Manuel de formation «initiation à la comptabilité» MANUEL DE FORMATION INITIATION A LA COMPTABILITE COMPTABILITE D ENGAGEMENTS.

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1 MANUEL DE FORMATION INITIATION A LA COMPTABILITE COMPTABILITE D ENGAGEMENTS Sommaire INTRODUCTION PARTIE 1 INITIATION A LA COMPTABILITE 1- règles de base de la comptabilité 2- l activité courante de l entreprise 2.1- les produits et les créances d exploitation 2.2- les charges et les dettes d exploitation 2.3- les stocks 2.4- les immobilisations PARTIE 2 INITIATION A L UTILISATION D UN LOGICIEL COMPTABLE 1- saisie d écritures, liste/consultation/modification des écritures 2- rapprochement bancaire 3- lettrage des comptes de tiers 4- éditions informatiques 5- relances clients 6- divers CONCLUSION Société d expertise-comptable egeli 1/12

2 INTRODUCTION Cette formation «initiation à la comptabilité» va vous permettre d apprendre à saisir dans votre logiciel comptable les principales opérations courantes base de votre entreprise : achats fournisseurs, ventes clients, opérations de banque et caisse. Cette formation ne comprend pas la préparation des écritures d inventaire (dotation aux amortissements, variation de stocks, ) faites par votre expert-comptable, ainsi que les autres écritures comptables plus complexes (écarts de change, charges exceptionnelles ). Cette formation sera réalisée à l aide du logiciel comptable que vous avez choisi. Un logiciel de comptabilité en ligne est utilisable également si vous le souhaitez (coût 30 ht/mois). C est une formation pratique axée sur la comptabilité de votre entreprise précisément et adaptée à votre niveau actuel de connaissances des règles de la comptabilité. Ce manuel ne se veut pas exhaustif contrairement aux manuels scolaires de comptabilité que vous pouvez trouver dans les librairies (Fnac par exemple), mais plutôt un support vous présentant les principaux aspects de base de la comptabilité à connaître, au travers d exemples simples mettant en évidence les schémas d écritures. Les explications orales viendront compléter ce support. La prise de note par le formé est recommandée. Il faut prévoir d acheter dans une librairie un «Plan Comptable Général», dernière version. En effet, la comptabilité doit respecter l utilisation des comptes présentés dans ce PCG, cependant, des sous-comptes peuvent être créés selon vos besoins. Certaines activités devront respecter un plan comptable professionnel spécifique. Société d expertise-comptable egeli 2/12

3 PARTIE 1 INITIATION A LA COMPTABILITE 1- règles de base de la comptabilité L activité de l entreprise se traduit par des échanges et des transactions avec d autres entités. La comptabilité saisit les faits qui modifient la composition ou la répartition d un patrimoine. Elle enregistre des mouvements de valeurs en utilisant comme unité de mesure, l unité monétaire. Ces mouvements de valeurs, appelés flux, peuvent concerner des biens matériels ou des valeurs monétaires. Dans le 1 er cas, il s agit d un «flux réel» et dans le 2 ème cas d un «flux monétaire» ou «flux financier». Les opérations de l entreprise constituent un ensemble de flux : achat de marchandises au comptant : flux réel (entrée de marchandises) et flux monétaire (sortie d espèces). Les opérations qui mettent l entreprise en relation avec d autres entités correspondent à des flux externes, mais les mouvements de valeurs à l intérieur même de l entreprise sont des flux internes. La comptabilité enregistre ainsi l ensemble des flux qui concernent une entité comptable. Afin de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes, on utilise un instrument de classement fonctionnel appelé «compte». Le compte permet de suivre l évolution d un élément particulier du patrimoine ou d un élément de l activité. Au lieu d utiliser des signes arithmétiques, les augmentations sont constatées dans une colonne et les diminutions dans l autre. Par convention, la partie gauche est appelée «débit» et la partie droite «crédit». Compte Débit [ crédit [ [ Pour que les comptes soient équilibrés, il faut nécessairement que pour chaque opération, l un des comptes soit débité et l autre crédité, selon un mécanisme appelé «partie double». La convention suivante a été adoptée : - les comptes de biens et charges (emplois) augmentent au débit et diminuent au crédit ; - les comptes de dettes et produits (ressources) augmentent au crédit et diminuent au débit. Selon le principe de la partie double, toute opération de l entreprise ayant une incidence financière est traduite par une écriture affectant au moins 2 comptes dont l un est débité et l autre crédité d une somme identique : Société d expertise-comptable egeli 3/12

4 - les comptes d actif (biens et créances) sont mouvementés au débit «gauche» pour constater les augmentations et au crédit (droite) pour constater les diminutions ; - les comptes de passif (capitaux propres et dettes) sont mouvementés au crédit pour constater les augmentations et au débit pour constater les diminutions ; - les comptes de charges (classe 6 ) enregistrent au débit les augmentations et, exceptionnellement, les diminutions sont créditées ; - les comptes de produits sont crédités pour constater les augmentations et, exceptionnellement, débités pour constater les réductions de revenus. Lorsqu une opération comptable est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit des comptes et le total des sommes inscrites au crédit des comptes doivent être égaux. Les écritures comptables sont enregistrées sur un document appelé «journal». Le comptable y mentionne, dans un ordre chronologique, la date et les circonstances de chaque fait constaté, ainsi que les montants du débit et du crédit. Les écritures comptables ne sont enregistrées qu à partir de pièce comptable originale et en bonne et due forme (facture au nom de l entreprise ). Seuls les frais engagés dans l intérêt de l entreprise (et non dans l intérêt personnel d une tierce personne) pourront être enregistrées. Les pièces comptables de l exercice en cours devront être correctement classées. L utilisation de classeurs est recommandée (un classeur banque, un classeur caisse, un classeur factures d achat, un classeur factures de ventes, avec les pièces triées dans l ordre chronologique) Elles devront ensuite être archivées et conservées pendant 10 ans. Concernant les principales obligations comptables et fiscales qu un commerçant doit respecter, voir notre documentation spécifique à ce sujet, disponible à la demande. 2- l activité courante de l entreprise Les écritures comptables sont à enregistrer dans des journaux : ACHAT pour les opérations d achats VENTES pour les opérations de ventes BANQUE pour les opérations de trésorerie en banque CAISSE pour les opérations de trésorerie en caisse OD Opérations Diverses pour les autres opérations (par exemple : écriture de déclaration de tva ; écritures de bilan ) les produits et les créances d exploitation Définitions : - Selon le code civil, la vente est «une convention par laquelle l un s oblige à livre une chose et l autre à la payer». - Les créances d exploitation sont les créances nées à l occasion du cycle d exploitation. Société d expertise-comptable egeli 4/12

5 Schémas d écritures comptables : comptabilisation d une facture de ventes de biens : Journal : VENTES Date de l écriture : date de la facture de vente, ex : 1/1/08 411Cbleu Fact Bleu, ventes chaussures Fact Bleu, ventes chaussures Fact Bleu, ventes chaussures ttc ht 196 tva - N de compte selon le PCG : Compte 411 client + son compte auxiliaire ; compte de la classe pour les ventes de marchandises (biens achetés revendus en l état sans transformation) ; compte tva collectée. l écriture comptable. Cette pièce est dans ce cas la facture de vente, préciser son n de facture. - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Il est recommandé d indiquer : le nom du client + nature de la vente. comptabilisation d une facture de ventes de services : Journal : VENTES Date de l écriture : date de la facture de vente, ex : 1/1/08 411Cbleu Fact Bleu, honoraires comptables janvier Fact Bleu, honoraires comptables janvier Fact Bleu, honoraires comptables janvier ttc ht 196 tva - N de compte selon le PCG : Compte 411 client + son compte auxiliaire ; compte de la classe pour les prestations de services ; compte tva collectée. l écriture comptable. Cette pièce est dans ce cas la facture de vente, préciser son n de facture. - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Il est recommandé d indiquer : le nom du client + nature de la vente + période si service. Société d expertise-comptable egeli 5/12

6 comptabilisation d un avoir sur une vente : Même règles que l exemple précédent mais le montant ht et la tva seront au débit, et le montant ttc sera au crédit. comptabilisation du règlement de la facture de ventes en banque : Journal : BANQUE Date de l écriture : date du règlement, ex : 12/02/ Rem chq Bleu, règlt fact Cbleu Rem chq Bleu, règlt fact ttc 1196 ttc - N de compte selon le PCG : compte 512 banque et compte 411 clients. l écriture comptable. Cette pièce dans ce cas peut être une remise de chèque : préciser alors «remise de chèque» ; ou un virement : préciser alors «virement» etc. - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Préciser dans ce cas, le nom du client et son n de facture réglée. comptabilisation du règlement de la facture de ventes en caisse : Journal : CAISSE Date de l écriture : date du règlement, ex : 12/02/ Rem chq Bleu, règlt fact Cbleu Rem ch. Bleu, règlt fact ttc 1196 ttc - N de compte selon le PCG : compte 530 caisse et compte 411 clients. l écriture comptable. Cette pièce dans ce cas sera «remise d espèces». - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Préciser dans ce cas, le nom du client et son n de facture réglée. Société d expertise-comptable egeli 6/12

7 2.2- les charges et les dettes d exploitation Définitions : - les charges sont constituées par tous les biens et services consommés par l entreprise au cours de son activité. Le PCG distingue les charges d exploitation, les charges financières et les charges exceptionnelles. Le PCG retient un classement des charges d exploitation par nature. - une dette est un passif certain dont l échéance et le montant sont fixés de façon précise. Les dettes d exploitation sont les dettes nées à l occasion du cycle d exploitation. Schémas d écritures comptables : * comptabilisation d une facture d achat de biens Journal : ACHAT Date de l écriture : date de la facture d achat, ex : 1/3/ F1988 Azur-achat chaussures F1988 Azur-achat chaussures 4010FAzur F1988 Azur-achat chaussures 500 ht 98 tva 598 ttc - N de comptes selon le PCG : comptes de la classe 6 pour la charge, et compte 401 fournisseur. l écriture comptable. Dans ce cas, la pièce est une facture d achat, préciser son n de facture. - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Préciser le nom du fournisseur + nature de l achat. * comptabilisation d une facture d achat de services Journal : ACHAT Date de l écriture : date de la facture d achat, ex : 1/3/ F234 Orange-portablemars F234 Orange-portablemars 4010FAzur F234 Orange-portablemars 50 ht 9.8 tva 59.8 ttc - N de compte selon le PCG : compte de la classe 6 pour la charge et compte 401 fournisseur. Société d expertise-comptable egeli 7/12

8 l écriture comptable. Dans ce cas, la pièce est une facture d achat, préciser son n de facture. - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Préciser le nom du fournisseur + nature de l achat + période éventuelle de consommation. * comptabilisation d un avoir d achat de services Même règles que l exemple précédent mais le montant ht et la tva seront au crédit, et le montant ttc sera au débit. comptabilisation du règlement de la facture d achat par la banque : Journal : BANQUE Date du journal : date du règlement, par exemple le 1/04/08 401Fazur Ch1899 Azur-règlt f ttc 5120 Ch1899 Azur-règlt f ttc l écriture comptable. La pièce dans ce cas est le chèque, indiquer le chèque + son n. - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Préciser le nom du fournisseur réglé et le n de facture. comptabilisation du règlement de la facture d achat par la caisse (règlement en espèces) : Journal : CAISSE Date du journal : date du règlement, par exemple le 1/04/08 401Fazur Espèces Azur-règlt f ttc 530 Espèces Azur-règlt f ttc l écriture comptable. La pièce dans ce cas est «espèces». - Libellé : Le libellé doit permettre de comprendre la nature de l opération. Préciser le nom du fournisseur réglé et le n de facture. Société d expertise-comptable egeli 8/12

9 2.3- les stocks Définition : un stock est un actif : élément identifiable, porteur d avantages économiques futurs, contrôlé, coût évalué avec une fiabilité suffisante ; destiné soit à être vendu dans le cours normal de l activité, soit à être consommé dans le processus de production ou de prestations de services, sous forme de matières premières ou de fournitures. Différentes catégories de stocks selon le PCG : stock de marchandises achetées pour être revendues en l état ; stock d approvisionnement (matières premières, produits intermédiaires/finis /résiduels) ; stock de productions en cours (biens ou services en cours de formation au travers d un processus de production. Schémas d écritures comptables : - en cours d exercice comptable : cf. schémas d écritures comptables «factures d achat» Les comptes de charges à utiliser seront : 601 achats stockés matières premières et fournitures (achats qui s intègrent à une production, par exemple : achat de la matière cuir, qui s intègre ensuite dans la production de chaussures). 602 achats stockés autres approvisionnements (matières consommables, fournitures consommables tel que produits d entretien, fournitures d atelier.) 607 achats de marchandises - en fin d exercice comptable : écritures d inventaires où l on constate la valeur du stock à l actif les immobilisations Définitions : - une immobilisation corporelle est un actif physique : identifiable, porteur d avantages économiques futurs, contrôlé, coût évalué avec une fiabilité suffisante ; dont l entreprise attend qu il soit utilisé au-delà de l exercice en cours ; destiné soit à être utilisé par l entreprise dans la production ou la fourniture de biens ou de services, soit à être loué à des tiers, soit à des fins de gestion interne, soit à un usage non professionnel. (exemples : mobilier de bureau). - une immobilisation incorporelle est un actif non monétaire sans substance physique : et reprenant les autres caractéristiques de l immobilisation corporelle. (ex : logiciel comptable). - une immobilisation financière, selon le PCG, peut correspondre à des titres de participation, des titres immobilisés de l activité de portefeuille, des autres titres immobilisés, des valeurs mobilières de placement. Schémas d écritures comptables : - en cours d exercice comptable : Société d expertise-comptable egeli 9/12

10 Même schéma d écriture comptable que pour une facture d achat, sauf que les comptes à utiliser au débit seront des comptes de la classe 2, cf. PCG, exemples : 205 logiciels 211 terrains 213 constructions 2182 matériels de transport 2183 matériels de bureau et matériel informatique 2184 mobiliers - en fin d exercice comptable : écritures d inventaire (dotations aux amortissement ). PARTIE 2 INITIATION A L UTILISATION D UN LOGICIEL COMPTABLE Cette 2 ème partie a pour but de vous montrer, à partir de votre logiciel comptable, comment réaliser les opérations suivantes : 1- saisie d écritures, liste/consultation/modification des écritures 2- rapprochement bancaire 3- lettrage des comptes de tiers 4- éditions informatiques (journal, grand livre, balance ) 5- relances clients 6- divers Se servir du manuel de votre logiciel. 1- saisie d écritures, liste/consultation/modification des écritures Les différents types d écritures étudiées dans la partie 1 seront à saisir, pour chaque pièce comptable, dans votre logiciel comptable en utilisant la fonction «saisie d écritures». D autres fonctions sont disponibles : «consultation» pour revoir vos écritures saisies et éventuellement les corriger si besoin. 2- rapprochement bancaire La fonction «rapprochement bancaire» du logiciel consiste à pointer sur le logiciel les opérations figurant sur les relevés de votre banque. Par défaut, les opérations non pointées sur le relevé bancaire, seront les opérations restant à comptabiliser ; les opérations non pointées sur le logiciel seront soient des opérations normalement non débitées ou non créditées à la banque, ou soient des opérations comptabilisées à tort. Le rapprochement bancaire est une fonction qui permet ainsi de s assurer que le compte banque est juste. Société d expertise-comptable egeli 10/12

11 3- lettrage des comptes de tiers La fonction «lettrage des comptes de tiers» n est pas une fonction qui existe sur tous les logiciels comptables. Cette fonction permet de pointer/lettrer : - pour les comptes clients : les factures de ventes avec les encaissements, - pour les comptes fournisseurs : les factures d achats avec les décaissements, Et ainsi de voir quelles sont les opérations non lettrées, c'est-à-dire les factures de ventes ou achats non encore payées. Cela permet ainsi simplement de relancer les clients retardataires dans leurs paiements mais aussi de payer ses fournisseurs. 4- éditions informatiques - balance générale des comptes : document faisant apparaître pour chacun des comptes généraux (compte 1 à 7999) les montants totaux des débits et des crédits et le solde qui peut être soit débiteur, soit créditeur. - balance auxiliaires des comptes clients / fournisseurs / salariés : idem balance générale mais concerne les comptes auxiliaires. - grand livre général des comptes : édition qui regroupe le détail des écritures comptable par compte général. - grand livre auxiliaire des comptes clients / fournisseurs / salariés : édition qui regroupe le détail des écritures comptables par compte auxiliaire. - journaux achat/vente/banque/caisse/od : éditions qui regroupent le détail des écritures comptables par journal. - journal centralisateur : total des débits et des crédits pour chaque journal et pour chaque mois, édition obligatoire annuelle. 5- relances clients Certains logiciels permettent d éditer vos relances clients en automatique et en reprenant le détail des créances clients non payées. 6- divers Sujets libres. Société d expertise-comptable egeli 11/12

12 CONCLUSION Grâce à cette formation, vous êtes désormais capable de mettre à jour la saisie comptable courante de votre entreprise à l aide de votre logiciel comptable. En cas de doute sur l utilisation d un compte, il est préférable d utiliser le compte : 471 compte d attente, et ensuite de vous renseigner pour connaître le compte correct à utiliser, auprès de votre expert-comptable par exemple. La tenue de la comptabilité par vous-même présente ainsi de nombreux avantages : - c est un véritable outil de gestion au quotidien pour ainsi mieux piloter votre entreprise : suivi de la réalisation de vos objectifs financiers en terme de rentabilité définis dans votre compte de résultat prévisionnel (module de formation existant) et mise en place d actions stratégiques correctives au quotidien (exemple : chiffre d affaires insuffisant par rapport à l objectif initial => action : publicité supplémentaire, commercial plus actif ) ; suivi de votre trésorerie au jour le jour avec : possibilité de mise à jour de votre prévisionnel de trésorerie (module de formation existant) et actions correctives en découlant ; relances clients - réduction de vos frais généraux par la non facturation par votre cabinet d expertise comptable de la partie saisie comptable. - Le cabinet peut également vous proposer des formations complémentaires à cette formation initiale en comptabilité : - module formation «perfectionnement à la comptabilité» : comptabilisation des opérations plus complexes (écarts de changes, affacturage ) et préparation des écritures d inventaire. Ce module nécessite de bien maîtriser le module «initiation à la comptabilité» ; - module formation «préparation du compte de résultat prévisionnel» ; - module formation «préparation du plan de financement annuel et du plan de trésorerie mensuel» ; - modules formation dans d autres domaines de la comptabilité, fiscalité, à la carte en fonction de vos besoins. Nous espérons que cette formation répondait à vos attentes. Vos remarques sur la qualité et le contenu sont les bienvenues, afin d améliorer ce module de formation. Nous vous souhaitons une agréable comptabilité! Société d expertise-comptable egeli 12/12