5.6 Concertation pour l emploi

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1 5.6 Concertation pour l emploi Soutien à la gestion des ressources humaines

2 5.6 CONCERTATION POUR L EMPLOI Table des matières Section 4 : p. 2 sur 13 Table des matières RÉFÉRENCE Table des matières Soutien à la gestion des ressources humaines Description Objectif spécifique Effets escomptés Employeurs admissibles Interventions en GRH Diagnostic Mandats de consultation en GRH Coaching de gestion Aide à la mise sur pied d un service de ressources humaines Frais généraux admissibles Aide financière Durée des ententes Gestion de la mesure Prestation de services aux entreprises... 13

3 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 3 sur Description RÉFÉRENCE 4. Soutien à la gestion des ressources humaines 4.1. Description Les entreprises reconnaissent de plus en plus que leur compétitivité passe par une meilleure gestion de leurs ressources humaines (GRH) et de meilleures pratiques en matière d attraction, de développement et de rétention de leur personnel. La prise de conscience de plus en plus grande de l impact des ressources humaines sur la performance de l entreprise amène les dirigeants à chercher des moyens de les gérer avec plus d efficacité. Les interventions en gestion des ressources humaines visent à améliorer les pratiques influençant l apport de la main-d œuvre à la performance des organisations (compétitivité, viabilité, rentabilité). Le développement de la main-d œuvre en entreprise passe donc par l importance accordée à la qualité de la GRH. Même si Emploi-Québec privilégie la concertation entre employeurs et travailleurs comme approche gagnante pour traiter des problèmes reliés aux ressources humaines et à la gestion de ces dernières, il se trouve des situations où il n est pas nécessaire de mettre sur pied un Comité de concertation en entreprise pour accorder un support à la fonction ressources humaines au sein de l entreprise. Les diverses interventions prévues au sein du volet Soutien à la gestion des ressources humaines peuvent donc être utilisées directement sans la constitution d un comité Objectif spécifique La mesure Concertation pour l emploi, par son volet Soutien à la gestion des ressources humaines, offre aux employeurs une aide leur permettant de recourir à des services d expertise externe pour traiter de problèmes reliés aux ressources humaines et à leur gestion. Ce volet vise notamment à soutenir les petites et moyennes entreprises dans l amélioration des pratiques de gestion des ressources humaines. L aide accordée peut être conseil, technique ou financière Effets escomptés L amélioration de la gestion des ressources humaines contribue à la réalisation de la mission, de la vision, de la stratégie et des objectifs organisationnels de l entreprise. En soutenant l adoption de meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines, l intervention permet, entre autres, de maintenir et mobiliser le personnel tout en contribuant au développement de l entreprise.

4 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 4 sur Employeurs admissibles RÉFÉRENCE 4.4. Employeurs admissibles De façon générale, tous les organismes et entreprises admissibles à la mesure Concertation pour l emploi sont admissibles à Soutien à la gestion des ressources humaines. La priorité est cependant accordée à la petite et moyenne entreprise Interventions en GRH Les principales interventions en GRH regroupées sous ce volet de la mesure Concertation pour l emploi sont : diagnostic; mandats de consultation en GRH; coaching de gestion; aide à la mise sur pied d un service de ressources humaines Diagnostic Après avoir évalué la situation et déterminé les besoins de l entreprise en recourant s il y a lieu au prédiagnostic, le représentant d Emploi- Québec recommande les interventions les plus appropriées. Dans les situations où le prédiagnostic s avère insuffisant pour bien cerner la problématique, Emploi-Québec pourra subventionner le recours par l entreprise à un spécialiste pour réaliser un diagnostic de l entreprise sur la fonction ressources humaines et, s il y a lieu, sur les autres fonctions. Le diagnostic présente un portrait global de la situation de l entreprise qui lui permettra d agir de manière plus éclairée pour assurer son développement et par le fait même favoriser le maintien et la création d emplois. Il comprend : une présentation de l entreprise et de son environnement; le point sur les fonctions reliées à la problématique identifiée; l évaluation des possibilités et des limites du contexte organisationnel; un plan d action intégrant les recommandations de changements. Le plan d action regroupe l ensemble des mesures d adaptation ou de redressement proposées. Il varie en fonction des objectifs poursuivis mais il doit comprendre les éléments suivants : la description des activités à réaliser; l estimation des coûts; les contraintes relatives à la mise en œuvre du plan; l attribution des responsabilités; le calendrier des travaux et le mode de suivi; l évaluation des retombées du plan.

5 5.6 Concertation pour l emploi Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 5 sur 13 Le plan d action peut recommander des activités portant spécifiquement sur le développement et la gestion des ressources humaines et/ou des activités touchant d autres fonctions. Il peut arriver qu Emploi-Québec décide de ne pas intervenir puisque les interventions débordent le cadre de sa mission. Elle procédera alors à une référence et son intervention prendra fin à cette étape. Une intervention conjointe en fonction des mandats de chacun est également possible. L implication des autres partenaires dans les mandats reliés aux autres fonctions de l entreprise est essentielle Mandats de consultation en GRH Emploi-Québec offre à un employeur la possibilité de recourir aux services d un spécialiste pour réaliser divers mandats en matière de gestion des ressources humaines (acquisition, développement et conservation des ressources humaines) dans le but de maximiser la productivité et de solutionner des problématiques en GRH. De plus, dans le contexte du vieillissement de la main-d œuvre et des difficultés croissantes vécues par les entreprises en matière de recrutement de la main-d œuvre, les activités reliées à la gestion prévisionnelle de la main-d œuvre et à la relève revêtent une importance particulière pour Emploi-Québec et peuvent très bien faire l objet de mandats de consultation en GRH. Deux documents * ont été produits afin d appuyer le conseiller d Emploi-Québec dans sa démarche auprès des entreprises. Les interventions en gestion des ressources humaines peuvent toucher des domaines aussi variés que : L organisation du travail : structure et liens organisationnels; analyse des emplois; description de tâches et profils de compétences; modes de prise de décision; renforcement des habiletés de gestion; aménagement du temps de travail. Les relations de travail : climat organisationnel; communications (réseau et qualité); motivation du personnel; cohésion d équipe; gestion des conflits; politiques de rémunération; santé et sécurité. * GPRH une démarche à privilégier * Napperon GPRH

6 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 6 sur 13 La planification et le développement des ressources humaines : identification des besoins de main-d œuvre; recrutement et sélection; accueil, intégration à la tâche et conditions de travail (manuel de l employé); développement des compétences; évaluation de potentiel; gestion des carrières et des mouvements de personnel; gestion prévisionnelle de la main-d'œuvre; * relève entrepreneuriale. La gestion du rendement : politique et système de gestion du rendement; supervision du personnel; stratégie de motivation; gestion des employés en difficulté Coaching de gestion L intervention en «Coaching de gestion» constitue une démarche d accompagnement personnalisé entre un coaché et une ressource spécialisée qui, moyennant des honoraires professionnels, accepte de soutenir un gestionnaire ou un superviseur de premier niveau pour favoriser le développement de son potentiel, de ses habiletés et de ses compétences en gestion en vue de lui permettre d atteindre des objectifs précisés au moment de l analyse des besoins. L aide fournie dans le cadre du volet Coaching de gestion vise le développement d habiletés en management (mission, vision, valeurs) notamment le développement des actions de gestion : planifier, organiser, diriger, contrôler et communiquer. L aide apportée doit soutenir prioritairement les éléments ayant un impact sur la gestion des ressources humaines. Par conséquent, le coaching de gestion vise prioritairement les gestionnaires de ressources humaines ainsi que des gestionnaires et superviseurs de premier niveau ayant des travailleurs sous leurs responsabilités.

7 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 7 sur 13 Le «coaching de gestion» est un processus dynamique par lequel le gestionnaire a un contrôle actif sur la démarche et apprend de ses expériences. Le coaching de gestion constitue de l aide conseil sur mesure. Il s agit d une intervention ponctuelle et de courte durée. Généralement, le temps consacré au coaching de gestion varie entre 15 et 60 heures et s échelonne sur une période de 3 à 6 mois. Le consultant par ses questionnements et son feed-back pousse le coaché à sortir de sa zone de confort favorisant ainsi l émergence de nouvelles habiletés. Un plan individualisé est développé à partir de l analyse des difficultés rencontrées par le gestionnaire. À titre d exemple, le coaching de gestion permet d intervenir dans différentes situations de gestion telles que : la préparation au changement, la résolution d un conflit, la mobilisation de son personnel et l amélioration de la communication etc. Le coaching de gestion favorise aussi l amélioration des compétences par l expérimentation. Le coaching permet également de soutenir le gestionnaire dans les activités relatives à la gestion de son entreprise ou de son unité administrative. Si nécessaire, le spécialiste peut, pendant la démarche, fournir des outils à la personne coachée en réponse à des besoins émergents. Le coaching de gestion peut être utilisé auprès d entreprises de très petites tailles où le gestionnaire exerce la plupart des rôles. L intervention pourrait alors couvrir des éléments liés aux autres fonctions. Cependant, en coaching de gestion, il faut viser surtout les fonctions «management» et «ressources humaines». En effet, des interventions qui portent exclusivement sur le développement du marché de la petite entreprise (marketing) ou sur l analyse et la lecture des états financiers (finance) ne respectent pas le champ d intervention d Emploi-Québec en matière de service aux entreprises. Le conseiller peut évaluer la pertinence de soutenir le développement des connaissances de la personne coachée en ayant plutôt recours à la Mesure de formation de la main-d œuvre, volet entreprises. Le coaching est particulièrement approprié pour les regroupements de travailleurs autonomes après l année de suivi du CLD dans la mesure Soutien au travail autonome. Il ne doit pas cependant se substituer aux mandats des organismes spécialisés (CLD, SAJE) en pré-démarrage et démarrage d entreprise. Le coaching de gestion permet plus spécifiquement : de développer des habiletés de gestion; d améliorer les compétences en gestion des ressources humaines; de tirer les leçons de ses expériences pour améliorer l efficience et l efficacité de sa gestion.

8 5.6 Concertation pour l emploi Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 8 sur 13 En résumé, le rôle du «coach» consiste à : accompagner le gestionnaire dans le développement de nouvelles approches et dans la pratique de nouvelles habiletés managériales; fournir, pendant la démarche, des outils de gestion adaptés à sa situation; mettre à la disposition du coaché des outils en soutien aux activités de coaching; accompagner, si nécessaire, le gestionnaire de façon à lui permettre de répondre plus adéquatement aux exigences de certaines situations concrètes; Le plan d action du «Coaching de gestion» doit contenir : un sommaire des attentes du coaché (thèmes abordés, situations à améliorer etc.); une identification des objectifs de développement en termes d habiletés à développer, par exemple : diriger, contrôler, négocier, former et maintenir un réseau de contacts, innover, analyser, développer une vision, juger, planifier, évaluer, etc.; la durée du coaching et un échéancier; et prévoir : la date de dépôt d un rapport d étape, s il y a lieu; les éléments du rapport final d activités dont notamment les progrès réalisés en lien avec les objectifs. le dépôt du rapport final. Le volet Coaching de gestion se distingue : du volet Mandat de consultation en GRH où les livrables sont précisés avant la signature de l entente de subvention. du mentorat qui implique une relation entre un mentor, personne expérimentée occupant un poste de haut niveau, et un protégé (mentoré) qui est généralement une personne en début de carrière. Le mentor qui est généralement une personne reconnue par ses pairs n est pas rémunéré.* du parrainage lequel vise à soutenir un salarié en phase d intégration. Le parrain est un salarié expérimenté de l entreprise. Cette démarche est aussi associée à l intégration d étudiants et de stagiaires dans une entreprise*. Un parrain joue aussi un rôle de «coach». *Source : Paretti, Jean- Marie : Dictionnaire des ressources humaines, Éditions Vuibert, 274 pages.

9 5.6 Concertation pour l emploi Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 9 sur 13 du Coaching d affaires ou d entreprise qui se réalise généralement en phase de pré-démarrage et démarrage d entreprise et s échelonne sur une période de 2 ou 3 ans pour aider un entrepreneur à mettre sur pied son entreprise. Il répond aux besoins professionnels des gestionnaires de l entreprise mais vise plus particulièrement le développement de celle-ci.** Dans le cadre de cette démarche, l entrepreneur est soutenu à chacune des étapes du développement de l entreprise et est mis en contact avec un réseau de spécialistes et de partenaires. Ce type de soutien est généralement offert dans les incubateurs d entreprises. ** Office québécois de langue française Aide à la mise sur pied d un service de ressources humaines L aide à la mise sur pied d un service de ressources humaines peut être initiée à la suite d un prédiagnostic, d un diagnostic ou d une activité en développement organisationnel. Les entreprises les plus susceptibles de se prévaloir de cette intervention ou celles que l on devrait prioriser sont : les entreprises qui ont atteint une masse critique de développement (nombre d employés, complexité de la structure, variété des corps d emploi); les entreprises dont les pressions de l environnement (compétition, nouvelle technologie, mondialisation des marchés) incitent les gestionnaires à revoir leur style de management et à favoriser des approches de gestion fondées sur une coopération accrue travailleurs-employeurs; les entreprises qui, sans être en phase de croissance, considèrent leurs ressources humaines comme un élément stratégique et qui désirent développer une philosophie de gestion appropriée (maillage, qualité des services et produits, orientation- client ); les entreprises en croissance, en expansion ou en développement. D autres motifs peuvent également inciter les entreprises à se doter d un service de ressources humaines notamment : des difficultés de plus en plus grandes à recruter et à conserver le personnel qualifié et expérimenté, ainsi que le besoin de réduire les coûts reliés à un fort roulement de personnel; les législations relatives aux conditions de travail, à l équité salariale, à la santé et la sécurité, aux droits et libertés de la personne ou autres, exigent de plus en plus le recours à des spécialistes pour s y conformer ou éviter des poursuites légales; la syndicalisation exige souvent le recours à des spécialistes pour négocier et administrer les conventions de travail et gérer les nouveaux rapports travailleurs-employeur.

10 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 10 sur 13 La mise sur pied d un Service de ressources humaines contribue donc à : promouvoir une GRH intégrée à la gestion d ensemble de l entreprise; renforcer les pratiques et les activités de GRH et de GPRH au sein de l entreprise (valeur ajoutée aux politiques et aux pratiques en cours); faciliter l introduction de changements dans les mentalités en matière de GRH, prioritairement dans les PME. Le moment opportun pour mettre sur pied un Service de ressources humaines dépend notamment de la taille et de la complexité de l entreprise de même que de l importance accordée à cette fonction par les dirigeants. Mission d un service de ressources humaines : encadrer et soutenir la gestion des ressources humaines; conseiller dans la prévention, l analyse et la solution de problèmes de gestion de personnel et du climat organisationnel; développer des stratégies de maintien et d amélioration des compétences et du rendement du personnel; faciliter l introduction des changements et améliorer les communications. Responsabilités d un service de ressources humaines : assurer une organisation du travail qui favorise l utilisation efficace des RH; recruter le personnel approprié; favoriser le développement des compétences individuelles et collectives; favoriser la création et le développement d un climat de travail harmonieux et productif; favoriser le traitement équitable des ressources humaines; faciliter la concertation, la cohésion et les communications; faciliter l évaluation du rendement; faciliter la gestion des changements organisationnels; proposer des projets, des politiques ou des mesures qui mobilisent le personnel dans le sens des objectifs stratégiques de l entreprise.

11 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 11 sur 13 Conditions de réussite dans l implantation d un service de ressources humaines : une volonté et une ouverture du dirigeant à examiner sa gestion de personnel, à déléguer des responsabilités en la matière et à introduire des changements. une association du SRH aux projets de développement de l entreprise; l embauche de spécialistes expérimentés qui conviennent au style de management et à la culture organisationnelle; un partage clair et adéquat des rôles et des responsabilités en GRH, entre la direction, les gestionnaires et le SRH; des approches-conseil qui contribuent à maintenir l implication des gestionnaires ou des contremaîtres dans la GRH (prévenir la déresponsabilisation des gestionnaires et la bureaucratisation du service); un mode de suivi et de soutien qui permet l implantation et le développement du nouveau SRH et l appréciation des résultats obtenus. Modalités de fonctionnement La mise sur pied d un Service de ressources humaines comprend deux étapes au cours desquelles l entreprise peut compter sur l aide-conseil et l expertise des conseillers d Emploi-Québec. La première étape consiste à documenter le projet. Celui-ci comprend une synthèse des pratiques actuelles et des améliorations escomptées en mettant sur pied un Service de ressources humaines. Il décrit aussi le mandat du responsable en GRH que l entreprise envisage d embaucher, son rôle et ses responsabilités dans l entreprise. Pour ce faire, le représentant d Emploi-Québec procèdera généralement à un prédiagnostic qui pourrait comprendre en plus des éléments habituels : une estimation de la masse critique; les résultats recherchés; les conditions de réussite. Par la suite, on pourra recourir, s il y a lieu, à un consultant externe pour réaliser un diagnostic plus formel de la fonction ressources humaines dans le but de statuer sur la pertinence de mettre en place un Service de ressources humaines. Selon les résultats, s il y a lieu, le consultant, poursuivra l intervention afin d aider l entreprise à développer son projet de mise sur pied d un Service de ressources humaines.

12 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 12 sur Frais généraux admissibles RÉFÉRENCE Lorsque le projet est accepté et avec l aide du conseiller d Emploi- Québec, l entreprise dans une deuxième étape peut procéder au recrutement et à la sélection de la personne qui sera responsable du Service de ressources humaines. Il doit s agir d un nouveau poste généralement à temps plein et si la personne choisie est déjà à l emploi de l entreprise dans un poste différent, l employeur devra combler et maintenir ce poste pendant la durée de l entente. La personne embauchée doit détenir un diplôme universitaire se rapportant à la GRH ou avoir une combinaison de formation et d expérience pertinente. La première tâche du nouveau responsable du Service de ressources humaines sera l élaboration d un plan d action détaillé selon le projet déposé et accepté préalablement, lequel servira de base aux rapports d étapes et à l évaluation finale. L entreprise produira périodiquement à Emploi-Québec un rapport d étape décrivant : les résultats obtenus en GRH depuis l entrée en fonction de la personne embauchée pour la mise sur pied du SRH; les écarts entre les résultats obtenus et les résultats escomptés du plan initial, de même que l analyse des causes, s il y a lieu; la description des prochaines actions à entreprendre. Elle produira également un rapport final qui sera remis à Emploi-Québec et versé au dossier Frais généraux admissibles Les frais généraux admissibles dans le volet Soutien à la gestion des ressources humaines sont : les honoraires pour services professionnels de consultants retenus par l entreprise pour la réalisation d interventions ayant fait l objet d une entente de subvention entre Emploi-Québec et l entreprise; les frais de déplacement et de séjour des consultants réalisant les mandats prévus à l entente; dans l intervention «Aide à la mise sur pied d un service de ressources humaines»le remboursement d une partie du salaire de la personne embauchée comme responsable du Service de ressources humaines Aide financière Généralement 50 % des coûts engendrés par les éléments du plan d action retenus et faisant partie de l entente.

13 4. Soutien à la gestion des ressources humaines Section 4 : p. 13 sur Durée des ententes RÉFÉRENCE Dans le cas de «Aide à la mise sur pied d un service de ressources humaines», l aide financière correspond généralement à 50 % des honoraires du consultant chargée d élaborer le projet, de réaliser le diagnostic de la fonctions ressources humaines et de décrire le mandat du responsable qui sera embauché. Au cours de la seconde étape, l aide financière couvre l équivalent de 50 % du salaire brut de la personne embauchée, et ce, généralement pour un an. L aide peut être accordée pour une entreprise individuelle ou pour un regroupement d employeurs vivant une problématique semblable nécessitant les mêmes interventions. S agissant d un regroupement, les entreprises concernées désigneront un mandataire pour les représenter et agir comme subventionné Durée des ententes Un maximum de douze mois à la fois. Toutefois, les ententes peuvent être prolongées pour un projet donné et la durée de l aide financière offerte est normalement d une durée maximale de trois ans Gestion de la mesure Prestation de services aux entreprises Le volet Soutien à la gestion des ressources humaines de la mesure Concertation pour l emploi s inscrit dans le cadre de la Prestation de services aux entreprises et du cheminement opérationnel prévu à cet égard. Basé sur un processus de résolution de problème, la démarche comporte les phases suivantes : l établissement de la relation d affaires; l analyse de la demande; la planification de l action; la mise en œuvre et le suivi; l évaluation et la rétroaction.