Mais sachez que dans le cas de plusieurs opérateurs, les formules ne sont pas simplement calculées de gauche à droite.

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1 EXCEL 2007 UTILISATION DES FORMULES CREATION D UN TABLEAU Tapez la formule dans la cellule. Appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat de la formule. Dès que vous cliquez sur la cellule, la formule apparaît dans la barre de formule. Pour ajouter des valeurs dans Excel, il vous suffit de taper une formule simple dans la cellule. Les formules Excel doivent toujours commencer par un signe égal (=). Ci-dessous la formule tapée dans la cellule afin d'ajouter 12,99 et 16,99 : Le signe plus (+) est un opérateur mathématique qui indique à Excel de calculer la somme des valeurs. Remarque Vous pouvez utiliser plusieurs opérateurs mathématiques dans une formule. Mais sachez que dans le cas de plusieurs opérateurs, les formules ne sont pas simplement calculées de gauche à droite. Vous devez respecter les règles de priorité des opérateurs Calculer le total de toutes les valeurs d'une colonne Pour obtenir le total du mois de janvier, sélectionnez la cellule B7, puis : Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur le bouton Somme. Copier une formule au lieu d'en créer une nouvelle Faites glisser la croix noire de la cellule contenant la formule vers celle dans laquelle vous souhaitez copier cette formule, puis relâchez la poignée de recopie. Utiliser des références de cellules La référence de cellule Correspond à A10 La cellule se trouvant Colonne A, Ligne 10 A10;A20 La cellule A10 et la cellule A20 A10:A20 La plage de cellules dans la colonne A, de la ligne 10 à la ligne 20 B15:E15 La plage de cellules dans la ligne 15, de la colonne B à la colonne E A10:E20 La plage de cellules entre les colonnes A et E et entre les lignes 10 et 20 Les références de cellules peuvent indiquer des cellules ou des plages de cellules dans des colonnes et des lignes Les références de cellules identifient des cellules individuelles d'une feuille de calcul. Elles indiquent à Excel où rechercher les valeurs à utiliser dans une formule. Que se passe-t-il si la valeur d'une cellule est modifiée après le calcul d'un total?

2 Mettre à jour le résultat d'une formule Excel peut mettre automatiquement à jour les totaux afin de tenir compte des valeurs modifiées. Supposons que vous découvrez que la valeur 11,97 de la cellule C4 correspondant aux locations de cassettes vidéo en février n'est pas correcte. Vous avez oublié d'y inclure une location de 3,99. Pour additionner 3,99 à 11,97, sélectionnez la cellule C4 et tapez-y la formule suivante, puis appuyez sur ENTRÉE : =11,97+3,99 Comme le montre l'illustration, lorsque la valeur de la cellule C4 change, Excel met automatiquement à jour le total pour février dans la cellule C7, remplaçant 126,93 par 130,92. Excel ne peut y parvenir que si la formule d'origine =SOMME(C3:C6) de la cellule C7 contient des références de cellules. Si vous aviez entré 11,97 et d'autres valeurs spécifiques dans la formule de la cellule C7, Excel n'aurait pas pu mettre le total à jour. Vous auriez dû remplacer 11,97 par 15,96 non seulement dans la cellule C4, mais également dans la formule de la cellule C7. Remarque Vous pouvez corriger la formule d'une cellule sélectionnée en tapant directement dans la cellule ou dans la barre de formule. Autres façons d'entrer des références de cellules Dans la cellule C9, tapez le signe égal, puis SOMME, suivi d'une parenthèse ouvrante. Cliquez sur la cellule C4, puis tapez un point-virgule dans la cellule C9. Cliquez sur la cellule C6, puis tapez une parenthèse fermante dans la cellule C9. Appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat de la formule. Pour entrer une référence de cellule, vous pouvez taper directement celle-ci dans la cellule ou bien cliquer sur la cellule en question (cette deuxième solution permet d'éviter les fautes de frappe). Au cours de la première leçon, nous avons appris à utiliser la fonction SOMME pour additionner toutes les valeurs d'une colonne. Vous pouvez utiliser cette même fonction pour n'additionner que quelques valeurs d'une colonne, en sélectionnant les références de cellules à inclure dans la formule. Supposons que vous souhaitiez connaître le coût total des locations de cassettes vidéo et des CD en février. vous pouvez donc entrer la formule dans une cellule vide et la supprimer par la suite. L'exemple utilise la cellule C9. Vous devez cliquer sur les cellules à inclure dans la formule plutôt que de taper les références de ces cellules. Un contour coloré entoure chaque cellule sélectionnée, puis disparaît lorsque vous appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat, soit 45,94. La formule =SOMME(C4;C6) est visible dans la barre de formule située dans la partie supérieure de la feuille de calcul dès que vous sélectionnez la cellule C9.Les arguments C4 et C6 indiquent à la fonction SOMME où se trouvent les valeurs à additionner. Les parenthèses permettent de séparer les arguments de la fonction. Le point-virgule, également obligatoire, sépare les arguments les uns des autres.

3 Types de références Les références relatives changent si vous les copiez. En revanche, si vous copiez les références absolues, elles demeurent inchangées. Maintenant que vous en savez plus sur l'emploi des références de cellules, il est temps de nous pencher sur les différents types de références : Référence relative Toutes les références de cellules relatives d'une formule sont automatiquement modifiées lorsque vous copiez cette formule dans une autre cellule de la colonne ou de la ligne. C'est ce qui, au cours de la première leçon, vous a permis de copier la formule de janvier pour additionner les dépenses de février. Comme le montre l'illustration, lorsque vous copiez la formule =C4*$D$9 d'une ligne à une autre, la référence de cellule relative C4 devient C5, puis C6. Référence absolue Une référence de cellule absolue est figée. Elle ne change pas si vous copiez la formule d'une cellule à une autre. Elle comprend des signes dollar ($) comme dans $D$9. Comme le montre l'illustration, lorsque vous copiez la formule =C4*$D$9 d'une ligne à une autre, la référence de cellule absolue $D$9 demeure inchangée. Référence mixte Une référence de cellule mixte comprend soit une référence de colonne absolue et une référence de ligne relative, soit l'inverse, une référence de colonne relative et une référence de ligne absolue. Ainsi, $A1 se compose d'une référence absolue à la colonne A et d'une référence relative à la ligne 1. Lorsque vous copiez une référence mixte d'une cellule dans une autre, la référence absolue reste identique alors que la référence relative change. Nous allons à présent étudier les cas dans lesquels il convient d'utiliser une référence absolue. Utilisation d'une référence de cellule absolue Les références de cellules relatives changent d'une ligne à l'autre. Cette référence de cellule absolue fait toujours référence à la cellule D9. La cellule D9 contient la valeur de la remise de 7 pour cent. Une formule doit contenir une référence absolue pour représenter les cellules qui ne doivent pas changer lors de la copie de la formule. Par défaut, les références sont relatives, et il vous faut donc taper le signe dollar (comme l'illustre le numéro 2 de l'exemple) pour les convertir en références absolues. Supposons que vous recevez un lot de coupons de remise qui permettent de bénéficier d'une remise de 7 % sur les locations de cassettes vidéo, les places de cinéma et les CD achetés. Vous vous demandez ce que vous allez pouvoir épargner pendant un mois si vous faites valoir vos remises. Vous pouvez pour cela utiliser une formule qui multiplie les dépenses de février par 7 %. Vous pouvez taper le taux de remise 0,07 dans la cellule D9 (vide), puis une formule qui commence par =C4* dans la cellule D4. Ensuite, vous entrez le signe dollar ($) suivi de D pour créer une référence absolue à la colonne D, et vous tapez $9 pour créer une référence absolue à la ligne 9. La formule multiplie la valeur de la cellule C4 par celle de la cellule D9. Ensuite, vous copiez la formule de la cellule D4 vers D5 à l'aide de la poignée de recopie. Dans la formule copiée, la référence de cellule relative passe de C4 à C5, tandis que la référence absolue à la remise de la cellule D9 reste invariable, à savoir $D$9, quelle que soit la ligne dans laquelle elle est copiée.

4 Utiliser des références de cellules Excel a besoin d'instructions très précises, ce qui signifie que les formules doivent être tapées exactement comme indiqué. S'il manque un point-virgule ou une parenthèse ou si un nom de fonction est mal orthographié, des erreurs sont générées. Exercice 1 : Taper des références de cellules dans une formule Dans la cellule E9, tapez une formule utilisant des références de cellules pour calculer le total des dépenses de cassettes vidéo pour le mois de janvier et de CD pour le mois de février. Voici comment procéder : Dans la cellule E9, tapez =SOMME(B4;C6). (Lorsque vous commencez à taper votre formule, la liste Saisie semi-automatique de formule et une info-bulle de fonction apparaissent. Vous pouvez les ignorer pour l'instant ; continuez simplement à taper votre formule.) Notez que lorsque vous tapez B4, Excel sélectionne la cellule B5 ; lorsque vous tapez C6, Excel sélectionne la cellule C6. Entrez la formule exactement comme indiqué ci-dessus, puis appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat de la formule, à savoir 37,96. Remarques Vous pouvez obtenir le même résultat en tapant =B4+C6. La fonction SOMME est plus utile lorsque vous devez additionner un plus grand nombre de valeurs. Une info-bulle de fonction peut s'afficher pendant que vous tapez la formule ; par exemple, SOMME(nombre1;[nombre2];...). Cette info-bulle vous indique les éléments à entrer dans votre formule. Exercice 2 : Utiliser une référence de cellule absolue dans une formule Dans la cellule D11, recréez l'exemple de la leçon pour déterminer combien vous économiserez en tirant profit d'une remise de 7 pour cent sur les cassettes vidéo, films et CD de février. 1. Dans la cellule D11, tapez le taux de remise, 0,07, puis appuyez sur ENTRÉE. 2. Dans la cellule D5, tapez =C5*$D$11, puis appuyez sur ENTRÉE. Le résultat est 1,12. Notez que nous avons utilisé une référence absolue pour la cellule D11: $D$ Ensuite, copiez la formule vers le bas jusqu'à la ligne 7 en sélectionnant la cellule D5 et en plaçant le pointeur de votre souris sur le coin inférieur droit de cette cellule jusqu'à l'apparition de la croix noire (+). Faites glisser (en maintenant le bouton de la souris enfoncé) la poignée de recopie sur les lignes, en la relâchant dans la cellule D7. Les résultats obtenus sont 2,24 dans la cellule D6 et 2,10 dans la cellule D7. Lors de la copie de la formule, la référence de cellule relative passe de C5 à C6, puis à C7, tandis que la référence absolue à la cellule D11 n'est pas modifiée. Elle reste $D$11 dans chacune des lignes dans laquelle elle est copiée, comme vous le verrez si vous cliquez sur les cellules D6 et D7 et observez le résultat dans la barre de formule située en haut de la feuille de calcul. Exercice 3 : Additionner plusieurs résultats Calculez les économies totales faites lors du dernier exercice en entrant une formule dans la cellule D8. Voici comment procéder : Sélectionnez la cellule D8, puis cliquez sur Somme dans le groupe Édition de l'onglet Accueil et appuyez sur ENTRÉE. Le résultat est 5,46. Vous auriez également pu taper =SOMME(D5:D7). Exercice 4 : Modifier les valeurs et les totaux Observez la mise à jour automatique des résultats des formules lorsque vous effectuez une modification. Notez tout d'abord la valeur de la cellule B8. Dans la cellule B6, remplacez «16,00» par «28,00», puis appuyez sur ENTRÉE. Le total de la cellule B8 sera mis à jour avec la valeur 107,94. Si vous le souhaitez, modifiez d'autres valeurs pour observer une nouvelle mise à jour du total. Remarque Si les résultats ne sont pas mis à jour, sous l'onglet Formules, dans le groupe Calcul, cliquez sur Options de calcul, puis sélectionnez Automatique.

5 Simplifier les formules à l'aide de fonctions MOYENNE MAX MIN Nom de la fonction La moyenne La valeur la plus élevée La valeur la plus faible Calcule Les noms de fonctions résument des formules complexes. SOMME est l'une des nombreuses fonctions proposées par Excel. Ces formules prédéfinies simplifient le processus de calcul. À l'aide de fonctions, vous pouvez créer rapidement et aisément des formules qui seraient probablement difficiles à concevoir par vous-même. Au cours de cette leçon, vous verrez comment effectuer plus rapidement des tâches courantes à l'aide de plusieurs autres fonctions simples. Vous aurez également l'occasion d'utiliser ces fonctions dans les exercices pratiques à la fin de la leçon. Calculer une moyenne Pour calculer la moyenne d'une plage de cellules, cliquez dans la cellule D7, puis : Vous pouvez également taper cette formule directement dans la cellule. Remarque Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur la flèche du bouton Somme, puis sur Moyenne dans la liste. B7. Appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat dans la cellule Vous pouvez utiliser la fonction MOYENNE pour calculer le coût moyen de toutes les dépenses liées aux loisirs des mois de janvier et février. Excel peut entrer la formule à votre place. Cliquez dans la cellule D7. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur la flèche du bouton Somme, puis sur Moyenne dans la liste. La formule =MOYENNE(B7:C7) apparaît dans la barre de formule en haut de la feuille de calcul. Le bouton Somme est également situé sous l'onglet Formules, dans le groupe Bibliothèque de fonctions. Rechercher la valeur maximale ou minimale Pour rechercher la valeur la plus élevée d'une plage de cellules, cliquez dans la cellule F7, puis : Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur la flèche du bouton Somme, puis sur Max. dans la liste. Appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat dans la cellule F7. La fonction MAX recherche la valeur la plus élevée (maximale) d'une plage de nombres, tandis que la fonction MIN fait exactement l'inverse : elle recherche la valeur la plus faible (minimale) dans une plage de nombres. L'exemple utilise un ensemble de valeurs que vous n'avez pas encore eu l'occasion de découvrir.

6 L'image montre comment rechercher la valeur maximale d'un ensemble de cellules. Cliquez sur la cellule F7, puis sur la flèche du bouton Somme dans le groupe Édition sous l'onglet Accueil. Cliquez sur Max. dans la liste, puis appuyez sur ENTRÉE. La formule =MAX(F3:F6) apparaît dans la barre de formule située en haut de la feuille de calcul. La valeur la plus élevée est 131,95. Pour rechercher la valeur minimale de la plage, il suffit de cliquer sur Min. dans la liste avant d'appuyer sur ENTRÉE. La formule =MIN(F3:F6) apparaît dans la barre de formule. La valeur la plus faible de la série est 131,75. Vous pouvez également taper ces formules directement dans la cellule correspondante. Imprimer des formules Formules affichées dans la feuille de calcul. Vous pouvez imprimer des formules, notamment pour accrocher le document imprimé à votre tableau d'affichage afin de ne pas oublier comment vous en servir. Pour imprimer des formules, vous devez les afficher dans la feuille de calcul. Pour cela, cliquez sur l'onglet Formules, puis dans le groupe Audit de formules, cliquez sur Afficher les formules. Nous vous expliquerons comment procéder au cours de la session d'exercices pratiques à la fin de la leçon. Vous devrez avoir installé Excel 2007 pour effectuer ces exercices pratiques. Ensuite, cliquez sur le bouton Office gauche, puis sur Imprimer. Conseils dans la partie supérieure Pour masquer les formules dans la feuille de calcul, répétez l'étape permettant de les afficher. Vous pouvez également appuyer sur CTRL+` (la touche ` est située à gauche de la touche 1 sur la plupart des claviers) pour afficher et masquer les formules. L'affichage des formules peut également vous aider à repérer les erreurs. Des signes étranges dans ma feuille de calcul? La valeur d'erreur ##### indique que la colonne est trop étroite pour afficher la totalité du contenu de la cellule. Parfois, Excel ne peut pas évaluer une formule car celle-ci contient une erreur. Dans ce cas, une valeur d'erreur s'affiche à la place du résultat attendu dans la cellule. Voici trois valeurs d'erreur courantes : ##### La colonne n'est pas suffisamment large pour afficher en entier le contenu de la cellule en question. Augmentez la largeur de la colonne, diminuez la taille du contenu pour qu'il tienne dans la colonne ou appliquez un autre format numérique. #REF! La formule contient une référence de cellule non valide. Il se peut que des cellules aient été supprimées ou écrasées par des données que vous avez collées. #NOM? Vous avez peut-être mal orthographié un nom de fonction ou utilisé un nom qu'excel ne reconnaît pas. Sachez que les cellules comportant une valeur d'erreur telle que #NOM? peuvent afficher un triangle de couleur. Si vous cliquez sur la cellule, un bouton d'erreur apparaît pour suggérer quelques propositions de correction. L'utilisation de ce bouton n'est pas décrite dans ce cours.

7 Rechercher d'autres fonctions Cliquez sur le bouton Somme dans le groupe Édition sous l'onglet Accueil, puis sur Autres fonctions pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer une fonction. Excel propose de nombreuses autres fonctions utiles, telles que des fonctions de date et d'heure ou de manipulation de texte. Pour afficher toutes les autres fonctions, cliquez sur la flèche du bouton Somme dans le groupe Édition sous l'onglet Accueil, puis cliquez sur Autres fonctions dans la liste. Dans la boîte de dialogue Insérer une fonction qui apparaît, vous pouvez rechercher la fonction souhaitée. Cette boîte de dialogue vous offre en outre un autre moyen d'entrer des formules dans Excel. Vous pouvez également afficher des fonctions supplémentaires en cliquant sur l'onglet Formules. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez sélectionner une catégorie, puis parcourir la liste des fonctions de cette catégorie. Cliquez sur Aide sur cette fonction en bas de la boîte de dialogue pour en savoir plus sur une fonction. Fonctions et valeurs d'erreur EXERCICES : Exercice 1 : Calculer la moyenne Dans la cellule D8, calculez la moyenne des totaux des colonnes B et C. Voici comment procéder : Sélectionnez la cellule D8, cliquez sur la flèche du bouton Somme dans le groupe Édition sous l'onglet Accueil, puis sur Moyenne dans la liste. Appuyez sur ENTRÉE. Le résultat obtenu est 113,43. Exercice 2 : Rechercher la valeur la plus élevée Vous n'avez pas besoin d'une formule pour savoir que 95,94 est la valeur la plus élevée de la colonne B. Toutefois, si votre liste était très longue, une formule s'avèrerait certainement utile. Dans la cellule B9, utilisez une formule pour rechercher la valeur maximale. Voici comment procéder : liste. Appuyez sur ENTRÉE. Sélectionnez la cellule B9, cliquez sur la flèche du bouton Somme, puis sur Max. dans la Avant de passer à l'exercice suivant, supprimez le résultat de la cellule B9. Exercice 3 : Rechercher la valeur la plus faible Là encore, il est évident que 15,96 est la valeur la plus faible de la colonne C, mais essayez tout de même d'utiliser une formule dans la cellule C9 pour rechercher la valeur minimale de la colonne C. Voici comment procéder : liste. Appuyez sur ENTRÉE. Sélectionnez la cellule C9, cliquez sur la flèche du bouton Somme, puis sur Min. dans la Avant de passer à l'exercice suivant, supprimez le résultat de la cellule C9. Exercice 4 : Afficher et masquer les formules Affichez toutes les formules de la feuille de calcul, puis masquez-les toutes. Voici comment procéder : Cliquez sur l'onglet Formules. Dans le groupe Audit de formules, cliquez sur Afficher les formules. Pour masquer les formules, cliquez à nouveau sur Afficher les formules. Vous pouvez également appuyer sur CTRL+` (la touche ` est située à gauche de la touche 1 sur la plupart des claviers) pour afficher et masquer les formules. Remarque Lorsque vous affichez les formules, vous pouvez consulter les formules que vous avez entrées ainsi que celles que nous avons entrées pour créer les données d'origine. Exercice 5 : Valeurs d'erreur Pour créer une erreur ##### en vue de la corriger, réduisez la largeur de la colonne B en faisant glisser le bord de la colonne jusqu'à l'affichage de l'erreur #####. Pour cela, déplacez le pointeur de la souris sur l'en-tête de colonne jusqu'à

8 ce qu'il se transforme en croix noire à deux flèches. Faites glisser la colonne. Vous devrez peut-être faire glisser le bord de la colonne à plusieurs reprises jusqu'à ce que la colonne soit suffisamment étroite pour générer l'erreur #####. Augmentez à nouveau la largeur de la colonne pour afficher le résultat de la formule. L'affichage est mis à jour lorsque vous relâchez le bord de la colonne au nouvel emplacement ; vous devrez donc peut-être effectuer cette étape plusieurs fois pour élargir suffisamment la colonne en vue d'afficher le résultat de la formule. Exercice 6 : Valeur d'erreur #NOM? Voici une autre erreur que vous pouvez créer et corriger. Utilisez la fonction SOMME, mais avec une faute d'orthographe. Dans la cellule B8, supprimez le total 95,94, puis tapez =SOME(B4:B7) (notez le «M» manquant dans le nom de la fonction). (La liste de saisie semi-automatique de formules s'affiche pour vous aider à entrer la formule. Ignorez-la et continuer à taper.) Après avoir appuyé sur ENTRÉE, la valeur #NOM? s'affiche à cause de la faute d'orthographe. Pour corriger l'erreur, sélectionnez la cellule B8 et placez le pointeur dans la barre de formule. Vous pouvez également double-cliquer dans la cellule pour afficher la formule, puis la modifier. Ajoutez le «M» manquant à «SOME», puis appuyez sur ENTRÉE. Le résultat de la formule apparaîtra correctement.