou Affaires Réglementaires Assurance Qualité? Cadres supérieurs avec si possible expérience des audits et des inspections.

6 Inspection Réglementaire. Processus (4). Initiation. Ouverture Présentation de l équipe et des inspecteurs. Confirmer l objectif de l inspection/audit. Discuter le programme et les séquences de l inspection. Présentation de l organisation du laboratoire organigrammes à jour +++ Processus de travail et procédures modifications de procédures depuis la dernière visite de la FDA changement de systèmes (biométrie, informatique) Inspection Réglementaire. Processus (5). Conduite. Inspection Team: Documente quotidiennement (minutes) tout se qui se passe de manière claire et précise. Accompagne les inspecteurs dans les zones a inspecter. Fournit des copies des documents demandés et crée un dossier jumeau (identique).

7 Inspection Réglementaire. Processus (5). Conduite. Inspection Team: Réponds aux questions des inspecteurs. Fait signer les accusés de réception. Organise les différents entretiens. Participe aux entretiens +++. Informe les différentes directions du déroulement de l inspection. Inspection Réglementaire. Processus (6). Cloture. Les inspecteurs présentent les observations. Inspection Team discute les éventuelles actions correctives avec les inspecteurs. FDA envoie le rapport d inspection: FDA form 483. Inspection Team réponds par écrit aux inspecteurs.

8 Inspection Réglementaire. Processus (6). Cloture. Distribution limitée et confidentielle du rapport d inspection. Inspection Team développe un plan d action. Délais d application stricts et contrôlés. Rapports réguliers (semestriels en général) à la FDA, sur l application des mesures correctives. Differentes Etapes du Processus Réunion d ouverture Présentation de l équipe et des inspecteurs. Confirmer l objectif de l inspection/audit Discuter le programme et les séquences de l inspection Visite guidée Entretiens avec les membres de l équipe Vérification des documents Cloture Discussion des résultats. Clarifier tous les points avant envoi du rapport. Discussion des éventuelles actions correctives. Négocier le Plan d Action et les délais de mise en place.

9 Différents Rapports d Inspection (Form FDA-483) No Action Needed (NAI) Pas de remarques particulières. Volontary Action Needed (VAI) Observations ou pratiques non conformes avec les procédures. Déviations des POS. Official Action Indicated (OAI) Observations ou pratiques non conformes avec la réglementation, qui peuvent nécessiter des sanctions administratives ou réglementaires. Non conformité avec les BPC Fraude... Pièges et Zones de Risque POS: à jour Consentements patients et traductions CV et formation continue de l équipe Traductions: +++ Conformité (Consistency) DOCUMENTATION

10 Conseils aux futurs audités Soyez préparés à répondre à des questions basiques concernant vos procédures internes et réglementations locales. Soyez sûrs de bien comprendre les questions avant de répondre. Répondez uniquement aux questions concernant votre aire de responsabilité. Ne répondez pas pour quelqu un d autre. Conseils aux futurs audités Soyez honnêtes: si vous ne connaissez pas la réponse à une question, admettezle, n'essayez pas de deviner. Ne contredisez pas quelqu un qui vient de répondre à une question. Si vous n êtes pas d accord discutez entre vous et clarifiez ensuite à l inspecteur si c est nécessaire.

11 Conseils aux futurs audités Les inspecteurs doivent toujours être escortés. En fonction de l endroit visité, une personne doit toujours être disponible pour répondre immédiatement aux questions (archives, Pharmacovigilance, etc.). Une inspection réglementaire peut durer des semaines: essayez de déterminer la durée dès le départ et planifiez la disponibilité des équipes. Mock Regulatory Inspections Objectifs des audits: s assurer que les POS et les Bonnes Pratiques sont respectées. identifier tôt toutes les déviations et nonconformités et les corriger. Préparer un Dossier d Inspection +++ Se préparer