HAYS E TIME GUIDE UTILISATEUR

Transcription

1 HAYS E TIME GUIDE UTILISATEUR Nos bordereaux électroniques ont vocation à remplacer les traditionnels bordereaux papiers pour favoriser un traitement en ligne par l intérimaire et par notre client. Ce service est à disposition de l ensemble de nos clients. Pour les contrats gérés via ce système, il est inutile d utiliser en plus les bordereaux papiers. Dans le cas où ce guide ne répondrait pas à l ensemble de vos interrogations, notre service client est à votre disposition pour toute question complémentaire.

2 Vous êtes intérimaire.. Page 03 Comment vous enregistrer?.. Page 03 Comment vous connecter?.. Page 06 Page d accueil.. Page 07 Comment saisir vos bordereaux?. Page 08 Comment consulter votre historique? Page 12 Pour les prochains contrats?. Page 12 Vos coordonnées ont changé?. Page 12 D autres questions?.. Page 12 Vous êtes client et vous validez les bordereaux Page 13 Comment vous enregistrer?.. Page 14 Comment vous connecter?.. Page 16 Page d accueil.. Page 17 Comment valider les bordereaux? Page 18 Comment consulter l historique? Page 20 Pour les prochains contrats? Page 21 Vos coordonnées ont changé? Page 21 D autres questions? Page 21

3 Vous êtes intérimaire Comment vous enregistrer? Pour les contrats gérés via ce site, vous recevrez un vous invitant à vous enregistrer pour créer votre compte. L identifiant salarié vous est communiqué dans le mail. Il s agit de votre référence dans notre système. En cas de perte ou de non réception de l , veuillez contacter notre service client au ou à l adresse bordereaux@hays.fr. Il vous suffit de cliquer sur le lien présent dans le mail reçu.

4 Voici la page d enregistrement pour créer votre compte :

5 1. Veuillez saisir votre identifiant salarié, prénom et nom ainsi que votre adresse Sélectionnez votre pays et votre langue par défaut. 3. Indiquez votre date de naissance pour valider les données. 4. Vous pouvez ensuite choisir votre mot de passe (entre 6 et 15 caractères). 5. Après avoir consulté les conditions d utilisation du site, vous devez les valider pour pouvoir vous enregistrer. Vous recevrez un vous confirmant votre enregistrement et vous permettant d activer votre compte en cliquant sur le lien. Vous arriverez alors sur la page suivante, page habituelle de connexion.

6 Comment vous connecter? Tapez votre identifiant ainsi que le mot de passe que vous avez choisi pour entrer sur le site. Votre mot de passe est personnel et n est pas connu de nos services. En cas d oubli, vous pouvez utiliser la fonction «mot de passe oublié». Astuce: pensez à enregistrer dans vos favoris l adresse du site ainsi que notre adresse e- mail dans votre messagerie afin d être sûr de recevoir nos s!

7 Page d accueil Cette page nous permet de vous transmettre des messages et vous permet d accéder aux différentes fonctionnalités du site. Vous pouvez modifier votre mot de passe, consulter les conditions générales à jour ou l aide via les menus de gauche. Sélectionnez dans le menu, «saisie des bordereaux» pour rentrer vos heures.

8 Comment saisir vos bordereaux? Sélectionner le contrat en cours puis le mois correspondant aux heures que vous devez saisir. Les bordereaux sont mensuels même si vous devez les saisir et les faire valider semaine par semaine. Vous visualisez pour chaque contrat, le statut de vos relevés semaine par semaine. TEST CLIENT 1 TEST CLIENT 2

9 Voici la page de saisie de vos heures :

10 Sur le bordereau, saisissez les heures correspondantes aux rubriques et à la date concernée. Attention de bien saisir en heures, et minutes! Pour les cadres autonomes, il faut saisir des jours et non des heures. Si vous êtes dans ce cas, le type de bordereau est «forfait cadre» et non «hebdomadaire». Saisissez alors 0.25 ou 0.5 ou 1 par jour dans la rubrique concernée. La rubrique «evts familiaux» correspond aux congés pour événements familiaux (mariage, naissance, décès). Vous devez envoyer les justificatifs au service client pour leur prise en compte. A la fin de votre saisie, vous pouvez sauvegarder votre saisie ou la soumettre pour validation à l entreprise utilisatrice. Pour envoyer les semaines saisies pour validation, cochez la case «soumettre cette semaine».

11 ATTENTION : la validation se fait semaine par semaine, vérifiez bien que votre semaine est entièrement saisie avant de la soumettre. Faire valider vos bordereaux chaque semaine nous permet d accélérer le traitement de vos heures et facilite la gestion de vos acomptes et salaires. Votre valideur recevra alors un l invitant à consulter votre bordereau. Il ne peut pas le modifier mais peut le valider ou vous demander de le modifier. Vous recevrez un vous informant de son action et de sa demande. Le statut de chaque semaine est indiqué à coté de la case «soumettre cette semaine». Une fois validées, vos heures sont transmises à notre service client pour intégration dans notre gestion interne. En cas d anomalie, Hays peut vous demander de ressaisir votre bordereau.

12 Comment consulter votre historique? Une fois validés, les bordereaux ne sont plus modifiables mais vous pouvez les consulter dans le menu «historique des bordereaux». Pour les prochains contrats? Si votre nouvelle entreprise utilise ce site, vous recevrez un vous informant de l enregistrement d un nouveau contrat sur le site, vous pourrez alors continuer à utiliser votre login / mot de passe. Vos coordonnées ont changé? Vous pouvez modifier vous-même l adresse utilisée sur ce site (si vous souhaitez utiliser votre professionnel par exemple). Notre service client en sera automatiquement informé pour faire le changement dans notre gestion des contrats. D autres questions? N hésitez pas à contacter notre service client au ou sur l adresse bordereaux@hays.fr

13 Vous êtes client et vous validez les bordereaux Hays propose à chacun de ses clients de gérer les bordereaux des intérimaires Hays en ligne. Si votre société a choisi d utiliser ce système, celui-ci remplace le circuit traditionnel des bordereaux papiers. Les personnes validant les bordereaux peuvent être différentes selon les contrats. Il vous est également possible et recommandé d en indiquer plusieurs pour chacun des contrats. Vous pouvez consulter ce site sécurisé et valider les bordereaux n importe quand et n importe où. Il vous suffit simplement de nous indiquer votre adresse et d être enregistré comme valideur pour le contrat.

14 Comment vous enregistrer? Signalez à votre consultant ou à notre service client qui est le valideur / les valideurs pour le contrat à rédiger avec ses prénoms, noms et adresse . A l enregistrement de votre adresse , vous recevrez un vous invitant à vous enregistrer. Votre adresse restera votre identifiant. Vous aurez besoin de saisir le code de vérification sur la page d enregistrement. Ce code est généré automatiquement et n est pas connu de nos services. Si vous ne recevez pas cet , n hésitez pas à contacter notre service client.

15 Voici la page d enregistrement de notre système : Renseignez vos prénoms et noms ainsi que votre adresse sur laquelle vous avez reçu le message :

16 Choisissez votre mot de passe, validez les conditions générales d utilisation et copiez-collez le code de vérification indiqué dans l . Une fois enregistré, vous recevrez un pour activer votre compte. Il vous suffit de cliquer sur le lien contenu dans l pour rendre votre profil actif et vous connecter via la page de connexion standard. Comment vous connecter? Tapez votre identifiant ainsi que le mot de passe que vous avez choisi pour accéder au site.

17 Votre mot de passe est personnel et n est pas connu de nos services. En cas d oubli, vous pouvez utiliser la fonction «mot de passe oublié» Astuce : pensez à enregistrer dans vos favoris l adresse du site ainsi que notre adresse dans votre messagerie afin d être sûr de recevoir nos s! Page d accueil Cette page nous permet de recevoir nos messages et vous permet d accéder aux différentes fonctionnalités du site.

18 Vous pouvez modifier votre mot de passe, consulter les conditions générales à jour ou l aide en ligne via les menus à gauche. Vous pouvez gérer les bordereaux à valider et également consulter l historique de vos actions. Comment valider les bordereaux? Dans le menu «bordereaux à valider», vous trouvez la liste des bordereaux à valider pour l ensemble des contrats dont vous avez la charge. Les bordereaux sont par contrat et visualisables par semaine. Vous pouvez les visualiser mais pas les modifier. Les bordereaux hebdomadaires sont saisis en heures, minutes. Les bordereaux mensuels, «forfait cadre», sont en jour de présence.

19 Votre validation se fait semaine par semaine. Si vous souhaitez que l intérimaire modifie sa saisie, vous pouvez rejeter le bordereau en indiquant la raison du rejet. Votre intérimaire recevra alors un mail lui demandant de le modifier. La semaine à valider apparaît dans une couleur différente.

20 Valider vos bordereaux chaque semaine nous permet d accélérer le traitement des heures et facilite la gestion des acomptes et salaires de nos intérimaires. Une fois validé, le bordereau est transmis automatiquement à notre service client pour traitement. L intérimaire et vous-même êtes avertis par mail du statut de chaque bordereau. En cas d incohérence ou d erreur manifeste, le service client Hays peut demander à l intérimaire de ressaisir ses heures. Sa nouvelle saisie sera alors soumise à votre validation. Comment consulter l historique? Vous pouvez consulter les bordereaux des contrats dont vous avez la charge par intérimaire et par période. Cette fonctionnalité sera bientôt plus complète afin de faciliter votre gestion.

21 Pour les prochains contrats? Si vous êtes amenés à valider d autres contrats, vous en serez informés par . Vos identifiant / mot de passe restent alors valables pour les nouveaux contrats. Vos coordonnées ont changé? Vous pouvez modifier vous-même l adresse utilisée sur ce site. Notre service client en sera automatiquement informé pour faire le changement dans notre gestion des contrats. Si vous désirez changer ou ajouter des personnes dans la liste des valideurs d un ou plusieurs contrats, n hésitez pas à contacter notre service client. D autres questions? N hésitez pas à contacter notre service client au ou sur l adresse bordereaux@hays.fr