Procès-verbal Comité exécutif /

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES DÉCOUVREURS, tenue le mardi 17 février 2015, à 19 h 30, au centre administratif de la Commission scolaire situé au 945, avenue Wolfe, à Québec, sous la présidence de Alain FORTIER, à laquelle séance il y a quorum. PRÉSENCES Gaston DIONNE, Damien DE HALLEUX, Jean-Luc LAVOIE, commissaires et Stéphane LAPIERRE, commissaire-parent. ABSENCE Commissaire absent : Lucien CHABOT AUTRES PRÉSENCES Reynald Deraspe, directeur général Jacky Tremblay, secrétaire général et directeur général adjoint 1.0 ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR C.E ll est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement d'adopter l'ordre du jour suivant : 1. Adoption de l'ordre du jour 2. Procès-verbaux : 2.1. Adoption du procès-verbal de la séance du comité exécutif du 9 décembre Dépôt du procès-verbal de la séance du comité exécutif du 20 janvier 2015 (annulée) 3. État de situation financière du budget d investissement Tarification des locaux prêtés aux villes de Québec, Saint-Augustin-de- Desmaures et L Ancienne-Lorette pour Grille de tarification annuelle des espaces disponibles pour location et tarification des locaux loués pour l année Adhésion au regroupement d achats pour les assurances générales de la Commission scolaire des Découvreurs pour l année Autres informations 1

2 7.1. Rapport du président de la Commission scolaire 7.2. Rapport du directeur général 8. Liste des chèques émis. 9. Questions et demandes des membres du comité exécutif 10. Levée de la séance 2.0 PROCÈS-VERBAUX 2.1 ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU COMITÉ EXÉCUTIF DU 9 DÉCEMBRE 2014 CONSIDÉRANT les articles 170 et 182 de la Loi sur l instruction publique; C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement de dispenser le secrétaire général de la lecture du procès-verbal de la séance du comité exécutif du 9 décembre 2014 et de l adopter tel qu il a été rédigé. 2.2 DÉPÔT DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU COMITÉ EXÉCUTIF DU 20 JANVIER 2015 Les membres du comité exécutif prennent acte du dépôt du procèsverbal de la séance du 20 janvier 2015 qui a été annulée. 3.0 ÉTAT DE SITUATION FINANCIÈRE DU BUDGET D INVESTISSEMENT Le document État de situation est présenté par la directrice du Service des ressources matérielles. 2

3 4.0 TARIFICATION DES LOCAUX PRÊTÉS AUX VILLES DE QUÉBEC, SAINT-AUGUSTIN-DE-DESMAURES ET L ANCIENNE-LORETTE PROJET DE RÉSOLUTION A TARIFICATION POUR L'ANNÉE CONCERNANT LES COÛTS EXCÉDENTAIRES D UTILISATION DES GYMNASES DES ÉCOLES PRIMAIRES PRÊTÉS À LA VILLE DE QUÉBEC DANS L ARRONDISSEMENT SAINTE-FOY SILLERY-CAP-ROUGE CONSIDÉRANT le protocole d entente en vigueur, relatif à l utilisation par la Ville des gymnases des écoles primaires, de parties de certains soussols d écoles et de locaux supplémentaires pour la programmation d été, situées sur le territoire de l arrondissement Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge de la Ville de Québec; CONSIDÉRANT qu à l article 10.5 de ladite entente, on stipule que les coûts peuvent être révisés annuellement, selon la moyenne de certains indices de prix à la consommation ainsi que du pourcentage des augmentations de salaire annuel du personnel de soutien; CONSIDÉRANT l augmentation des coûts excédentaires d utilisation des gymnases des écoles primaires; C.E Il est proposé par Stéphane Lapierre et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise la Ville de Québec (arrondissement Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge) que le tarif pour défrayer les coûts excédentaires d utilisation des gymnases passe de 17,62 $ ( ) à 18,16 $ de l heure d utilisation ( ). présente, la Ville de Québec que les autres clauses du protocole d'entente demeurent inchangées. 3

4 PROJET DE RÉSOLUTION B TARIFICATION POUR L'ANNÉE CONCERNANT LES COÛTS EXCÉDENTAIRES D UTILISATION DES GYMNASES DES ÉCOLES PRIMAIRES ET PRIMAIRES-SECONDAIRES PRÊTÉS À LA VILLE DE SAINT-AUGUSTIN-DE-DESMAURES CONSIDÉRANT le protocole d entente en vigueur relatif à l utilisation par la Ville des gymnases des écoles primaires et secondaires et de locaux supplémentaires pour la programmation d été, situées sur le territoire de la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures; CONSIDÉRANT qu à l article 10.4 de ladite entente, on stipule que les coûts peuvent être révisés annuellement selon la moyenne de certains indices de prix à la consommation ainsi que du pourcentage des augmentations de salaire annuel du personnel de soutien; CONSIDÉRANT l augmentation des coûts excédentaires d utilisation des gymnases des écoles primaires et secondaires; C.E Il est proposé par Stéphane Lapierre et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures que le tarif pour défrayer les coûts excédentaires d utilisation des gymnases passe de 17,62 $ qu il était en à 18,16 $ de l heure d utilisation pour l année présente, la Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures que les autres clauses du protocole d'entente demeurent inchangées. 4

5 PROJET DE RÉSOLUTION C TARIFICATION POUR L'ANNÉE CONCERNANT LES COÛTS EXCÉDENTAIRES D UTILISATION DES GYMNASES DES ÉCOLES PRIMAIRES PRÊTÉS À LA VILLE DE L ANCIENNE-LORETTE CONSIDÉRANT le protocole d entente en vigueur, relatif à l utilisation par la Ville des gymnases des écoles primaires et de parties de certains soussols d écoles situées sur le territoire de la Ville de L Ancienne-Lorette; CONSIDÉRANT qu à l article 10.3 de ladite entente, on stipule que les coûts peuvent être révisés annuellement selon la moyenne de certains indices de prix à la consommation ainsi que du pourcentage des augmentations de salaire annuel du personnel de soutien; CONSIDÉRANT l augmentation des coûts excédentaires d utilisation des gymnases des écoles primaires; C.E Il est proposé par Stéphane Lapierre et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise la Ville de L Ancienne-Lorette que le tarif pour défrayer les coûts excédentaires d utilisation des gymnases passe de 17,62 $ qu il était en à 18,16 $ de l heure d utilisation pour l année présente, la Ville de L Ancienne-Lorette que les autres clauses du protocole d'entente demeurent inchangées. 5

6 PROJET DE RÉSOLUTION D TARIFICATION POUR L'ANNÉE CONCERNANT LES COÛTS EXCÉDENTAIRES D UTILISATION DES GYMNASES DE L ÉCOLE SECONDAIRE POLYVALENTE DE L ANCIENNE-LORETTE CONSIDÉRANT le protocole d entente en vigueur, relatif à l utilisation par la Ville des gymnases de l école secondaire polyvalente de L Ancienne- Lorette et de locaux additionnels pour la programmation d été situées sur le territoire de la Ville de L Ancienne-Lorette; CONSIDÉRANT qu à l article 10.4 de ladite entente, on stipule que les coûts peuvent être révisés annuellement selon la moyenne de certains indices de prix à la consommation ainsi que du pourcentage des augmentations de salaire annuel du personnel de soutien; CONSIDÉRANT l augmentation des coûts excédentaires d utilisation des gymnases des écoles secondaires; C.E Il est proposé par Stéphane Lapierre et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise la Ville de L Ancienne-Lorette que le tarif pour défrayer les coûts excédentaires d utilisation des gymnases passe de 18,85 $ qu il était en à 19,42 $ par heure d utilisation pour l année et que les coûts d utilisation de la salle polyvalente du Pavillon Notre-Dame de l école des Hauts-Clochers passent de 9,41 $ qu il était en à 9,70 $ pour l année présente, la Ville de L'Ancienne-Lorette que les autres clauses du protocole d'entente demeurent inchangées. 6

7 5.0 GRILLE DE TARIFICATION ANNUELLE DES ESPACES DISPONIBLES POUR LOCATION ET TARIFICATION DES LOCAUX LOUÉS POUR L ANNÉE PROJET DE RÉSOLUTION A GRILLE DE TARIFICATION ANNUELLE DES ESPACES DISPONIBLES POUR LOCATION ET TARIFICATION DES LOCAUX LOUÉS POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT que les frais de fonctionnement et d entretien des bâtisses sont à la charge de la Commission scolaire; C.E Il est proposé par Damien de Halleux et résolu unanimement : QUE la Commission scolaire des Découvreurs accepte, à compter du 1 er juillet 2015, la grille de tarification des espaces disponibles pour location. PROJET DE RÉSOLUTION B TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS AU CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE QUÉBEC (CHUQ) POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec le Centre hospitalier universitaire de Québec (CHUQ) concernant la location de certains locaux à la résidence Bon-Pasteur; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; 7

8 C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise le Centre hospitalier universitaire de Québec (CHUQ) que le taux de location pour les locaux loués à la résidence Bon-Pasteur, et ce, à compter du 1 er novembre 2015, sera de 76,87 $ le mètre carré (7,14 $ le pied carré) pour l année présente, le Centre hospitalier universitaire de Québec (CHUQ) que les autres clauses du bail demeurent inchangées. PROJET DE RÉSOLUTION C TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS AU CENTRE ÉDUCATIF MULTICULTUREL L ARCHE DE NOÉ (CEMAN) POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec le Centre éducatif multiculturel l Arche de Noé (CEMAN) concernant la location de certains locaux au Centre du Phénix; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise le Centre éducatif multiculturel l Arche de Noé (CEMAN) que le taux de location pour les locaux loués au Centre du Phénix, et ce, à compter du 1 er janvier 2016, sera de 27,77 $ le mètre carré (2,58 $ le pied carré) pour l année présente, le Centre éducatif multiculturel l Arche de Noé (CEMAN) que les autres clauses du bail demeurent inchangées. 8

9 PROJET DE RÉSOLUTION D TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS À LA FADOQ POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec la FADOQ concernant la location de certains locaux à la résidence Bon-Pasteur; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise la FADOQ que le taux de location pour les locaux loués à la résidence Bon-Pasteur, et ce, à compter du 1 er juillet 2015, sera 76,87 $ le mètre carré (7,14 $ le pied carré) pour l année présente, la FADOQ que les autres clauses du bail demeurent inchangées. PROJET DE RÉSOLUTION E TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS À L ORGANISME COMMUNAUTAIRE HORIZON NOUVEAU POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec l Organisme communautaire Horizon nouveau concernant la location de certains locaux à l école Cœur-Vaillant- Campanile; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; 9

10 C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise l Organisme communautaire Horizon nouveau que le taux de location pour le local loué à l école Cœur-Vaillant-Campanile, et ce, à compter du 1 er juillet 2015, sera de 76,87 $ le mètre carré (7,14 $ le pied carré) pour l année présente, l Organisme communautaire Horizon nouveau que les autres clauses du bail demeurent inchangées. PROJET DE RÉSOLUTION F TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS AU RÉSEAU DU SPORT ÉTUDIANT DE QUÉBEC ET DE CHAUDIÈRE-APPALACHES (RSEQ) POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec le Réseau du sport étudiant de Québec et de Chaudière-Appalaches (RSEQ) concernant la location de certains locaux à l école Notre-Dame-de-Foy; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise le Réseau du sport étudiant de Québec et de Chaudière-Appalaches (RSEQ) que le taux de location pour les locaux loués à l école Notre-Dame-de-Foy, et ce, à compter du 1 er juillet 2015, sera de 76,87 $ le mètre carré (7,14 $ le pied carré) pour l année présente, le Réseau du sport étudiant de Québec et de Chaudière- Appalaches (RSEQ) que les autres clauses du bail demeurent inchangées. 10

11 PROJET DE RÉSOLUTION G TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS À ENTRAIDE SAINTE-FOY POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec Entraide Sainte-Foy concernant la location de certains locaux à l école Cœur-Vaillant-Campanile; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; Il est proposé par Damien de Halleux : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise Entraide Sainte- Foy que le taux de location pour les locaux loués à l école Cœur- Vaillant-Campanile, et ce, à compter du 1 er juillet 2015, sera de 76,87 $ le mètre carré (7,14 $ le pied carré) pour l année présente, Entraide Sainte-Foy que les autres clauses du bail demeurent inchangées. Sur ce projet de résolution, Jean-Luc Lavoie informe les membres du comité exécutif de son lien avec l organisme. Il ne participe pas à la discussion. Le président appelle le vote : POUR : Gaston Dionne, Damien de Halleux, Alain Fortier CONTRE : aucun ABSTENTION : Jean-Luc Lavoie C.E Le président déclare la résolution adoptée à l unanimité. 11

12 PROJET DE RÉSOLUTION H TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS AU CENTRE DE RÉADAPTATION EN DÉFICIENCE INTELLECTUELLE DE QUÉBEC (CRDI) POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle de Québec (CRDI) concernant la location de certains locaux à l école Cœur-Vaillant-Campanile; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle de Québec (CRDI) que le taux de location pour les locaux loués à l école Cœur-Vaillant- Campanile, et ce, à compter du 1 er juillet 2015, sera de 76,87 $ le mètre carré (7,14 $ le pied carré) pour l année présente, le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle de Québec (CRDI) que les autres clauses du bail demeurent inchangées. PROJET DE RÉSOLUTION I TAUX DE LOCATION DE CERTAINS LOCAUX LOUÉS À LA VILLE DE QUÉBEC POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT le bail en vigueur avec la Ville de Québec concernant la location de certains locaux à l école Des Grandes-Marées; CONSIDÉRANT la grille de tarification des espaces disponibles pour location; 12

13 C.E Il est proposé par Stéphane Lapierre et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs avise la Ville de Québec que le taux de location pour les locaux loués à l école Des Grandes-Marées, et ce, à compter du 1 er juillet 2015, sera de 59,77 $ le mètre carré (5,55 $ le pied carré) pour l année présente, la Ville de Québec que les autres clauses du bail demeurent inchangées. 6.0 ADHÉSION AU REGROUPEMENT D ACHATS POUR LES ASSURANCES GÉNÉRALES DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES DÉCOUVREURS POUR L ANNÉE CONSIDÉRANT l expérience financièrement avantageuse, vécue les années passées, par le regroupement de certaines commissions scolaires des régions 01, 02, 03, 04, 09, 11 et 12 pour l obtention d un portefeuille d assurances générales; CONSIDÉRANT qu il serait avantageux de maintenir ce regroupement d achats de services pour l année , selon les avis reçus; CONSIDÉRANT que la Commission scolaire des Appalaches a accepté de représenter les commissions scolaires membres du regroupement auprès du conseiller Guy Turcot, de GT&A gestion de risque inc.; CONSIDÉRANT qu il serait dans l intérêt de la Commission scolaire des Découvreurs de renouveler son adhésion à ce regroupement d achats d assurances générales; C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement : 1. QUE la Commission scolaire des Découvreurs : a) Renouvèle l adhésion de la Commission scolaire des Découvreurs au regroupement d achats des commissions scolaires des régions 01, 02, 03, 04, 09, 11 et 12 pour le renouvèlement de ses assurances générales pour l année ; 13

14 b) Mandate la firme GT&A gestion de risque inc. pour entamer une négociation de gré à gré avec la firme AON, courtiers en assurances en application de la clause d option de renouvellement, ou pour procéder à un appel d offres public, pour le renouvellement de la couverture d assurances en dommages pour l ensemble des commissions scolaires du regroupement concerné; c) Mandate, si lieu, la Commission scolaire des Appalaches à réaliser l appel d offres public selon les politiques et procédures en vigueur à cette commission scolaire et d accepter d être responsable, au même titre que celle-ci, pour le présent mandat; d) S engage à accepter, après présentation du rapport d analyse de la firme GT&A gestion de risque inc., le résultat de cette négociation ou de cet appel d offres pour l ensemble des commissions scolaires ayant participé au regroupement; 2. QUE le directeur général, Monsieur Reynald Deraspe, soit autorisé à signer tout document découlant de la présente résolution. 7.0 AUTRES INFORMATIONS 7.1 RAPPORT DU PRÉSIDENT Dans son rapport, le président fournit les informations suivantes : Il souligne la venue prochaine (20 février) du ministre Sam Hamad à l école des Pionniers pour l annonce de quatre projets de réfection d écoles; Il souligne également l intention de la FCSQ de développer des offres de services en soutien aux commissions scolaires dans les domaines de la gestion de l absentéisme et des services juridiques. 14

15 7.2 RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Dans son rapport, le directeur général fournit les informations suivantes : Depuis la présentation du dossier à la séance du Conseil des commissaires du 27 janvier, les discussions avec les représentants de la Ville de Québec ont amené ces derniers à tenter d apporter des correctifs à la proposition d aménagement du secteur de l École secondaire de Rochebelle afin de prendre en compte les préoccupations de la Commission scolaire. La directrice du service des ressources matérielles rappelle l enjeu et fait état des discussions menées avec les représentants de la Ville dans la foulée de la résolution du Conseil du 27 janvier dernier. Elle rappelle que la Ville de Québec souhaite déplacer le site du projet d anneau de glace couvert et, par voie de conséquence, empiéter sur le terrain de football de l École secondaire de Rochebelle. Ce déplacement entraîne un réaménagement substantiel du projet déjà accepté par le MELS et implique une substitution de terrains qu il faudra à nouveau soumettre à l approbation du MELS si la Commission scolaire décidait de répondre à cette demande. Dans la foulée de cette discussion, le directeur général précise que les représentants de la Ville de Québec vont présenter le nouveau projet de plan particulier d urbanisme (PPU) aux membres du Conseil avant la séance du 24 février. Le directeur général informe également les membres du comité exécutif des difficultés relatives à la gestion des projets d économie d énergie. Des différends sur de nombreuses interprétations surviennent fréquemment de sorte qu il y a lieu de remettre en question la poursuite du contrat qui nous lie à la firme chargée de la gestion des projets. 8.0 LISTE DES CHÈQUES ÉMIS Les membres ont pris connaissance des paiements qui ont été autorisés par le directeur général conformément au pouvoir de gestion courante que lui confère la Loi sur l'instruction publique. 15

16 9.0 QUESTIONS ET DEMANDES DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF Il n y a aucune question ou demande des membres du comité exécutif LEVÉE DE LA SÉANCE C.E Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement de lever la séance. Il est 21 h. SECRÉTAIRE GÉNÉRAL Jacky Tremblay PRÉSIDENT Alain Fortier DOCUMENTS D'INFORMATION Les documents suivants ont été distribués aux membres du comité exécutif, pour information lors de la présente séance : Dépôt de deux plans d urbanisme en lien avec le Projet de Plan particulier d urbanisme (PPU) de la Ville de Québec pour le secteur de l école secondaire De Rochedbelle 16