Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement

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1 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement Liège, le 13 avril 2011 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N En vue de pourvoir à 1 poste d ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) à temps plein (38h/sem.) au service d O.R.L. DEFINITION DE FONCTION 1. Mission(s) : Voir annexe 2. Positionnement : Voir annexe 3. Responsabilités : Voir annexe 4. Tâches : Voir annexe CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : dés que possible Type de contrat : contrat à durée déterminée de 1 an renouvelable à durée indéterminée Essai : 6 mois Site de prestation : Sart Tilman ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du C.H.U. Horaire : temps plein, soit 38h/sem., à assurer selon les nécessités de service. Appel /8

2 Rémunération : Diplôme universitaire - Grade : attaché Traitement mensuel brut : (Echelle 1.87), à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,5157 (octobre 2010) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Diplôme de graduat ou baccalauréat - Grade : secrétaire de direction Traitement mensuel brut : 2.325,13 Echelle 1.63, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,5157 (octobre 2010) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. PROFIL REQUIS 1. Modalités d accès: Modalité d accès Détail Par recrutement aux titulaires d un diplôme(*) universitaire ou supérieur de type long ou aux titulaires d un diplôme de l enseignement supérieur de type court (baccalauréat) et justifiant d une expérience professionnelle utile de 2 ans minimum Par transfert à grade équivalent aux titulaires d un grade d attaché ou aux titulaires d un grade de secrétaire de direction ou de chef administratif Par promotion aux titulaires d un ou plusieurs grades de niveau 2 depuis au moins 4 ans ou aux secrétaires médicales, secrétaires administratives, sous-chef de bureau justifiant de minimum 6 ans d ancienneté (*) Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Communauté Française Appel /8

3 2. Expérience : priorité sera donnée aux candidats justifiant d une expérience professionnelle en rapport avec la fonction. 3. Autres exigences : voir annexe, page 7/7 4. Etre de bonne conduite, vie et mœurs MODALITES DE SELECTION Examen des CV Evaluation des compétences professionnelles par un bureau externe de sélection Entrevue(s) de (pré)sélection Décision d engagement par le Conseil d Administration pour les recrutements au grade d attaché DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 6 mai 2011 au plus tard, au Service du Personnel à l attention de Madame S.BILLET C.H.U. Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,. par écrit,. par fax (n 04/ ). ou par mail ( recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : si vous êtes membre du personnel du CHU : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une photo d identité - si vous n'êtes pas membre du personnel du C.H.U. : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une copie de votre carte d identité (avec photo de bonne qualité) o d une copie du diplôme requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence) Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette information interviendra après la date de clôture de l appel et, au plus tard, 3 mois après cette échéance. Appel /8

4 POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de Monsieur le Professeur Ph. LEFEBVRE, tel: 04/ à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Service du Personnel Recrutement Madame D. SOPRANA, tél. 04/ Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : Assistant de direction en O.R.L. Appel /8

5 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement DF assistant de direction Intitulé Mission Périmètre d activité Assistant de direction Assister le chef de service dans toutes ses tâches de gestion et offrir un support administratif et logistique transversal à l ensemble du service. Ses missions restent sous la responsabilité du chef de service. L ensemble du service hospitalo-universitaire O.R.L. Positionnement Liens hiérarchiques : o Dépend hiérarchiquement du professeur chef de service. o A autorité sur l ensemble du personnel administratif du service Liens fonctionnels : o Collaboration transversale avec les différents responsables du service o Collaboration avec les différents services internes de l institution (service achat, service du personnel, services médicaux, etc.) o Collaboration avec les organismes externes (ex. INAMI, ministère santé publique, etc.) Cadre de l activité Loi coordonnée sur les hôpitaux le 7 août 1987 et ses différents arrêtés d exécution, en tous ses aspects dispositions légales régissant les relations avec l Etat, les organismes assureurs et les patients Règlement du travail, statuts et conditions de vie professionnelle applicables au C.H.U. Appel /8

6 Responsabilités Gestion du secrétariat Activités tenue de l agenda du chef de service gestion du courrier (réception, préparation du suivi, rédaction de réponses, classement, etc.) organisation de réunions (invitation, convocation, réservation de salles, préparation de documents, matériels, etc.) organisation de voyages, d événements, de colloques, de séminaires, etc. centralisation et diffusion d informations en interne et en externe développement et mise à jour du site Internet du service (au départ de consignes) Support à la gestion opérationnelle de l activité Support à la gestion des ressources humaines conception et mise en œuvre d outils de gestion, de support, de contrôle de l activité : tableaux de bord, indicateurs, planning (garde, vacances, maladies ), échéanciers, bases de données, statistiques, etc. gestion des moyens matériels et des fournitures (gestion de stocks, commandes, prévisions, réception, suivi des factures, etc.) conception et prise en charge de projets (projets ponctuels, transversaux, opérationnels ou stratégiques) : réponse à des appels d offres, définition et suivi de plans d action, contacts avec les partenaires, organisation des réunions, production de résultats, etc. (aide à la) prise en charge des obligations administratives des membres du service coordination, organisation et supervision du travail administratif collaboration à la gestion administrative du personnel PATO et médical, en lien avec le service du personnel (suivi des contrats ; suivi des certificats et reprises du travail; relevés des chèques-repas; paie des gardes, heures supplémentaires; etc.) enregistrement et dispatching des candidatures; support à la gestion du développement des compétences o support administratif et logistique à la réalisation des évaluations o recherche et suivi administratif des formations gestion de la circulation de l information et de la communication support aux réunions d équipe (aide à la préparation, au suivi des décisions, rédaction et transmission des PV, etc.) accueil du nouveau personnel et des personnes en formation encadrement de l équipe administrative du service Appel /8

7 Support à la gestion administrative et financière Gestion financière o aide à l élaboration du budget de fonctionnement et du plan d investissement annuel du service (préparation des données, encodage, calcul des coûts, etc.) o aide au suivi et au respect du budget de fonctionnement (suivi des dépenses, suivi des factures) et des investissements accordés o aide à l analyse des données opérationnelles et financières (indicateurs, tableau de bord) permettant d évaluer le fonctionnement du service et son efficience selon les indicateurs fournis. Gestion administrative o aide à la mise en œuvre des décisions légales, institutionnelles, départementales ou du service (préparation de note, recherche et diffusion de l information, etc.) o collaboration à la rédaction du rapport d activité annuel (recueil et préparation de données, analyse, rédaction, etc.) o aide à l établissement des documents administratifs exigés (légaux et institutionnels) Support aux missions spécifiques Enseignement o aide à l organisation des cours o aide à la gestion et au suivi de la formation continuée (gestion des doctorats, stages, examens, etc.) o aide à l organisation de séminaires scientifiques o aide à la gestion et la conception des documents nécessaires au cours, séminaires (Powerpoint, vidéo, etc.) Recherche o aide à la recherche bibliographique et la lecture de textes scientifiques o gestion et suivi des contrats de recherche (suivi des études cliniques, date management des patients, gestion subsides, rapports, etc.) o gestion de la bibliothèque du service Appel /8

8 Savoirs Les savoirs, protocoles et procédures liés à l activité du service Les textes législatifs, règlementaires, institutionnels, déontologiques de son cadre d activité Connaissance écrite et orale de l anglais (idéalement du néerlandais) Connaissance des logiciels de bureautique (Word, Outlook, Excel, Access, Power Point) Connaissance des logiciels de gestion institutionnels (Omnipro, Ultragenda, SAP) Connaissances en comptabilité et gestion budgétaire (mode de financement, unités budgétaires et centres de frais, etc.) Connaissance des procédures et outils (institutionnels) de gestion financière et administrative (arbre décisionnel, compte de résultat, logiciels, rapport annuel, etc.) Compétences Savoir-faire Etre capable de Organiser et planifier son travail Créer et mettre en œuvre des outils d aide à la gestion, suivi et organisation de l activité Etablir et maintenir des collaborations avec l ensemble des collaborateurs internes ou externes à son service Manipuler les logiciels de bureautique et institutionnels Concevoir et gérer un projet Formaliser et transmettre (oralement ou par écrit) les informations reçues et/ou à transmettre Suivre et contrôler les dépenses et les rentrées Exploiter les données administratives et financières comme outils d aide à la gestion Lire des articles scientifiques et effectuer des recherches bibliographiques Savoir-être Aptitudes Autonomie Initiative, pro-activité et esprit d entreprendre Esprit d analyse et de synthèse Vision systémique, prospective et stratégique Rigueur et vigilance Respect du secret professionnel Adaptabilité, flexibilité Esprit d équipe Sens de la communication Appel /8