Vet-Expert PREXTRA- Importation de vos données comptables

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1 Vet-Expert Vet-Expert PREXTRA- Importation de vos données comptables Index Introduction 1. Configuration et droits d utilisation 2. Exportation de vos données comptables 3. Importation de vos fichiers vers PREXTRA PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 1

2 Introduction Ce module s adresse aux pratiques vétérinaires mixtes, qui utilisent à la fois les logiciels LogiVet et Vet-Expert. Pour vos 2 types de pratiques, soit celles de petits et de grands animaux, il vous sera désormais possible d utiliser un seul logiciel pour votre comptabilité. Avec LogiVet, vous aviez l habitude de vous servir du rapport Transactions comptablessommaire pour retranscrire les résultats dans votre logiciel comptable. (Voir exemple ici bas). Cette étape ne sera plus nécessaire désormais. Exportez vos données comptables de LogiVet et importez-les dans PREXTRA, le logiciel dont vous vous servez déjà dans Vet-Expert. En résumé, pour procéder, les 3 étapes seront les suivantes : 1- Configuration dans LogiVet 2- Extraction des données LogiVet 3- Importation des données dans Vet-Expert PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 2

3 1. Configuration dans LogiVet - Configuration Tables élémentaires Profil Utilisateur - Sélectionnez l utilisateur ayant les droits administratifs et cliquez sur Options. PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 3

4 La page Profil de sécurité s affichera: L onglet Fonctions comprend tous les champs concernant les transferts de données comptables. La case Outils devra être cochée, pour permettre à l utilisateur : - D effectuer des prises de secours (Backups) - De vider le journal des transactions du serveur MSSQLS - D effectuer l exportation des données comptables. Vos fichiers de transferts seront sauvegardés sous Configuration Options générales sous l onglet Emplacement des fichiers.dans le répertoire de Données externes de votre ordinateur. PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 4

5 2. Extraction à partir de LogiVet À partir de Fonctions cliquez sur Outils. Transférez vos données en cliquant sur Exportation des données comptables. Les données comptables comprennent : - Date de transfert - Journal des ventes - Les paiements - Les transferts GL Le premier transfert sert à identifier les données qu on ne veut pas importer dans le logiciel comptable. Notez bien : La toute première fois que vous effectuerez une exportation, le système vous demandera d indiquer une date de départ. - Puisqu aucun transfert n a été fait jusqu à présent, vous verrez le message suivant : En acceptant d effectuer le transfert initial, l écran suivant s affichera et vous permettant de sélectionner les données antérieures, qui ne seront pas transférés dans le nouveau logiciel comptable. (Initialisation) Date de transfert : Date qui permet de sélectionner les données que l on veut transférer. Tout ce qui n a pas été exporté avant (incluant) cette date. (Dans le cas du premier transfert, ceux-ci ne seront pas exportés). PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 5

6 Cliquez ensuite sur le bouton Transfert. Si votre exportation s est réalisée avec succès, vous verrez un message de confirmation, tel que ci-dessous : Vous accèderez ensuite à l écran suivant : (Le transfert initial n étant pas exporté, mais sauvegardé sous votre répertoire de Données externes). PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 6

7 Voici ce que votre écran affichera lorsque vous aurez transféré et exporté un fichier dans PREXTRA. (Dans l exemple ci-dessous, en plus du transfert initial un transfert des données du mois de juillet à été effectué). Voyons maintenant le détail des fonctions de cet écran : Afficher- vous permettra de sélectionner des dates différentes à la gauche de celui-ci. En cliquant sur Afficher, la liste du bas affichera les transferts selon les dates sélectionnées. Modifier- modifier l information de référence ou les notes d un transfert sélectionné de la liste. Nouvelle- pour créer un nouveau transfert. Recréer- vous permettra de recréer le fichier d exportation de transfert. Produira une copie du fichier sous votre répertoire de données externes (sur votre disque dur.. en cas de perte). Le fichier créé sera nommé «glix» suivi du no d identification de transfert. Par exemple : glix1164.csv PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 7

8 Si vous cliquez sur Nouvelle ou sur Modifier, l écran suivant s affichera : Mettre à jour la date de début de période comptable : Si cochée cela va ajuster le paramètre «Début de la période comptable» dans LogiVet à la date correspondant au lendemain de la date dans «Au :». Info. de référence : afin d y ajouter une référence. (Ex : données d août 2014) Note : (peut être la personne qui a créé ce transfert en date du ). Dans cet écran, sélectionnez les dates du nouveau transfert à réaliser. Vous devrez ensuite cliqué sur Ok pour créer et/ou sauvegarder ce transfert. Rafraîchir- sert à modifier les dates affichées à gauche, le nombre de transactions et d enregistrements inclus dans l exportation. Utile si de nouvelles données pour cette période ont étés comptabilisées pour ce transfert. (Dans l exemple ci-haut, le CGA a créé un nouveau transfert le , les dates par défaut qui s affichent sont du 1 er au 22 août Il veut transférer que les données des deux premières semaines du mois d août, donc il a modifié la date de pour le 15 et le fichier est crée en date du 22 août). PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 8

9 Voici un aperçu du fichier de données (ouvert) après l exportation : Numéro de compte GL CND : Devise canadienne 1.00 : Taux de change : Numéro de transaction (ou de facture) Quatre dernières colonnes sont les montants en débit et crédit. PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 9

10 3. Importation de vos données comptables À partir de la page d accueil de Vet-Expert, cliquez sur Grand Livre Transactions Transactions au GL. Cette section contient les transactions comptables GL qui sont enregistrées. De là, vous pourrez créer de nouveau lots de transactions, le modifier ou le détruire. Cet écran s affichera : Vous pouvez faire vos recherches à partir des menus déroulants suivants : PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 10

11 Voici en détail les fonctions disponibles (situées en haut à droite de l écran): Exporter la liste en format de données Excel Configurations Modifier l enregistrement Supprimer l enregistrement Nouvel enregistrement Pour créer un transfert vous devrez sélectionner l icône «Ajouter» nouveau lot. Vous allez devoir compléter les champs de cet écran : pour importer un La date qui s affiche automatiquement est celle du jour. Vous pouvez changer la date manuellement, pour refléter la date du fichier que vous avez importé. PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 11

12 Inscrire la date de votre transfert. Inscrivez une description pour nommer le transfert. Par exemple : (Données comptables GL août 2014). Cliquez sur Importation. La fenêtre Importation s affichera, cliquez sur Parcourir. pour accédez au fichier à importer. Ensuite sur Importer. Structure du fichier Permet de voir le contenu du fichier. Fermer pour quitter la fonction sans importer les données. PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 12

13 Lorsque votre fichier sera importé, l écran affichera les écritures contenues dans ce transfert. Tel que ci-dessous : Toujours à partir de l onglet Grand Livre dans la section des Rapports et sous Analyse des comptes. vous obtiendrez toutes les données de ce transfert. PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 13

14 Voici un exemple du rapport «Analyse des comptes». PREXTRA Importation de vos données comptables Juillet Page 14

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