Préparez la rentrée!

Transcription

1 Préparez la rentrée! TURBO-Self V3 Optimum Laissez-vous guider étape par étape Extraire les informations depuis SCONET Étapes 1 à 8 Importation du fichier SCONET vers TURBO-Self Étapes 9 à 23

2 1 Sélectionnez Année en préparation si vous n avez pas encore basculé sur Année en cours puis cliquez sur Accès Bases Élèves - Mode normal. Extraction du fichier sconet Année Année Sélectionnez successivement > Exploitation > Extraction > Personnalisées puis Nouvelle extraction. Extraction des informations élèves depuis SCONET étape par étape : 1 Connexion Sconet > Bases Élèves. 2 Demandez une extraction personnalisée. 3 La nommer puis sélectionnez les informations liées à l identification à la scolarité au responsable. 7 Affichez le résultat en spécifiant un tri sur le nom. 3 Nommez l extraction INCB puis cliquez sur Suite. 6 4 Choisissez le thème Responsable légal 1, puis ajoutez successivement Nom Resp., Prénom Resp., Ligne 1 adresse Resp., Ligne 2 adresse Resp., Commune Resp., Code postal Resp., Tél. maison Resp. puis cliquez sur Suite. Dans le thème Identification de l élève, ajoutez successivement les champs suivants : Nom, Prénom 1, N Interne, Date de naissance, Sexe (en sélectionnant dans Rubriques puis en cliquant sur Ajouter ). Nom, Prénom 1 et N Interne sont des champs indispensables. 7 Spécifiez le tri sur le Nom puis cliquez sur Voir le résultat. 5 Dans le thème Scolarité actuelle, ajoutez successivement Division, Régime. 8 Cliquez sur Exporter pour enregistrer le résultat de l extraction. 8 enregistrez le résultat exporté au format csv. Pensez à noter le nom et l emplacement de ce fichier qui sera utilisé par l opération d import dans TURBO-Self. (Ex. : Nom du fichier exportcsvextraction.csv, Emplacement : C:\INCB) Utilisez une clé USB si votre PC où se trouve SCONET n est pas en réseau et que le PC utilisant TURBO-Self n est pas sur le même PC que SCONET. + d informations sav@incb.fr

3 9 Faites une sauvegarde, sélectionnez Fichier dans TURBO-Self et Sauvegarde/Restauration. Indiquez le chemin (Ex. : C:\INCB) puis cliquez sur Sauvegarder et Fermer. Importation du fichier dans 10 Sélectionnez Fonctions Spéciales et Début d année scolaire puis Mise à jour des données. Importation du fichier SCONET dans le logiciel TURBO-Self étape par étape : 9 Faites une Sauvegarde. 10 Demandez une Mise à jour des données. 11 Indiquez l emplacement du fichier SCONET que vous venez d enregistrer. Recherchez l emplacement et le nom de votre fichier SCONET. (C:\INCB\ Exportcsvextraction.csv) 12 Sélectionnez Élèves. 13 Sélectionnez Mise à jour des fiches hôtes. 14 Fichier de correspondance. 15 Sélectionnez des divisions. 11 Sélectionnez le type de fichier pour l importation Fichier Sconet (*.csv) puis indiquez le chemin où se trouve le fichier et cliquez sur Suivant. 12 Sélectionnez Élèves puis l établissement concerné. Refaites chaque étape pour chaque établissement. 13 Sélectionnez Mise à jour des fiches des hôtes puis Suivant. 16 Correspondance des divisions Vérifiez entre le fichier d origine et l aperçu du fichier final puis cliquez sur Suivant. Sélectionnez les divisions que vous souhaitez récupérer. Décocher la ou les divisions qui se nomment Sans division ou Null_1 ou Null_2. Cet écran apparaît uniquement si les divisions sont différentes entre Turbo-Self et SCONET. Indiquez la correspondance si besoin. Puis cliquez sur Suivant. Infos dans TURBO-Self. Infos dans SCONET. Les autres étapes page suivante >

4 Importation du fichier dans Indiquez la correspondance des qualités puis cliquez sur Suivant (ex. : EXT = EXTERN) Sélectionnez Mise à jour + insertion de nouvelles fiches ainsi que le mode à appliquer puis le tarif selon la qualité. trouvée dans TURBO-Self. trouvée dans SCONET. à renseigner si l élève n a aucune qualité indiquée dans Sconet. 19 Cochez la case puis cliquez sur Suivant. (Cette coche permet d insérer tous les élèves sortant dans une division Zxx/xx.) à cocher une seule fois par an et par établissement. 17 Correspondance des qualités. 21 Cliquez sur Terminé, Oui et OK. 18 Mise à jour + insertion de nouvelles fiches. 19 Affectez une division sortante pour les élèves sortants. 20 Pré-visualisez avant importation. 21 Lancez la récupération des données. 20 Vérifiez la cohérence puis cliquer sur Suivant. S il y a des fiches en doublons, cliquez sur visualiser pour imprimer la liste et traiter ces personnes manuellement. Bouton Rapport. Permet de lister les Insertions et Mise à jour des fiches. 22 Vérifiez les effectifs par une Ventilation. 23 Attribuez les numéros de cartes aux nouveaux élèves. 22 Au menu Fichier - Statistique/ Ventilation onglet Ventilation. (Permet de contrôler les effectifs par qualité et par division.) 23 Au menu Fonctions Spéciales - Début d année scolaire - Attribuer les cartes. a) Cochez Filtrer puis Sélection, sélectionnez à qui vous allez attribuer les cartes (qualité, division, mode ) puis indiquez le type de tri Division. b) Indiquez vos n de carte disponibles dans Série ou De la carte puis cliquez sur Attribuer. Pensez à décocher vos externes si vous ne voulez pas leur attribuer de carte. + d informations sav@incb.fr

5 Pour toute demande d information ou d assistance, durant cette période de rentrée scolaire, notre service technique est à votre disposition de 8 h 30 à 18 h du lundi au jeudi et de 8 h 30 à 17 h le vendredi. BP Saint-Jean-de-la-Ruelle Cedex Tél. : Fax : sav@incb.fr