Plan de travail d Inter-Cluster Coordination groupe République Centrafricaine

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1 1. Soutenir l pour définir les directions stratégiques de la réponse humanitaire et sa planification 1.1 Analyse et planification stratégique Actions Sous-Actions Qui Quand (en continu si pas précisé) Analyse des besoins pour établir le Plan de Réponse Stratégique : 1) Définition de la méthodologie d analyse pour le HNO ) Définition d indicateurs par cluster pour le suivi des besoins humanitaires 3) Elaboration du document HNO ) Mise à jour du HNO 2015 si changement drastique Préparation du Plan de Réponse Stratégique 1) Suivi du SRP ) Elaboration du SRP ) Mise à jour des projets sur OPS et FTS Définir les priorités d action et leur cohérence sur le plan stratégique : 1) Les stratégies finalisées par cluster sont revues et leur cohérence établie 2) Les projets financés répondent aux priorités stratégiques identifiées Atelier de planification du cycle de programme humanitaire 2016 Atelier de travail sur la méthodologie d analyse HNO Suivi et rapportage sur les indicateurs du HNO 2015 puis 2016 Consolidation régulière des données sur les besoins et transmission à l Assurer l intégration des questions transversales dans l analyse des besoins Suivi et rapportage sur des indicateurs sélectionnés du SRP 2015 Préparer le Periodic Monitoring Report selon les dates convenues (mai et septembre) Elaboration et partage d un rapport des leçons apprises du HPC 2015 pour guider le HPC 2016 Encadrer la soumission des projets sur OPS par les partenaires, puis finaliser la validation et l assurance qualité de tous les projets introduits Faire parvenir à OCHA (ICC) la liste des projets financés tout au long de l année Assurer l intégration des questions transversales dans les rapports de suivi (PMR) et le SRP 2016 L inter-cluster revoit les stratégies des clusters et assure leur cohérence et liens, y compris sur les questions transversales OCHA, Clusters, Clusters, IM, CHF, GENCAP OCHA, Clusters, Atelier de planification : fin juillet - début août Atelier HNO : août Suivi SRP : mai et septembre Rapport leçons apprises HPC : avant juillet Apres le rapport de suivi du SRP 2015 et pendant l élaboration du SRP 2016 Ressources 1

2 1.2 Plaidoyer & lien avec l Actions Sous-Actions Qui Quand Porter à l attention de l les situations d urgence opérationnelles, lacunes et manquements à la réponse ; et Renforcer les analyses sectorielles et consolider les analyses au niveau ICC et les mettre à disposition de l conseiller l et mettre en œuvre les décisions stratégiques prises par l L ICC propose des orientations techniques et opérationnelles à l sur les actions à conduire 1) L reçoit une mise à jour des priorités et besoins non-couverts régulièrement 2) L reçoit régulièrement les informations liées aux problèmes d accès humanitaire (physique et sécuritaire) 3) L ICC reçoit les recommandations de l et les transmet aux clusters 4) Les rapports de missions intersectorielles sont partagés avec l Mettre en œuvre les mesures pour opérationnaliser les décisions de l Clarifier les besoins de financement et contribuer au plaidoyer pour la recherche de financements 1) Publication des rapports d analyse sur les priorités de réponse d urgence et besoins de financement 2) Mettre à disposition du groupe de communication et du plaidoyer les informations nécessaires pour le développement des messages clés Contribuer aux processus de priorisation et d allocation des ressources Contribuer aux messages de communication et de plaidoyer pour la recherche de financements Communiquer sur les actions prioritaires auprès des donateurs 2 CHF CHF CHF, Priorisation des ressources selon les besoins Plaidoyer : en continu,, 2. Coordonner la fourniture de l assistance en assurant la mise en œuvre des priorités fixées par le SRP et l 2.1 Evaluations et suivi des besoins Ressources Coordonner la remontée des informations et évaluations existantes pour approvisionner l ICC avec des données fiables et de qualité sur l évolution de la situation humanitaire 1) Rapport sur les lacunes dans les évaluations multisectorielles 2) Questionnaire multisectoriel adopté et utilisé par l Inter-Cluster et ses membres Atelier de réflexion sur les lacunes dans les évaluations multisectorielles Accord sur des critères et indicateurs clés par cluster et des outils harmonisés Création d une base de données commune avec accès ouvert Intégration des questions liées au genre et à la redevabilité/perception des populations dans les questionnaires pour identifier les besoins spécifiques des ICC, IMWG, Clusters, RRM Mai-Juin

3 Valider et organiser des missions d évaluation inter-cluster au niveau le plus approprié et présenter les conclusions à l 1) Un document de mapping sur les capacités d évaluation est produit 2) Des évaluations multisectorielles sont effectuées après chaque priorisation au sein de l ICC 3) Des TDRs précisant les objectifs sont élaborés pour chaque évaluation 2.2 Coordination de la réponse différents groupes de la communauté, ainsi que les meilleurs moyens d informer la communauté en question. Mapping des capacités présentes pour des évaluations multisectorielles rapides (Hubs /RRM/cluster multisectoriel) Priorisation des évaluations multisectorielles et allocation des responsabilités aux clusters pour mener les évaluations Coordination des évaluations et organisation d évaluations conjointes Mapping : OCHA Évaluations : clusters, RRM Mapping : avril Évaluations : selon les besoins Priorisation des interventions en assurant la coordination entre les différents secteurs, en vue d une orientation multisectorielle des interventions sur le terrain incluant le Appui au développement de stratégies de réponse et de Plans d Action (pour les situations de crise aigües/hot spots, les populations à risques, etc.) ICC, Clusters et selon les besoins relèvement précoce. 1) Stratégies de réponse intersectorielles développées 2) Plans d Actions pour les populations à risque Appui au développement de la stratégie pour l appui au retour, à la réinstallation et autres solutions durables des déplacés et réfugiés dans les quartiers à Bangui et en zone rurale développés immédiatement après la connaissance d un évènement Fournir une analyse stratégique sur les problématiques transfrontalières Mise en œuvre des stratégies de réponse à travers les clusters Garantir le respect des priorités d intervention thématiques et géographiques, éviter les duplications, les chevauchements et prévenir les lacunes dans la réponse, notamment à travers le renforcement de la coordination décentralisée 1) Carte de la couverture des hubs de coordination par province 2) Fréquence de participation des hubs dans les provinces aux réunions ICC Clarifier les responsabilités des hubs en termes de couverture par province Renforcer la coordination décentralisée avec les hubs en province et renforcer le lien entre Bangui et le terrain Clarifier les relations des différentes Task Forces et groupes de coordination humanitaires situés à Bangui avec l et l inter-cluster pour assurer une cohérence et efficacité de la coordination Clusters, IM Régulièrement 3

4 Clarifier les interventions liées à l urgence, au relèvement précoce et au développement 1) Les activités liées aux urgences, relèvement et développement au niveau de chaque cluster sont bien déclinées Les clusters partagent leurs activités liées aux urgences, au relèvement précoce et au développement Réunions d ICC 2 régulières (ICC 2 = réunion avec un focus sur les solutions durables et le relèvement précoce, et avec une participation des acteurs de développement) ICC, CLUSTERS,, autres acteurs émanant d ICC2 Juin 3. Faciliter le partage des informations et la capitalisation avec les groupes concernés et les populations affectées Ressources Garantir un flux d information transparent et efficace entre les différents secteurs d intervention et les acteurs Préparer un document relatif au mécanisme d échange d information entre clusters, hubs en provinces, ICC et IMWG, PI Mensuel - - concernés qui renforcent une complémentarité entre eux 1) Un document relatif au mécanisme d échange d information est produit et partagé 2) Fréquence de la mise à jour des informations par les clusters sur le site Reponse.org (minimum une fois par mois) 3) Calendrier humanitaire mensuel qui détermine les produits demandés par OCHA aux clusters 4) Recrutement d un spécialiste en communication aux personnes affectées Revoir l utilisation par les clusters du mécanisme de collecte d information pour les évaluations et la réponse préparée par IM de OCHA -L outil de collecte d informatio n de OCHA IM et clusters Favoriser le partage des bonnes pratiques et la capitalisation entre les différents clusters 1) Au moins cinq bonnes pratiques développées jusqu en décembre ) Les cinq bonnes pratiques sont présentées à l ICC et aux réunions d information 3) ICC partage les bonnes pratiques pour publication sur HR.Org Mettre en place des mécanismes de communication avec les populations affectées pour obtenir leur point de vue sur la réponse humanitaire 1) Des méthodes et outils de communication avec les populations affectées sont mis en place Développer un template pour capturer les «Bonnes Pratiques» Présentation des bonnes pratiques et capitalisation d expérience entre les différents clusters à la réunion d ICC et d information les vendredis Création d une section «Bonnes Pratiques» sur le site HR.Org Mettre en place un cadre d échange avec les bénéficiaires Fournir des messages clés par cluster pour les bénéficiaires adaptés à différentes audiences (par exemple aux enfants) via les différents canaux: radios communautaires, entretiens hebdomadaires, journaux, articles, comptes rendus des actions, etc. Clusters ICC, Clusters Selon les besoins Juin 4

5 4. Suivre la mise en œuvre et la conformité de la réponse avec les délais et normes de qualité en vigueur 4.1 Fonctionnement et procédures de l ICC Définir et mettre en place les procédures nécessaires au fonctionnement optimal de l ICC 1) L agenda et les documents nécessaires sont envoyés au plus tard 48 heures avant la réunion de l ICC 2) Outil de suivi des points d actions utilisé et partagé 3) Atelier d autoévaluation de l ICC Atelier avec une autoévaluation de l ICC Partage des informations clés et des documents avec les membres de l ICC et les différents groupes de coordination Faire le suivi et la mise à jour des points d actions ICC au début de chaque réunion. Améliorer la gestion de l agenda (prendre en considération les TdRs de l ICC pour la définition de l agenda) ICC et clusters Atelier autoévaluation : mars, Identifier les renforcements de capacités nécessaires au fonctionnement optimal des clusters 1) Induction package préparé et envoyé aux clusters 2) Deux à trois ICC workshops effectués jusqu en décembre 2015 Elaboration d un plan de travail annuel pour le mécanisme inter-cluster 1) Au moins 50% des clusters participent dans le développement du Plan d Action de l ICC 2) Mise en place du Plan d Action ICC Monitoring et reporting Partage de documents clés avec les nouveaux membres de l ICC (SRP, HNO, HPC, cluster approach) Induction package incluant les documents et contacts clés sur les questions transversales Organisation de séances d apprentissage au sein de l ICC Atelier ICC 13 Mars 2015 Elaboration d un plan de travail ICC 2015 Revue et validation du plan de travail par les clusters, et priorisation des actions Suivi mensuel du plan de travail par l ICC et les clusters ICC Selon les besoins, temps ICC et clusters Mars avril Suivi mensuel Evaluer la performance de la réponse humanitaire sur la base d indicateurs appropriés et s assurer de l exécution Réviser les indicateurs du SRP dans la préparation du rapport mi-parcours Hubs Suivi SRP: mai correcte des décisions qui engagent l ensemble des clusters Conduire un exercice de Cluster Performance Monitoring au minimum une fois par an par chaque cluster CPM : avril - juin 1) Usage fréquent de l outil IM pour les évaluations et la Renforcer le suivi des Plans d Actions pour la réponse réponse par les clusters 2) Rapports de Suivi des Performances des Clusters 3) Les indicateurs du SRP 2015 sont revus, si nécessaire, avec une justification pour les changements proposés Utilisation régulière d évaluations participatives sur la réponse dans les hubs et à Bangui 4.3 Qualité, pertinence et pérennité de la réponse, 5

6 S assurer de l inclusion des questions transversales dans les travaux inter-cluster et la réponse humanitaire, notamment le genre, la redevabilité aux populations affectées, la protection, les droits de l homme, le VIH/SIDA, l environnement et le relèvement précoce 1) Questions relatives aux dimensions transversales sont intégrées dans toutes les étapes du cycle de programme humanitaire 2) Les membres de l ICC utilisent la notation genre IASC Inclusion des questions transversales dans l agenda de l ICC Evaluation des indicateurs SRP par les points focaux genre, VIH/SIDA et protection Inclure la dimension du genre, VIH/SIDA et protection et redevabilité dans les évaluations et le M&E Deux ateliers effectués sur la notation genre ICC, Gencap, ONU SIDA, Protection S assurer que toutes les activités des clusters au plan national soient en accord avec les standards établis par le Comité Inter Agences (IASC) et les standards établis par le Plan de Réponse Stratégique 1) Les réunions ICC discutent régulièrement les standards IASC S assurer que chaque cluster facilite la participation des services techniques de l Etat aux activités du cluster 1) Les points focaux gouvernementaux déjà identifiés sont intégrés formellement dans les clusters Définir les stratégies de transition et de sortie des clusters et impliquer les autorités nationales dans ces processus de désactivation des clusters Indicateur 1) Les benchmarks qui permettront la transition des clusters et la désactivation sont bien définis Les clusters et membres des clusters dans le pays reçoivent une introduction aux standards établis par le IASC et les standards établis par le Plan de Réponse Stratégique Standards IASC inclus dans l agenda d ICC Les clusters partagent avec l ICC leurs relations existantes avec le gouvernement L ICC discute avec le CH et l de l inclusion formelle des points focaux gouvernementaux dans les clusters selon la liste partagée par le gouvernement avec les Nations Unies Les autorités nationales sont formées sur l approche cluster Les clusters partagent les informations liées au benchmark et à leurs stratégies de transition et sortie Les autorités nationales sont impliquées dans le processus de transition et de désactivation des clusters et selon les besoins (HNO, SRP, etc.) Ateliers genre : à définir, temps ICC Selon les besoins, ICC, gouvernement, ICC, clusters, gouvernement Juin Formation : juillet Benchmark : juin 6