GroupWise - agenda. Par : Patrick Kenny

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1 GroupWise - agenda Par : Patrick Kenny 8 février 2006

2 Table des matières Outils de l'agenda :...3 Créer un nouveau rendez-vous personnel :...4 Fenêtre de rendez-vous personnel :...4 Rendez-vous de groupe : Recherche de plages disponibles : Vérification de l acceptation du rendez-vous :

3 Outils de l'agenda : Utilisez la barre d'outils Agenda pour voir les éléments souhaités dans l'agenda. Pour sélectionner une date à afficher. Pour revenir à la date du jour. Pour avancer ou reculer d'un jour. Pour avancer ou reculer d'une semaine. Pour avancer ou reculer d'un mois. Pour avancer ou reculer d'une année. Pour afficher la vue Jour. Pour afficher la vue Semaine. Pour afficher la vue Mois. Pour afficher la vue Année. Pour afficher une vue multi-utilisateur. Pour afficher ou masquer les rendez-vous (dans les vues où cette option s'applique). Pour afficher ou masquer les tâches (dans les vues où cette option s'applique). Pour afficher ou masquer les notes (dans les vues où cette option s'applique). Pour afficher un autre jour de la semaine. Notes Tâches Pour afficher ou masquer les rendez-vous (dans les vues où cette option s'applique). Les notes sont semblables aux messages électroniques. Elles sont programmées pour un jour précis et s'affichent à la date correspondante dans l'agenda. Vous pouvez ainsi les utiliser pour signaler des absences, des vacances, les jours de paie, des anniversaires, etc. Une tâche est un élément qui doit être terminé à une heure et une date définies. Lorsque vous assignez une tâche à un utilisateur, ce dernier peut l'accepter ou la refuser, mais tant et aussi longtemps qu'elle n'a pas été refusée ni terminée, elle s'affiche quotidiennement dans la liste des tâches de l'utilisateur. 3

4 Créer un nouveau rendez-vous personnel : Double-cliquez à l heure désirée. La fenêtre ci-dessous s affichera. Fenêtre de rendez-vous personnel : Cette fenêtre vous permet d inscrire les détails du rendez-vous. La fenêtre ci-dessous vous démontre comment ajuster l heure du début et l heure de fin du rendez-vous. 4

5 Rendez-vous de groupe : Vous pouvez planifier des rendez-vous, des tâches et des notes à votre attention ou à celle d'autres utilisateurs. Pour savoir si une personne a accepté une tâche ou assistera à votre réunion, vérifiez dans les propriétés de l'élément si son état est accepté ou refusé. «Notify» peut vous envoyer une notification lorsque les destinataires ont accepté, refusé ou terminé un élément. Utilisez les rendez-vous pour planifier des plages horaires pour une date spécifique ou pour plusieurs dates. La durée d'un rendez-vous peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours. 1. Cliquez sur dans la barre d'outils. 2. Dans le champ «Dest.», entrez un nom d'utilisateur et appuyez sur «Enter». Indiquez également le lieu (par exemple, la salle de vidéoconférence 208). 3. Cliquez sur pour préciser la date de début du rendez-vous. 4. Indiquez une heure de début et la durée. 5

6 5. Si votre rendez-vous est sur une période de plus d une journée, vous devez faire un clique de droit (right click) sur «durée» et choisir «date de fin». Vous pouvez maintenant sélectionner la date et l heure de clôture. Recherche de plages disponibles : Pour vous assurer que les personnes conviées au rendez-vous et que les ressources nécessaires sont disponibles, effectuez une recherche de plages disponibles en cliquant sur «Plages disponibles» dans la barre d'outils. 6

7 Voici la fenêtre principale qui vous indique vos rendez-vous personnels. Cliquer sur «inviter à la réunion» pour visualiser la disponibilité des gens que vous désirez contacter. Pour ajouter une personne, veuillez écrire son nom ou utiliser le carnet d adresses. 7

8 Agendas individuels : Permet d afficher les rendezvous individuellement avec le nom du contact associé sur le côté gauche de l écran. Heures disponibles : Permet d avoir une vue d ensemble de tous les rendezvous sous forme de colonne. Vous devez cocher la case située à côté des utilisateurs. 8

9 Une fois que vous ayez convenu de la journée et de l heure du rendez-vous, sélectionnez le tout à l aide du curseur et appuyez sur «OK». Une fois les informations complétées appuyez sur «envoi» 9

10 Voici l icône du rendez-vous reçue dans la boîte aux lettres. Une fois le rendez-vous ouvert, vous pouvez choisir d accepter ou de refuser le rendezvous. Si l élément est accepté il sera automatiquement inséré à l agenda. Vérification de l acceptation du rendez-vous : Pour vérifier si les destinataires ont accepté votre rendez-vous, naviguez dans l agenda et double-cliquez sur votre rendez-vous. À partir de cette fenêtre cliquez sur «propriétés». L option «propriétés» vous affiche le cheminement du rendez-vous. 10