VOTRE GUIDE CREANCES SERVICES

Transcription

1 VOTRE GUIDE CREANCES SERVICES MODE D EMPLOI POUR UNE UTILISATION SIMPLE DE NOS SERVICES EN LIGNE Coordonnées utiles 12 place des États-Unis - CS Montrouge cedex - France : creances.services@ca-lf.com CS 05/2016

2 BIENVENUE Vous avez choisi la solution «Créances Services» pour financer vos factures. Vous disposez dès maintenant d une gamme de services pour optimiser votre trésorerie : la comptabilité clients (acheteurs*), le recouvrement et le financement de vos factures. Pour favoriser sa mise en place dans votre entreprise, ce mode d emploi vous présente l ensemble des services de votre espace Client (site sécurisé). Pour piloter votre contrat en toute liberté et accéder à ses fonctionnalités essentielles, vous disposez aussi d une application mobile multiplateformes (Apple, Androïd et Windows Phone) et multi-supports (Smartphones et tablettes) dédiée à «Créances Services».: MEMO Créances Services 12 place des États-Unis - CS Montrouge cedex - France : Web : creances.services@ca-lf.com Votre numéro Client : Envoyé par à la signature du contrat. Votre identifiant : Envoyé par au démarrage du contrat. Composé des 6 premières lettres de votre nom de famille et de la première lettre de votre prénom et 2 chiffres. Ex : pour Pierre Dubois = dubois-p01 (ATTENTION : il ne faut pas confondre le chiffre zéro et la lettre O sous peine de verrouiller votre accès dès la première connexion.) Votre mot de passe : Envoyé par au démarrage du contrat et à modifier à la première connexion, puis tous les 4 mois. Un message vous informera de ce changement quelques jours avant la date limite. Il vous est, par ailleurs, possible de changer votre mot de passe à tout moment en utilisant le bouton «changement de mot de passe» sur la page de connexion. 1 Les clients que vous nous cédez.

3 SOMMAIRE POUR CEDER ET FINANCER VOS FACTURES... 3 TRANSMETTRE MES FACTURES... 4 POUR SUIVRE VOS COMPTES CLIENTS (ACHETEURS 1 )... 9 GERER MES COMPTES ACHETEURS POUR SUIVRE VOS FINANCEMENTS SUIVRE MES FINANCEMENTS POUR NOUS CONTACTER NOUS CONTACTER POUR GERER LES FONCTIONNALITES DE VOS SERVICES EN LIGNE FONCTIONNEMENT DE VOTRE ESPACE CLIENT SECURISE PILOTEZ VOTRE CONTRAT AVEC VOTRE APPLICATION MOBILE CREANCES SERVICES ONLINE NB : les données chiffrées des captures d écran de ce guide sont fictives 1 Les clients que vous nous cédez.

4 POUR CEDER VOS FACTURES CLIQUEZ SUR LE MODULE : TRANSMETTRE MES FACTURES 3

5 TRANSMETTRE MES FACTURES o Comment transmettre vos factures? Pour accéder à la page de saisie d'une remise de factures ou d'avoirs, cliquez dans le menu, sur «transmettre mes factures». 4

6 Cliquez sur «saisir un nouveau document» L écran suivant apparait : 5

7 Deux étapes clés pour faire une remise : 1. Choisissez un acheteur : 2 hypothèses Hypothèse 1 : C est votre première connexion, créer votre acheteur en cliquant sur «créez un nouvel acheteur» a. Identification de la société : recherchez par raison sociale ou siren b. Renseignez les informations demandées puis cliquez sur «suivant» c. Vérifiez le récapitulatif proposé puis confirmez d. Cliquez sur «retour à la saisie d un nouveau document» Votre acheteur est créé Hypothèse 2 : Vous avez déjà créé vos comptes acheteurs : faites une recherche avec la raison sociale, le siren, la commune, ou votre code client et sélectionner votre acheteur et remplissez le formulaire de remise. 2. Remplissez le formulaire de remise L écran suivant apparait : 1. Saisissez les informations de votre document (facture ou avoir) 2. Validez 6

8 3. Le document se trouve dans le panier des «documents en attente de transmission». 4. Répétez ces actions pour toutes vos factures et avoirs. o Comment transmettre vos documents? 1. Sélectionnez dans le panier les documents en attente de transmission 2. Cliquez sur «transmettre la sélection» 7

9 3. L écran suivant apparait : 4. Vérifiez les documents 5. Attention! N oubliez pas de joindre vos factures (9 fichiers maximum - 7 Mo. Format PDF) 6. Cliquez sur «transmettre mes documents» 7. Le fichier suivant peut être téléchargé et imprimé : Envoyez-nous votre remise, les factures correspondantes (si non déjà transmises) par mail en format pdf à creances.services@ca-lf.com. 8

10 POUR SUIVRE VOS COMPTES CLIENTS (ACHETEURS 1 ) CLIQUEZ SUR LE MODULE : GERER MES CLIENTS (ACHETEURS) 1 Les clients que vous nous cédez. 9

11 GERER MES COMPTES ACHETEURS o Comment gérer mes comptes acheteurs? Cet univers vous permet de consulter et créer vos comptes acheteurs (liste sur la gauche). Vous avez 2 possibilités pour retrouver un acheteur : o Consultation Hypothèse 1 : Vous pouvez rechercher un acheteur en fonction de sa raison sociale, de son N de siren, de la commune ou de votre code client (vos références). Hypothèse 2 : Sélectionnez un compte acheteur dans la liste de gauche 10

12 Le compte acheteur est alors affiché : Les données suivantes sont disponibles : o Siren o Informations /adresse/contact o Dernières opérations o Vous avez la possibilité de télécharger puis imprimer le RIB de cet acheteur : cliquez sur «télécharger le RIB» Le RIB Acheteur : Lors de l ouverture de chaque compte acheteur dans nos comptes, un RIB unique lui est automatiquement attribué. o Ce RIB permet une imputation directe des virements reçus sur les comptes acheteurs correspondants o L acheteur doit domicilier ses paiements par virements sur ce RIB (Dans le cadre d un marché public, vous pouvez communiquer les coordonnées de ce RIB à l administration concernée). 11

13 o Création Vous pouvez : 1. Créer un nouvel acheteur en remplissant le formulaire 2. Ajouter un nouvel établissement au siren L acheteur (établissement) que vous avez sélectionné est rattaché à un siren. Ce siren peut regrouper plusieurs établissements. Vous avez donc la possibilité d ajouter d autres établissements. Cliquer sur «ajouter un nouvel établissement» : 12

14 POUR SUIVRE VOS FINANCEMENTS CLIQUEZ SUR LE MODULE : SUIVRE MES OPERATIONS 13

15 SUIVRE MES FINANCEMENTS o Comment suivre mes financements? Pour suivre vos financements, cliquez sur «suivre mes opérations» : Cette rubrique vous permet de consulter vos 10 derniers financements. Pour chacun de ces financements, apparaît le détail du mode de financement. Le statut de chaque financement est mis à jour en temps réel. Les statuts sont les suivants : o «en cours» : lorsque le financement a été saisi mais pas encore effectué. o «validé» : lorsque le financement par BOR ou chèque est comptabilisé et le financement par virement envoyé à votre banque. 14

16 POUR NOUS CONTACTER CLIQUEZ SUR LE MODULE : MES CONTACTS 15

17 NOUS CONTACTER o Comment nous contacter? Vous pouvez contacter votre service Clients au numéro en bas d écran. 16

18 POUR GERER LES FONCTIONNALITES DE VOS SERVICES EN LIGNE o FONCTIONNALITE DE VOTRE ESPACE CLIENT o APPLICATION MOBILE 17

19 FONCTIONNEMENT DE VOTRE ESPACE CLIENT SECURISE Accès à votre extranet sécurisé Votre extranet est disponible 24h sur 24. Cependant, certains modules nécessitant un accès direct au système informatique central fonctionnent uniquement de 7h à 19h les jours ouvrés. Présentation des données Les données présentées sur le site web clients sont arrêtées à J-1 (le soir du dernier jour ouvré précédent). Seules les valeurs pour lesquelles il est indiqué temps réel varient dès qu un mouvement est effectué dans la journée. Changement de votre mot de passe A des fins de confidentialité, il vous est demandé de modifier votre mot de passe lors de la première connexion. Après cette mise à jour, le mot de passe sera crypté et sous votre entière responsabilité. Il doit contenir entre 8 et 12 caractères alphanumériques. Le changement de votre mot de passe vous est demandé tous les 4 mois. Un message vous informe de ce changement quelques jours avant la date limite. Perte du mot de passe En cas de perte de votre mot de passe, cliquez sur le lien «mot de passe oublié» sur la page de connexion au site Créances Services Online. Saisissez votre identifiant puis validez. Un message est envoyé à votre adresse . En vous connectant à l'adresse jointe dans le message, la réponse à votre question personnelle vous sera demandée. En y répondant correctement, vous accédez à une page de changement de mot de passe puis à la connexion au site Créances Services Online. Lorsque vous oubliez votre mot de passe ou bien que votre mot de passe est verrouillé à la suite de 3 saisies er Verrouillage du mot de passe Lorsque votre mot de passe est verrouillé à la suite de 3 saisies erronées, munissez-vous de votre n de contrat puis contactez votre Service Clients au (coût d un appel local d un poste fixe). Saisissez votre n de contrat et sélectionnez la touche 1. Choisissez ensuite la fonction «mot de passe oublié ou verrouillé» (touche 1). Informations personnelles Elles peuvent être consultées et modifiées à tout moment via le bouton «Mon compte utilisateur» situé en haut à droite.. La modification de certaines informations provoque l envoi d un message à votre adresse pour nouvelle validation. 18

20 PILOTEZ VOTRE CONTRAT AVEC VOTRE APPLICATION MOBILE CRÉANCES SERVICES ONLINE 1. COMMENT TELECHARGER VOTRE APPLICATION MOBILE? Configuration de base Taille d écran minimum de votre tablette ou smartphone : 3,5 pouces Systèmes d exploitation compatibles : - système ios (iphone, ipad) - système Android - système Windows Phone Pour connaître la version du système d exploitation de votre smartphone : - ios = allez dans «Réglages \ Général \ Information» - Androïd = allez dans «Paramètres \ A propos du téléphone» Si celle-ci est inférieure aux versions ci-dessus, une mise à niveau de votre système est nécessaire. Installation Installez votre application Créances Services Online à partir des stores : - Système ios (Apple : iphone, ipad) : App Store - Système Android : Google Store - Système Windows Phone : Windows Phone Store Recherchez «Créances Services Online» et téléchargez l application. Si vous ne disposez pas de la bonne version logicielle (précisée dans le paragraphe précédent), l application risque de ne pas être visible. L application Créances Services Online est un service gratuit dans le cadre de votre abonnement aux services télématiques prévus dans le contrat Créances Services et de votre abonnement Internet mobile. 2. COMMENT SE CONNECTER A VOTRE APPLICATION MOBILE? Rien de plus simple, votre identifiant et mot de passe sont les mêmes que ceux de votre espace client. L initialisation de votre profil et mot de passe doit impérativement être réalisée sur l espace client. Votre accès «mobile» ne sera donc possible qu après une 1ère connexion réalisée sur votre espace client. A l identique de votre espace client, les fonctionnalités disponibles correspondent au profil utilisé : si celui-ci dispose d un droit de lecture et d écriture sur l espace client, ces mêmes droits seront disponibles sur l application mobile. 19

21 3. COMMENT NAVIGUER SUR VOTRE APPLICATION MOBILE? Quelques astuces Icone vous permettant de revenir au menu et de naviguer dans l application Pour changer de compte, cliquez sur le nom de votre condition particulière (CP) partout dans l application. Cliquez sur cette icone pour afficher les informations détaillées à la suite de la ligne visualisée En cas de connexion simultanée au service de plusieurs utilisateurs (chaque utilisateur devant se connecter avec son identifiant personnel) ou supports, vous visualisez lors de vos demandes de financement l affichage des différentes saisies en cours. Page d accueil Vous trouverez dans cette rubrique les informations clés de votre contrat : votre position compte et les événements des 5 derniers jours. Cliquez sur votre disponible pour accéder à la demande de financement Visualisez les principaux événements des 5 derniers jours (affichage des refus de paiement et des impayés) 20

22 Menu principal Le menu principal s adapte en fonction du profil utilisé et des habilitations qui lui sont affectées. Ci-contre, l ensemble des fonctionnalités disponibles sur votre application. 4. QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES SUR VOTRE APPLICATION MOBILE? Consultation Evénements L application mobile Créances Services Online vous donne accès aux événements suivants : impayés, refus paiements, arriérés, paiements non affectés, avoirs et rétrocessions. Ces rubriques n apparaissent que si un événement existe. Vous pouvez traiter les refus de paiement en ligne via l application mobile. Acheteurs La liste des acheteurs proposée sur l application mobile concerne les 50 acheteurs principaux, classés par ordre d encours décroissant. Vous pouvez par ailleurs effectuer une recherche multicritère, portant sur l ensemble des acheteurs (au-delà des 50 acheteurs principaux affichés). En cliquant sur un acheteur, vous accédez aux informations détaillées liées à cet acheteur (limite de crédit, encours, écritures non soldées ). Vous disposez des informations suivantes sur chacun de vos acheteurs : ville, code postal, SIRET. 21

23 Position de compte La rubrique Position de compte vous permet d accéder à vos principaux soldes. Tableau de bord Votre tableau de bord vous présente les soldes de fin de mois de la dernière année glissante. Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez visualiser les différents items sous forme de graphique. Relevé de compte Avec votre application, accédez à vos relevés de compte. Vous pouvez consulter le relevé du mois en cours, ou sélectionner la période de votre choix (maximum 30 jours) grâce au calendrier. Le relevé de compte vous permet de retrouver les financements réalisés ainsi que leurs date et mode de paiement. 22

24 Financement Etat des financements Cette rubrique vous permet de consulter l état de vos financements en temps réel pour les dernières cessions de factures effectuées. Vous retrouverez ainsi les dates de saisie de vos cessions et l état d avancement de leur validation («en cours» ou la date de validation quand celles-ci sont effectives). Mon compte Gestion de votre mot de passe Vous avez la possibilité de changer votre mot de passe directement sur votre application mobile. Votre mot de passe actuel vous sera demandé pour procéder à la modification. Attention, ce nouveau mot de passe s appliquera également pour votre connexion à votre espace client. Les informations liées à votre contrat Retrouvez les informations utiles à indiquer lors de vos appels à votre Service Clients et les coordonnées de l équipe Créances Services. 23

25 ... Et le financement devient plus simple. CREANCES SERVICES CS 05/