Guide de gestion de listes de diffusion

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1 Guide de gestion de listes de diffusion

2 Ce guide est destiné à vous accompagner dans la prise en main des listes de diffusion de votre site. Celles-ci sont gérées par un plugin de SPIP : Spip-listes version Cette fonction est donc entièrement intégrée à l interface administrateur de votre site. Ce guide est composé de quatre parties. L introduction présente SPIP-listes de manière générale. La seconde partie nomme les différents éléments qui composent une lettre d information. La troisième présente l interface d administration de la fonction. La quatrième détaille les étapes pour l envoi d une lettre. La dernière explique la gestion des abonnés. Ce guide se base, et détaille, la documentation officielle de SPIP-Listes qui se trouve à l adresse : Il est adapté spécifiquement aux fonctionnalités de votre site. 1) Introduction à SPIP-listes SPIP-Listes permet d'envoyer un courrier ou des courriers automatiques à des abonnés. Vous pouvez écrire un texte simple, composer votre courrier en HTML ou appliquer un "patron" à votre courrier Via un formulaire d'inscription public, les abonnés définissent eux-mêmes leur statut d'abonnement, les listes auxquelles ils s'abonnent et le format dans lequel ils souhaitent recevoir les courriers (HTML/texte). Tout courrier sera traduit automatiquement en format texte pour les abonnés qui en ont fait la demande. 2) La composition de la lettre d information Le bulletin est composé de plusieurs éléments. Un squelette (ou patron de bulletin). Il a été conçu au préalable et ne peut pas être modifié via l interface. Le sommaire : il est automatique. Le contenu dynamique. Il est automatiquement extrait à partir de la rubrique 460 (10. Français > Bulletin). Les rubriques sans contenu ne s affichent pas. Note : la largeur maximale des images est de 550. En cas de dépassement, le bulletin converti automatiquement l image en question sur une largeur de 500 pixels. 2

3 3) L interface de gestion de la lettre d information La gestion des listes se faisant à partir de l interface privée du site, il est nécessaire de disposer d un code administrateur pour gérer les listes. Une fois dans l interface privée, l accès à la gestion des listes se fait à partir du menu Edition > Lettres d information : On arrive alors sur la page suivante : Cette page correspond à «l historique des envois». Le menu «listes de diffusion» correspond aux listes préétablies. Il est ainsi possible d avoir des sous-groupes d abonnés. En l occurrence ici, trois sous-groupes ont été créés à des fins de test et de validation préalable à l envoi en masse. 3

4 La liste «F3E_internet_avant_envoi» est une liste de test qui comprend quelques adresses qui ont été choisies par le F3E. La liste du bulletin proprement dite s appelle «[F3E] Bulletin d information» et elle est publique (car les visiteurs du site peuvent s y abonner directement via la page d accueil). 4) L envoi de la lettre d information Cet envoi se réalise en plusieurs étapes et commence par un clic sur le raccourci «nouveau courrier» qui mène sur un écran de rédaction de courrier. Etape 1 : choisir son patron 4

5 Le patron de la lettre (bulletin_test) est sélectionné, il suffit de cliquer sur le bouton «générer le courrier» Etape 2 : générer le courrier Vérifier le contenu du bulletin qui s affiche puis «Confirmer» sans rien changer ou faire «retour» en cas de modification à faire (correction de l édito par exemple). Une fenêtre propose alors le contenu du bulletin au format HTML. Il n y a rien à faire, juste à cliquer sur «valider». Note : les images ne s affichent pas à cette étape, seules leurs dimensions sont affichées. Les images ne s affichent qu après le choix d une liste, juste avant l envoi définitif. 5

6 Etape 3 : Envoyer le courrier Suite à l étape précédente, le nouveau bulletin apparaît. En bas de la page, il est possible d envoyer ce bulletin. Il est important de procéder à plusieurs tests. Le bouton «tester par » permet de faire un premier test avec sa propre adresse (ne fonctionne que si cette adresse est inscrite comme auteur ou visiteur sur le site). Suite à ce premier test, dans la liste déroulante «destinataires», on choisit «F3E_interne_avant_envoi» pour un second test. Après validation, on peut envoyer à la liste «[F3E] Bulletin d information». Comme l envoi des courriers est toujours un point sensible, une demande de confirmation vous est demandée : 4) La gestion des abonnés Les abonnés s inscrivent sur le site à partir du formulaire prévu à cet effet sur la page d accueil. Il est également possible d inscrire manuellement un abonné à partir de l interface d administration du site. Il suffit pour cela de créer un nouvel auteur et de l identifier comme «visiteur». Comme tout auteur, il suffit de cliquer sur son nom pour en modifier les préférences ou pour le supprimer. Il est possible d importer des abonnés en masse en uploadant un fichier texte (avec une seule adresse mail par ligne). Les doublons sont éliminés. 6