Cartable en ligne (Année scolaire 2008/2009)

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1 Cartable en ligne (Année scolaire 2008/2009) Procédure à suivre pour le changement d année scolaire Création des comptes SCRIBE Actualisation du CAHIER de TEXTE Changement d année dans GRR. DI2 Rectorat de Créteil page 1 sur 18

2 Procédure à suivre pour le changement d année scolaire Introduction : Le changement d année scolaire va engendrer inéluctablement certaines modifications dans le cartable en ligne et ses applications, ainsi que dans SCRIBE. C est notamment le cas pour : Les comptes dans l annuaire du SCRIBE. Les emplois du temps et les comptes dans le Cahier de Texte du cartable en ligne. La date faisant référence dans GRR. Cette documentation a pour but d aider les personnes ressources en établissement à s acquitter de cette tâche. Les remarques et initiatives concernant des procédures alternatives pour le changement d année, seront les bienvenues. DI2 Rectorat de Créteil page 2 sur 18

3 1. Création des comptes SCRIBE: L annuaire du Scribe contient les comptes de l année scolaire passée. L extraction des comptes pour le changement d année va donc modifier la liste des comptes élèves (ceux qui changent de classe, ceux qui partent ainsi que ceux qui arrivent) et probablement quelques comptes professeurs. Pour ce qui concerne les comptes des professeurs, il est plus prudent de les conserver dans votre annuaire, donc, leur dossier personnel, au cas où ces professeurs souhaiteraient en récupérer le contenu. En effet, ils ne sont pas généralement nombreux à être dans ce cas, ce qui ne devrait pas prendre beaucoup d espace disque. Et l on peut toujours supprimer «à la main» ces comptes si nécessaire. En revanche, pour ce qui concerne les élèves, la conservation des comptes est plus délicate, car le nombre d élèves sortant de l établissement peut s avérer important et donc l espace occupé sur le disque conséquent. On peut donc envisager deux cas de figure : 1) Vous ne souhaitez pas conserver vos anciens élèves : les anciens comptes et leurs données seront tout simplement supprimés. 2) Vous souhaitez conserver vos anciens élèves une année supplémentaire. En effet, s ils souhaitent récupérer des fichiers contenus dans leur dossier personnel de l année précédente, il convient alors de conserver leur compte une année supplémentaire. Ces deux options vont être traitées dans ce qui suit, ainsi que les procédures à appliquer. DI2 Rectorat de Créteil page 3 sur 18

4 Cas n 1 : Vous ne souhaitez pas conserver vos anciens élèves. Comme pour une première création de comptes, vous devez extraire de SCONET les fichiers «eleves.csv» de base élèves, ainsi que le fichier professeur du type «sts_emp_rne_annee.xml» extrait de STS-WEB. Remarque : la méthode d extraction de ces fichiers est décrite sur CECOIA à l adresse : Pour cela : La procédure décrite ici s appuiera sur l interface d administration EAD2. - Saisir dans le navigateur Firefox l adresse : du Scribe>: Cliquer sur le nom du Scribe (Sur l onglet). Après authentification en tant qu admin, cliquer sur «outils» puis sur «Extraction». S authentifier de nouveau en tant qu admin. - Dans la page «Outil d Extraction Scribe» laisser coché par défaut «Extraction SCONET», et cliquer sur «Lancer». - La page suivante (Etape 1 : Lecture des élèves) propose un certain nombre de choix sur lesquels nous ne reviendrons pas car ils ont déjà été décrits dans la documentation citée ci-dessus (Remarque page 2). DI2 Rectorat de Créteil page 4 sur 18

5 - Cliquer sur «Poursuivre». A la page suivante, renseigner le chemin où se trouve le fichier csv des élèves extrait de Sconet (pour notre exemple «eleves_scribe2009») en cliquant sur «parcourir». DI2 Rectorat de Créteil page 5 sur 18

6 - Après avoir sélectionné le fichier («Ouvrir»), cliquer sur «Poursuivre». le nombre d élèves alors extraits est mentionné. Cliquer encore sur «Poursuivre». - L Etape 2 (Lecture des professeurs) propose l extraction du fichier STS- WEB des professeurs. Après avoir effectué les choix comme pour le fichier élèves, cliquer sur «Poursuivre». Renseigner le chemin du fichier extrait de STS Web dont le type est de la forme «sts_emp_rne_annee.xml», et cliquer sur «Poursuivre». Le nombre de professeurs extraits est mentionné. Cliquer sur «Poursuivre». Remarque : au stade de l étape 3, il y a des choix possibles concernant la conservation ou la suppression des comptes élèves, professeurs et groupes. - Puisque nous sommes dans le cas où l on ne veut pas conserver les comptes des anciens élèves, le choix de la règle à appliquer aux utilisateurs est le suivant. Pour les élèves non retrouvés, il faut laisser le bouton «suppression» coché par défaut. Pour les professeurs, Il faut laisser le bouton «conserver» coché par défaut. A l étape 3 Traitement des utilisateurs, il est précisé, pour les élèves et les professeurs, le nombre de comptes conservés et le nombre de nouveaux comptes. (Voir image page suivante) DI2 Rectorat de Créteil page 6 sur 18

7 Il est alors proposé de décocher les cases pour les élèves et les personnels à ne pas effacer, ainsi que pour les groupes. A ce stade on peut encore faire un certain nombre de choix concernant les professeurs, les élèves et les groupes. Remarquons qu il y a des cases que l on ne peut pas cocher. Par exemple, pour éviter la suppression du groupe DomainAdmins qui serait problématique Remarque : Attention de ne pas supprimer les administrateurs de modèles du cartable en ligne (les Meta_prof, Meta_perdir et Meta_eleve). Etape 4 : Génération des scripts. Les scripts de connexion vont être générés dés que l on cliquera sur le bouton «Poursuivre». Un message indique que l annuaire LDAP va être modifié. Si vous êtes certain de vouloir le modifier, cliquer sur «OK» comme l indique le message. Il faudra attendre quelques minutes pour constater la fin du traitement (Fichier «Rapport.txt» visible sur la page d accueil), ainsi que la production du fichier («Info.csv») contenant tous les comptes, login et mot de passe compris (sauf ceux qui ont déjà été attribués si vous conservez un ou plusieurs comptes). DI2 Rectorat de Créteil page 7 sur 18

8 Cas n 2 : Vous souhaitez conserver vos anciens élèves une année supplémentaire. Comme il n est pas prévu, pour le moment, d archivage des comptes et des dossiers élèves (ainsi que leur contenu), il faut trouver un moyen pour remédier à ça. L interface de création des comptes dans l EAD permet de conserver les élèves non retrouvés dans le fichier CSV utilisé pour l exportation des comptes. Mais il faut bien comprendre, que si l on fait ce choix, les anciens élèves seront maintenus dans leur classe actuelle. Donc, dans une même classe, on aura les anciens et les nouveaux élèves. Cela peut paraître gênant. Une autre solution consiste à déplacer tous les élèves sortant de l établissement dans une «classe d attente». Ainsi, ils conserveront les données qui les concerne, et de ce fait, les fichiers dont ils pourraient avoir besoin. Or, on ne peut déplacer ces élèves d une classe à une autre, que un par un. Ce qui est trop fastidieux. La procédure consiste à compléter une extraction de SCONET particulière, décrite ci-après, et détaillée plus loin : - Extraire le fichier de «base élève» sans préciser que ce sont les élèves qui sont effectivement affectés dans une classe de l établissement pour cette rentrée. Ce qui aura pour effet de récupérer automatiquement, les élèves qui étaient présents l année scolaire précédente (Généralement les élèves de 3 ième ) sans que leur division soit indiquée. - Le fichier CSV ainsi obtenu fera apparaître tous les élèves, y compris ceux de l an passé qui ne sont pas affectés dans une classe. On le modifiera en ajoutant d une part, le niveau 3EME, et d autre part, une classe de 3 ième fictive, par exemple 3X, dans le champ vide de la division de ces élèves. - Et enfin, on procédera à l extraction des comptes via l EAD comme il est décrit dans le paragraphe précédent. DI2 Rectorat de Créteil page 8 sur 18

9 Extraction de Sconet : Comme pour une extraction «normale» de Sconet, aller dans «Base élèves Mode normal». - Sélectionner l année et le numéro de l établissement le cas échéant. - Dans le menu «Exploitation», choisir «Extractions» puis «Personnalisées». - Donner un titre à l extraction (Ici, scribe2008/2009) et choisir le thème «Identification de l élève». Cliquer sur «Suite». - Dans les rubriques proposées, choisir dans l ordre : Nom, Prénom1, Date de naissance, N interne et Sexe. Cliquer sur «Ajouter». DI2 Rectorat de Créteil page 9 sur 18

10 - Dans la rubrique «Choix du thème», sélectionner «Scolarité actuelle», puis dans l ordre : MEF, Division, Option1 et Option2. Cliquer sur «Suite». - La page suivante vous propose de choisir le critère de tri. Choisir «1» pour la division et «2» pour le nom. - Cliquer sur «Voir le résultat». On remarquera que les élèves de l an passé figurent bien dans la liste, mais ne sont pas affectés dans une classe. Ainsi, le fichier d extraction produit ne fera pas mention de la division ni du MEF qu il faudra renseigner. DI2 Rectorat de Créteil page 10 sur 18

11 - Cliquer sur le bouton «Exporter», en laissant le délimiteur au point virgule (;). Un fichier CSV est généré. C est ce fichier qu il faut compléter, MEF et Nom de la classe. - Ouvrir le fichier CSV généré avec un tableur. Tous les élèves dont le MEF et le nom de la division manquent, seront classés sur la fin du fichier. C est l ordre de tri choisi dans Sconet qui provoque cela. Il suffit alors de compléter les champs manquants : MEF : 3EME Division : 3X par exemple. Enregistrer ce fichier qui servira à la création des comptes dans Scribe. DI2 Rectorat de Créteil page 11 sur 18

12 Finalisation de la création des comptes dans Scribe : La création des comptes dans Scribe avec ce fichier permettra d affecter les anciens élèves dans une nouvelle classe, la 3X, en conservant leur dossier personnel. Elle se déroulera en deux étapes : 1) Création de la classe de 3X dans Scribe. Cette classe sera automatiquement générée lors de l exportation de ce fichier. 2) Création des comptes élèves et réaffectation des anciens élèves dans la classe de 3X lors de l exportation du fichier CSV précédemment généré par Sconet. Il faut donc simplement procéder à l exportation des comptes dans Scribe selon la méthode habituelle. DI2 Rectorat de Créteil page 12 sur 18

13 2) Actualisation du CAHIER de TEXTES Remarques : créer les comptes des nouveaux professeurs dans l annuaire du SCRIBE, avant l'actualisation du cahier de texte. Il est fortement conseillé de faire une sauvegarde de la base de données, réalisable à partir du menu d administration. Les principales modifications dans le cahier de textes lors d un changement d année, concernent : - Les dates de vacances. - Les comptes professeurs. - Les classes et les groupes. - Les matières. - La Programmation semaine A et semaine B (Les alternances de périodes). En premier lieu, à partir du menu d administration, commencer par saisir les dates de vacances et la programmation semaine A et semaine B. Pour le reste, deux cas de figure se présentent : cas n 1 : vous ne disposez pas d un logiciel d emploi du temps. cas n 2 : vous disposez d un logiciel d emploi du temps. DI2 Rectorat de Créteil page 13 sur 18

14 Cas n 1 : vous ne disposez pas d un logiciel d emploi du temps. Vous devez vous munir du fichier «sts_emp_rne_annee.xml» qui vous a servi à créer les comptes professeurs dans SCRIBE. - Se loguer en admin. dans le cartable en ligne. - Cliquer ensuite sur l icône du cahier de texte. La page d accueil de l administration du cahier de texte est la suivante : - Cliquer sur «Importation des données en début d année». Renseigner le chemin où se trouve le fichier «sts_emp_rne_annee.xml». La suite de la procédure est la même que celle décrite dans la documentation «Préparer le cahier de texte» en ligne sur CECOIA à l adresse : Pour finir, vous pouvez effacer les professeurs, les classes, les groupes et les matières qui ne font plus partie l établissement à partir du menu d administration. Pour effacer pour éditer DI2 Rectorat de Créteil page 14 sur 18

15 Cas n 2 : vous disposez d un logiciel d emploi du temps. Vous devez vous munir des deux fichiers : - «sts_emp_rne_annee.xml». Celui qui a servi à créer les comptes des enseignants dans SCRIBE. - «EDT_vers_STS_RNE_année», qui est le fichier d exportation vers SCONET de l emploi du temps (voir la documentation de votre application d'emploi du temps pour la création de ce fichier d'exportation). Le début de la procédure est la même, mais après avoir renseigné les chemins où se trouvent les deux fichiers précédemment cités, une page s ouvre où il faudra : sélectionner le bouton radio «OUI, je veux réinitialiser les emplois du temps» cocher la case «Insérer dans webcalendar». Décrivons ce que cela va provoquer : - Suppression des emplois du temps existants. Donc, si les établissements ne disposent pas d un fichier d emploi du temps, les professeurs devront saisir leur nouvel emploi du temps. - Conservation des comptes professeurs existants, même si le professeur est parti de l établissement, et activation des comptes pour les nouveaux, DI2 Rectorat de Créteil page 15 sur 18

16 s ils ont été créés dans l annuaire du SCRIBE au préalable. Les comptes existants conserveront les mêmes identifiants. - Création de l emploi du temps des professeurs et de chacune des classes dans WebCalendar. Pour finir, vous pouvez effacer les professeurs, les classes, les groupes et les matières qui ne font plus partie l établissement à partir du menu d administration. Pour effacer Pour éditer DI2 Rectorat de Créteil page 16 sur 18

17 3) Changement d année dans GRR Remarque : Comme pour le CDT, il est prudent de commencer par une sauvegarde de la base de données, réalisable à partir du menu d administration. Pour atteindre ce menu, cliquer sur l icône de l application GRR dans le cadre qui devrait figurer dans la page «Ma page d accueil» du Cartable en Ligne. 1) Sauvegarde : - cliquer sur «Administration». Le menu d administration s ouvre. - Cliquer alors sur «Configuration générale». - Rechercher le paragraphe concernant la sauvegarde, et procéder à celle-ci. DI2 Rectorat de Créteil page 17 sur 18

18 2) Changement d année : - Toujours dans le module d administration, rechercher le paragraphe «Début et fin des réservations». - Mettre les dates à jour, puis cliquer sur le bouton «Envoyer». DI2 Rectorat de Créteil page 18 sur 18