Figgo - Logiciel de gestion des congés Guide Utilisateur & Manager Version 9.3

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1 TimeWay Gestion du temps Figgo - Logiciel de gestion des congés Guide Utilisateur & Manager Version 9.

2 . Accès et authentification (pour la démonstration en ligne, cliquez simplement sur "utilisateur" ou "manager" à droite du bandeau) URL : Pour accéder à Figgo, vous devez ouvrir un navigateur (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari) et taper l adresse du site : Codes d accès : Votre identifiant est votre nom précédé de l initiale de votre prénom. Ex : Jean-Jacques Du Pont : jdu_pont. A la première connexion, votre mot de passe est créé selon la règle suivante : loginjjmm, avec JJMM le jour et le mois de votre date de naissance (ex : jdu_pont06). Figgo vous demandera de le changer immédiatement. J ai oublié mon mot de passe : Cette option vous permet de vous faire envoyer un mail pour générer un mot de passe aléatoire et temporaire. Vous devrez le modifier à la prochaine authentification. Changement de mot de passe : Après le premier changement de mot de passe, vous pouvez le modifier quand vous le souhaitez. Mémoriser mes identifiants : Cette option vous permet de mémoriser vos codes d accès dans un cookie, sur votre ordinateur.

3 . Accueil

4 . Accueil Notes Menu de navigation : Le menu est personnalisé en fonction de votre rôle dans Figgo (Utilisateur, Manager, Administrateur...). 6 Faire une demande : Vous posez vos demandes d absence depuis ce planning. Les flèches de navigation permettent de modifier les mois du planning. Solde actuel : Cette colonne vous indique vos droits à congés à la date de consultation. Ce solde est exprimé en jours ouvrés, ouvrables, en heures ou en jours calendaires (une semaine sans jours fériés correspond à jours ouvrés). Congés à acquérir : Cette colonne vous indique le droit à congés que vous allez acquérir, en fonction de votre profil, d ici la fin du mois en cours ou d ici la fin du mois de vos congés les plus lointains. Estimation à fin : Cette colonne vous donne l estimation de ce que devraient être vos soldes de congés dans le futur. Il prend en compte les demandes de congés déjà faites et les jours de congés à acquérir d ici votre retour de congés les plus lointains. Statut : Vous avez accès au statut de vos demandes d absence, le nombre de demandes que vous avez fait, le nombre de jours d absence, le nombre de demandes à valider, votre valideur. 7 Evènements récents : Vous avez accès aux derniers évènements concernant vos demandes et vos comptes de congés. 8 Préférences : Vous pouvez changer la langue et le format de date. 9 Déconnexion : En cliquant sur ce lien, vous mettez fin à votre session et vous supprimez la mémorisation de vos identifiants.

5 . Demande 6

6 . Demande Notes Date du jour : La date du jour est encadrée en rouge. Premier et dernier jour : Pour faire une demande, faites un clic de souris sur le premier jour d absence, puis un autre clic sur le dernier jour d absence. Demi-journée : Figgo permet de demander des demi-journées de congés (il est impossible de demander moins, sauf pour les comptes gérés en heures s il y en a). Nombre de jours: Figgo vous indique en temps réel le nombre de jours ouvrés (ou ouvrables si le compte est géré en jours ouvrables) qui seront décomptés en fonction de votre planning (jours chômés, jours fériés, jours de repos). 6 Congés scolaires : Cliquez sur le bouton correspondant à votre zone pour afficher les périodes de congés scolaires (en jaune pâle). Légende : Vous pouvez afficher des couleurs différentes pour certains types de comptes. Les couleurs sont paramétrées par l administrateur de Figgo uniquement. La légende n apparaît que si des couleurs ont été définies. 6

7 . Répartition de la demande Proposition de répartition : Les jours demandés sont imputés dans l ordre d affichage des comptes (défini par l administrateur), en fonction de vos soldes actuels, de vos demandes futures et de vos jours à acquérir. Modification de la répartition : Vous pouvez modifier la répartition proposée à l aide des icônes + et ou directement au clavier. Valider sa demande : Avant d être envoyée à votre manager, votre demande sera soumise à certains contrôles comme le respect de la période de consommation, les soldes débiteurs, les périodes rouges, etc. Ces contrôles peuvent générer un message d alerte ou bloquer votre demande. Annuler : Pour annuler la demande en cours. Commentaire : Vous pouvez ajouter un commentaire à votre demande. Ce commentaire sera accessible dans le mail de notification qui sera envoyé au manager et sur le planning du service. 7

8 . Validation Module de validation : Les managers ont un bouton supplémentaire leur permettant de valider les demandes d absence. Sélection : Il est possible de sélectionner toutes les demandes ou les demandes sans anomalies uniquement, et de les accorder directement. Accès au planning : Un clic sur le nom du demandeur permet d accéder au planning du service de la personne positionné à la date de son départ en congé. Cette demande peut alors être validée directement depuis le planning (sauf pour une demande d annulation ou une demande transférée). Warning : Cette icône indique une anomalie dans la demande. Le fait de positionner la souris sur l image décrit la nature de l anomalie (période de consommation non respectée, solde débiteur, demande faite dans le passé, etc.). Boutons d action : Permettent d accorder ou de refuser directement une demande de congé, ou de demander des précisions sur celle-ci. Le refus d une demande de congé doit obligatoirement être justifié. 8

9 6. Annulation des demandes A) Demandes en attente de validation Clic sur une demande en attente dans le futur depuis le planning : Cette action ouvre l historique des demandes. Par défaut, Figgo propose de faire une annulation de la demande qui sera notifiée à mon manager. En attente dans le futur : En cliquant sur la poubelle, je fais une annulation de la demande qui sera notifiée à mon manager. En attente dans le passé : Je vais voir mon manager pour lui demander de refuser la demande. 9

10 6. Annulation des demandes validées B) Demandes validées Clic sur le congé validé dans le futur depuis le planning : Cette action ouvre l historique des demandes. Par défaut, Figgo propose de faire une demande d annulation qui devra être validée par mon manager. Validée dans le futur : En cliquant sur la poubelle, je fais une demande d annulation qui devra être validée par mon manager. Validée dans le passé : Je vais voir un administrateur pour lui demander de corriger la demande. 0

11 7. Planning des absences Services : Ce menu déroulant permet d accéder au planning des autres services, en fonction de son rôle. Soldes du service : Cette icône permet au manager de consulter les soldes des personnes qu il supervise. Mes groupes : Ce module permet de créer un ou plusieurs groupes pour l affichage du planning. Il est également possible de partager ses groupes avec d autres utilisateurs depuis ce module. Impression du planning* : Vous pouvez imprimer le planning en cliquant sur cette icône, après avoir correctement configuré votre navigateur. Rollover : Le rollover permet de voir la nature de l absence et l éventuel commentaire saisi lors de la demande. *La question de la configuration du navigateur est abordée dans les pages suivantes

12 8. Planning des absences Les impressions (/) A) Configuration pour Mozilla Firefox Pour configurer Firefox en vue de faire une impression du planning, il faut aller dans Fichier > Mise en page puis, une fois dans l onglet «Format et options», cocher «Paysage» et «Imprimer le fond de page (couleurs et images)» : B) Configuration pour Chrome Chrome ne prend pas en charge les couleurs et les images d arrière-plan. Une impression du planning ne sera donc pas envisageable depuis ce navigateur.

13 8. Planning des absences Les impressions (/) C) Configuration pour Internet Explorer 8 Pour imprimer un planning avec les couleurs, il faut effectuer deux paramétrages : Aller dans Outils > Options internet > Impression en cours puis cocher «Imprimer les couleurs et les images d arrière-plan».

14 8. Planning des absences Les impressions (/) Aller dans le menu signalé par une petite imprimante en haut à droite du navigateur puis cliquer sur «Mise en page». Ensuite, il faut cocher «Paysage» et «Imprimer les couleurs et les images d arrière-plan» : Sur votre navigateur : Dans «Mise en page» : La case à cocher «imprimer les couleurs et les images d arrière-plan» reste cochée après validation de la configuration. L impression en mode paysage doit être définie avant toute impression.

15 9. Préférences Langue : Vous pouvez choisir la langue d utilisation de Figgo. Vous avez le choix entre le français, l anglais, l allemand, l espagnol et l italien. Format de date : Vous pouvez choisir le format des dates (JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA).

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