DOCGATE POUR IXWARE :

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1 DOCGATE POUR IXWARE : L INTERFACE «HOST» POUR ENVOYER DES FAX, DES MAILS ET DES MESSAGES SMS. ECHANGEZ L INFORMATION

2 Docgate est l interface «Host» (et en particulier des ordinateurs IBM AS/400 et iseries) de la solution ixware. Docgate est un puissant outil de routage de documents qui envoie des documents issus du «Host» vers divers services de communication. Docgate est une extension de la solution ixware. Dans le monde moderne d aujourd hui, il est absolument indispensable d assurer des communications fiables et rapides avec les Clients et les Fournisseurs de l Entreprise. Docgate et ixware forment la solution globale d envoi de télécopies, s, SMS et telex vous permettant de relier vos applications «Host» avec tous les moyens modernes de communication. Docgate est simple à utiliser et ne nécessite aucune modification dans les programmes du «Host». Accusés de réception de commandes, commandes fournisseurs, factures clients, propositions commerciales sont des documents issus des applications «Host» qui peuvent être directement envoyés par mail ou télécopies. La simplicité du concept Docgate en fait réellement une application «Plug and Play». Les documents sont simplement envoyés à Docgate par impression distante ou envoi d un fichier spoule. Docgate les envoie alors par télécopie, par , par SMS, par telex ou en utilisant tout service installé sur le serveur ixware. Docgate lit le document, ajoute les images désirées, recherche les commandes définissants les conditions d envoi et convertit le document dans le format approprié au type de service de communication désiré. Le destinataire reçoit alors le document comme s il avait été imprimé sur une imprimante. Docgate s installe sur le même serveur W2000 ou W2003 où réside ixware. En ajoutant d autres modules à votre solution ixware, il devient ainsi le véritable centre de communications de votre entreprise. 2

3 ENVOI DE DOCUMENTS Docgate est une abréviation de «Document Gateway». Sa fonction première est d automatiser l envoi depuis des applications «Host» de documents vers le destinataire final en utilisant le meilleur service disponible. Docgate analyse le contenu des fichiers spoules reçus et recherche une adresse de destination valide. En fonction du type de destination, Docgate convertit le document au bon format et le transfert au serveur ixware qui se charge de l acheminement du document. Toute application «Host» qui génère des éditions dans une file d attente d impression peut envoyer des documents par Docgate sans demander de modification. Docgate utilise des identifiants pour rechercher l adresse du destinataire dans le fichier. L adresse réelle utilisée peut être dans le fichier spoule ou dans une base de données. Docgate utilise aussi d autres identifiants pour permettre un paramétrage de la mise en forme du document ou l émission d un accusé de réception. De plus Docgate contient son propre générateur de commandes. Il permet de définir plusieurs jeux de commandes et ainsi de répondre à tous les formats de documents. Docgate a ainsi une large variété de commandes permettant de paramétrer les priorités d envoi, l archivage, l envoi différé, l inclusion d images comme des fonds de page ou des signatures, l envoi d une confirmation sur une imprimante ou dans une boîte aux lettres. JOURNAL ET CONFIRMATION Docgate propose plusieurs moyens de suivre les documents traités. La fonction Docgate Reporter met à jour un journal pour chaque transaction. Ce journal est enregistré sur le serveur. Les applications «Host» doivent pouvoir y accéder pour retourner le statut de l application à l utilisateur qui a initialisé l émission du document. Le journal est accessible à toute application qui peut lire un fichier contenu dans un répertoire partagé du serveur W2000 ou W

4 En complément Docgate possède une fonction qui retourne à intervalle régulier ce fichier via FTP. Enfin Docgate propose un éditeur d état simple d utilisation permettant de générer des états du trafic des messages. L intégration complète de Docgate avec la solution ixware offre d autres possibilités de reporting. Des commandes particulières permettent de définir l utilisateur qui doit recevoir un message quand la transmission du document est effectuée. Les confirmations ne se limitent pas à des envois de messages à des utilisateurs enregistrés mais peut aussi être des confirmations par mail ou message SMS. Cette fonction dépend des services installés sur le serveur ixware. Une autre commande de Docgate définit simplement d envoyer une confirmation à un utilisateur en particulier. L utilisateur peut alors, depuis le Workspace de ixware, annuler, supprimer ou router le document vers une autre destination. TRANSFERT DOCGATE «HOST VERS WINDOWS» Pour traiter des fichiers, Docgate demande simplement que ces fichiers spoules soient placés dans un répertoire particulier de Docgate. Il existe plusieurs moyens de configurer votre «Host» et votre serveur pour effectuer ces transferts. Lors de son installation Docgate créé un port particulier et y attache une imprimante. Ce port vous permet donc de définir des transferts par impression distante utilisant LPD/LPR. Ainsi sur le «Host» il suffit de définir une imprimante. Par exemple sur un IBM iseries vous définissez une imprimante Docgate comme n importe quelle imprimante Windows. Vous pouvez aussi définir une file d attente d impression distante dirigée vers une file d attente IP distante. Vous pouvez aussi utiliser une connexion à l aide d un client Windows. Ce concept vous permet non seulement de connecter Docgate à votre IBM iseries mais à tout autre ordinateur du réseau qui peut utiliser le protocole LPD/LPR de TCP/IP. Normalement, il suffit de quelques minutes pour faire ce paramétrage. 4

5 SERVICES ET GATEWAYS EMULATION IMPRIMANTE Texte. Epson. PCL5 en mode HPIII. ADRESSAGE DU DOCUMENT Adresse dans le document. Adresse dans le répertoire ixware. PARAMÈTRES DE TRANSMISSION Envoi aux heures économiques. Envoi décalé. CONCEPTION DES FONDS DE PAGE Ajout de fonds de page. Ajout de signature, logo et graphique. Modification du dessin par changement de polices et de tailles. Envoi de document en mode portrait ou paysage. Utilisation de l ajout de page de couverture. Confirmation à un utilisateur particulier ou un destinataire. Après soumission du document, Docgate peut placer le document dans la boîte d émission de l utilisateur qui peut alors contrôler le document. Routage direct des documents soumis dans la boîte aux lettres du destinataire ou à une adresse distante. Ajout du sujet et de la référence dans le message émis et dans le compte-rendu. SERVICES FAXG bps 200DPI. SMTP internet mail avec support MIME. Euro/ISDN File transfer. Voice Mail. Text to Speech Voice mail. SMS. Pager. Répondeur vocal interactif. Microsoft Exchange. Microsoft Mail. Lotus Notes. Lotus cc:mail. Novell Groupwise. SAP R3. Etc. 5