Réussir les entretiens professionnels

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1 Avec ce guide, le FAFSEA propose une démarche de mise en œuvre de l entretien professionnel. Il vise à aider les managers et les salariés à préparer l entretien professionnel, notamment pour détecter les besoins individuels de formation. Pourquoi des entretiens? L objectif de l entretien professionnel est de faire le point, au moins tous les deux ans, sur l évolution de la situation professionnelle du salarié et ses éventuels besoins en compétences, compte tenu des projets de l entreprise et de ses projets personnels. Cet entretien s inscrit dans une démarche de gestion à moyen terme des compétences du salarié. Il s agit de permettre à l employeur et au salarié de réfléchir aux évolutions possibles du salarié pour définir des actions, notamment en termes de formation. Pour l entreprise, il s agit d apprécier les besoins en compétences du salarié à la fois au regard de la tenue de son poste actuel et de l évolution prévisible des emplois dans l entreprise. Pour le salarié, il s agit de réfléchir au maintien ou au développement de ses compétences, de formuler ses besoins de formation et de prendre connaissance des dispositifs de formation adaptés. 1 Comment le mettre en place? La démarche préconisée comprend quatre étapes agrémentées de conseils et outils à adapter selon les besoins de l entreprise. Cinq outils ont été élaborés pour mettre en place et conduire des entretiens. Les 2 mini-guides «Préparer un entretien professionnel», l un à l usage du salarié et l autre du manager sont remplis de conseils. Fiche A : Synthèse de l entretien professionnel. Elle récapitule les points essentiels de l entretien et les décisions arrêtées. Fiche B : Compétences acquises dans le poste. Elle permet de valider les acquis récents du salarié. Fiche C : Entretiens : cas particuliers Rappel L entretien professionnel est centré sur le parcours professionnel (passé actuel futur) du collaborateur.

2 Première étape : le cadrage 1 Fixer les objectifs L entretien professionnel concerne la situation professionnelle actuelle et future du salarié au sein de l entreprise. Il ne traite ni des résultats ni des augmentations salariales ni des conditions de travail. Si vous pratiquez déjà des entretiens dans votre entreprise, ils peuvent être assimilés à des entretiens s ils correspondent aux objectifs définis ci-dessus. 2 Prévoir la fréquence Chaque entreprise détermine librement la fréquence de ces entretiens. Les accords de branche prévoient leur tenue au minimum une fois tous les deux ans. Toutefois, selon les catégories d emplois et les possibilités d évolution, la fréquence peut être variable : tous les ans ou tous les deux ans. La conduite des entretiens peut être déléguée aux responsables hiérarchiques. Le salarié peut demander à tout moment à bénéficier d un entretien professionnel. 3 Définir la période Choisir, de préférence, une période calme dans votre activité pour mettre en oeuvre ces entretiens. Il est conseillé de les échelonner dans le temps selon les catégories d emplois. 2 Il est recommandé aux entreprises élaborant un plan de formation de réaliser les entretiens avant septembre pour utiliser ces données dans la construction du plan de formation de l année à venir. 4 Identifier les encadrants conduisant les entretiens Les personnes susceptibles de faire passer ces entretiens doivent : apprécier les compétences du salarié à son poste ; avoir une bonne vision de l entreprise, de ses projets et des emplois ; connaître les dispositifs de formation et de professionnalisation. Pour conduire ces entretiens, les responsables doivent connaître les techniques de conduite d entretiens individuels. Demandez conseil à votre délégation régionale pour suivre une formation à la conduite d entretiens. Découvrez tous les dispositifs de formation gérés par le FAFSEA sur 5 Cas particuliers Pour certaines catégories de salariés (en deuxième partie de carrière, par exemple) ou dans des situations particulières (retour de congé parental d éducation, par exemple), il convient de prévoir des entretiens spécifiques. La fiche C récapitule ces cas de figure.

3 Deuxième étape : la préparation Un entretien professionnel ne s improvise pas... La qualité de l entretien suppose une préparation des deux parties pour identifier les besoins en compétences et/ou en formation. L entretien professionnel nécessite également une bonne connaissance des dispositifs de formation et de professionnalisation. On se réfèrera utilement à la présentation de ces dispositifs sur le site ou auprès de la Délégation Régionale du FAFSEA. Pour vous aider à préparer les entretiens, deux mini-guides sont disponibles (cf. guides de préparation) 1 Communiquer sur l entretien Il est essentiel de clarifier les objectifs et les modalités de fonctionnement de cet entretien pour établir les bases d un dialogue constructif. Expliquer à vos collaborateurs : les objectifs visés par l entretien ; l intérêt de l entretien pour chaque salarié dans le cadre de son évolution professionnelle ; les modalités de fonctionnement de l entretien (durée, période, fréquence...). 2 Aider le salarié à préparer son entretien Avant l entretien, remettre au salarié des documents pour l aider à réfléchir à son parcours. Remettre à vos collaborateurs : une note de présentation de l entretien professionnel indiquant les objectifs et les modalités de déroulement (à créer par vos soins) ; un mémento des dispositifs de formation et de professionnalisation ; (Pour plus de précisions sur les dispositifs voir le site du FAFSEA : une liste de questions à se poser sur son parcours passé et à venir. 3 Guide de préparation : «Préparer un entretien professionnel, du côté du salarié». Il a été créé pour faciliter cette rencontre. Il est recommandé de le compléter selon vos besoins. 3 Réunir les données pour mener l entretien Avant l entretien, le manager rassemble des données sur le poste du salarié, l entreprise et les dispositifs de formation. a) Le poste du salarié les compétences maîtrisées dans son poste actuel ; les formations suivies dans le cadre du poste et leurs impacts ; les besoins de compétences complémentaires liées au poste ; le cas échéant, la description de l emploi faite dans la convention collective de référence. b) L entreprise les projets futurs (investissement, développement externe, réorganisation ) ; les évolutions prévisibles des emplois ; les mouvements de personnel (départs en retraite, embauches prévues ) ; le projet de formation écrit de l entreprise.

4 ! c) Les dispositifs de formation le plan de formation de l entreprise ; le mémento des dispositifs de formation. Rappel Consultez les descriptifs des dispositifs de formation gérés par le FAFSEA sur 4 Réfléchir à l organisation de l entretien Le manager doit anticiper l entretien en préparant : les étapes de l entretien avec les points essentiels à aborder ; les documents à réunir : fiche de poste, référentiel de compétences, attestations de stages, synthèse d entretien annuel... la liste des questions à évoquer avec le salarié. Guide de préparation : «Préparer un entretien professionnel, du côté du manager». Il a été créé pour faciliter cette rencontre. Il est recommandé de le compléter selon vos besoins. 4 Troisième étape : le déroulement Cinq temps forts rythment l entretien professionnel. 1 L accueil Il permet d engager une discussion ouverte, de clarifier les objectifs et les modalités de l entretien pour éviter tout quiproquo. Prévoir idéalement un lieu calme et neutre pour réaliser l entretien, en évitant d être dérangé par le téléphone 2 Les besoins en compétences du poste de travail Les deux parties expriment librement leurs attentes ou leurs besoins par rapport au poste. L objectif est d identifier les besoins en compétences supplémentaires et de réfléchir ensemble sur les moyens de les acquérir (en interne ou en externe). L entretien professionnel est un moment privilégié pour établir un bilan des formations suivies.

5 3 Les projets du salarié Le salarié exprime librement ses projets : souhaits d évolution dans ou hors de l entreprise, mais aussi projets de formation. Ce temps d échange individuel permet notamment d identifier si le salarié veut bénéficier du Droit individuel à la formation, de la Validation des acquis de l expérience, d un bilan de compétences ou d un Congé individuel de formation... 4 Les projets de l entreprise Le manager informe le salarié des projets de l entreprise et des compétences nécessaires dans cette perspective. Il précise si le poste du salarié peut être directement concerné par cette évolution et engage une discussion sur les changements induits. Certains changements peuvent induire des nouvelles compétences et une formation adaptée. Une formation en période de professionnalisation peut être proposée. 5 La conclusion Son but est de synthétiser et de faire valider au salarié les points clés de l entretien. Pour être constructif, l entretien débouche nécessairement sur des actions d amélioration pour l entreprise et pour le salarié. Fiche A : Synthèse de l entretien professionnel 5 Ce document a été créé pour guider le manager dans la conduite de l entretien. Il permet de dresser un état des lieux des compétences et des projets du salarié et de faire le point sur les projets de l entreprise. Cette fiche constitue une trame à adapter selon vos besoins, pour aborder les points essentiels et noter les décisions arrêtées par les deux parties. Quatrième étape : le suivi du parcours professionnel du salarié A l issue de l entretien et sur la base des conclusions figurant dans le document de synthèse, il revient au manager de finaliser les actions retenues : formation dans le cadre du plan (formation interne ou externe), période de professionnalisation Le manager accompagne le salarié dans le développement des compétences à l issue de la formation par : la définition des nouvelles activités à lui confier à son retour de formation ; l organisation du suivi des progrès accomplis par le salarié. Il est recommandé de réaliser un bilan des acquis du salarié environ 6 à 12 mois après la formation, pour une meilleure évaluation de la maîtrise de ses acquis.

6 Fiche B : Compétences acquises dans le poste Cette fiche retrace les compétences acquises par le salarié entre deux entretiens. Pour le manager, connaître les compétences des salariés est nécessaire pour gérer les évolutions des emplois et des carrières dans l entreprise. Pour le salarié, faire valoir ses compétences lui garantit une meilleure évolution professionnelle. Cette fiche constitue une trace de l acquisition des compétences à valoriser dans le cadre d un bilan de compétences, de la Validation des acquis de l expérience, du Passeport formation... Rappel Mettre en œuvre les entretiens est non seulement une question de conformité de l entreprise par rapport à la loi, mais c est avant tout un moyen de gérer les compétences. Cela permet également d alimenter le plan de formation. 6