MODE D EMPLOI UTILISATEURS

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1 5340 IP Phone 5324 IP Phone MODE D EMPLOI UTILISATEURS Version du 08/03/2010 Page 1

2 Sommaire 1. Présentation des postes a. Le poste Utiliser les fonctions avancées b. Le poste 5324 a. Annuaire 2. Mettre en service sa ligne a. Connexion/Déconnexion Hotdesk b. Modification du code PIN c. Désactivation du mode Absent b. Historique des appels c. Programmation des touches d. Personnalisation du poste 5. La messagerie vocale d. Initialisation de sa messagerie vocale a. Utilisation 3. Gérer des appels a. Répondre et mettre fin à un appel b. Faire patienter un correspondant c. Transférer un appel d. Etablir une conférence Page 2

3 1.a. Présentation du poste 5340 Afficheur Témoin de message / Appel entrant Zone audio : -Réglage du volume -Haut parleur -Coupure micro Touche de fonctions : Paramètres Annuler Masque du poste Recomposition Garde Clavier de numérotation Annuaire Hotdesk Messagerie Consulter lors d un transfert d appel ou une conférence à 3 Message Navigateur Casque : pour activer / désactiver le casque Casque Super Touche Historique Absent Touche de ligne : Diode éteinte : pas d appel Diode allumée : en ligne Diode clignotante lent : appel en présentation Diode clignotante rapide : appel en garde Page 3

4 1.b. Présentation du poste 5324 Témoin de message / Appel entrant Afficheur Zone audio : -Réglage du volume -Haut parleur -Coupure micro Masque du poste Touche de fonctions : Paramètres Annuler Recomposition Garde Hotdesk Annuaire Consulter lors d un transfert d appel ou une conférence à 3 Clavier de numérotation Casque : pour activer / désactiver le casque Historique Casque Absent Super Touche Message Page 4

5 2.a. Se connecter sur son poste: La fonction Hotdesk Cette fonction permet de retrouver son profil téléphonique (n de poste, carnet d adresses. ) où que l on soit dans l Université à condition d être sur un poste Mitel La connexion sur un autre poste déconnecte automatiquement le poste principal Si un poste est déjà connecté, procédez à sa déconnexion pour pouvoir se connecter Se connecter Appuyez sur la touche Hotdesk Sélectionnez le menu Connex Saisissez votre n de téléphone personnel interne (5XXX) OK Saisissez votre code PIN : code numérique à 4 chiffres (par défaut 1111) OK. Se déconnecter Appuyer sur la touche Déconn. Confirmez Déconn. Page 5

6 2.b. Désactiver le mode «Absent» Qu est-ce que le mode absent? C est une fonction permettant de rediriger vos appels vers votre messagerie vocale ou, à défaut, vers le standard de l UDS Cette fonction est affectée à l'avant dernière touche de la rangée de droite du téléphone. Après votre première connexion, il vous faudra désactiver le mode absent pour pouvoir recevoir normalement des appels: Pour ce faire, appuyez sur l'avant dernière touche de la rangée de droite du téléphone. Les deux dernières touches de la rangée de droite du téléphone devraient cesser d être allumées. Page 6

7 2.c. Définir son code PIN personnel Pour modifier le code PIN Connectez-vous sur votre profil personnel (cf page précédente) Sur un 5324, appuyez sur la touche Paramètres Sur un 5340, appuyez sur la Super Touche (en bas à gauche) Puis appuyer sur l option Non de d afficheur jusqu à ce que le message DEF PIN UTILIS.? s affiche Sélectionnez Oui ou PIN utilis. Entrez votre ancien code PIN, en l occurrence ici le code PIN par défaut (1111) suivi de Entrer Entrez votre nouveau code suivi de Entrer Confirmez votre nouveau code (entrez le à nouveau) suivi de Entrer Enfin, appuyez une dernière fois sur la touche Paramètres pour sortir Page 7

8 2.d. Initialiser sa boite de messagerie vocale Pour accéder à la boîte vocale de votre poste : Composer le n Identifiez-vous en Composant votre code d accès (1111 par défaut) Lors du premier appel, le système vous invite à enregistrer : Un nouveau code d accès Votre nom (nom et prénom) Un message d accueil (répondeur) ATTENTION : Tout le monde ne possède pas de boite de messagerie vocale! Cette option a été définie par vos responsables lors de la collecte d informations. Page 8

9 3.a. Emettre ou répondre à un appel / Mettre fin à un appel Plan de numérotation Extérieur : N à 10 chiffre directement :pas de 0 pour sortir 9 : numéro pour joindre le standard 5XXXX: n à 5 chiffres joignable depuis l extérieur 4XXXX: n à 5 chiffres interne injoignable depuis l extérieur Présentation de l appel Pour répondre à un appel Appuyez sur la touche de ligne Ou Historique Décrochez votre combiné Casque Super Touche Absent Pour mettre fin à un appel Appuyez sur la touche Annuler Page 9

10 3.b. Faire patienter un correspondant Attente musicale Coupure micro Appuyez sur le bouton attente de votre téléphone Votre interlocuteur est en attente musicale et la ligne clignote rapidement Appuyez sur la touche de ligne clignotante pour reprendre votre interlocuteur. Sélectionnez le bouton coupure micro (la touche s allume) Vous interlocuteur ne vous entend plus, mais vous l entendez encore Ré-appuyez sur cette même touche pour désactiver la coupure micro Garde (mise en attente musicale) Secret (coupure micro) Page 10

11 3.c. Transférer un appel Pour transférer un appel (en cours de communication) : 1. Appuyer sur la touche Consulter 2. Composer le numéro 3. Appuyer sur la fonction Libérer ou raccrocher Autres possibilités : Pour annuler le transfert Appuyer sur la touche Annuler Pour passer de l un à l autre Appuyer sur la fonction Alternat (55816 en garde) Alternat Libérer 3 Historique Casque Absent Super Touche 2 Page 11

12 3.d. Etablir une conférence téléphonique Pour établir une conférence (en cours de communication) : 1. Appuyez sur la touche Consulter 2. Composez le numéro 3. Appuyez sur la touche Consulter Autres possibilités : Pour sortir de la conférence Appuyez sur la touche Annuler Pour parler alternativement à chacun Appuyez sur la fonction Séparer (55816 en garde) Alternat Libérer Casque Super Touche 1 3 Historique Absent 2 3 en conf Séparer Casque Super Touche Historique Absent Page 12

13 4.a. L annuaire Répertoire Entreprise Procédure : 1) Sélectionner la fonction Annuaire 2) Saisir les premières lettres du nom 3) Sélectionner la fonction Consulter pour lancer la recherche 4) Utiliser soit : - Appeler pour lancer l appel - Suivant pour passer au nom suivant - Menu précéd. Pour revenir au menu précédent Page 13

14 4.b. Historique des appels Procédure : 1) Sélectionner la fonction Historique Sélectionner le journal des appels : - Fait : appels émis - Répondu : appels reçus - Manqués : appels en absence (à défaut le journal des appels manqués est automatiquement sélectionné) (55816 en garde) Alternat Libérer 1 Casque Super Touche Historique Absent 3 2 Sélectionner le numéro à rappeler 4 Sélectionner l option : - Comp pour lancer l appel - Supprimer un chiffre pour corriger le n - Fermer : pour fermer l application Page 14

15 4.c. Les touches programmables Procédure à partir du Appuyez sur la touche 2. Appuyez sur la touche d afficheur Non jusqu à ce que le message Touche perso? s affiche 3. Sélectionnez Oui 4. Choisissez la touche à programmer 5. Sélectionnez Changer 6. Compo auto? 7. Sélectionnez Oui 8. Entrer un numéro 9. Validez par Enreg Procédure à partir du 5340 : 1. Appuyez sur la touche Paramètres 2. Sélectionnez le menus suivants Param (15 éléments) 3. Sélectionnez Touches programmables 4. Appuyez sur la touche à programmer 5. Com. Abrég. 6. Mod. Etiq 7. Saisissez l étiquette 8. Enreg 9. Saisissez le numéro 10. Enreg De la même manière, vous pouvez programmer n importe quelle autre fonction de votre téléphone sur une touche: Pour ce faire, suivez la même procédure que précédemment mais sélectionnez simplement une autre fonction que Compo auto? / Com. Abrég. Page 15

16 4.d. Réglages du poste A partir du poste 5324 Réglage du contraste : Poste raccroché, utilisez les flèches pour régler le contraste de votre poste. Réglage du timbre et du volume de la sonnerie : Appuyez sur la touche Appuyez sur la touche d afficheur Non jusqu à ce que le message Régler sonnerie? s affiche Appuyez sur Régler Sonn. Appuyez sur Timbre sonn. Appuyez sur les flèches haut/bas Appuyez sur Super Touche A partir du poste 5340 Réglage du contraste : Poste raccroché, utilisez les flèches pour régler le contraste de votre poste. Réglage du timbre et du volume de la sonnerie : Appuyez sur Super Touche Appuyez sur la touche d afficheur Non jusqu à ce que le message Régler sonnerie? s affiche Appuyez sur Régler Sonn. Appuyez sur Timbre sonn. Appuyez sur les flèches haut/bas Appuyez sur Super Touche Page 16

17 5.a. La messagerie vocale Express Messenger : Principe d utilisation Pour consulter la boîte vocale de votre poste : Depuis votre poste, lorsque vous avez reçu un message, le voyant suivant clignote. Pour écouter le message, pressez sur cette touche Puis Identifiez-vous Composer votre code d accès (1111 par défaut) Depuis n importe quel poste téléphonique Mitel déconnecté, vous pouvez consulter votre messagerie vocale en composante le Vous devrez ensuite vous identifier en: Composant votre numéro de boite vocale (votre numéro personnel en 5XXX) Puis en composant votre code d accès Depuis le menu principal, pour écouter vos messages : Composez le 7 Pendant l écoute, vous pouvez utiliser les codes suivants : Composez le 7 pour réécouter le message Composez le 3 pour effacer le message Composez le 4 pour aller au message précédant Page 17