Études spéciales sur la qualité des données évaluation des incidences sur la vie privée

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1 Études spéciales sur la qualité des données évaluation des incidences sur la vie privée Mai 2011

2 Qui nous sommes Fondé en 1994, l ICIS est un organisme autonome sans but lucratif qui fournit de l information essentielle sur le système de santé du Canada et sur la santé des Canadiens. Il est financé par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et supervisé par un conseil d administration formé de dirigeants du secteur de la santé de partout au pays. Notre vision Contribuer à améliorer le système de santé canadien et le bien-être des Canadiens en étant un chef de file de la production d information impartiale, fiable et comparable qui permet aux dirigeants du domaine de la santé de prendre des décisions mieux éclairées.

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5 Table des matières 10 faits à propos des études spéciales sur la qualité des données... iii 1 Introduction... 1 Flux d information Analyse du respect de la vie privée Dispositions régissant l ICIS et les études spéciales sur la qualité des données Principe 1 : Responsabilité à l égard des renseignements personnels sur la santé Principe 2 : Détermination des objectifs de la collecte des renseignements personnels sur la santé Principe 3 : Consentement pour la collecte, l utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sur la santé Principe 4 : Restriction de la collecte de renseignements personnels sur la santé Principe 5 : Restriction de l utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels sur la santé Principe 6 : Exactitude des renseignements personnels sur la santé Principe 7 : Mesures de protection des renseignements personnels sur la santé Principe 8 : Transparence de la gestion des renseignements personnels sur la santé Principe 9 : Accès individuel aux renseignements personnels sur la santé et modification de ceux-ci Principe 10 : Plaintes concernant le traitement par l ICIS des renseignements personnels sur la santé Conclusion Annexe 1 Entente de services de seconde saisie (détachement) Annexe 2 Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation d équipement informatique mobile... 45

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7 10 faits à propos des études spéciales sur la qualité des données 1. L ICIS a notamment pour mandat de fournir de l information impartiale, fiable et comparable sur le système de santé du Canada et la santé des Canadiens. 2. La qualité des données et de l information produites par l ICIS est essentielle à sa capacité de remplir ce mandat. 3. Par conséquent, l ICIS a mis en œuvre un programme complet visant la qualité des données et de l information. Il comprend des méthodes et des politiques qui rehaussent la qualité des bases de données existantes et garantissent que les nouvelles bases de données et les nouveaux produits d information respectent les normes de qualité correspondant aux objectifs de l ICIS. 4. Les études spéciales sur la qualité des données sont un élément clé du programme de la qualité des données et de l information de l ICIS. 5. Les études spéciales sur la qualité des données sont réalisées par la Division de la qualité des données de l ICIS. Cette division fait partie de la Direction des normes de données cliniques et de la qualité de l ICIS. Pour chaque étude spéciale sur la qualité des données, la Division de la qualité des données crée un comité directeur chargé de fixer l orientation stratégique générale et de donner des conseils. 6. L ICIS réalise habituellement une étude spéciale sur la qualité des données par année; de 30 à 85 établissements participent à chaque étude. 7. Les études servent à élaborer des recommandations en vue d améliorer la qualité des données qui seront soumises à l ICIS à l avenir. Les résultats des études spéciales sur la qualité des données concernent l ICIS, les établissements participants, les régies régionales de la santé, les ministères de la Santé et les utilisateurs des données de l ICIS. 8. Au terme de l analyse, la Division de la qualité des données produit un rapport général décrivant les caractéristiques de la qualité des données à l égard des éléments de données évalués dans l étude. Ce rapport sommaire agrégé tient compte de l ensemble des établissements qui ont participé à l étude. 9. Un rapport propre à chaque établissement participant est habituellement produit et remis à l établissement. 10. Un rapport provincial/territorial est produit pour chaque province et territoire dont les établissements ont participé à l étude. iii

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9 1 Introduction L Institut canadien d information sur la santé (ICIS) recueille de l information sur la santé et les soins de santé au Canada. Son mandat consiste à fournir de l information opportune, exacte et comparable afin d éclairer les politiques en santé, d appuyer la prestation efficace de services de santé et de sensibiliser les Canadiens aux facteurs qui contribuent à une bonne santé. L ICIS, qui doit absolument compter sur la qualité des données et de l information pour remplir son mandat, a mis sur pied un programme complet et systématique de qualité des données et de l information qui comporte de nombreux avantages du fait qu il : favorise une culture de la qualité des données; renforce l infrastructure et la capacité en matière de qualité des données; enrichit la chaîne d approvisionnement en données; accroît la collaboration externe au chapitre de la qualité des données; favorise la communication et la consultation; favorise le lancement des projets prioritaires. Les études spéciales sur la qualité des données sont un élément clé du programme. Ces études revêtent une grande importance du fait qu elles servent à : informer les utilisateurs des données de l ICIS de toute limite de la qualité associée à des bases de données précises de sorte qu ils puissent prendre des décisions éclairées sur l utilisation des données aux fins prévues; évaluer la qualité des pratiques de codification associées à certains éléments de données précis; fournir aux établissements des conclusions sur la qualité de leurs propres données, ce qui les aide à évaluer d éventuels problèmes systématiques de codification; aider l ICIS à réviser et clarifier les Normes canadiennes de codification de la CIM 10 CA et de la CCI 2008 i, ce qui aide à améliorer la qualité des données soumises à l ICIS; améliorer les documents de formation sur la classification et la saisie des données, ce qui aide à améliorer la qualité des données soumises à l ICIS. L ICIS réalise habituellement une étude spéciale sur la qualité des données par année, à laquelle participent de 30 à 85 établissements de partout au pays. Les résultats des études spéciales sur la qualité des données ne servent pas à modifier les données que les établissements ont initialement soumises à l ICIS et qui sont conservées dans les bases de données de l ICIS; elles servent plutôt à formuler des recommandations en vue d améliorer la qualité des données qui i. CIM-10-CA : Classification internationale des maladies et des problèmes de santé connexes, dixième révision, Canada; CCI : Classification canadienne des interventions en santé. 1

10 seront soumises à l ICIS à l avenir. Les résultats des études spéciales sur la qualité des données concernent l ICIS, les établissements participants, les régies régionales de la santé, les ministères de la Santé et les utilisateurs des données de l ICIS. La présente évaluation des incidences sur la vie privée a pour objet d examiner les risques de violation de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité associés aux études spéciales sur la qualité des données. Elle comprend l examen des 10 principes énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l Association canadienne de normalisation qui s appliquent aux études spéciales sur la qualité des données. On y trouve un résumé des risques éventuels de violation du respect de la vie privée, ainsi que les mesures prises pour les éviter ou les atténuer. Flux d information Une étude spéciale sur la qualité des données vise deux flux d information distincts. Flux d information 1 : Transfert d enregistrements dépersonnalisés des établissements à l ICIS à des fins de formation Le flux d information 1 est celui des établissements qui fournissent à l ICIS des enregistrements dépersonnalisés des patients. L ICIS utilise ces enregistrements pour former des analystes de seconde saisie ii qui participeront à des études spéciales sur la qualité des données et à des ateliers consacrés à la codification et la saisie des enregistrements dans l optique de différents thèmes cliniques (voir la figure 1). Flux d information 2 : Saisie et seconde saisie des données sur place aux fins d analyse Le flux d information 2 est celui des analystes de seconde saisie qui se rendent dans les établissements et procèdent à une seconde saisie des enregistrements, y compris des renseignements personnels sur la santé. Les analystes de seconde saisie communiquent les résultats des secondes saisies à l ICIS, qui analyse les résultats et rédige les rapports en conséquence (voir la figure 2). ii. L ICIS retient les services d analystes de seconde saisie engagés en vertu de contrats de durée limitée. Ils se rendent dans les établissements participant à une étude spéciale sur la qualité des données et procèdent à la seconde saisie. Ces analystes de seconde saisie, qui sont habituellement des employés d établissements de santé, participent à une étude spéciale sur la qualité des données dans le cadre d un congé de leurs fonctions habituelles. Un analyste de seconde saisie ne traite pas les données de son propre établissement, si son établissement fait partie de l étude. 2

11 Figure 1 : Transfert d enregistrements dépersonnalisés des établissements à l ICIS, à des fins de formation Liste d enregistrements de patients 1 L ICIS envoie une liste d enregistrements de patients à l établissement. L établissement repère les enregistrements que demande l ICIS. Enregistrements de patients détenus par l établissement 2 L établissement copie les enregistrements et dépersonnalise les copies papier. L établissement envoie les copies dépersonnalisées à l ICIS. Copies dépersonnalisées des enregistrements de patients 3 L ICIS utilise les enregistrements dépersonnalisés pour créer des outils qui serviront à la formation et à des ateliers. Documents de formation et d ateliers 3

12 Figure 2 : Processus de seconde saisie à des fins d analyse Base de données de l ICIS Enregistrements de l établissement La Direction STI copie les enregistrements sur un ordinateur portatif de l ICIS. 3 Un analyste accède aux enregistrements de l établissement et procède à une seconde saisie. 1 2 Copie des enregistrements sur un ordinateur portatif de l ICIS Un analyste compare les enregistrements des deux sources et évalue toute divergence de codification entre eux. Enregistrements issus de la seconde saisie 4 L analyste saisit dans l ordinateur portatif les résultats de la comparaison. Les données de l ordinateur portatif sont copiées sur une clé USB. Ordinateur portatif/clé USB 4

13 2 Analyse du respect de la vie privée 2.1 Dispositions régissant l ICIS et les études spéciales sur la qualité des données Dispositions générales L ICIS a adopté un vaste ensemble de politiques sur le respect de la vie privée et la sécurité. Ces politiques et les normes, lignes directrices et procédures connexes reflètent les meilleures pratiques en matière de respect de la vie privée, de sécurité de l information et de gestion des dossiers. En respectant l ensemble des politiques de l ICIS, les études spéciales sur la qualité des données assurent la confidentialité, l intégrité et la disponibilité des actifs d information de l ICIS. Les études spéciales sur la qualité des données respectent aussi les lois sur le respect de la vie privée et les ententes pertinentes. Législations L ICIS est un collecteur secondaire de données sur la santé, plus particulièrement à des fins de planification et de gestion du système de santé, y compris l analyse statistique et la production de rapports. Il incombe aux fournisseurs de données de respecter les obligations légales de leur province ou de leur territoire, le cas échéant, au moment de la collecte des données. L ensemble des provinces et territoires ont des lois sur le respect de la vie privée s appliquant au secteur public. La loi canadienne sur le respect de la vie privée prévoit des mécanismes qui permettent aux organismes publics visés par la loi de divulguer des données identifiables, sans le consentement de la personne, à des fins statistiques. L Alberta, la Saskatchewan, le Manitoba, l Ontario et le Nouveau-Brunswick ont aussi des lois sur le respect de la vie privée dans le secteur des renseignements sur la santé qui autorisent expressément l utilisation et la communication de renseignements personnels sur la santé, sans le consentement de la personne, à des fins dans le cadre de gestion du système de santé, y compris l analyse statistique et la production de rapports. (Des dispositions législatives sont aussi à l étude à Terre-Neuve-et-Labrador, au Nouveau-Brunswick et en Nouvelle-Écosse). Par exemple, l ICIS est reconnu comme une entité prescrite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l Ontario. En Ontario, selon l article 29, les dépositaires de renseignements sur la santé peuvent communiquer des renseignements personnels sur la santé à l ICIS sans le consentement des patients parce que l ICIS est une entité prescrite au sens du paragraphe 45(1) de la Loi. 5

14 Ententes L ICIS a conclu des ententes bilatérales avec tous les ministères provinciaux et territoriaux de la Santé. Dans le cadre de ces ententes, l ICIS a entre autres l obligation de promouvoir ses bases de données et d en assurer l intégrité, ce qu il fait au moyen des mesures suivantes : établir un cadre de la qualité des données et l appliquer aux programmes et activités de l ICIS ayant trait aux renseignements sur la santé; vérifier les données pour repérer les erreurs de codification à la source et procéder à des échantillonnages aléatoires; fournir des outils et des commentaires aux fournisseurs de données pour les aider à assurer la qualité des données (par exemple, rapports sur les erreurs de codification, spécifications techniques et manuels); offrir un soutien à la clientèle et des services de formation à l appui de la qualité de la codification et des données. 2.2 Principe 1 : Responsabilité à l égard des renseignements personnels sur la santé Il incombe au président-directeur général de l ICIS de s assurer du respect de la Politique de respect de la vie privée relative à la collecte, à l utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels sur la santé et des données dépersonnalisées, 2010, de l ICIS. L organisme compte aussi sur une chef de la protection des renseignements personnels et avocate générale, une équipe interne chargée du respect de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité, un sous-comité consacré au respect de la vie privée et à la protection des données issu du conseil d administration, et un conseiller principal externe à la protection des renseignements personnels. Les études spéciales sur la qualité des données sont gérées par la Division de la qualité des données de l ICIS. Le tableau suivant indique les principaux postes internes chargés des études spéciales sur la qualité des données pour ce qui est de la gestion des risques associée à la vie privée et la sécurité. 6

15 Tableau 1 : Postes de l ICIS et études spéciales sur la qualité des données Poste Vice-président, Recherche et Analyse Directrice, Normes de données cliniques et qualité Gestionnaire, Qualité des données Chef de la protection des renseignements personnels Vice-président et chef des services de technologie Rôle/responsabilités Ensemble des activités et orientation stratégique de la gestion de la qualité au sein de l organisation, y compris la qualité des données Ensemble des décisions stratégiques et opérationnelles visant la qualité des données, et amélioration continue Décisions opérationnelles et stratégiques visant la qualité des données, gestion et amélioration continues Orientation stratégique, mise en œuvre générale et contrôle de la conformité du programme de respect de la vie privée de l ICIS Orientation stratégique, fonctionnement général et mise en oeuvre des solutions relatives à la technologie et à la sécurité à l ICIS 2.3 Principe 2 : Détermination des objectifs de la collecte des renseignements personnels sur la santé Les études spéciales sur la qualité des données ont pour objectif principal d assurer l amélioration continue des bases de données de l ICIS. Dans cette optique, les études spéciales sur la qualité des données comprennent la collecte et l utilisation de renseignements personnels sur la santé. L ICIS, lorsqu il communique avec des établissements au sujet de leur participation à une étude spéciale sur la qualité des données, précise comment les données seront extraites, recueillies et utilisées. En outre, par le biais de la présente évaluation des incidences sur la vie privée, l ICIS indique au grand public la façon dont les renseignements personnels sur la santé sont utilisés dans les études spéciales sur la qualité des données. 2.4 Principe 3 : Consentement pour la collecte, l utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sur la santé Les études spéciales sur la qualité des données ne requièrent pas le consentement du patient. Comme on l a vu plus haut, les lois sur la protection de la vie privée permettent habituellement la collecte, l utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé sans le consentement de la personne lorsque les renseignements servent à des fins de planification et gestion du système de santé, y compris des analyses statistiques et la production de rapports. Les études spéciales sur la qualité des données servent à ces fins. 7

16 2.5 Principe 4 : Restriction de la collecte de renseignements personnels sur la santé L ICIS est attaché au principe de la collecte minimale de données. Comme l indiquent les articles 1 et 2 de sa Politique de respect de la vie privée, 2010, l ICIS ne recueille auprès des fournisseurs de données que les renseignements personnels sur la santé et les données dépersonnalisées raisonnablement nécessaires aux fins prévues. Flux d information 1 : Transfert d enregistrements dépersonnalisés des établissements à l ICIS à des fins de formation L ICIS envoie aux établissements une liste des enregistrements de patients qu il a retenus pour l étude. L ICIS préfère recevoir des enregistrements électroniques dépersonnalisés et chiffrés, mais par souci de simplicité, les établissements remettent encore à l ICIS des copies papier des enregistrements. L ICIS indique comment un établissement doit photocopier, préparer et dépersonnaliser les enregistrements papier. Chaque établissement repère et consulte les enregistrements que l ICIS a demandés, en fait des copies, dépersonnalise les copies de la façon prescrite par l ICIS, puis transmet les copies à l ICIS de la façon décrite à l article 0 ci-dessous. Après avoir reçu les enregistrements des patients soumis par les établissements, l ICIS vérifie qu ils ont été convenablement dépersonnalisés et, au besoin, les dépersonnalise davantage. L ICIS utilise alors les enregistrements dépersonnalisés des patients pour former des analystes de seconde saisie qui participeront à des études spéciales sur la qualité des données. Il les utilise aussi dans le cadre d ateliers consacrés à la codification et la saisie des enregistrements dans l optique de différents thèmes cliniques. 2.6 Principe 5 : Restriction de l utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels sur la santé Restriction de l utilisation Flux d information 2 : Processus de seconde saisie à des fins d analyse L ICIS chargera sur un ordinateur portatif lui appartenant les enregistrements de patients qui seront comparés et analysés. L ICIS ne fournit aux analystes de seconde saisie aucun enregistrement de patient complet lors des études spéciales sur la qualité des données. Chaque enregistrement utilisé dans une étude spéciale sur la qualité des données contient plutôt uniquement l information nécessaire à cette étude. Le contenu de 8

17 chaque enregistrement est déterminé d après les objectifs de l étude en cause et la base de données de l ICIS qui est visée. Habituellement, un enregistrement comprendra les éléments suivants : renseignements identificatoires, comme le numéro de dossier du patient à l établissement, afin de pouvoir repérer et consulter les enregistrements nécessaires à l étude spéciale sur la qualité des données. (Note : Le numéro de carte d assurance-maladie du patient ne figure pas dans les enregistrements.) données démographiques, comme le sexe et l âge du patient, qui servent à la méthodologie de regroupement de l ICIS. D autres données, comme la race ou le code postal, aident à identifier un patient dans un établissement qui n utilise pas de numéros de dossier. Dans ces établissements, d autres éléments identificatoires sont utilisés conjointement pour identifier une personne. Tout dépendant de l étude, certaines données démographiques peuvent être recueillies selon le plan d étude; renseignements cliniques sur le patient, par exemple sur les diagnostics, les interventions et les facteurs de risque; dates et heures, par exemple les dates d admission et de sortie du patient; données d identification de l établissement, comme l emplacement géographique, le numéro d établissement et le type d établissement. Dans le cas des études spéciales sur la qualité des données qui concernent les registres de l ICIS, comme le Registre canadien des insuffisances et des transplantations d organes et le Registre canadien des remplacements articulaires, le nom du patient est indiqué dans l enregistrement. Les fournisseurs de données pour ces registres utilisent le nom du patient comme principal élément identificatoire, de sorte que le nom est nécessaire pour trouver les enregistrements d un patient dans un établissement. Cependant, lorsque les analystes de seconde saisie inscrivent les résultats d une seconde saisie, ils n enregistrent le nom du patient dans aucune étude spéciale sur la qualité des données. Outre les enregistrements de patients, chaque analyste de seconde saisie reçoit aussi une liste distincte indiquant quels enregistrements de patients de quel établissement ont été retenus pour l étude. L établissement ou l analyste de seconde saisie utilise cette liste pour repérer et consulter les dossiers requis. La liste d enregistrements de patients contient seulement l information nécessaire pour permettre de repérer le dossier de chaque patient à l établissement. Habituellement, la liste comprend les éléments suivants pour chaque enregistrement : information d identification du patient, comme le numéro de dossier du patient à l établissement; dates et heures, par exemple les dates d admission et de sortie du patient. 9

18 Un analyste de seconde saisie passe en revue les enregistrements de patients choisis à chaque établissement, puis effectue une seconde saisie et codification de chaque enregistrement. Il compare ensuite chaque enregistrement issu de la seconde saisie à la version de l enregistrement du patient que l établissement avait initialement saisie et soumise à l ICIS. En comparant les deux enregistrements (celui de la seconde saisie et celui de la première saisie), l analyste de seconde saisie repère toute divergence de codification entre les enregistrements. Il inscrit les résultats de cette comparaison dans l ordinateur portatif, y compris les raisons éventuelles des divergences entre les deux enregistrements. Les données de l ordinateur portatif sont par la suite copiées sur une clé USB appartenant à l ICIS. Quand les analystes de seconde saisie communiquent les résultats d une étude spéciale sur la qualité des données à l ICIS, la Division de la qualité des données nettoie, traite et analyse les données. L accès aux données est accordé uniquement au personnel qui en a besoin pour effectuer ce travail. L ICIS restreint ainsi l utilisation qui est faite des renseignements personnels sur la santé. Il respecte aussi sa Politique de respect de la vie privée, 2010, prévoyant que le personnel n a accès aux renseignements personnels sur la santé qu en cas de nécessité absolue. Couplage de données Les études spéciales sur la qualité des données ne comportent aucun couplage de données Restriction de la divulgation L ICIS publie des rapports sur la qualité des données de ses diverses bases de données. Ces rapports présentent des données agrégées non confidentielles. Au terme d une étude spéciale sur la qualité des données, l ICIS remet à chaque établissement participant un fichier de données comprenant les données que l établissement avait initialement soumises à l ICIS et les données de l étude propres à cet établissement. Conformément à l article 34 de la Politique de respect de la vie privée, 2010 de l ICIS, il s agit d un renvoi de données au fournisseur de données initial qui ne constitue pas une divulgation de renseignements personnels sur la santé. De même, l ICIS remet au ministère de la Santé de chaque province et territoire un fichier de données contenant les données de l étude qui concernent les établissements de son ressort qui ont participé à l étude spéciale sur la qualité des données. L article 34 de la Politique de respect de la vie privée, 2010 de l ICIS confirme que l ICIS peut remettre des renseignements personnels sur la santé au ministère de la Santé pertinent à des fins de contrôle de la qualité des données et à d autres fins relevant de son mandat et des lois en vigueur dans la province ou le territoire. 10

19 2.6.3 Restriction de la conservation La Politique de respect de la vie privée, 2010 de l ICIS stipule que l ICIS peut conserver des renseignements personnels sur la santé aussi longtemps que nécessaire pour évaluer les tendances à long terme de la qualité des données et pour permettre toute publication future au sujet de la qualité des données. 2.7 Principe 6 : Exactitude des renseignements personnels sur la santé Les études spéciales sur la qualité des données visent à évaluer l exactitude des données que l ICIS utilise pour produire l information utilisée à des fins de planification et de gestion du système de santé. Elles ne visent pas l exactitude de l information dans les dossiers de santé individuels. 2.8 Principe 7 : Mesures de protection des renseignements personnels sur la santé Flux d information 1 : Transfert d enregistrements dépersonnalisés des établissements à l ICIS à des fins de formation Les établissements, pour envoyer les copies papier des enregistrements de patients dépersonnalisés à l ICIS, utilisent un service de messagerie qui permet d effectuer un suivi électronique. Les enregistrements dépersonnalisés peuvent aussi être envoyés par télécopie à l attention de l adjoint administratif de la Division de la qualité des données. Dans les deux cas, des parties des enregistrements auront été occultées afin de dépersonnaliser les données. Autrement, l ICIS peut prendre des dispositions pour cueillir les enregistrements directement auprès des établissements. Lorsque les établissements peuvent fournir à l ICIS des enregistrements électroniques dépersonnalisés, l ICIS offre les options sécurisées suivantes pour la transmission des fichiers électroniques : cueillette des copies électroniques (par exemple sur CD ou DVD) directement auprès de l établissement; réception de supports électroniques (par exemple CD ou DVD) contenant des fichiers chiffrés (par exemple, fichiers Microsoft Word ou Excel numérisés); réception de fichiers électroniques chiffrés (par exemple, fichiers Microsoft Word ou Excel numérisés) envoyés par courriel à l attention de l adjoint administratif de la Division de la qualité des données; autre méthode approuvée par l ICIS. Toutes ces options respectent la norme de l ICIS sur la collecte de données sur la santé, qui est révisée périodiquement afin d assurer son actualité. 11

20 Flux d information 2 : Seconde saisie des données à des fins d analyse Ainsi qu il en a été question plus haut, les études spéciales sur la qualité des données exigent que l ICIS place des données sur des dispositifs informatiques mobiles. Les risques pour le respect de la vie privée et la sécurité associés aux dispositifs informatiques mobiles sont bien connus et bien compris. L ICIS a adopté une Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation de l équipement informatique mobile (voir l annexe B) afin de protéger, en cas de vol ou de perte, les renseignements personnels sur la santé qui sont temporairement conservés sur de l équipement informatique mobile contre l utilisation, l accès, la reproduction, la modification ou la divulgation non autorisés. Règle générale, l ICIS exige que les employés effectuent leur travail dans les locaux de l ICIS ou sur ses réseaux sécurisés. Les renseignements personnels sur la santé ne peuvent pas être conservés sur de l équipement informatique mobile sauf dans des cas précis et exceptionnels, comme la réalisation d une étude spéciale sur la qualité des données. Dans le cadre d une telle étude, les analystes de seconde saisie peuvent conserver des données contenant des renseignements personnels sur la santé sur un ordinateur portatif et les copier sur une clé USB (les ordinateurs portatifs et les clés USB sont des dispositifs mobiles). Lors des études spéciales sur la qualité des données, les exigences de la Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation de l équipement informatique mobile sont respectées comme suit : la Division de la qualité des données obtient du vice-président de l ICIS responsable l autorisation de conserver temporairement des renseignements personnels sur la santé sur des ordinateurs portatifs appartenant à l ICIS et utilisés par les analystes de seconde saisie, et de copier les données sur des clés USB appartenant à l ICIS, puis informe le chef de la protection des renseignements personnels de l ICIS de cette autorisation; les documents d autorisation comprennent une liste détaillée des données qui seront conservées sur les ordinateurs portatifs et les clés USB. Cette liste détaillée est nécessaire pour assurer un contrôle rigoureux des renseignements personnels sur la santé qui sont conservés sur de l équipement informatique mobile. En outre, en cas de vol ou de perte, la liste détaillée permet à l ICIS de déterminer rapidement quelles données se trouvaient sur un dispositif informatique mobile et d en rendre compte; les analystes de seconde saisie ne conservent que la quantité minimum de renseignements personnels sur la santé nécessaire aux fins prévues sur les ordinateurs portatifs et les clés USB analystes de seconde saisie, ainsi qu il en est question à l article Le directeur, Normes de données cliniques et Qualité ainsi que le directeur ou le propriétaire des données approuvent la quantité minimum de données qui peut être conservée sur ces dispositifs mobiles et ainsi quitter le lieu de travail; 12

21 l analyste de seconde saisie qui se rend dans les établissements pour saisir de l information dans l ordinateur portatif saisit uniquement l information nécessaire à la réalisation d une étude spéciale sur la qualité des données; l ICIS fournit aux analystes de seconde saisie des ordinateurs portatifs et des clés USB appartenant à l ICIS pour effectuer leur travail. Il est interdit aux analystes de seconde saisie d utiliser leurs propres ordinateurs portatifs ou clés USB; la Direction des services et technologies de l information (STI) de l ICIS prépare un ordinateur portatif pour chaque analyste de seconde saisie. Comme l exige la Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation d équipement informatique mobile, toutes les données sur les ordinateurs portatifs et clés USB fournis par l ICIS sont chiffrées au moyen d une méthode de chiffrement intégral des disques. Les analystes de seconde saisie doivent utiliser un mot de passe pour accéder aux données. Tous les mots de passe doivent respecter les protocoles de l ICIS ayant trait aux mots de passe; les STI enregistrent la distribution et le retour des ordinateurs et des clés USB; lorsque les analystes de seconde saisie ont terminé leur travail dans les établissements, ils retournent leurs ordinateurs portatifs et clés USB à l ICIS par service de messagerie. Les données devant servir à la seconde saisie qui sont conservées temporairement sur les ordinateurs portatifs et les clés USB sont alors détruites conformément à l article 28 de la Politique de respect de la vie privée, 2010 de l ICIS et de l article 3 de la Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation de l équipement informatique mobile. La destruction se fait généralement dans les cinq jours la réception par l ICIS de l ordinateur portatif et de la clé USB; les STI de l ICIS, dès qu ils reçoivent les ordinateurs portatifs et les clés USB, détruisent les données qui s y trouvent et consignent la destruction des données sur des formulaires normalisés. La Division de la qualité des données confirme la destruction effectuée par les STI au vice-président qui a approuvé l utilisation de l équipement informatique mobile et au chef de la protection des renseignements personnels. Après avoir enregistré sur des ordinateurs portatifs de l ICIS les données issues de l étude spéciale sur la qualité des données, l analyste de seconde saisie les transmet à l ICIS (une fois par jour ou une fois par semaine) au moyen du Service de soumission électronique de données (edss) de l ICIS. L outil edss chiffre les données au moyen du protocole SSL (couches de sockets sécurisés) avant leur transmission à l ICIS. Enfin, au terme de l étude spéciale sur la qualité des données, l ICIS utilise un outil Web sécurisé pour fournir aux établissements et aux ministères les fichiers de données pertinents. Cet outil comprend des dispositifs techniques faisant en sorte que le fichier de données de chaque établissement soit accessible uniquement à cet établissement ou au ministère de la Santé concerné. Par 13

22 exemple lorsqu un utilisateur ouvre une session, l outil affiche les coordonnées et autres renseignements associés au nom de cet utilisateur, et demande à l utilisateur de confirmer qu il s agit bien de ses renseignements (c.-à-d. de confirmer qu il est bien la personne que l outil croit reconnaître). De plus, avant de lancer un téléchargement d un fichier de données, l outil demande à l utilisateur de confirmer qu il souhaite bien télécharger ce fichier. En plus de ces dispositifs techniques de protection, l ICIS a mis en place un éventail de dispositifs administratifs visant à protéger ses données. Tous les employés de l ICIS, y compris les membres de la Division de la qualité des données de l ICIS, sont tenus de suivre une formation sur le respect de la vie privée et la sécurité, et de signer des ententes de confidentialité au début de leur emploi. Les employés doivent renouveler cette formation et les ententes de confidentialité chaque année. Des exigences en matière de formation et d ententes de confidentialité s appliquent aussi aux analystes de seconde saisie externes engagés pour réaliser des études de seconde saisie. En particulier, les analystes de seconde saisie sont tenus de suivre une formation sur les questions de respect de la vie privée et de sécurité, par exemple la façon de transmettre de façon sécurisée les données à l ICIS, et les modalités d application de la Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation de l équipement informatique mobile de l ICIS aux études spéciales sur la qualité des données. Les analystes de seconde saisie doivent aussi signer une entente de services de seconde saisie (détachement) comprenant entre autres une entente de confidentialité et la Politique d utilisation acceptable des systèmes d information de l ICIS. En examinant la présente évaluation des incidences sur la vie privée, le conseiller principal externe à la protection des renseignements personnels de l ICIS, David Flaherty, a recommandé que l entente de confidentialité (comprise dans l entente de services de seconde saisie) que signent les analystes de seconde saisie soit révisée de façon à ajouter des mesures de protection de la vie privée, le cas échéant, et à atténuer encore davantage tout risque éventuel et résiduel que ces personnes peuvent présenter pour l organisation. L ICIS révisera l entente de confidentialité en conséquence. Enfin, l ICIS remet aux établissements participant aux études spéciales sur la qualité des données des instructions écrites au sujet des responsabilités qui incombent aux établissements. Ces instructions font état des attentes de l ICIS à l égard des études, comme la nécessité que les établissements fournissent aux analystes de seconde saisie des lieux de travail sécurisés. 14

23 2.9 Principe 8 : Transparence de la gestion des renseignements personnels sur la santé L ICIS fournit de l information concernant ses politiques sur la protection de la vie privée, ses pratiques en matière de traitement des données et ses programmes gestion des renseignements personnels sur la santé. En particulier, les documents suivants sont accessibles au public dans le site Web de l ICIS ( : Cadre de respect de la vie privée et de sécurité, 2010; Politique de respect de la vie privée, 2010; Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation de l équipement informatique mobile; Diverses évaluations des incidences sur la vie privée Principe 9 : Accès individuel aux renseignements personnels sur la santé et modification de ceux-ci Les renseignements personnels sur la santé détenus par l ICIS ne servent pas à prendre de décisions sur les soins de santé d une personne ou sur son accès à des services. Toute demande d une personne souhaitant consulter ses renseignements personnels sur la santé sera traitée conformément aux articles 60 à 63 de la Politique de respect de la vie privée, 2010 de l ICIS Principe 10 : Plaintes concernant le traitement par l ICIS des renseignements personnels sur la santé Comme le prévoient les articles 64 et 65 de la Politique de respect de la vie privée, 2010 de l ICIS, les plaintes visant la façon dont l ICIS traite les renseignements personnels sur la santé sont examinées par le chef de la protection des renseignements personnels de l ICIS. Le chef de la protection des renseignements personnels peut acheminer une demande ou une plainte au commissaire au respect de la vie privée de la province ou du territoire de l auteur de la demande ou de la plainte. 15

24 2.12 Conclusion L ICIS a mis en place des moyens rigoureux afin de pallier les risques pour le respect de la vie privée et la sécurité inhérents à la réalisation d études spéciales sur la qualité des données. En particulier, les risques découlant de la conservation de renseignements personnels sur la santé sur des dispositifs informatiques mobiles sont convenablement atténués grâce à la mise en application de la Politique de respect de la vie privée relative à l utilisation de l équipement informatique mobile de l ICIS. En plus des procédés déjà en place, comme il en a été question au point 0, l ICIS reconsidérera l entente de confidentialité que sont tenus de signer les analystes de seconde saisie, en vue d atténuer encore davantage les risques en question. 16

25 Annexe 1 Entente de services de seconde saisie (détachement) Comprenant les sous-annexes suivantes : Annexe A : Énoncé des travaux Annexe B : Entente de confidentialité Annexe C : Politique sur les dépenses de voyage Annexe D : Politique d utilisation acceptable des systèmes d information 17

26 Entente de services de seconde saisie (détachement) La présente entente est conclue à la dernière date de signature indiquée cidessous («date d entrée en vigueur») par et entre : l Institut canadien d information sur la santé («ICIS»), société sans but lucratif constituée en personne morale en vertu de la partie II de la Loi sur les corporations canadiennes, ayant son siège social au 495, rue Richmond, bureau 600, Ottawa (Ontario) K2A 4H6 (tél. : , téléc. : ); et [nom de l analyste de seconde saisie] («analyste de seconde saisie») ci-après appelés individuellement une «partie» et collectivement les «parties». ATTENDU que l ICIS souhaite conclure avec l analyste de seconde saisie une entente visant la prestation de services de seconde saisie dans le cadre de l étude de seconde saisie des données de la Base de données sur les congés des patients (BDCP) de l ICIS (l «étude»); ATTENDU QUE l analyste de seconde saisie est un employé de [nom de l employeur] (l «employeur»); ET ATTENDU QUE l ICIS a conclu ou entend conclure une entente avec l employeur précisant les conditions auxquelles l analyste de seconde saisie participera à l étude en tant qu employé de l employeur en congé de ses fonctions chez l employeur et en détachement auprès de l ICIS; PAR CONSÉQUENT, en échange de contreparties valables dont quittance est donnée pour autant, les parties s entendent comme suit : 1. Services de seconde saisie (i) (ii) (iii) L analyste de seconde saisie convient de fournir à l ICIS les services («services») précisés dans l énoncé des travaux à l annexe A («Énoncé des travaux»). L analyste de seconde saisie convient de fournir les services en congé de détachement (au sens précisé dans l énoncé des travaux) conformément à la présente entente y compris, sans s y limiter, aux annexes à la présente entente. L analyste de seconde saisie convient de fournir les services à titre d employé de l employeur se trouvant en congé de ses fonctions chez l employeur et en détachement auprès de l ICIS. 18

27 (iv) (v) (vi) Il est entendu que les conditions prévues par la présente entente s appliquent uniquement lorsque l analyste de seconde saisie est en congé de détachement auprès de l ICIS et non lorsque l analyste de seconde saisie fournit les services de seconde saisie relatifs à l étude à titre d entrepreneur indépendant (au sens de l énoncé des travaux) auprès de l ICIS. Si l analyste de seconde saisie fournit des services de seconde saisie relatifs à l étude à titre d entrepreneur indépendant, il conclura à cet égard une entente distincte avec l ICIS («entente de non-détachement»). Si l analyste de seconde saisie a aussi conclu une entente de nondétachement, il indiquera par écrit à l ICIS quand il fournira des services en congé de détachement et quand il le fera à titre d entrepreneur indépendant. En s acquittant de ses obligations en vertu de la présente entente, l analyste de seconde saisie convient de respecter en tout temps les lois applicables. (vii) L analyste de seconde saisie déclare et garantit à l ICIS que l exécution de ses obligations en vertu de la présente entente n entraînera aucune violation de la part de l analyste de seconde saisie d une entente avec un tiers ou d une obligation envers un tiers. 2. Confidentialité (i) (ii) Entente de confidentialité distincte. L analyste de seconde saisie s engage à signer et observer l entente de confidentialité figurant à l annexe B («entente de confidentialité»). L entente de confidentialité signée doit être reçue par l ICIS avant le début des services. Tout manquement à la présente disposition constituera une violation manifeste de la présente entente de la part de l analyste de seconde saisie. Violation des obligations de confidentialité. Dès qu il constate une violation ou violation potentielle d une disposition de la présente entente concernant la confidentialité, y compris de l entente de confidentialité, l analyste de seconde saisie en informera immédiatement l ICIS verbalement et le confirmera par écrit. Nonobstant toute autre disposition de la présente entente, une violation par l analyste de seconde saisie d une obligation en vertu de l entente de confidentialité ou de toute autre obligation en matière de confidentialité en vertu de la présente entente constituera une violation manifeste de la présente entente et, outre tout autre droit et recours qui lui est accessible, l ICIS aura le droit de résilier immédiatement la présente entente sans préavis. 19

28 (iii) Recours. L analyste de seconde saisie reconnaît que l ICIS pourrait subir un préjudice irréparable du fait d une violation du présent article 2 et que l ICIS pourra demander une réparation équitable, y compris une ordonnance de non-communication, une injonction, une exécution en nature et toute autre réparation qui peut être accordée par tout tribunal afin de prévenir des violations du présent article 2 et pour assurer expressément la mise en application de ses modalités et dispositions, dans tout recours intenté dans tout tribunal compétent en la matière, outre tout autre recours auquel l ICIS peut avoir droit en vertu de la loi ou autre règle de droit ou en vertu de la présente entente en cas de violation des dispositions de la présente entente. 3. Politiques et normes en matière de sécurité de l information (i) (ii) (iii) Politique d utilisation acceptable. L analyste de seconde saisie s engage à observer la politique de l ICIS visant l utilisation acceptable des systèmes d information de l ICIS qui figure ci-joint à titre d annexe D («Politique d utilisation acceptable»). Équipement. L ICIS fournira à l analyste de seconde saisie un ordinateur portatif, une clé USB et le logiciel que l ICIS estime pertinents pour la durée des services (l «équipement de l ICIS»), sous réserve de l observation par l analyste de seconde saisie de la Politique d utilisation acceptable. Il est entendu, nonobstant toute autre disposition contraire qui s y trouverait, que le terme «employé» utilisé dans la Politique d utilisation acceptable sera réputé désigner aussi l analyste de seconde saisie. Recours. Dès qu il constate une violation ou violation potentielle de la Politique d utilisation acceptable, l analyste de seconde saisie en informera immédiatement l ICIS verbalement et le confirmera par écrit. Nonobstant toute autre disposition de la présente entente, une violation par l analyste de seconde saisie de la Politique d utilisation acceptable constituera une violation manifeste de la présente entente et, outre tout autre droit et recours qui lui est accessible, l ICIS aura le droit de résilier immédiatement la présente entente sans préavis. 4. Modalités et résiliation (i) La présente entente débutera à la date d entrée en vigueur et prendra fin le 28 février 2011 («durée»), sauf résiliation avant cette date conformément aux modalités de la présente entente. 20

29 (ii) (iii) En plus des droits à la résiliation prévus par les articles 2 et 3, l ICIS peut résilier la présente entente immédiatement sur avis écrit donné à l analyste de seconde saisie. En cas de résiliation de la présente entente pour quelque raison que ce soit ou au terme de la présente entente, l analyste de seconde saisie cessera d exécuter les services et retournera à ses fonctions chez l employeur. 5. Frais de déplacement Dans la mesure indiquée dans l énoncé des travaux, l ICIS convient de rembourser les frais de déplacement préapprouvés par l ICIS et engagés par l analyste de seconde saisie dans le cadre de la participation de l analyste de seconde saisie à la séance de formation (au sens de l énoncé des travaux) organisée par l ICIS pour les besoins de l étude ainsi que du travail effectué sur place par l analyste de seconde saisie dans le cadre des services, sous réserve des dispositions de la Politique sur les dépenses de voyage de l ICIS figurant cijoint à l annexe C. 6. Paiement (i) (ii) En contrepartie de la réception des services rendus conformément à la présente entente, l ICIS remboursera à l employeur le salaire et les avantages de l analyste de seconde saisie. L ICIS versera tout montant payable par l ICIS pour les services rendus conformément à la présente entente au terme de la phase de collecte de données de l étude d une manière jugée satisfaisante par l ICIS. 7. Droits de propriété intellectuelle Par les présentes, l analyste de seconde saisie cède à l ICIS toute propriété intellectuelle créée par l analyste de seconde saisie dans l exécution des services, et les droits y afférant. L analyste de seconde saisie renonce à tous les droits moraux à l égard de toute propriété intellectuelle créée par l analyste de seconde saisie dans l exécution des services. 8. Limitation de la responsabilité de l ICIS EN AUCUN CAS L ICIS N AURA-T-IL DE RESPONSABILITÉ À L ÉGARD DE L ANALYSTE DE SECONDE SAISIE DANS LE CADRE DE LA PRÉSENTE ENTENTE AU-DELÀ DU VERSEMENT DES MONTANTS PAYABLES AU TERME DE LA PRÉSENTE ENTENTE AU TITRE DE RÉMUNÉRATION POUR LES SERVICES EXÉCUTÉS, DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES OU DU 21

30 REMBOURSEMENT DE FRAIS. EN AUCUN CAS L ICIS N AURA-T-IL DE RESPONSABILITÉ À L ÉGARD DE DOMMAGES DIRECTS, INDIRECTS, SPÉCIAUX, ACCESSOIRES, CORRÉLATIFS, PUNITIFS OU EXEMPLAIRES QUELS QU ILS SOIENT, Y COMPRIS PERTE DE REVENUS OU DE PROFITS, ET QUEL QUE SOIT LE RECOURS, QUE CE SOIT AU TITRE D UN CONTRAT (Y COMPRIS EN CAS DE CONTRAVENTION ESSENTIELLE) OU DE LA RESPONSABILITÉ CIVILE, Y COMPRIS EN CAS DE NÉGLIGENCE, MÊME SI L ICIS A ÉTÉ INFORMÉ DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES. 9. Annexes La présente entente comprend et incorpore les annexes suivantes : Annexe A : Énoncé des travaux Annexe B : Entente de confidentialité Annexe C : Politique sur les dépenses de voyage Annexe D : Politique d utilisation acceptable des systèmes d information 10. Relation entre les parties Les parties sont des entrepreneurs indépendants et n entendent pas que la présente entente crée entre eux une relation d emploi, de mandat ou de partenariat. 11. Généralités La présente entente est régie par les lois de la province de l Ontario et constitue l intégralité de l entente entre les parties à l égard de l exécution des services par l analyste de seconde saisie alors qu il est en congé de détachement pendant la durée de la présente entente; elle annule et remplace tous les accords et ententes antérieurs entre les parties aux mêmes sujets. Toutes les modifications à la présente entente doivent être faites par écrit et signées par les deux parties. Si une disposition de la présente entente est déclarée invalide ou autrement inexécutable, cette disposition ne fera plus partie de l entente. Le fait qu une ou l autre partie omette d exercer un droit, pouvoir ou privilège prévu aux présentes ou tarde à le faire ne doit tenir lieu de renonciation à un tel droit, pouvoir ou privilège. Chaque partie exécutera et déposera tous les documents et instruments, et fera toutes les choses ou posera tous les actes que l autre partie peut raisonnablement demander pour exécuter pleinement l esprit et la lettre de la présente entente. Aucune des parties ne peut céder la présente entente sans le consentement écrit de l autre. La présente entente est faite au bénéfice des successeurs et lie les successeurs et les ayants droit autorisés des parties. Les délais sont un facteur essentiel dans toute question ayant trait à l exécution de la présente entente. Les articles 2, 3, 7, 8, 10 et 11 et les annexes B et D resteront en vigueur après la résiliation ou l expiration de la présente entente. 22