DOCUMENTS COMMERCIAUX

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1 DOCUMENTS COMMERCIAUX Sur les factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toute correspondance (y compris les courriels) et tout récépissé concernant l'activité de l'entreprise : Dénomination sociale, mention de la forme juridique (SARL / SAS / SNC etc ) montant du capital social, adresse du siège social, numéro unique d'identification et mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation. Sanction : amende de 750. Aucune disposition légale ou réglementaire n'impose à une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée d'être désignée par l'appellation «EURL». Indication, s'il y a lieu, de la qualité de «locataire-gérant» ou que l'entreprise est en état de «liquidation». EXEMPLE SARL DUPONT Au capital de euros Siège social : 25 IMPASSE DES VOYAGEURS, QUIMPER RCS Quimper Les articles R et R du Code de commerce donnent la liste des documents concernés. Il s'agit des factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires (annonces, publications diverses...) ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant l'activité de la personne et signés par elle ou en son nom. Les enveloppes, les emballages et les tickets de caisse, quand ils ne sont pas destinés à tenir lieu de factures, sont exclus du champ d'application (Réponse ministérielle n 38214, JOAN Q, 26 janvier 1981, p. 374).

2 OBLIGATION DE FACTURATION La facture est obligatoire lors : de toute prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels, de la vente d'une marchandise d'un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande, ou en cas de vente à distance, de la prestation d'un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 TTC, ou si le client le demande, quel que soit le montant. La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Elle doit être rédigée en français et établie en 2 exemplaires, l'original étant conservé par le client. Les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la vente ou de la prestation de service. La facture a plusieurs fonctions : juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue ; comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels ; fiscal : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l'impôt. À savoir : une note d'honoraires est un document tenant lieu de facture, établi par un professionnel exerçant une profession libérale. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture. Les manquements aux règles de facturation peuvent être lourdement sanctionnés, aussi bien chez l'émetteur de la facture que chez son destinataire, et cela, même s'il s'agit de simples erreurs formelles.

3 FACTURES ENTRE PROFESSIONNELS : MENTIONS OBLIGATOIRES Mentions obligatoires à caractère général La mention «Facture» Dénomination sociale, mention de la forme juridique (SARL / SAS / SNC etc ) montant du capital social, adresse du siège social, numéro unique d'identification et mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation. Il faut noter que le numéro de SIREN doit, dans le cas spécifique des auto-entrepreneurs dispensés d'immatriculation, être suivi immédiatement et lisiblement de la mention : - pour le commerçant : «dispensé d'immatriculation en application de l'article L du Code de commerce», - pour l artisan : «dispensé d'immatriculation en application du V de l'article 19 de la loi n du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l'artisanat» ; Dénomination sociale et l'adresse du siège social de l acheteur ; Date de la facture (date de délivrance ou d'émission si elle est transmise par voie électronique) ; Numéro de la facture : Toute facture doit mentionner un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue Date de la vente ou de la prestation de services ; (jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation), Numéro individuel d identification à la TVA : Le vendeur doit mentionner son numéro intracommunautaire d'identification à la TVA (le numéro intracommunautaire du client doit également être mentionné lorsque l'entreprise effectue une livraison dans d'autres pays européens). Cette obligation ne s'applique pas, bien évidemment, aux entreprises qui, ne réalisant pas d'opérations ouvrant droit à déduction de la TVA, ne disposent pas de numéro d'identification. Dénomination précise des biens ou services fournis :leur nature, voir leur marque et leurs caractéristiques Décompte détaillé, en quantité (soit en unités, soit en poids, volume ou taux horaire selon les usages de la profession) et prix, de chaque prestation et produit fourni (facultatif si la prestation de service a fait l'objet, préalablement à son exécution, d'un devis descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée), Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis (prix catalogue), Taux de TVA applicables : la facture indique le montant total de la TVA et sa répartition par taux lorsque les fournitures ne sont pas soumises au même taux d imposition. Toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture ; Somme totale à payer : pour le total Hors Taxe (HT), le total de TVA et le total toutes taxes comprises (TTC),

4 Date du règlement : fixée librement mais doit obligatoirement figurer sur la facture ; lorsqu'un acompte est versé, une facture doit être établie ; La mention «paiement comptant à réception» a été admise pour les entreprises qui n accordent aucun délai de paiement. Conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente ; en cas de vente sans escompte, la mention «Escompte 0 pour tout paiement anticipé» ou une formule similaire Pénalités applicables en cas de retard de paiement ; depuis le 1 er janvier 2013 : une nouvelle pénalité, forfaitaire, sera désormais due au créancier pour tout paiement intervenu après la date d'échéance. Il conviendra d indiquer sur la facture le montant forfaitaire de recouvrement (actuellement 40 ) Si le commerçant adhère à un centre de gestion, la mention de l'adhésion : le libellé de la mention pourra être la suivante : «Membre d une association agrée, le règlement par chèque est accepté» Mentions spécifiques exigées par la réglementation TVA La mention «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» le cas échéant, l auto-entrepreneur par exemple qui est obligatoirement soumis au régime fiscal de la micro-entreprise (franchise de TVA) et ne facture donc pas la TVA à ses clients La référence à la disposition du CGI justifiant l'application d'une exonération de la TVA, de l'autoliquidation de la taxe ou du régime de la marge bénéficiaire. Exemples de mentions : «livraison intracommunautaire exonérée» ou «exonération article 262 ter, I CGI», «exportation exonérée» ou «exonération article 262, I CGI», «ventes en franchise article 275 CGI», «TVA à autoliquider» ou «reverse charge», «TVA acquittée sur la marge». Lorsque le prestataire de services a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits, bien qu'elle ne soit pas à proprement parler obligatoire, une mention du type «TVA acquittée d'après les débits» est indispensable à l'information du client. Elle permet à ce dernier de savoir qu'il peut récupérer la TVA avant d'avoir payé le prestataire. Opérations intracommunautaire : Numéro d identification du client Attention : d autres mentions peuvent être obligatoires dans des cas spécifiques prévus par les textes.

5 FACTURE ELECTRONIQUE À condition d'être acceptée préalablement par l'acheteur, une facture peut être émise par voie électronique et non sur support papier. Elle tient lieu de facture d'origine. Mais l'authenticité de son origine et l'intégrité du contenu doivent être garanties, soit au moyen d'une signature électronique, soit au moyen d'un échange informatisé de données (EDI). Il s'agit d'une facture qui se présente sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque. ANNULATION OU RECTIFICATION En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée. En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client : soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente qui doit faire référence à la facture annulée et préciser expressément la mention de l'annulation de la facture précédente, soit une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (facture en «négatif» du montant de la réduction). Pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d'avoir doit comporter certaines mentions : s'ils entendent récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d'avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée. s'ils renoncent à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d'avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est «net de taxe». Il n'y aura donc pas de rectification dans ce cas. À noter : en cas d'erreur ou d'omission concernant la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder luimême à la rectification : il doit demander une facture rectificative. SANCTIONS Défaut de facturation et omission d'une des mentions prévues à l'article L du code de commerce : délits correctionnels sanctionnés par une amende de Ce montant peut être réduit ou augmenté par les juges en le portant à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû l'être Vendeur et acheteur peuvent tous deux être poursuivis. Omission ou inexactitude dans la facture : amende de 15. Mais l'amende due au titre de chaque facture ne peut excéder le quart du montant qui y est ou qui aurait dû y être mentionné.

6 Facture de complaisance : Les personnes qui, dans le cadre de l'exercice de leur activité professionnelle, ont travesti ou dissimulé l'adresse de leur fournisseur ou de leur client, ou accepté l'utilisation d'une identité fictive, sont redevables d'une amende fiscale égale à 50 % des sommes reçues ou versées au titre de ces opérations. Omission de la facture : l'acheteur est soit personnellement, soit solidairement avec le vendeur redevable de la taxe correspondante ainsi que des pénalités exigibles qui sont égales à 50 % du montant de la transaction. Si le fournisseur apporte la preuve, dans les 30 jours de la mise en demeure adressée par l'administration fiscale, que l'opération a été régulièrement comptabilisée, il encourt une amende réduite à 5 % du montant de la transaction. En cas de fraude du dirigeant : amende de et emprisonnement de 5 ans. Les personnes morales déclarées pénalement responsables sont passibles d'une amende qui peut être 5 fois plus élevée et de la peine d'exclusion des marchés publics pour 5 ans au plus. PRESTATIONS DE SERVICES OU VENTE RÉALISÉES POUR DES PARTICULIERS Il est nécessaire d'établir une note : - dès lors que le prix est supérieur ou égal à 25 euros TTC, - si le client le demande, - ou pour certains travaux immobiliers. Les conditions dans lesquelles la délivrance d une note est obligatoire ou facultative doivent être rappelées à la clientèle par un affichage lisible au lieu où s exécute le paiement du prix. Celle-ci doit être établie en double exemplaire, l'original étant donné au client qui doit le conserver pendant au moins 2 ans. Elle doit également contenir certaines mentions obligatoires : - date de la rédaction de la note, - nom et adresse de l'entreprise, - nom du client, sauf opposition de sa part, - date et lieu d'exécution de la prestation, - décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie ou produit vendu, - somme totale à payer HT et TTC.

7 DEVIS Les professionnels sont tenus d'établir un devis détaillé préalablement à l'exécution des travaux, dès lors que leur montant estimé est supérieur à 150 euros pour : les opérations de raccordement, d'installation, d'entretien et de réparation portant sur des équipements électriques, électroniques et électroménagers, quel que soit le lieu d'exécution ; les prestations de dépannage, de réparation et d'entretien effectuées pour les travaux de maçonnerie, fumisterie et génie climatiques (à l'exception des opérations effectuées dans le cadre de contrats relatifs à l'exploitation de chauffage-climatisation), ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols en tous matériaux, installation électrique ; les opérations de remplacement ou d'adjonction de pièces, d'éléments ou d'appareils, consécutives aux prestations précitées. Le devis doit indiquer les mêmes mentions qu'une facture ainsi que les mentions spécifiques suivantes : La mention «Devis» ou «Proposition de prix» La date de rédaction du devis, L indication du caractère payant ou gratuit du devis Les frais de déplacement le cas échéant La durée de validité de l offre, L indication manuscrite, datée et signée du client : «Devis reçu avant l exécution des travaux, lu et accepté» La mention «Lu et accepté», daté et signé par l entrepreneur. La date de début et la durée des travaux, Les conditions éventuelles de révision du prix, Important : Au cas où l entrepreneur doit exécuter des travaux non prévus dans le devis initial, il doit établir un avenant à ce devis et faire accepter et signer le document à son client.

8 LES ACOMPTES Depuis le 1 er juillet 2003, la règlementation fiscale impose la délivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, même lorsqu'ils ne donnent pas lieu à exigibilité de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit être datée et numérotée. La numérotation s'inscrit dans la même série chronologique que les autres factures : il n'y a pas de numérotation spécifique pour les acomptes. La facture définitive doit faire référence aux différentes factures d'acomptes. La date du versement de l'acompte doit être indiquée sur la facture d'acompte si elle est différente de la date de délivrance de cette facture, et si elle est connue à cette date. La facture d'acompte peut ne pas mentionner l'ensemble des mentions obligatoires lorsque les informations nécessaires à son établissement ne sont pas connues au moment de son émission (par exemple, quantité ou prix exact du produit). Dans le cas d'un versement d'acompte sur le prix d'une prestation de service, il convient de distinguer deux cas : - s'il s'agit d'une prestation de service ponctuelle, le versement de l'acompte ne peut être admis qu'au vu d'une facture émise conformément à la réglementation ; - s'il s'agit d'une prestation de service à exécution successive, la facture d'acompte conforme aux règles de facturation ne devrait pas être obligatoire tant que la prestation de service n'est pas achevée

9 LES TAMPONS Le minimum légal Dénomination sociale, Mention de la forme juridique (SARL / SAS / SNC etc ) Montant du capital social Adresse du siège social, Numéro unique d'identification et mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation. N TVA intracommunautaire