Octobre Application EDI Guide d échange d informations

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1 Octbre 2013 Applicatin EDI Guide d échange d infrmatins

2 TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION LES PRÉREQUIS ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE NOM D UTILISATEUR ET MOT DE PASSE VÉRIFICATIONS D'USAGE DES APPLICATIONS DE VOTRE LOGICIEL EXCEL Pur vérifier la versin Excel : Pur vérifier le niveau de sécurité des macrs de vtre lgiciel Excel : DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA PROCÉDURE ACCÈS À L APPLICATION EDI RÉCUPÉRATION DE VOTRE BUDGET INITIAL TRANSFERT DE VOS ÉTATS FINANCIERS À LA SHQ RÉCUPÉRATION D AUTRES DOCUMENTS ACCÈS À LA PAGE «SUIVI» NOMENCLATURE DES FICHIERS NOMENCLATURE BUDGET INITIAL/ÉTATS FINANCIERS EXEMPLES DE NOMENCLATURE DE FICHIERS/BUDGET INITIAL : EXEMPLES DE NOMENCLATURE DE FICHIERS À RETOURNER NOMENCLATURE AUTRES DOCUMENTS EXEMPLES DE NOMENCLATURE DE FICHIERS... 20

3 1. INTRODUCTION L Échange de Dnnées Infrmatisées (Electrnic Data Interchange u EDI) est le mde d échange autmatique d infrmatins mis en place par la Sciété d'habitatin du Québec (SHQ) pur assurer le partage sécurisé de dcuments u de fichiers avec ses partenaires. Il permettra à tus les partenaires infrmatisés et intéressés par ce mde de fnctinnement : de réduire ntablement les interventins humaines dans le traitement de l'infrmatin; de rendre plus rapides et plus fiables la récupératin et la transmissin des dcuments et fichiers à la SHQ via un serveur sécurisé; de réduire cnsidérablement les cûts de traitement tut en amélirant la sécurisatin des transactins; de cnsulter l histrique des dcuments transmis par la SHQ aux partenaires. Faciliter le transfert électrnique des dnnées via Internet est l bjectif du présent guide d'utilisatin. Page 3

4 2. LES PRÉREQUIS 2.1. ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE Pur bénéficier du service d échange d infrmatins par transfert électrnique, il est nécessaire d avir : Un micr-rdinateur avec une cnnexin Internet Une adresse curriel (avertir la SHQ en cas de changement d adresse curriel) Internet Explrer 7.0 et +, (avec le cryptage 128 bits) Le lgiciel EXCEL (versin 2002 mise à jur u une plus récente) NOM D UTILISATEUR ET MOT DE PASSE Pur transférer les dnnées à la SHQ, il faut avir : Un nm d utilisateur; Un mt de passe. Adresser une demande à la SHQ pur btenir un nm d utilisateur. Si vus avez perdu vtre mt de passe u désirez le changer, faire une demande par Internet en accédant à l Espace partenaires à l'adresse suivante : La SHQ vus cntactera pur vus cmmuniquer le nuveau mt de passe par téléphne. Pur tute difficulté rencntrée, cntacter ntre service à la clientèle au VÉRIFICATIONS D'USAGE DES APPLICATIONS DE VOTRE LOGICIEL EXCEL Pur vérifier la versin Excel : Pur Excel 2010 : Faire un clic drit sur l icône Excel de vtre rdinateur; Aller dans prpriété et vérifier le numér de la versin. Pur les versins antérieures : Accéder dans Excel (avir une feuille de calcul en blanc à l'écran); Aller dans le menu «?»; Sélectinner «À prps de Micrsft Excel», une fenêtre apparaît; Vérifier le numér de la versin Pur vérifier le niveau de sécurité des macrs de vtre lgiciel Excel : Pur Excel 2010 Accéder dans Excel (avir une feuille de calcul en blanc à l'écran); Dans le menu principal, sélectinner «Dévelppeur» Dans la rubrique «Cde», chisir «Sécurité des Macrs» : la fenêtre «Centre de Gestin de la Cnfidentialité» apparaît; Sélectinner «Paramètres des Macrs»; Vérifier et s assurer que les ptins «Activer tutes les macrs» et «Accès appruvé au mdèle d bjet du prjet VBA» snt cchées. Pur les versins antérieures : Accéder dans Excel (avir une feuille de calcul en blanc à l'écran); Aller dans le menu OUTILS; Sélectinner MACRO et dans l'nglet NIVEAU DE SÉCURITÉ; Sélectinner MOYENNE, par la suite, dans le même menu; Aller dans l'nglet SOURCES FIABLES; Vérifier que les deux cases snt cchées. Page 4

5 3. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA PROCÉDURE 3.1. ACCÈS À L APPLICATION EDI Le site est sécurisé avec un certificat de cryptage SSL qui garantit la sécurisatin de l infrmatin échangée. Accéder au site Internet des Offices d habitatin à l'adresse Pur les partenaires qui gèrent plusieurs rganismes, accéder aux fichiers des rganismes gérés sus vtre nm d utilisateur. Il y aura autant de fichiers que d rganismes gérés. Le nm du fichier est très imprtant. Veuillez vus référer à la sectin 5, Nmenclature des fichiers, pur en cmprendre la significatin. ACTION : Sélectinner «Tus les prgrammes» Page 5

6 RÉPONSE : ACTION : Sélectinner dans la sectin «Applicatins en ligne», «Applicatin EDI». RÉPONSE : ACTION : Inscrire vtre nm d utilisateur et vtre mt de passe apparaissant dans le dcument que vus avez reçu par la pste. Cliquer sur «Cnnecter». Page 6

7 RÉPONSE : 3.2. RÉCUPÉRATION DE VOTRE BUDGET INITIAL Accéder à l applicatin EDI. (Réf. : 3.1. Accès à l applicatin EDI). ACTION : Sélectinner «Récupératin». Page 7

8 RÉPONSE : ACTION : Cliquer sur la flèche. RÉPONSE : La liste des traitements dispnibles s affiche. ACTION : Chisir le traitement que vus désirez, sit ABF1201 u ABF0901. Page 8

9 RÉPONSE : ACTION : RÉPONSE : Sélectinner le fichier désiré (simple clic de la suris). ACTION : Si vus chisissez «Enregistrer». Page 9

10 RÉPONSE : L écran suivant s affiche si vus avez sélectinnés «Enregistrer». ACTION : Chisir le répertire ù sera dépsé le fichier. Retenir le nm du fichier. Sélectinner «Enregistrer». Une fis le fichier enregistré sur le pste de travail, quittez Internet. Pur cmpléter vtre budget, se référer au guide budgétaire dépsé sur l «Espace partenaires» du site Internet des Offices d habitatin à l'adresse à la sectin «Finances», sus-sectin «Budget». Pur les utilisateurs du lgiciel cmptable HOPEM, se référer au dcument de la COGIWEB TRANSFERT DE VOS ÉTATS FINANCIERS À LA SHQ L'bjectif est d'enregistrer les infrmatins dans les banques de dnnées. Une fis que le traitement a été effectué, les résultats snt inscrits dans le site INTERNET des ffices d'habitatin sus la rubrique «SUIVI». Accéder à l applicatin EDI (Réf. : 3.1. Accès à l applicatin EDI). ACTION : Sélectinner «Transfert». Page 10

11 RÉPONSE : ACTION : Chisir un traitement récepteur dispnible en appuyant sur la flèche Sélectinner «ABF3301» pur transférer vtre état financier. Et Chisir le fichier à transférer à l'aide du butn «Parcurir» Sélectinner le répertire ù se truve vtre fichier de transfert (type de fichier.dat créé à l'aide du butn «Exprter» du fichier EXCEL); Sélectinner le fichier cntenant vs dnnées à transférer. Cliquer sur «Ouvrir». RÉPONSE : ACTION : Cliquer sur le butn «Effectuer le transfert». RÉPONSE : Un message infrmatif cnfirmant l état du transfert sera affiché dans le haut de la fenêtre. Imprimer cette page à titre de cnfirmatin du transfert réussi. Vtre fichier est maintenant transmis à la SHQ. Après le transfert de vtre fichier, il peut y avir un délai de quelques heures avant que celui-ci sit pris en charge par les traitements infrmatiques de la SHQ. Page 11

12 3.4. RÉCUPÉRATION D AUTRES DOCUMENTS Accéder à l applicatin EDI (Réf. : 3.1. Accès à l applicatin EDI). ACTION : Sélectinner «Récupératin». RÉPONSE : ACTION : Cliquer sur la flèche. Page 12

13 RÉPONSE : La liste des traitements dispnibles s affiche. ACTION : Chisir le traitement désiré : Traitement Type de rapprt Type fichier ABF 0901 Fichier budget initial d un partenaire (HOPEM).dat ABF 1201 Fichier budget initial d un partenaire.xls ABF 1601 Apprbatin budgétaire.pdf ABF 1301 Lettre apprbatin budgétaire.pdf ABF 3201 Apprbatin état financier.pdf ABF 3501 Cédule de versement.pdf ABF 1311 Lettre apprbatin état financier.pdf ABF 1601 Réclamatin base État financier.pdf ABF 2401 Rapprt budgétaire Rabattement Intérêt.pdf ABF 4501 Lettre de rappels.pdf AVR 2101 Versement.pdf AVR 2701 Cnfirmatin de dnnées cmptable.pdf AVR 2601 Ajustement final.pdf AVR 2501 Réclamatin base budgétaire.pdf AVR 2501 Réclamatin base État financier.pdf GVR 0815 Cédule de versement.pdf GVR 0821 Versement.pdf GVR 0822 Cnfirmatin de dnnées cmptables.pdf GVR 0823 Ajustement final.pdf GVR 0824 Réclamatin - Base budgétaire.pdf GVR 0824 Réclamatin - Base État financier.pdf Page 13

14 RÉPONSE : L écran suivant s affiche ACTION : RÉPONSE : Sélectinner le fichier désiré (simple clic de la suris). La fenêtre suivante s affiche. Elle ffre les ptins d uvrir u d enregistrer le fichier. ACTION : Si vus sélectinnez «Enregistrer». Page 14

15 RÉPONSE : ACTION : Chisir le répertire ù sera dépsé le fichier. Retenir le nm du fichier. Sélectinner «Enregistrer». Le fichier est enregistré sur vtre pste de travail. Vus puvez quitter Internet. Page 15

16 4. ACCÈS À LA PAGE «SUIVI» Accéder à l applicatin EDI (Réf. : 3.1. Accès à l applicatin EDI). ACTION : Sélectinner «Suivi». RÉPONSE : L écran suivant s affiche ACTION : Chisir le traitement récepteur et cliquer sur le butn «Rechercher». Page 16

17 RÉPONSE : Sur cette page de cnsultatin, vus retruverez tus les fichiers qui nt été reçus par la SHQ. Nter que le fichier sera dispnible après 13 h si le transfert s effectue avant 12 h sinn, le fichier sera dispnible dans les 24 heures uvrables. Les valeurs de la clnne «État» : - En attente Indique que vtre fichier est en attente de sn traitement par la SHQ. - En erreur Indique que vtre fichier cntient des erreurs. - Traité Indique que vtre fichier a été traité avec succès par la SHQ. 1 - Suspendu Pur de multiples raisns, la SHQ peut suspendre le traitement d'un fichier. Vus truverez les raisns dans la clnne «Cmmentaires». La clnne «Cmmentaires» : Elle cntient des infrmatins imprtantes cncernant le traitement de vtre fichier. 1 Le statut «Traité» veut dire que le fichier a été récupéré sur le serveur et qu'il a été transmis au système ABF pur sa validatin. Ultérieurement, lrsqu'un rapprt des messages d'erreurs sur la validatin du fichier dans ABF sera dispnible pur le suivi des fichiers, le statut vudra dire que le fichier a été validé, et ce, sans erreur dans ABF. Page 17

18 5. NOMENCLATURE DES FICHIERS 5.1. NOMENCLATURE BUDGET INITIAL/ÉTATS FINANCIERS ABFxxxx AAAA-BB Où : ABFxxxx : Identifie le traitement Traitement Type de rapprt Type Fichier ABF0901 Préinscriptin budgétaire (utilisateur HOPEM).dat ABF1201 Préinscriptin budgétaire (utilisateur EXCEL).xls ABF1001 Budget initial.xls ABF3301 États financiers.dat : Numér de l rganisme gestinnaire : Numér de l rganisme géré AAAA BB : Année du budget u de l état financier transmis : BP (Budget préinscrit), BU (Budget initial), EF (États financiers) 77 : Type de prgramme (10 u 12). Vir tableau ci-dessus. Seln le prgramme géré (ce chiffre apparaît seulement dans le nm du fichier de vtre budget préinscrit). 66 : Numér de séquence du fichier transmis (séquence dans l'année budgétaire). Si vus nus faites parvenir pur la 5e fis vtre fichier, le nm de ce dernier dit cntenir le numér 05 à cet endrit EXEMPLES DE NOMENCLATURE DE FICHIERS/BUDGET INITIAL : Partenaire qui se gère lui-même : ABF BI dat (HOPEM) ABF BI xls (EXCEL) Partenaire qui gère d autres rganismes : ABF BI dat (HOPEM) ABF BI xls (EXCEL) 5.3. EXEMPLES DE NOMENCLATURE DE FICHIERS À RETOURNER Partenaire qui se gère lui-même : ABF EF-01.dat (ÉTAT FINANCIER) Partenaire qui gère d autres rganismes : ABF EF-01.dat (ÉTAT FINANCIER) Page 18

19 5.4. NOMENCLATURE AUTRES DOCUMENTS ABFxxxx_999999_888888_AAAA_BB-BBB_CC_DD_AAAAMMJJ Où : ABFxxxx : Identifie le traitement Traitement Type de rapprt Type Fichier ABF1301 Lettre apprbatin budgétaire.pdf ABF1311 Lettre apprbatin état financier.pdf ABF1601 Apprbatin budgétaire.pdf ABF1601 Réclamatin base État financier.pdf ABF2401 Rapprt budgétaire Rabattement Intérêt.pdf ABF3201 Apprbatin état financier.pdf ABF3501 Cédule de versement.pdf ABF4501 Lettre de rappels.pdf : Numér de l rganisme gestinnaire : Numér de l rganisme géré AAAA : Année financière du budget u de l état financier transmis BB-BBB : Prgramme (PU-REG, PR-REG ) CC : Mde de subventin (DX, RI) DD : Type état financier (BI, EC) AAAAMMJJ : Date d apprbatin de l état AVRxxxx_999999_888888_AAAA_BB-BBB_CC_AAAAMMJJ_777.PDF AVRxxxx_999999_888888_AAAA_BB-BBB_CC_DD_AAAAMMJJ_777.PDF Où : AVRxxxx : Identifie le traitement Type Traitement Type de rapprt Fichier AVR2101 Versement.pdf AVR2601 Ajustement final.pdf AVR2501 Réclamatin base budgétaire.pdf AVR2501 Réclamatin base État financier (BB).pdf AVR2701 Cnfirmatin de dnnées cmptables (BE).pdf : Numér de l rganisme gestinnaire : Numér de l rganisme géré AAAA : Année financière BB-BBB : Prgramme (PU-REG, PR-REG ) CC : Mde de subventin (DX, RI) DD : Type état financier (BB, BE) AAAAMMJJ : Date du brdereau 777 : Numér séquentiel Page 19

20 GVRxxxx_999999_888888_AAAA_BB-BBB_CC_AAAAMMJJ.PDF GVRxxxx_999999_888888_AAAA_BB-BBB_CC_DD_AAAAMMJJ.PDF Où : GVRxxxx : Identifie le traitement Traitement Type de brdereaux Type Fichier GVR0815 Cédule de versement.pdf GVR0821 Versement.pdf GVR0822 Cnfirmatin de dnnées cmptables.pdf GVR0823 Ajustement final.pdf GVR0824 Réclamatin - Base budgétaire.pdf GVR0824 Réclamatin - Base État financier.pdf : Numér de l rganisme gestinnaire : Numér de l rganisme géré AAAA BB-BBB CC DD : Année financière : Prgramme (PU-REG, PR-REG ) : Mde de subventin (DX, RI) : Type état financier (BB, BE) AAAAMMJJ : Date du brdereau 5.5. EXEMPLES DE NOMENCLATURE DE FICHIERS Partenaire qui se gère lui-même : ABF1301_000100_000100_2014_PU-REG_DX_BI_ pdf AVR2101_000100_000100_2014_PU-REG_DX_ _001.pdf AVR2501_000100_000100_2014_PU-REG_DX_BE_ _001.pdf GVR0801_000100_000100_2014_PU-REG_DX_ pdf GVR0824_000100_000100_2014_PU-REG_DX_BB_ pdf Partenaire qui gère d autres rganismes : ABF1601_000100_000999_2014_PU-REG_DX_EC_ pdf ABF1301_000100_000999_2014_PU-REG_DX_BI_ pdf AVR2101_000100_000999_2014_PU-REG_DX_ _001.pdf AVR2501_000100_000999_2014_PU-REG_DX_BE_ _001.pdf GVR0801_000100_000999_2014_PU-REG_DX_ pdf GVR0824_000100_000999_2014_PU-REG_DX_BB_ pdf Page 20