Utilisation du Tableur Grapheur Activité 15

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1 Page 1/11 Dans ce chapitre, nous allons découvrir l utilisation des fonctions qui permettent d effectuer des calculs de façon simplifiée et dynamique. L Assistant fonction propose, entre autres, les fonctions les plus courantes telles que moyenne, min et max. Ouvrez OpenOffice Calc. Cliquez Enregistrer. Tapez Transport dans la zone Nom de fichier DANS VOTRE REPERTOIRE PERSONNEL Cliquez le dossier Mes documents puis cliquez Enregistrer. Poignée de recopie La poignée de recopie n a pas pour seule utilisation la recopie des formules de calcul, elle est également utilisée pour créer des séries incrémentées. La recopie incrémentée permet un gain de temps, vous évitant de répéter plusieurs fois les mêmes opérations. Ces séries incrémentées peuvent prendre différentes formes : des suites de type 1, 2, 3, 4 0, 5, 10, 15 ou même recopier des dates ou des suites personnalisées. Ce chapitre permet de connaître les principales utilisations de cette poignée. Renommez la feuille Feuil2 en Tests : faite un clic droit sur l onglet Feuil2, puis aller sur Renommer, taper «Tests» puis Entrer. Cliquez en cellule A1. Tapez le chiffre 1 puis Entrer. Recliquez en cellule A1. Cliquez-glissez la poignée de recopie vers le bas : en bas à droite de la cellule, cliquez sur et sans relâcher étirez sur plusieurs lignes. Vous obtenez le résultat suivant : 1

2 Page 2/11 La poignée de recopie permet de recopier le même chiffre sur plusieurs lignes ou colonnes, elle réagit de la même façon pour du texte. SERIE DE TYPE 1, 2, 3, 4 Nous avons vu qu utiliser la poignée de recopie pour un chiffre permet de le recopier. Cliquez en la cellule B1. Taper le chiffre 1. Cliquez en la cellule B2. Taper le chiffre 2. Sélectionnez les cellules B1 et B2. Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en ligne 10. Vous obtenez une suite arithmétique de raison 1 : SERIE DE TYPE 0, 5, 10 Cliquez en la cellule C1. Taper le chiffre 0. Cliquez en la cellule C2. Taper le chiffre 5. Sélectionnez les cellules C1 et C2. Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en ligne 10. La suite est continuée par Excel : 2

3 Page 3/11 SERIES DE DATES La poignée de recopie peut aussi être utilisée pour les dates. Cliquez en la cellule E1. Taper la date du jour et faire Entrer. Cliquez la cellule E1. Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en colonne I. Vous obtenez une série de date incrémentée : Notre exercice terminé et le résultat n étant pas utilisable ni nécessaire pour la suite, nous allons supprimer la feuille. SUPPRIMER UNE FEUILLE Cliquez droit sur l onglet Tests. Cliquez Supprimer. Une boîte de dialogue demandant de confirmer la suppression apparaît. Cliquez Supprimer pour confirmer la suppression. Une fois l action confirmée, la feuille est supprimée définitivement. 3

4 Page 4/11 Étude de fonctions Renommez la feuille Feuil1 en Vente 2009 : faite un clic droit sur l onglet Feuil1, puis aller sur Renommer, taper «Vente 2009» puis Entrer. Tapez et mettez en forme le tableau comme suit : Pour saisir les mois, tapez Janvier en A5 puis utilisez la poignée de recopie. Sélectionner B5 à E16 et cliquer sur séparateur de millier dans la partie nombre de la barre d outil (c est un bouton symbolisé par trois zéro «000»). Cliquez Enregistrer. TOTAUX EN LIGNES Dans la colonne Total, nous souhaitons effectuer le total des ventes par mois. Cliquez en la cellule F5. Cliquez le bouton Somme automatique. 4

5 Page 5/11 Excel a sélectionné par défaut les données se situant à gauche. Vous obtenez la formule suivante : =SOMME(B5:E5). Tapez Entrer pour valider la proposition. Cliquez en la cellule F5. Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en ligne 16. La formule se recopie automatiquement jusqu en cellule F16. TOTAUX EN COLONNES Cliquez en la cellule B17. Cliquez le bouton Somme automatique. Vous obtenez la formule suivante : =SOMME(B5:B16). Tapez Entrer. Cliquez en la cellule B17. Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en F17. Dans la recopie en colonnes, le double-clic ne fonctionne pas, le cliquer-glisser est obligatoire. Vous obtenez : 5

6 Page 6/11 PART DE MARCHE Nous souhaitons connaître la répartition des ventes de chaque produit en pourcentage. Le calcul du pourcentage est une division du montant de vente d un produit par le montant total des ventes. Cliquez en la cellule B18. Tapez la formule «=B17/F17» puis Entrer. Il ne faut pas multiplier par 100 pour pouvoir afficher un pourcentage car cela se fera à l aide des formats de cellule. Cliquez en la cellule B18. Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en F18. Une erreur de type #DIV0! apparaît à la place des résultats. Nous allons chercher d où provient l erreur. Nous allons donc étudier le comportement de la formule lors de la recopie. La formule de la cellule C18 est =C17/G17. Or la cellule G17 est vide et hors du tableau. Mathématiquement, une division par 0 (zéro) est impossible. Donc une erreur #DIV0! est une division par zéro. Il faut donc bloquer F17 dans la formule, de façon à ce qu il ne devienne pas G17. Cliquez en la cellule B18. Cliquez entre le / et le F dans la barre de formule. Tapez $ puis Entrer. Recopiez la formule : Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en F18. 6

7 Page 7/11 FORMAT DE NOMBRES De manière à ce que les chiffres soient plus lisibles et apparaissent bien en pourcentage, on peut leur affecter un format Pourcentage. Au besoin, sélectionnez les cellules de B18 à F18. Cliquez dans la partie nombre de la barre d outil le bouton dont le symbole est %. Puis ajouter deux chiffes après la virgule avec le bouton «Ajouter une décimal» en cliquant deux fois dessus. Vous obtenez le résultat suivant : Nous souhaitons maintenant calculer la moyenne des ventes de chaque produit.moyenne Cliquez la cellule B19. Cliquez Insérer une fonction à gauche de la barre de formule. L assistant Insérer une fonction s ouvre, vous permettant de visualiser toutes les fonctions proposées dans Excel. Sélectionnez Tous dans la liste Ou sélectionnez une catégorie. Recherchez et sélectionnez MOYENNE dans la liste Sélectionnez une fonction. Vous obtenez cette boîte de dialogue : Cliquez OK. La boîte de dialogue Arguments de la fonction s ouvre, elle nous permet de renseigner toutes les informations qui sont nécessaires à Excel pour effectuer le calcul. 7

8 Page 8/11 Cliquez à droite de la zone Nombre 1. Vous obtenez une barre dans laquelle on peut, soit saisir les adresses de cellules de la plage à observer, soit les générer automatiquement en sélectionnant les cellules dont vous souhaitez calculer la moyenne. Sélectionnez la plage de cellule B5:B16. Lors du calcul d une moyenne, il ne faut pas surtout pas sélectionner le total qui fausserait le résultat. Tapez Entrer pour valider la sélection et revenir à la boîte de dialogue. Tapez Entrer pour valider les modifications et la boîte de dialogue. Recopiez cette formule : Cliquez-glissez la poignée de recopie jusqu en F19. Voici les résultats obtenus : Calcul de la position d un produit Nous aimerions connaître le classement des ventes de produits : quel est le produit le plus vendu? Celui qui arrive en deuxième position, en troisième? Effectuer ce classement peut s avérer long si l on prend les chiffres un à un et qu on les compare entre eux, mais Excel met à notre disposition une fonction qui effectue le calcul. Cette fonction, la fonction Rang, compare chaque valeur de la plage sélectionnée entre elles et leur affecte un numéro de 1 à X selon le nombre de chiffres sélectionnés. Ce classement pourra se faire par ordre croissant ou par ordre décroissant. Cliquez en cellule B20. Cliquez Insérer une fonction. Dans la liste Ou sélectionnez une catégorie, choisissez Tous. Recherchez et sélectionnez RANG dans la liste Sélectionnez une fonction. Pour chaque produit, il faut comparer sa valeur par rapport à l ensemble des valeurs. Le classement devra être croissant, c est-à-dire que le produit ayant le plus grand chiffre d affaire sera le numéro 1 et que celui ayant le plus petit chiffre d affaire sera le numéro 4. 8

9 Page 9/11 Les paramètres de la fonction Rang sont : Nombre : la valeur à comparer ; Référence : la liste de toutes les valeurs à comparer ; Ordre : précise si le classement se fait en ordre croissant ou en décroissant. Comme la référence est toujours la même plage de cellules, nous allons devoir la bloquer avec des valeurs absolues, sinon les résultats ne seront pas cohérents. Nous les mettrons donc directement dans la boîte de dialogue. Cliquez à droite de la zone Nombre. Cliquez B18 dans le tableau. Cliquez pour réafficher la boîte de dialogue. Cliquez à droite de la zone Référence. Sélectionnez la plage de cellule B18:E18. Tapez $ pour appliquer la valeur absolue sur la référence. Cela donne : $B$18 :$E$18 Cliquez pour réafficher la boîte de dialogue. Cliquez en la zone Ordre et tapez 0. Cliquez OK. Recopiez la formule jusqu en E20. Vous obtenez le résultat suivant : Cliquez Enregistrer. 9

10 Page 10/11 Calcul trimestriel Nous aimerions savoir le chiffre d affaires trimestriel de chaque produit. Nous allons continuer le tableau précédent en lui ajoutant des lignes afin de lui ajouter la synthèse. Cliquez en cellule A24. Tapez le tableau suivant : Pour les trimestres, tapez 1er trimestre puis recopiez, les trimestres s incrémenteront automatiquement. Arrivé au trimestre 4, Excel reprend la suite à 1. CALCUL DE SOMME AVEC SELECTION Cliquez en cellule B26. Cliquez le bouton Somme automatique. Contrairement aux calculs effectués jusqu'à maintenant, la plage sélectionnée n est pas correcte et il faut modifier la sélection. Sélectionnez la plage de cellule B5:B7 qui sont les valeurs du 1 er trimestre. Tapez Entrer. Recommencez cette opération avec les cellules B27 à B29 et les valeurs des 2 e au 4 e trimestre. Sélectionnez la plage de cellules B26:B29. Utilisez la poignée de recopie pour copier vos formules jusqu à la colonne F. Toutes les formules sont recopiées en même temps. 10

11 Page 11/11 Fonctions Min et Max FONCTION MIN Les fonctions Min et Max permettent d obtenir la valeur la plus basse d une liste de nombre pour la fonction Min et la plus haute pour la fonction Max. Cliquez la cellule B30. Lorsque le nom de la formule est connu, on peut la saisir directement dans la cellule. Nous recherchons la valeur minimum des chiffres d affaires trimestriels, soit dans la plage de cellule B26:B29. Tapez =MIN(B26:B29) puis Entrer. FONCTION MAX La fonction Max fonctionne sur le même principe que la fonction Min. Cliquez en cellule B31. Tapez =MAX(B26:B29) puis Entrer. Sélectionnez les deux résultats en B30 et B31. Recopiez les formules sur toutes les colonnes. Cliquez Enregistrer. 11