DESIGN ENGINEERING TEAM PROCEDURES DE MISE A JOUR DU SITE WEB DE L EQUIPE

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1 DESIGN ENGINEERING TEAM PROCEDURES DE MISE A JOUR DU SITE WEB DE L EQUIPE François Cluzel, 24/10/2012 Ce document vise à énoncer quelques règles de mise à jour du site web de l équipe Design Engineering du LGI. Il se veut très simple et peut se lire en 5 minutes. Ce document concerne uniquement les pages associés à l équipe Design Engineering, et concerne donc tous les membres de l équipe. Il a été rédigé suite aux constats suivants (octobre 2012) : - Le site de l équipe ne correspond plus à la réalité, - Seuls quelques membres de l équipe maintiennent à jour leurs pages, - De nombreuses pages de thèses et de projets sont donc vides ou «abandonnées», offrant ainsi un aspect peu rigoureux, obsolète et désordonné. Le site du LGI étant basé sur un modèle collaboratif (de type Wiki), tout le monde doit s impliquer à son niveau dans la bonne gestion des pages. Ainsi la procédure proposée ici doit être rigoureusement respecté afin de : - Gagner en efficacité dans la mise à jour des pages tout en optimisant les tâches à réaliser, - Offrir des informations valides (récentes!) et précises aux visiteurs du site. Le site du LGI étant sa vitrine pour l extérieur nous y gagnerons tous à le gérer d une manière proactive et ordonnée. TABLE DES MATIERES Introduction Procédure générique de mise à jour Implémentation sur les différents types de pages Pages relatives à l équipe ou aux axes de recherche de l équipe Pages relatives aux différents projets de recherche (thèses ou autres projets) Pages personnelles des membres de l équipe (enseignants-chercheurs et doctorants) Pages du site du LGI mentionnant ou offrant des liens vers les pages de l équipe Pages intranet de l équipe Mise à jour de la base de données des publications de l équipe Procédure de création de pages Ressources à disposition

2 INTRODUCTION Le site web de l équipe DET (Design Engineering Team) est basé sur la structure suivante. Les pages gérées directement par les membres de l équipe apparaissent en rouge, et les pages où certains éléments concernent l équipe en bleu : Site web LGI Qui sommesnous? Présentation Membres Collaborat académiques Chaires Collaborat industrielles Activités de recherche Ingénierie de la conception Publications Formations associées Actualités Contacts et liens Intranet Intranet équipe 1 1. PROCEDURE GENERIQUE DE MISE A JOUR On distingue différents types de pages : - Les pages relatives à l équipe ou aux axes de recherche de l équipe - Les pages relatives aux différents projets de recherche (thèses ou autres projets) - Les pages personnelles des membres de l équipe (enseignants-chercheurs et doctorants), qui ne dépendent pas directement de l équipe, mais du LGI. - Les pages du site du LGI mentionnant ou offrant des liens vers les pages de l équipe - L intranet de l équipe Chaque type de page possède des spécificités et leur gestion doit donc être différente. Ainsi, pour s assurer de la mise à jour régulière des pages et de la validité des informations qu elles contiennent, certaines règles doivent être respectées. Elles sont précisées ci-dessous. 2

3 Pour chaque type de page, il est défini un responsable de la mise à jour (personne qui met à jour la page directement sur le site, en s assurant de la validité des informations auprès du fournisseur du contenu, et en s assurant du bon fonctionnement de la page), un fournisseur du contenu (fournisseur de l information à afficher sur la page), et un validateur du contenu. De plus, une fréquence idéale de mise à jour est précisée. La création d une page ne peut être réalisée que par le responsable du site de l équipe (aujourd hui François Cluzel). 2. IMPLEMENTATION SUR LES DIFFERENTS TYPES DE PAGES 2.1. PAGES RELATIVES A L EQUIPE OU AUX AXES DE RECHERCHE DE L EQUIPE Il s agit des pages générales relatives à l équipe et aux axes de recherche (conception de systèmes complexes, conception de systèmes durables, ingénierie de l innovation). Responsable de la mise à jour : François Cluzel Fournisseur du contenu : Bernard Yannou Fréquence idéale de mise à jour : 1 fois par an, ou lors d un changement important PAGES RELATIVES AUX DIFFERENTS PROJETS DE RECHERCHE (THESES OU AUTRES PROJETS) Chaque thèse en cours ou passée, et chaque projet de recherche autre qu une thèse, possède une page dédiée, dans laquelle il convient de préciser a minima le contexte et l objet du projet de recherche. Responsable de la mise à jour : Le doctorant si c est une thèse, une personne de l équipe du projet concerné sinon Fournisseur du contenu : Le doctorant si c est une thèse, une personne de l équipe du projet concerné sinon Validateur du contenu : Le directeur de thèse si c est une thèse (ou à défaut un des encadrants), le responsable du projet de recherche sinon Fréquence idéale de mise à jour : 2 fois par an, ou lors d un changement important Attention : en cas de changement du titre de la thèse ou du projet, le nouveau titre doit être notifié au responsable du site de l équipe (aujourd hui, François Cluzel), afin de répercuter cette modification partout où le titre en question apparaît (typiquement, le tableau de thèses en cours) PAGES PERSONNELLES DES MEMBRES DE L EQUIPE (ENSEIGNANTS-CHERCHEURS ET DOCTORANTS) Chaque membre du LGI possède une page personnelle, dont il est seul responsable. Responsable de la mise à jour : Le membre de l équipe concernée Fournisseur du contenu : Le membre de l équipe concernée Validateur du contenu : le membre de l équipe concernée Fréquence idéale de mise à jour : selon le souhait du membre concerné 2.4. PAGES DU SITE DU LGI MENTIONNANT OU OFFRANT DES LIENS VERS LES PAGES DE L EQUIPE 3

4 Certaines pages du site du LGI pointent ou offrent des informations sur l équipe Design Engineering. Ces informations et liens doivent s adapter aux changements du site de l équipe. Responsable de la mise à jour : Sylvie Guillemain Fournisseur du contenu : François Cluzel/Bernard Yannou Fréquence idéale de mise à jour : Lors d un changement sur les pages relatives à l équipe (section 2.1). Cas particulier : Les actualités de l équipe 1 (séminaire, visite de professeur, soutenance, etc doivent être signalées le plus vite possible à Sylvie Guillemain pour apparaître dans la section «Actualités» du site du LGI PAGES INTRANET DE L EQUIPE L équipe Design Engineering possède un intranet qui permet la gestion des réunions de l équipe, qui offre certaines ressources utiles à tous et quelques ressources de gestion du site (dont la présent procédure). Responsable de la mise à jour : François Cluzel Fournisseur du contenu : François Cluzel Fréquence idéale de mise à jour : 1 fois par mois, suite à la réunion de l équipe, ou lorsque de nouvelles ressources doivent être partagées. 3. MISE A JOUR DE LA BASE DE DONNEES DES PUBLICATIONS DE L EQUIPE Le LGI s est doté d une base de données des publications des membres du laboratoire. Chaque membre se doit de mettre à jour cette base lorsque cela est nécessaire. La complétude de cette base est très importante, car des requêtes automatiques y sont directement liées dans un certain nombre de pages du site. Responsable de la mise à jour : Delphine Martin Fournisseur du contenu (référence détaillée) : L un des auteurs (en accord avec les autres) Validateur du contenu : Les auteurs concernés Fréquence idéale de mise à jour : dès l acceptation ou la publication de la référence 4. PROCEDURE DE CREATION DE PAGES La création d une page de projet ou de thèse doit être demandée le cas échéant lors de la réunion mensuelle de l équipe. Les informations suivantes doivent alors être fournies : Type de page (projet ou thèse) Nom du projet ou de la thèse Nom des personnes impliquées (doctorants, encadrants, étudiants (même extérieurs au LGI) Si c est une thèse, le type de financement (Bourse ministère, CIFRE (préciser l entreprise), etc ) Enfin, dans quel(s) axe(s) de recherche la thèse ou le projet s inscrit (conception de systèmes complexes (techniques ou organisationnels), conception de systèmes durables, ingénierie de l innovation). La personne en charge du site de l équipe (aujourd hui François Cluzel) créé alors la page dans les jours qui suivent. Il notifie le responsable du projet ou le doctorant, qui peut alors remplir la page en suivant la procédure de mise à jour définie en section 2. 4

5 5. RESSOURCES A DISPOSITION Différentes ressources existent pour aider à la gestion des pages du site de l équipe : Section PmWiki sur l intranet général du LGI : règles et exemples d utilisation de PmWiki o Section «Gestion du site web» de l équipe Design Engineering avec notamment la présente procédure : o Pour tout problème ou demande particulière, contacter François Cluzel. 5