AUPETIT Alexandre Word 2003 FORMATION WORD

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1 FORMATION WORD Table des matières I. Introduction... 2 II. Les styles Outils et origines Application Création d un nouveau style Modification Copie... 3 III. En-tête et pied de page Création d en-tête et de pied de page... 4 IV. Les tableaux Créer un tableau Entrer du texte dans les cellules Ajout, suppression de lignes et de colonnes Mise en forme du tableau Trier les éléments dans un tableau V. Sommaire automatique Créer un sommaire automatique... 8 VI. HTML dans Word Créer votre Document HTML... 9 Page 1/9

2 I. Introduction Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte publié par Microsoft. Sa première version a été distribuée en 1983 sous le nom de Multi-Tool Word («Multi-Outil de traitement de texte») et dédié au système d'exploitation Xenix qui était une version du système Unix à la fin des années Des versions futures furent écrites pour plusieurs autres plates-formes dont IBM PC sous système d exploitation DOS en 1983, Apple Macintosh en 1984, SCO UNIX, OS/2 et les premières versions Windows en Word a été intégré en tant qu élément de la suite Microsoft Office depuis Depuis 2003, la version de Word a vu son appellation modifiée afin de souligner le fait qu il fait partie intégrante de la suite Microsoft Office ; Microsoft a donc décidé de le renommer Microsoft Office Word au lieu de Microsoft Word. Un logiciel de traitement de texte couvre deux notions : un éditeur de textes interactif et un compilateur pour un langage de mise en forme de textes. II. Les styles Un style est constitué d'un ensemble d'attributs. On peut par exemple créer un style de caractère, que l'on nomme GGR, qui permettra d'appliquer la mise en forme : police Garamond en gras, en rouge. Les expressions "styles" et "mises en forme" sont souvent confondues. Un style est constitué d'un ensemble de mises en forme, mais on peut aussi dire qu'un style est une mise en forme... Il y a cependant une différence importante entre une mise en forme et un style : un "vrai" style a un nom. Exemple: la mise en forme "Arial, 14 pt, Italique" et le style "Titre 1". Contrairement au second, la 1ère n'a pas de nom. Un nouveau style ne peut donc pas être basé dessus. Pour définir le style d'un élément, on peut se servir de styles d'autres éléments. Un style offre l'intérêt d'être applicable à volonté et rapidement : sélection du texte, clic sur le style à lui appliquer. 1. Outils et origines Les styles prédéfinis Ouvrer un nouveau document. Cliquer sur le bouton AA. Dans le volet "Styles et mise en forme", quatre styles, couramment employés, sont aussitôt utilisables : le style Normal (style par défaut), et les styles de titres Titre 1, Titre 2 et Titre 3. Il existe de nombreux autres styles prédéfinis. Pour parcourir leur liste, cliquer dans le volet sur le bouton "Nouveau style". Tous les styles prédéfinis sont proposés dans le menu déroulant de la zone "Style basé sur". Hormis les styles toujours disponibles (Normal, Titre 1, Titre 2 et Titre 3), les autres styles prédéfinis peuvent également servir de bases à la création de nouveaux styles. Page 2/9

3 Pour créer un nouveau style, on se base en effet sur un style prédéfini dont on garde ou dont on modifie les caractéristiques. Les styles utilisés dans le document Dès qu'une nouvelle mise en forme est utilisée, elle vient s'ajouter dans le volet "Styles et mise en forme". Tester. Lors du paramétrage, cocher la case "Ajouter au modèle" pour enregistrer le style sur tous les nouveaux documents Word ; 2. Application Pour appliquer un style ou une mise en forme, sélectionner le texte (pour un mot ou un paragraphe, il suffit d'y placer le curseur), puis cliquer sur la mise en forme choisie. Pour effacer une mise en forme, cliquer après sélection du texte sur "Effacer la mise en forme". 3. Création d un nouveau style Pour créer un nouveau style : On crée le style, ou on modifie un style déjà créé, puis on définit ses attributs ; Sélectionner le texte déjà mis en forme ou bien sélectionner le texte et le mettre en forme; Dans le volet "Styles et mise en forme", cliquer sur "Nouveau style" ; Dans la fenêtre "Nouveau style", procéder au paramétrage. Valider. Le nom du nouveau style s'affiche dans le volet. 4. Modification Dans le volet "Choisir la mise en forme à appliquer" (tout à droite de votre écran), un menu déroulant est lié à chaque style. Dans ce menu déroulant on trouve les fonctions «modifier» et «supprimer» ou encore «mettre à jour pour correspondre à la sélection». En cliquant sur «Modifier», la page de configuration du style sélectionné précédemment apparaît de nouveau. 5. Copie Si l on souhaite disposer, dans tout nouveau document Word, d'un style que vous déjà créé, procéder ainsi : Dans le volet "Styles et mise en forme", rubrique Afficher (tout en bas du volet), choisir "Personnalisé" dans le menu déroulant ; Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur "Styles" (en bas) ; Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur "Organiser" (en bas) ; Dans la fenêtre "Organiser", onglet "Styles", copier les styles du fichier source vers le modèle Normal.dot (modèle sur lequel est basé tout nouveau document) : sélectionner les styles à copier, cliquer sur Copier. Fermer. Ouvrer un nouveau document. Cliquer sur le bouton AA. On peut vérifier dans le volet "Styles et mise en forme" la présence des styles copiés. Page 3/9

4 III. En-tête et pied de page 1. Création d en-tête et de pied de page La gestion des en-têtes et pieds de pages : Si vous ne possédez pas encore d'en-tête et de pied de page sur votre document, la zone de travail de ceux-ci n'est pas accessible directement avec la souris. Pour cela ouvrer le menu Affichage, puis cliquer sur En-tête et pied de pages, on obtient une barre d'outils supplémentaire à l'écran et la zone de travail de l'en-tête devient accessible : La zone En-tête est "découpée" en 3 parties. Gauche, centrée et Droite. En fait le paragraphe vide que vous allez utiliser contient des tabulations, visibles sur la règle horizontale. Utiliser la touche TAB de votre Clavier pour aller de la gauche au milieu à droite. Taper ensuite le texte désiré ou cliquer sur les boutons de la barre d'outils pour insérer une information particulière. La barre d'outils En-tête et pied de page : Liste déroulante Cette liste vous permet d'insérer des informations pré-formatées (ex auteur, page, date). Insertion automatique (a) : Bouton Numéro de page (b) : Bouton Nombre de page (c) : Bouton Numérotation de page (d) : Cliquer sur ce bouton pour insérer le numéro de la page. bien sûr, chaque page possède un numéro différent... Cliquer sur ce bouton pour insérer le nombre de pages du document actif. Ce bouton vous ouvre une fenêtre vous permettant de gérer la mise en forme des numéros de pages (chiffre romain, Lettre ou chiffre arabe) ainsi que le chiffre de départ de la numérotation. (la notion de section sera abordée plus Page 4/9

5 tard) Bouton Date (e) : Bouton Heure (f) : Insérer la date du jour. Cette date est mise à jour automatiquement à la date de votre ordinateur. Insérer l'heure. Cette heure est mise à jour automatiquement à l'heure système de votre ordinateur. Bouton Mise en page (g) : Ouvre une fenêtre permettant de gérer la mise en page de votre document. Bouton Afficher/Masquer le texte du document (h) : Permet d'afficher ou de masquer le texte du corps du document. Bouton Basculer entête/pied de page (j) : Permet de vous positionner directement sur l'en-tête ou le pied de page. Eviter donc de vous servir de l'ascenseur. Bouton Fermer (m) : Permet de quitter la gestion des en-têtes/pieds de pages et de retourner à l'écriture de votre document. Exemple d'en-tête / Pied de page : Sur cet en-tête nous avons juste mis la date et l'heure par les boutons adéquats et du texte sur la droite (utilisation de la touche TAB). Sur ce pied de page, au centre, apparaît le texte Page 1 sur 1. Les deux chiffres grisés représentent le numéro de page et nombre de pages. Insertion automatique «Page X sur Y» Page 5/9

6 IV. Les tableaux 1. Créer un tableau Nous nous proposons de créer un tableau de 3 colonnes et 4 lignes. Positionner le curseur à l'endroit où on veut créer le tableau. Ouvrir le menu Tableau, item Insérer, sous-menu Tableau. Cliquer. Une boite de dialogue "Insérer un tableau" s'ouvre. Elle comporte en autres des listes déroulantes d'édition et des boutons radio. Dans la liste déroulante d'édition "Nombre de colonnes". Taper 3. Puis se déplacer dans la liste déroulante d'édition "Nombre de lignes". Taper 5. On accède à un groupe de boutons radio proposant les choix "Largeur de colonne fixe", "Ajuster au contenu" et "Ajuster à la fenêtre". Si le choix est "Largeur de colonne fixe", une liste déroulante d'édition est active. Elle permet de choisir entre auto et une valeur fixée, en centimètres. Nous choisirons "Ajuster au contenu". Si vous cocher la case "Mémoriser les dimensions pour les nouveaux tableaux", Word vous proposera les mêmes réglages pour le prochain tableau. Pour valider la boite de dialogue, clic sur le bouton OK, La boite de dialogue se ferme. Le tableau est créé, et le curseur se trouve dans la première cellule (première ligne, première colonne). 2. Entrer du texte dans les cellules Le texte entré peut être mis en forme (gras, italique, surligné etc.). On passe d'une cellule à la cellule suivante par l appui de la touche Tab. Il est également possible d'utiliser les Flèches directionnelles. Attention. Si on frappe Tab quand le curseur est dans la dernière cellule, une nouvelle ligne est créée, et le curseur s'y déplace. Entrons dans les cellules de la première ligne : "Nom", "Prénom" et "Téléphone". Ce seront les titres des colonnes. 3. Ajout, suppression de lignes et de colonnes Pour insérer une ligne dans un tableau, Placer le curseur dans une cellule, par exemple au-dessus de la ligne à insérer. Ouvrer le menu Tableau, item Insérer, sous-menu Lignes en dessous. Valider par Entrée. Pour insérer une colonne dans un tableau, Placer le curseur dans une cellule, par exemple à gauche de la ligne à insérer. Ouvrer le menu Tableau, item Insérer, sous-menu Colonnes à droite. Valider par Entrée. Dans les deux cas, on pourra insérer des lignes ou des colonnes supplémentaires en appuyant sur la touche F4, qui permet de répéter la dernière action. Pour supprimer une ligne dans un tableau, Placer le curseur dans une cellule de la ligne à supprimer. Ouvrir le menu Tableau, item Supprimer, sous-menu Ligne. Valider par Entrée. On peut également utiliser le menu contextuel, item Supprimer les cellules, Valider. Dans la nouvelle boite de dialogue, descendre avec Flèche bas jusqu'au bouton radio "Supprimer la ligne entière". Valider par Entrée. Pour supprimer une colonne, suivre la même opération que précédemment (choisir «supprimer colonne»). Page 6/9

7 Pour supprimer le tableau entier, ouvrer le menu Tableau, item Supprimer, sous-menu Tableau. Valider par Entrée. En cas d'erreur, revenir en arrière par Ctrl +Z. 4. Mise en forme du tableau Quand le curseur se trouve dans le tableau, ouvrer le menu contextuel, à l'item Propriétés du tableau. Valider. La boite de dialogue qui s'ouvre possède quatre onglets: Tableau, Ligne, Colonne, Cellule. Dans l'onglet Tableau, choisir l'alignement du tableau (gauche, centré, droite). Dans l'onglet Cellule, choisir l'alignement vertical du texte (haut, centré, bas). On peut également utiliser le menu contextuel quand le curseur est dans une cellule, mais les possibilités sont plus limitées. 5. Trier les éléments dans un tableau. Un tableau a été préparé, où les titres des colonnes sont "Nom", "Prénom" et "Téléphone". Un certain nombre de lignes ont été entrées, et vous souhaiter que les noms soient classés par ordre alphabétique. La première ligne ne doit bien sûr pas intervenir dans le tri. 1) Placer le curseur dans une cellule de la première ligne. Ouvrer le menu Tableau. Descendre jusqu'à l'item Titres et valider par Entrée. Ceci permet de basculer entre l'état non coché et coché de cet item. 2) Dans le menu Tableau, valider l'item "Trier". Ceci ouvre une boite de dialogue de nom Trier. Elle propose un tri selon trois critères appelés "clés". Pour chaque clé, vous disposez des champs de formulaire suivants: une liste déroulante permettant de choisir la colonne à trier, un champ de formulaire où vous préciser si le tri se fait sur du texte, des nombres ou des dates, une liste déroulante de nom Utilisant, contenant le seul élément paragraphes, et deux boutons radio permettant de choisir entre un ordre Croissant ou Décroissant. 3) Dans votre cas, il suffira de sélectionner pour la première clé "Nom", type "Texte", utilisant "Paragraphes", ordre "Croissant". Pour la seconde clé, sélectionner: "Prénom", "Texte", type "Texte", utilisant "Paragraphes", ordre "Croissant". Ainsi, le tri se fera d'abord sur les noms, puis sur les prénoms des personnes de même nom. Tabuler jusqu'au bouton OK et valider par Espace ou Entrée. Indication. Si des titres n ont pas été définis pour les en-têtes de colonnes, les choix pour les clés seraient "Colonne 1", "Colonne 2" et "Colonne 3". Page 7/9

8 V. Sommaire automatique 1. Créer un sommaire automatique Pour créer un sommaire automatique il faut procéder de la façon suivante : Pour générer automatiquement vos titres pour le sommaire, il vous faut les "marquer" en utilisant les styles Titre 1, Titre 2, etc. En effet, lorsqu on veut générer le sommaire, Word récupèrera tous les titres "marqués" et les disposera suivant vos choix. Avant de commencer, il faut savoir qu'un sommaire ne se réalise qu'à la fin. Balisage de vos titres : commencer par rédiger votre texte mais à chaque fois que l on tape un titre il faut suivre cette procédure : Avant de taper votre titre, sélectionner dans le champ Style, Titre 1, grâce à la flèche dirigée vers le bas. Ici, des paramètres sont déjà rentrés par défaut et les titres sont placés hiérarchiquement, Titre 1 étant vos gros titres et Titre 2 vos sous titres. On peut, si l on veut, modifier ces configurations. Dans les champs appropriés. Faites de même pour les autres sous titres en sélectionnant cette fois Titre 2 et ainsi de suite. Pour "marquer" un titre, il suffit de le sélectionner et de choisir le style auquel il se rapporte (Titre 1, Titre 2...) Attention : ne pas oublier de revenir au style Normal quand vous taper du texte. Sinon tout le texte tapé avec les styles définis pour les titres apparaîtront dans le sommaire... Générer votre sommaire : une fois tous vos titres marqués et en place, générer le sommaire automatiquement. Tout d'abord placer votre curseur à l'endroit où l insertion de votre sommaire aura lieu. Aller dans le menu Insertion, et sélectionner Table et index... Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, choisir l'onglet Table des matières. Un aperçu de votre futur sommaire vous montre vos titres (Titre 1) et sous titres (Titre 2) etc. ainsi que vos modifications en temps réel. Cocher ensuite les cases Afficher les numéros de page et Aligner les numéros de page à droite pour une meilleure visualisation. Choisir ensuite dans le menu déroulant par le biais de la flèche dirigée vers le bas les Caractères de suite. Dans la rubrique Général en dessous, on peut choisir le Format et le nombre de Niveaux que l on souhaite. Page 8/9

9 Valider par OK, pour générer votre sommaire. VI. HTML dans Word 1. Créer votre Document HTML Démarrer Word Cliquer sur fichier, puis cliquer sur Enregistrer en tant que Page Web. Dans la zone nom de fichier, taper le nom de fichier que vous souhaitez pour votre document et puis cliquer sur Enregistrer. Ajouter du texte et des liens hypertexte à votre Document HTML Dans le document, taper le texte suivant : «Vous pouvez utiliser Microsoft Word pour créer des documents HTML aussi facilement que créer de simples documents Word.» Pour créer un lien hypertexte, dans le texte que l on a tapé, cliquer sur les mots Microsoft Word. Dans le menu Insertion, cliquer sur lien hypertexte. Dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte, taper dans la zone adresse et puis cliquer sur OK. Enregistrer vos modifications dans le document. Page 9/9