FAQ à destination des fournisseurs concernant l EDI et la dématérialisation fiscale des factures

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1 FAQ à destination des fournisseurs concernant l EDI et la dématérialisation fiscale des factures Version 5.0 Mise à Jour du 26 octobre 2011

2 Introduction Ce document fait la synthèse des différentes questions qui ont été soulevées par les fournisseurs lors de la phase de démarrage du projet de dématérialisation des factures. C est cette expérience que nous souhaitons partager. Interlocuteurs SNCF sur le projet de dématérialisation fiscale des factures : Brice GIROD Responsable du Pôle Acquisition CSP Comptabilité Fournisseurs brice.girod@sncf.fr Géraldine MAINSEL Projet EDI Pôle Acquisition CSP Comptabilité Fournisseurs geraldine.mainsel@sncf.fr Page 2 / 9

3 Table des Matières Quel est le périmètre comptable concerné par le projet? Quel est le périmètre juridique du projet? Besoin de la SNCF en termes de n de CDA ou BU PO / contrat Précisions sur les adresses de facturation Autres questions récurrentes 1. -Comment la facture est routée vers la personne habilitée à donner le bon à payer? 2. Quelle est la règle de facturation à suivre? 3. -Comment est généré le numéro de commande attendu par la SNCF? 4. Quelles sont les références articles à utiliser? 5. - Que fait-on des relevés d'heures papier qui sont parfois joints aux factures, ce qui est explicitement prévu au contrat? 6. Y a-t il possibilité d indiquer plusieurs adresses de livraisons dans une facture? 7. L escompte par ligne de facture est-il compatible avec la facturation électronique? 8. -Comment doivent être gérées les factures devant porter la mention «au nom et pour le compte de RFF»? 9. Quelle est la fréquence de collecte des factures par la SNCF? 10.Que doivent contenir les champs «date de prestation» et «date de livraison» pour les factures de location? 11.-La note d'avoir doit-elle contenir le numéro de commande et le numéro de la facture qu elle annule? 12.-Comment les factures rejetées sont-elles gérées? 13.-La modification à postériori de factures générées dans mon système d information est-elle possible? 14.-Est-il possible d envoyer des factures avec des montants négatifs? 15.Le RIB/l IBAN doit-il être indiqué dans la facture électronique? Page 3 / 9

4 Quel est le périmètre comptable concerné par le projet? Toutes les factures, quel que soit leur montant, sont concernées par le projet de dématérialisation fiscale. Quel est le périmètre juridique du projet? Le périmètre SNCF concerne toutes les factures adressées à l entité juridique SNCF EPIC dont le code TVA est FR Les factures adressées «au nom et pour le compte de RFF» le sont également. Il y a 3 exceptions à la règle, les 3 BU suivantes hors périmètres CCF et le resteront : Pour ces 3 cas, maintien de l ancien processus (envoi des factures papiers aux adresses des entités concernées) Par conséquent, ne sont pas concernées par la Demat EDI, les sociétés suivantes : Les organisations syndicales, le Comité d Entreprise et le Comité Central d Entreprise Réseau Ferré de France Les chemins de fer corses Les filiales de la SNCF (géodis, kéolis, etc.) Besoin de la SNCF en termes de n de CDA ou BU PO / contrat Votre société est-elle en mesure de faire la distinction qui permette d'envoyer en canal EDI uniquement les factures avec commande? La principale contrainte de la SNCF est de disposer sur tous les fichiers de factures d'un numéro de commande composé exclusivement de 15 chiffres, les 5 premiers représentant le n d'établissement (BU PO) et les 10 suivants, qui commencent par des 0, le numéro incrémental de commande (ex ). C est cette notion BU N Commande qui est l informat ion pivot pour la suite du processus de comptabilité fournisseurs (le traitement de la facture, le rapprochement et le contrôle par rapport au commandé et au réceptionné, et enfin la mise en règlement). Dans certains cas, les factures disposant d une BU PO uniquement sont acceptables par le système de la SNCF, à condition de l associer au numéro de contrat cadre. Ce cas de figure est fonction de la catégorie d achat SNCF et est expliqué précisément lors des premiers contacts avec la SNCF. En l absence de commande à 15 chiffres, il est capital que le fournisseur maîtrise la notion de BU PO. Page 4 / 9

5 En résumé, trois cas de figurent se présentent : Soit la facture a une commande à 15 chiffres Soit la facture a une BU PO et un numéro de contrat cadre (le fournisseur devra veiller à la correcte retranscription de la BU PO fournie par le donneur d ordre). Dans le cas où ni la commande ni le contrat est obligatoire, le numéro de BU PO sera indispensable. Pour rappel Toute commande au nom et pour le compte de RFF nécessite un numéro de commande quel qu en soit le montant. Précisions sur les adresses de facturation Pour les factures exclusivement en format papier, l adresse de facturation doit être : SNCF CCF TSA LYON Cedex 20 L envoi d une facture à cette adresse implique que la SNCF procédera à sa numérisation, ce qui déclenchera le processus aboutissant à sa mise en règlement. Pour les factures en dématérialisation fiscale : la question d un exemplaire papier ne se pose plus. (pas de nouveau changement d adresse). Autres questions récurrentes 1. - Comment la facture est-elle routée vers la personne habilitée à donner le bon à payer? Le système d'information de comptabilité des factures fournisseurs mis en place est un progiciel de gestion intégré. Il permet d'établir des circuits de validation de factures automatisés. Ainsi, la facture est orientée automatiquement vers le «valideur» adéquat à la SNCF en fonction du n de commande et/ou de la BU qui figurent sur la facture Quelle est la règle de facturation à suivre? Une facture ne doit pas concerner plusieurs commandes. Mais une commande peut être facturée en plusieurs fois (livraisons partielles). Page 5 / 9

6 3. - Comment est généré le numéro de commande attendu par la SNCF? Toutes les commandes émises au travers de l ERP de la SNCF comportent un numéro de commande structuré comme suit : 5 caractères numériques (BU) Un tiret, un espace ou un astérisque 10 caractères numériques (numéro séquentiel) Le cahier des charges de la dématérialisation fiscale nécessite que le tiret ou l astérisque soit éliminé. Les commandes passées sous forme fax doivent également comporter cette information et les commandes passées par téléphone ne font pas exception puisqu elles elles doivent être aussi validées dans le système de la SNCF. Il est recommandé aux fournisseurs de solliciter ce numéro s il n est pas communiqué par l agent SNCF demandeur. Une communication interne intense est toujours en cours afin que les processus mis en place autour de la facturation électronique soient connus par les personnes habilitées à passer des commandes. Notre prestataire de facturation électronique, Deskom, effectuera le contrôle de : la présence et le format de ce numéro (numérique et pas plus de 15 caractères). l existence du numéro de l établissement qui se trouve dans les 5 premiers caractères du numéro de commande selon un référentiel fourni par la SNCF Quelles sont les références articles à utiliser? Le fait de passer en facturation électronique ne change rien aux références existantes utilisées par les fournisseurs. Les références articles utilisées seront donc les mêmes que celles figurant sur les factures papier Que fait-on des relevés d'heures papier qui sont parfois joints aux factures, ce qui est explicitement prévu au contrat? La SNCF souhaite que ces relevés d'heures soient transmis en format pdf avec le fichier de facture électronique, où ils seront considérés comme des pièces annexes au fichier Y a-t il possibilité d indiquer plusieurs adresses de livraisons dans une facture? Oui, cela est possible. Page 6 / 9

7 7. - L escompte par ligne de facture est-il compatible avec la facturation électronique? L escompte par ligne de facture requiert une intervention manuelle par les comptables du CCF pour valider les factures. Or, si cela ne posait pas de problème dans le cadre des factures papier puisqu elles étaient validées manuellement, dans le cadre du projet de dématérialisation fiscale où les interventions manuelles sont supprimées, cela pose un problème. Un processus achat différent doit être mis en place Comment doivent être gérées les factures devant porter la mention «au nom et pour le compte de RFF»? Les commandes concernées par la mention «au nom et pour le compte de RFF» sont identifiées et comportent ce texte dans l en-tête. La loi française indique que cette information doit être impérativement restituée dans les factures papier ou électroniques associées. Ces factures font partie du périmètre de la dématérialisation fiscale. Les factures concernées doivent donc également être envoyées en format électronique. Cela dit, si le fournisseur n est pas capable de gérer ce point, il devra prévenir la SNCF et envoyer sa facture sous un format papier Quelle est la fréquence de collecte des factures par la SNCF? Un automate va chercher deux fois par jour à midi et à 18h les factures à disposition et ce, du lundi au vendredi le samedi et le dimanche étant des jours réservés à la maintenance Que doivent contenir les champs «date de prestation» et «date de livraison» pour les factures de location? La date de livraison n est pas obligatoire. Quant à la date de prestation, il faut y indiquer soit la date de location soit la période de location La note d'avoir doit-elle contenir le numéro de commande et le numéro de la facture qu elle annule? Dans la mesure où la personne qui a réalisé les opérations taxables facturées entend bénéficier de l'imputation ou de la restitution de la TVA afférente au prix ou à la partie du prix qui n'est pas exigible ou dont il est fait remise, les notes d'avoir doivent porter référence à la facture initiale, la commande ou à minima la BU PO de la facture initiale et indiquer le montant «hors taxe» du rabais consenti ainsi que le montant de la TVA correspondante. En cas d impossibilité de mentionner la référence à la facture initiale (ex : remises de fin d année ), les notes d avoir peuvent faire référence à un ensemble de factures ou au contrat auquel se rapportent les factures en cause. Dans cette hypothèse, la note d avoir doit préciser Page 7 / 9

8 la période au cours de laquelle ces factures ont été émises (extrait du Bulletin Officiel de la DGI, 3 C.A., n 136 du 7 août 2003) Comment les factures rejetées sont-elles gérées? Toute facture doit comporter un numéro de commande conforme aux attentes de la SNCF (sur 15 caractères). Si le numéro est bien sur 15 positions mais que les 5 premiers caractères numériques ne correspondent pas à une BU connue de la SNCF se trouvant dans le périmètre de la dématérialisation fiscale des factures, alors la SNCF la rejettera. Dans ce cas, une personne du pôle acquisition du CSP Comptabilité Fournisseurs contactera le fournisseur. Une adresse électronique générique sera demandée au fournisseur avant le démarrage en dématérialisation fiscale des factures afin de simplifier la communication. Par contre, si le numéro de BU contenu dans les 5 premiers caractères du numéro de commande correspond à une BU qui n est pas intégrée au périmètre de la dématérialisation fiscale (06120, et 06410), alors aucune action ne sera menée par le CSP Comptabilité Fournisseurs. Il est donc important d exclure les factures concernant ces trois BU du périmètre de la dématérialisation fiscale. Le contrôle de la BU sera identique à celui décrit ci-dessous dans le cas où la commande n est pas obligatoire mais le numéro de contrat. Dans tous les cas de figures, le numéro de BU PO doit être présent qu il soit intégré au numéro de commande ou mis à disposition de manière séparée. Règles de corrections 1) Toute facture en anomalie rejetée par la plate-forme Deskom devra être corrigée par le fournisseur et réémise. 2) Toute facture ayant été dématérialisée fiscalement et donc émise à destination de la SNCF mais dont le contenu du numéro de commande (intégrant le numéro de BU PO, ou le numéro de BU PO seul (dans le cas de commande ou de contrat non obligatoire) ne serait pas conforme aux attentes de la SNCF devra être annulée par un avoir. Une nouvelle facture corrigée devra être transmise La modification à postériori de factures générées dans mon système d information est-elle possible? La modification à postériori de factures générées dans le système d'information du fournisseur n est pas contraire aux règles comptables car tant que l original fiscal n a pas été constitué par la plate-forme de facturation électronique du fournisseur, mandaté pour ce faire, le fichier électronique, qui en est à l origine, peut être corrigé. L extrait ci-dessous de l article 289bis le confirme : Les informations émises et reçues doivent être identiques. L entreprise doit s assurer que les informations émises en application du I, par elle-même, ou par un tiers ou client mandaté à cet effet, sont accessibles et conservées dans leur contenu originel et dans l ordre chronologique de leur émission dans les conditions et dans les délais fixés par l article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Deskom s assure que les originaux fiscaux sont identiques. Page 8 / 9

9 Deskom s assure également que les données fiscales obligatoires sont présentes et, si des données métiers sont attendues par le donneur d ordres, qu elles sont présentes et conformes aux attentes. Si cela n est pas le cas et seulement lorsque Deskom exécute la dématérialisation fiscale également pour le compte du fournisseur, Deskom rejette la facture qui sera alors ré-émise corrigée par le fournisseur. Lorsque Deskom n est pas le prestataire de l émetteur des factures et si Deskom reçoit des factures non conformes aux attentes de la SNCF, Deskom devra néanmoins constituer l original fiscal pour le compte de la SNCF et l archiver puisque celui-ci le sera déjà côté émetteur. Une communication entre les deux parties devra avoir lieu pour régler le problème, soit au travers de l émission d un avoir ou de la trans mission de l information manquante (donnée métier manquante) pour permettre l intégration dans l ERP de la SNCF. Pendant la phase de recette, dans le cas d interopérabilité, Deskom effectue les contrôles des données obligatoires fiscales et des données métiers et en rend compte à la plate-forme concernée afin que les corrections soient effectuées avant le démarrage en pré-production Ces contrôles sont en effet levés en pré-production et, à fortiori, en production. 14. Est-il possible d envoyer des factures avec des montants négatifs? Non Si une facture arrive avec un montant négatif, son type ne sera pas transformé automatiquement en avoir. Une intervention manuelle de ressaisie de la facture sera nécessaire, ce qui est contraire au principe de facturation EDI. De plus, il y aurait dans ce cas un écart entre l'original fiscal (facture) et la pièce comptabilisée (avoir). 15. Le RIB/L IBAN doit-il être précisé dans la facture électronique? Si le fournisseur est mono RIB, il n y a pas d obligation de porter l information dans la facture électronique. Par contre, si le fournisseur est multi-rib, il sera nécessaire que l information soit présente dans la facture électronique. L IBAN remplace dorénavant le RIB. En conséquence, dans le cas des fournisseurs multi-rib, la mise à disposition de l IBAN est obligatoire. Page 9 / 9