SIECLE Inscription en ligne

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1 SIECLE Inscription en ligne Guide à l usage des établissements Version Juin 2014 Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 1/20

2 Table des matières 1 Présentation Les étapes préalables pour les établissements Pilotage de l inscription en ligne Activation des téléservices par l établissement d origine Création des codes d activation par l établissement d origine Vérification de la dénomination du lycée d affectation Activation des téléservices par le lycée d affectation Personnalisation du message des établissements d origine et d accueil Définition des options éligibles L inscription par les parents Connexion Consultation de l affectation et inscription Souhaits pour les options Mise à jour de la fiche de renseignements Validation de l inscription Suivi de l inscription en ligne par l établissement d origine Traitement par le lycée des inscriptions dans BEE Importation des dossiers élèves Export des souhaits des familles Validation des modifications de la fiche administrative de l élève Clôture de la campagne Dans l établissement d origine Au lycée d affectation Calendrier récapitulatif de l inscription en ligne Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 2/20

3 1 Présentation Ce document est à destination des chefs d établissement des EPLE (principaux de collège et proviseurs de lycée), et concerne le processus d inscription en ligne (ou téléinscription) pour l entrée au lycée. L inscription en ligne constitue l ultime étape dans le processus d affectation des élèves. A ce titre, le chef d établissement d origine doit mettre en œuvre toutes dispositions jugées utiles selon le contexte de l établissement pour accompagner au mieux les parents depuis la création de leur compte «téléservices» jusqu à la téléinscription de leur enfant dans le lycée d affectation. C est un service en ligne de l établissement d origine, à l usage des responsables légaux de l élève. Pour la campagne 2014 sont concernés les élèves sortant de 3 ème, affectés lors du premier tour AFFELNET, sur l une des formations suivantes : - 2 nde générale et technologique (avec 1, 2 ou 3 enseignements d exploration), - 2nde technologique «techniques de la musique et de la danse», et «hôtellerie», - 2nde brevet de technicien, - 2 nde professionnelle, - 1ère année de CAP. Remarque : Les élèves de seconde ou de 1 ère année de CAP redoublants ne sont pas concernés par l inscription en ligne. L ouverture de la téléinscription se fait dans SIECLE Admin par le responsable de l assistance académique : sélection des lycées concernés, et de tous leurs collèges de secteur, paramétrage de la date de début de campagne (par défaut c est le 27 juin, date de la dernière épreuve écrite du DNB), paramétrage de la date de fin de la campagne de téléinscription, qui est par défaut le 14 juillet. Les dates de campagne sont définies par les autorités académiques, qui en informent préalablement les chefs d établissement. Remarque : Un lycée sélectionné comme expérimentateur de la téléinscription (établissement d accueil), est aussi implicitement établissement d origine de la télé-inscription, s il a des classes de 3 ème (prépa-pro notamment). Si ce lycée utilise d autres téléservices, les parents des élèves de 3ème verront apparaître le lien pour la téléinscription. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 3/20

4 2 Les étapes préalables pour les établissements 2.1 Pilotage de l inscription en ligne Pour réussir la campagne de téléinscription, il convient de : mobiliser les acteurs (professeurs principaux, COP, etc ), définir les médias de communication aux familles (note aux parents, Site WEB, ENT, affiches et flyers, ), prévoir les différentes modalités de communication des résultats d affectation : impression en ligne pour les élèves affectés dans les filières concernées par la téléinscription (2 nde GT, 2 nde Pro, 1 ère année de CAP, ), ou version papier pour les autres élèves affectés, ou ceux refusant d utiliser le téléservice. 2.2 Activation des téléservices par l établissement d origine Si l établissement n a aucun téléservice ouvert, il doit activer les téléservices par le menu «Gestion des téléservices / Ouverture Fermeture» : Le paramétrage des téléservices par le chef d établissement s effectue via le module «Administration Téléservices». Vous pouvez également consulter la documentation associée : Administration Téléservices - Guide utilisateur 2.3 Création des codes d activation par l établissement d origine Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 4/20

5 Depuis le module «Administration Téléservices» et pour les établissements d origine qui n utilisent pas déjà les Téléservices : générer en masse les codes d accès des responsables légaux des élèves de 3 ème, (1) envoyer les notifications aux familles (2). 2.4 Vérification de la dénomination du lycée d affectation Dans le module Commun, dans les paramètres généraux de l établissement, le proviseur doit indiquer : la nature de l établissement dans la dénomination principale (lycée général et technologique, lycée professionnel, ), le nom du lycée, ou de la commune (précédée de «de» ou «d») si l établissement n a pas de nom dans la dénomination complémentaire. Dans le Téléservice Inscription, les deux dénominations sont utilisées pour présenter le lycée d affectation. Exemple de définition à éviter : Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 5/20

6 2.5 Activation des téléservices par le lycée d affectation Si le lycée d affectation n a encore aucun téléservice ouvert, et que le proviseur souhaite personnaliser le message d accueil de son établissement, il doit activer les téléservices dans le module «Administration Téléservices» (voir 2.2 Activation des téléservices par l établissement d origine). 2.6 Personnalisation du message des établissements d origine et d accueil Dans le menu «Paramétrage / message d accueil» du module «Administration Téléservices», l établissement d origine peut personnaliser le message qui sera affiché le lendemain sur la page d accueil des téléservices de l élève et sur celle du responsable. Le lycée d affectation peut lui aussi définir un message dédié à la télé-inscription depuis le menu «Paramétrage / Téléinscription» du module «Administration Téléservices», distinct de son propre message d accueil, qui apparaît le lendemain, dans la page des résultats d affectation du téléservice de l établissement d origine. Il peut s agir d informations générales sur les autres formalités d inscription, le calendrier de la rentrée, un lien vers le site internet de l établissement, comme présenté ci-après. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 6/20

7 Remarque : lorsque l établissement d origine est un lycée, le chef d établissement (à la fois origine et accueil) peut personnaliser les deux messages. 2.7 Définition des options éligibles Tous les enseignements à choisir par les parents sont ceux qui ont été profilés par le lycée d affectation pour le MEF sur lequel est affecté l'élève, dans le module Nomenclatures. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 7/20

8 : Après sélection et validation des formations de l établissement, l écran de sélection des options de l établissement s affiche. Une fois le profilage de masse validé, les options peuvent être sélectionnées/désélectionnées MEF par MEF (profilage fin). Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 8/20

9 Après validation, le résultat apparaît dans le module Administration Téléservices, menu Télé-inscription, consulter les options éligibles. Cette opération, essentielle pour le bon déroulement de l inscription en ligne, doit être effectuée avec beaucoup de rigueur par le lycée d accueil, d autant qu elle permet également de restreindre les listes déroulantes dans BEE aux seules options offertes par l établissement. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 9/20

10 3 L inscription par les parents Pour connaître la procédure de création de compte par les responsables, consultez : 3.1 Connexion Téléservices - Guide de l'utilisateur Dans la mesure où l inscription dans un établissement scolaire public est considéré comme un acte usuel, c est le premier responsable légal de l élève qui se connecte qui peut procéder à l inscription. 3.2 Consultation de l affectation et inscription Le parent peut consulter et imprimer les résultats d affectation suite aux vœux qu il avait formulés. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 10/20

11 Ensuite, le parent choisit d inscrire ou non son enfant dans l établissement indiqué. Décision d affectation de l élève Refus de l inscription Si le parent refuse l inscription de son enfant, il doit : confirmer son choix, contacter l établissement d origine de son enfant. Le parent doit indiquer son choix pour accepter ou refuser l inscription de son enfant. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 11/20

12 Le parent reçoit par ailleurs un mail de confirmation de son refus d'inscription : Mail générique Une fois le refus confirmé, les responsables légaux, lorsqu ils accèdent à la page d accueil des téléservices, voient le message suivant : 3.3 Souhaits pour les options Si le parent valide l inscription de son enfant dans le lycée d affectation, il peut ensuite choisir : les langues vivantes 1 et 2 (inversion LV1/LV2 si les options du lycée d affectation le permettent), les enseignements d exploration qui n ont pas déjà été choisis au moment de l affectation (pour une 2 nde GT), la langue ou le sport de section pour les MEF concernés (sections européennes, inters, sportives ), et éventuellement un enseignement facultatif. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 12/20

13 Exemple d écran pour un MEF de 2 nd GT section linguistique avec deux enseignements d exploration : Rappel des langues vivantes suivies au collège. Possibilité d inverser la LV1 et la LV2, si le lycée le permet Sélection du 1er enseignement d exploration souhaité Choix de 2 à 4 souhaits pour le 2ème enseignement d exploration Sélection d un enseignement de spécialité Sélection, le cas échéant, dans la liste déroulante, d un enseignement facultatif Rappel des langues vivantes suivies au collège. Possibilité d inverser la LV1 avec la LV2. Cet écran s adapte en fonction du MEF d affectation et des options obligatoires et facultatives définies dans Nomenclatures. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 13/20

14 3.4 Mise à jour de la fiche de renseignements Le parent visualise ensuite, et modifie si nécessaire, les données administratives de son enfant et les siennes, voire celles de l autre responsable légal, en cas de compte joint. Même si le parent ne modifie aucune donnée, il doit confirmer le contenu de la fiche de renseignements pour que l inscription soit prise en compte. 3.5 Validation de l inscription Une fois l inscription terminée, le parent a la confirmation de l inscription à l écran. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 14/20

15 Le bouton «Retour» renvoie à une page qui récapitule l inscription et les souhaits effectués. Le bouton «Donnez votre avis» ouvre le formulaire d une enquête de satisfaction sur le service Inscription. Le parent reçoit également une confirmation d inscription par mail. Remarque : L adresse de l expéditeur du message est le mail générique du lycée d affectation, si aucune adresse mail n a été définie dans «Administration Téléservices». Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 15/20

16 Une fois l inscription en ligne terminée, les responsables légaux, lorsqu ils accèdent à la page d accueil des téléservices, voient le message suivant : 3.6 Suivi de l inscription en ligne par l établissement d origine Le chef d établissement d origine peut, en temps réel, consulter dans le menu «Suivi de la téléinscription» du module «Administration Téléservices» l état des inscriptions en ligne. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 16/20

17 Pour chaque dossier élève la colonne Inscription peut prendre les valeurs : «En attente» : le responsable de l'élève n'a pas encore pris de décision concernant l'inscription de son enfant, «Acceptée» : le responsable de l élève a accepté l inscription de l élève, «Refusée» : le responsable de l élève a refusé l inscription de l élève, «Hors TS» dans les cas suivants : o les responsables légaux ont refusé d ouvrir un compte Téléservices, o le MEF d'affectation ne fait pas partie du périmètre de la téléinscription (pour l affectation en première, en post-bac, ou dans une formation hors du périmètre). NB : l inscription est également «Hors TS» si l établissement d origine ne participe pas à la téléinscription. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 17/20

18 4 Traitement par le lycée des inscriptions dans BEE 4.1 Importation des dossiers élèves Dès l ouverture de la campagne de téléinscription, BEE est mis à jour en temps réel dans le lycée d affectation. Dans le menu Importations/Dossiers depuis affectation, le proviseur voit la liste de tous les élèves affectés dans son établissement, dont ceux inscrits via l inscription en ligne (cf. statut de l inscription 3.6). Il peut affiner le suivi en triant les dossiers par établissement d origine et importer les dossiers ayant un statut d inscription «Acceptée». Les dossiers «En attente» ne peuvent être importés qu à la fin de la campagne. Les dossiers avec un autre statut d inscription peuvent être importés à tout moment. 4.2 Export des souhaits des familles Les souhaits saisis par les familles sont consultables par le chef d établissement dans un fichier au format csv. Les données qu il contient ne sont pas prises en compte dans BEE, à l exception de l inversion des langues vivantes. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 18/20

19 Les colonnes EE1, EE2 et EE3 correspondent aux vœux fléchés, qui ont été définis au moment du processus d'affectation. Les colonnes des enseignements souhaités correspondent aux choix des familles pendant la téléinscription. Ce fichier s enrichit tout au long de la campagne et reste disponible jusqu à la rentrée scolaire. 4.3 Validation des modifications de la fiche administrative de l élève Après avoir demandé l'importation des dossiers, le proviseur visualise les modifications administratives apportées par les familles. Il peut les accepter ou les refuser, pour tous les élèves ou individuellement. Si les modifications sont acceptées, la fiche élève est créée dans BEE avec les données modifiées dans le téléservice Inscription. Si elles sont refusées, la fiche élève est également créée dans BEE, avec les données issues d'affelnet post 3ème. Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 19/20

20 5 Clôture de la campagne 5.1 Dans l établissement d origine A l issue de la campagne de téléinscription, le principal de l établissement d origine doit effectuer un bilan de l affectation des élèves. En liaison avec les services départementaux d orientation, il aide les familles n ayant pas obtenu d affectation à formuler des vœux pour la commission d ajustement. 5.2 Au lycée d affectation Le proviseur, dès la clôture de la campagne de téléinscription (date définie par l académie), doit traiter les dossiers restés en attente : supprimer les dossiers des élèves dont il sait qu ils ne se présenteront pas à la rentrée (inscription dans le privé ) importer les dossiers des élèves dont les parents veulent inscrire leur enfant dans le lycée d'affectation, mais qui n'ont pas pu ou n'ont pas souhaité utiliser la téléinscription, ou qui sont affectés ultérieurement. 6 Calendrier récapitulatif de l inscription en ligne Services en ligne Inscription pour l entrée au lycée - 20/20