Demande d achat SERVICE DES FINANCES

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1 Demande d achat SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Septembre 2014

2 TABLE DES MATIÈRES AVERTISSEMENT... III INTRODUCTION... 4 LA DEMANDE D ACHAT... 5 ACCÉDER AU FORMULAIRE... 5 SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITÉ... 5 DESCRIPTION DES ÉLÉMENTS DU FORMULAIRE... 6 Les éléments communs à l ensemble de la demande... 6 Les éléments communs à plusieurs ligne L information spécifique à une ligne descriptive Ajout/suppression d une ligne descriptive Les échéanciers CORRECTION ET MODIFICATION D une demande d achat au statut «À corriger» De la devise Des valeurs par défaut De la combinaison comptable ENREGISTREMENT, VALIDATION BUDGÉTAIRE ET APPROBATION Enregistrement La validation budgétaire L approbation IMPRESSION DE LA DEMANDE D ACHAT SAISIR UN FORMULAIRE, ÉTAPE PAR ÉTAPE ACCÉDER AU FORMULAIRE SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITÉ L INFORMATION COMMUNE À L ENSEMBLE D UNE DEMANDE D ACHAT L INFORMATION COMMUNE À PLUSIEURS LIGNES INFORMATION SPÉCIFIQUE À UNE LIGNE LES ÉCHÉANCIERS (SI NÉCESSAIRE) ENREGISTREMENT, VALIDATION BUDGÉTAIRE ET APPROBATION CONSULTATION D UNE DEMANDE D ACHAT RÉCUPÉRER UNE DEMANDE D ACHAT NON TERMINÉE CONSULTER UNE DEMANDE D ACHAT (PEU IMPORTE SON STATUT) CONSULTATION DU RAPPORT «CORRESPONDANCE DA-BC» PARTICULARITÉS FRAIS DE TRANSPORT LOCATION DE VÉHICULE PAR DEMANDE D ACHAT LOCATION DE VÉHICULE SITE INTERNET DES FOURNISSEURS ACHAT D ORDINATEUR APPLICATION D UN ESCOMPTE FOURNISSEURS MULTIPLES ÉCOFRAIS COPIE D UNE DEMANDE D ACHAT COMMANDE OUVERTE Quand doit-on faire une commande ouverte? Commande ouverte pour l achat de fourniture de bureau COMMANDE À SÉQUENCE PRÉVISIBLE La demande d achat page i

3 Pour un contrat d entretien annuel à facturation annuelle Pour un contrat de service annuel à facturation mensuelle COMMENTAIRE STANDARD Ajout d un formulaire ou d un contrat Marchandise reçue et paiement de facture Plusieurs factures à payer pour un même fournisseur : Transmission par échange de données informatisées (EDI) Particularité pour Sigma Aldrich Canada Ltd Produits biologiques Type de commentaire BCS Fondation Canadienne pour l Innovation (article) Type de commentaire FCI PRODUITS RADIOACTIFS PRODUITS DE BIOTECHNOLOGIE EN CONSIGNATION «BIOBAR» PRODUITS DE SYNTHÈSE OLIGONUCLÉIQUE (OLIGO) IMPORTATION D ÉCHANTILLON GRATUIT GESTION CONTRACTUELLE ET REDDITION DE COMPTES SUR LES ACHATS INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES CRÉATION D UN CONTRÔLE D EXÉCUTION FOURNISSEUR Nouveau fournisseur ou modification d un fournisseur ENTENTES NÉGOCIÉES LES STATUTS Statut de la demande d achat Statut du budget ANNEXE L AIDE-MÉMOIRE SAISIE D UNE DEMANDE D ACHAT PAR DESCRIPTION L AIDE-MÉMOIRE APERÇU ET IMPRESSION DE LA DEMANDE D ACHAT Impression d une demande d achat à l aide du lien Version imprimable Impression d une demande d achat à l aide du gestionnaire de traitement CATÉGORIES À UTILISER DANS LES UNITÉS DÉCENTRALISÉES LES UNITÉS DE MESURE La demande d achat page ii

4 AVERTISSEMENT Lorsqu on travaille dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module des achats, il est recommandé d apporter une attention spéciale aux éléments décrits ci-dessous. Fichiers Internet temporaires Ne pas oublier de vider les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» régulièrement sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Valider les données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle des nouvelles valeurs ont été saisies. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou Cliquer sur un lien dans le menu de gauche ou sur le lien «Accueil utilisateur» pour obtenir une autre page. Confirmation de modification Lorsqu on apporte des modifications à des valeurs déjà saisies, ne pas oublier de confirmer l action effectuée en sélectionnant l option correspondante à la ligne que l on désire modifier dans la case «Associer». Puis cliquer sur. La demande d achat page iii

5 INTRODUCTION À l Université Laval, nous devons utiliser le module de gestion des approvisionnements de PeopleSoft pour l achat de biens et de services chez un fournisseur externe. L information saisie sur le formulaire «Demande d achat» est celle qui sera acheminée à l acheteur au Service des finances, dans un premier temps, puis au fournisseur sur le bon de commande. Il est donc important que toutes les informations, références et conditions particulières relatives à l acquisition soient indiquées. Le présent document a donc été produit dans le but d informer et de répondre à plusieurs interrogations. Dans la première section du document, on y trouve l information générale relative à la description et à la saisie des données sur le formulaire, ainsi que la procédure à suivre pour l impression de la demande d achat. La seconde section «Saisir un formulaire, étape par étape» décrit les étapes à suivre, sous forme abrégée, en indiquant les actions à faire dans chacune des pages ou au fur et à mesure que progresse la saisie de la transaction. Dans le chapitre suivant «Consultation d une demande d achat», se trouve la façon de faire lorsqu on désire consulter l information déjà saisie sur un ou des formulaires. Sous la rubrique «Particularités» on y trouve les différents types de demandes d achat que nous pouvons effectuer, avec les détails à ne pas oublier et les règles internes à respecter. Une section «Informations supplémentaires» est également disponible pour apporter un complément d information sur des éléments vus dans les autres sections. Enfin, en annexe, les aide-mémoire pour la saisie et l impression de la demande d achat, ainsi que le descriptif des catégories et des unités de mesure à utiliser. Il est d ailleurs recommandé de respecter la séquence de saisie qui doit se faire selon un ordre précis afin d éviter l oubli d informations importantes et d empêcher tout délai dans la transmission d une commande chez le fournisseur. La demande d achat page 4

6 LA DEMANDE D ACHAT ACCÉDER AU FORMULAIRE Pour accéder au formulaire, cliquer sur le lien Saisie demande d achat sur la page «Accueil utilisateur Université Laval» ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Demandes achat - Ajout/màj demandes achat ou bien, utiliser le menu de gauche en cliquant le dossier Gestion approvisionnements, puis dans le menu principal, cliquer le lien Ajout/màj demandes achat. Sous l onglet «Ajout valeur». SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITÉ Dans le champ «Entité», indiquer Entité UL pour Université Laval ou AU pour autre organisme; par exemple, Rouge et Or. Cliquer sur la loupe ou placer le curseur dans le champ «Entité» et faites Alt + 5. La demande d achat page 5

7 Cliquer sur. AVERTISSEMENT Ne pas modifier «NEXT» dans le champ «Demande». Lors de la sauvegarde du document, un numéro séquentiel sera attribué à la demande. Cliquer sur. DESCRIPTION DES ÉLÉMENTS DU FORMULAIRE Une demande d achat est composée de plusieurs éléments, regroupés selon trois critères : o l information commune à l ensemble de la demande; o l information commune à plusieurs lignes de description sous le lien Valeurs défaut DA; o l information spécifique à une ligne de description. Les éléments communs à l ensemble de la demande C est à partir de la section «En-tête» que les éléments communs à l ensemble de la demande d achat doivent être saisis, soit : o le demandeur et la devise (unique et obligatoire) et o le commentaire d en-tête (facultatif) en utilisant le lien Ajout commentaires. Le demandeur Dans le champ «Demandeur», indiquer l IDUL du demandeur si connu, sinon effectuer une recherche. Pour sélectionner un demandeur, cliquer sur la loupe ou faites Alt + 5 dans le champ «Demandeur». Recherche à partir du champ «Service» Dans le champ «Service», indiquer le numéro de l unité administrative et cliquer sur le bouton. La demande d achat page 6

8 Sélectionner le demandeur désiré. Recherche à partir des caractères de l IDUL Dans le champ «Demandeur autorisé», indiquer les deux premières lettres du prénom recherché et cliquer sur le bouton. Il suffit d identifier le nom et le numéro d unité pour s assurer que l on sélectionne le bon demandeur, puis cliquer sur le lien. La demande d achat page 7

9 Recherche à partir du nom du demandeur Dans le champ «Nom 1» inscrire le nom de famille du demandeur et cliquer sur le bouton. Sélectionner le demandeur désiré. AVERTISSEMENT Si le demandeur est changé, les valeurs par défaut du nouveau demandeur s appliqueront. Par exemple, si le nouveau demandeur fait partie d une autre unité, les champs «Destination, emplacement et service» seront obligatoirement modifiés. Le message auquel on demande de répondre ne s appliquera pas puisqu il est recommandé d entrer l IDUL du demandeur au début de la saisie d un formulaire de demande d achat et qu aucune donnée n a été saisie. Donc, aucune ligne n est considérée comme existante. En effet, pour qu une ligne soit considérée comme existante, les champs «description, quantité, unité de mesure et catégorie» doivent être complétés. Dans le cas où la modification du demandeur s effectue après qu une ou plusieurs lignes aient été saisies, la confirmation du choix apportera les modifications suivantes : La demande d achat page 8

10 Cliquer sur le bouton pour appliquer les valeurs par défaut du nouveau demandeur aux lignes existantes et suivantes. Cliquer sur pour ne pas appliquer les valeurs par défaut du nouveau demandeur aux lignes existantes, mais seulement aux lignes suivantes. Cliquer sur pour remettre le demandeur et les valeurs par défaut associées à son IDUL à la valeur précédente. AVERTISSEMENT Le champ «Service» est obligatoire et il est lié au demandeur. S il arrivait que ce champ devienne en surbrillance, c est que le demandeur inscrit dans champ «Demandeur autorisé» n est lié à aucune unité. Inscrire obligatoirement une unité dans le champ «Service». La devise Par défaut, c est la devise «canadienne» qui apparaît. La devise doit être modifiée, dans le cas où un fournisseur doit être payé (émission d un chèque) dans une devise autre que celle inscrite par défaut. Pour modifier la devise, activer l écran de recherche en cliquant sur la loupe, ou positionner le curseur dans le champ «Devise» et faites Alt + 5. La demande d achat page 9

11 Cliquer sur. Les 100 premiers enregistrements s afficheront. Se servir du bouton pour consulter les enregistrements suivants ou cliquer sur le lien Afficher tout pour afficher tous les enregistrements. Une devise unique est utilisée par demande d achat. Cliquer sur le lien Devise ou Description pour un tri alphabétique ascendant ou descendant. La demande d achat page 10

12 Préciser la recherche à l aide du menu déroulant des champs «Devise» et «Description». Puis cliquer sur pour afficher les devises ayant, par exemple, l appellation «Dollar» dans la description. Le commentaire à l en-tête Pour ajouter un commentaire concernant l ensemble de la demande, cibler le lien Ajout commentaires dans la zone des liens dans la section «En-tête». L écran suivant apparaîtra : La demande d achat page 11

13 Inscrire le commentaire et cocher la case appropriée selon les besoins. o «Transmettre au fournisseur» : pour afficher le commentaire dans le bon de commande transmis aux fournisseurs. o «Afficher à réception» : pour que le commentaire soit visible lors de la réception de marchandise. o «Afficher dans pièce» : est utilisé pour les demandes d achat dans des projets FCI. Pour plus d information, consulter la section «Commentaire standard Fondation Canadienne pour l Innovation Type de commentaire FCI» Cliquer sur pour confirmer l entrée des données et retourner à la page principale, sur pour annuler l entrée des données, ou sur pour les valider. Les trois sélections peuvent être activées ensemble ou séparément. Ajouter un commentaire supplémentaire Cliquer sur l icône «Insérer enregistrement» ou faites Alt + 7. Supprimer un commentaire Cliquer sur «Supprimer enregistrement». La demande d achat page 12

14 Noter que cette action rendra le commentaire inactif, mais il y a possibilité d annuler cette action en cliquant sur. Le lien Copie comment. Standard, que l on retrouve à l écran commentaire en-tête, est utilisé pour transmettre : o Soit des informations à l acheteur et empêcher la transmission automatique du bon de commande au fournisseur en utilisant le «Type de commentaire DOC». Pour que l acheteur voit le commentaire, cocher l option «Demander révision acheteur» dans le panneau principal; o Soit pour voir apparaître un commentaire sur le bon de commande en utilisant le «Type de commentaire BCS». Référence : Section «Particularités Commentaire Standard» pour plus d information à ce sujet. Lors du retour à la page principale, après avoir saisie un commentaire en-tête, noter que le lien Ajout commentaires apparaît maintenant sous l appellation Modifier commentaires. La demande d achat page 13

15 AVERTISSEMENT Lorsqu une demande d achat demande l intervention d un acheteur pour un quelconque motif, cocher la case «Demander révision acheteur» dans le panneau principal et détailler la requête dans un commentaire d en-tête pour en informer l acheteur du Service des finances. Annexer un document à une demande d achat Il arrive à l occasion de devoir transmettre au Service des finances ou au fournisseur une soumission ou un document comme complément d information (contrat, lettre d entente, ). Pour ce faire, utiliser la fonctionnalité «Document associé» disponible à la page «Commentaires en-tête». La demande d achat page 14

16 Cliquer le bouton «Annexer», puis le bouton «parcourir» pour sélectionner dans l ordinateur, le document à annexer à la demande d achat. Cliquer le bouton AVERTISSEMENT Le message d erreur suivant apparaît lorsque le nom du fichier dépasse 60 caractères. Il faut choisir un chemin d accès au fichier plus court et/ou réduire le nom du fichier en le renommant. Le nom du fichier apparaît dans la section «Document associé» Pour transmettre le document au fournisseur : cocher l option «Courriel»; préciser dans les commentaires que le document doit être acheminé au fournisseur; (Prendre note que le document ne sera pas automatiquement acheminé au fournisseur si il n y a pas la mention); cocher l option «Demander révision acheteur» dans le panneau principal. La demande d achat page 15

17 AVERTISSEMENT Lorsqu il n y a pas d adresse courriel associée à un fournisseur, l option Couriel ne fonctionnera pas même si elle est cochée correctement. C est pour cette raison que l acheteur doit être averti, afin qu il s occupe d envoyer l information au fournisseur, puisqu il n y a aucun moyen pour les utilisateurs de vérifier si le fournisseur est enregistré dans nos bases de données avec une adresse courriel. Les boutons permettent soit de consulter le document, soit de le supprimer. Il est possible d associer un document pour un commentaire. Pour ajouter des documents, insérer de nouveaux commentaires. AVERTISSEMENT Ne pas annexer de facture à la demande d achat. Si nous avons en main une facture, la faire parvenir au Service des finances. Référence : section «Commentaires Standard» pour la procédure à suivre dans le cas où nous avons déjà la facture. Les éléments communs à plusieurs ligne C est sous le lien Valeurs défaut DA, à la section en-tête, qu il faut saisir les éléments qui s appliquent à l ensemble de la demande d achat. Certaines valeurs sont associées par défaut aux informations contenues dans l en-tête de la demande d achat par exemple les valeurs associées au demandeur : les champs destinataire, service et emplacement. La demande d achat page 16

18 Le fournisseur Dans le champ «Fourn.», inscrire le numéro du fournisseur. Si on connaît le numéro du fournisseur, l inscrire ; sinon, effectuer la recherche en cliquant sur le lien Recherche fournisseurs et non avec la loupe. La demande d achat page 17

19 Dans le champ «Nom», saisir une partie du nom de la compagnie par exemple : Zone (librairie Zone de l Université Laval) précédée et suivi du signe %. On obtient tous les fournisseurs dont le nom contient les caractères Zone. Cliquer sur le bouton pour lancer la requête. À l aide des chevrons ou des boutons, on peut faire défiler la liste des fournisseurs. Cela affichera les 16 enregistrements à condition que le nombre dans le champ «Nbr maximal enregistrements» soit égal ou supérieur aux enregistrements trouvés. Informations détaillées du fournisseur Lorsqu on sélectionne un fournisseur, les liens «Détails fournisseurs» et «Adresse» deviennent actifs. La demande d achat page 18

20 Cliquer sur le lien Détails fournisseur pour obtenir les informations sur le fournisseur ou sur le lien Adresse afin de vérifier l adresse. * Pour un même fournisseur, il peut y avoir plusieurs emplacements. Sélectionner le fournisseur et cliquer sur. Le numéro du fournisseur et le numéro d emplacement s inscrivent dans le champ «Fournisseur». Le retour se fera automatiquement à la page valeurs par défaut demande achat. Pour retourner à la page de saisie sans effectuer de sélection, utiliser le bouton. AVERTISSEMENT Lorsqu exceptionnellement, un bon de commande doit être transmis à une autre adresse que celle spécifiée au fichier Fournisseurs, il faut : écrire l adresse dans le commentaire d en-tête; cocher l option «Demander révision acheteur», afin que l acheteur du Service des finances intervienne. Si une recherche de fournisseur demeure infructueuse ou qu un ajout ou une modification est nécessaire pour un emplacement dans la fiche fournisseur, en faire la demande en utilisant le formulaire «Création/modification d un fournisseur; se référer à la section «Fournisseur». La demande d achat page 19

21 Catégorie et unité de mesure Préciser une catégorie et une unité de mesure pour l ensemble de la demande Quand on désire que la catégorie et l unité de mesure s inscrivent par défaut sur toutes les lignes de la demande d achat, on doit remplir le ou les champs appropriés. Cliquer sur pour afficher la liste. Pour obtenir les écrans de recherche, cliquer sur la loupe ou positionner le curseur dans le champ et faites Alt + 5. Cliquer sur pour afficher la liste. Sélectionner la catégorie désirée. Destinataire Par défaut, la destination (lieu de livraison de la marchandise) est associée au code d utilisateur. Elle peut être modifiée de la façon suivante : Positionner le curseur dans le champ «Destination» et faites Alt + 5 ou cliquer sur la loupe, afin d accéder à l écran de recherche. Cliquer sur pour afficher la liste des valeurs. La demande d achat page 20

22 On obtient les 100 premières valeurs de la liste. Cliquer sur le lien Afficher tout pour faire afficher toute la liste ou cliquer sur le bouton pour consulter les enregistrements suivants ou sur le lien Dernier. Cliquer sur le lien Destination ou Description pour un tri alphabétique ou numérique ascendant ou descendant. Dans cet écran, raffiner la recherche à partir des champs «Destination» et «Description». Par exemple, utiliser le champ «Description», sélectionner l opérateur logique «contient» à l aide du menu déroulant; indiquer «recherche» dans le champ et cliquer sur. La liste des destinations contenant l appellation «recherche» apparaîtra. Sélectionner la destination désirée. Destination vers une adresse non inscrite dans la liste (occasionnelle) Il peut arriver qu on doive expédier de la marchandise vers une destination qui n apparaît pas dans la liste. Avant d utiliser le lien Modifier adresse expéd., s assurer d avoir balayé toute la liste des codes de destination, incluant les codes qui débutent par EX. Note : Pour les fournisseurs Sigma Aldrich Canada Ltd (emplacement 1), Fisher Scientific et Zone Université Laval, à transmission par EDI, si l adresse occasionnelle doit être modifiée, se référer à la section Transmission par échange de données informatisées (EDI) à la page 93. La demande d achat page 21

23 AVERTISSEMENT Ne pas utiliser la destination «EX0099 Endroit défini en commentaires» Cliquer sur le lien Modifier adresse expéd. Inscrire les nouvelles coordonnées. Cliquer sur. Remarquer que le lien Modifier adresse expéd., lorsque utilisé, apparaît par la suite sous l appellation Adresse occasionnelle. La demande d achat page 22

24 L adresse entrée dans la page «Adresse occasionnelle» servira d adresse par défaut pour toutes les lignes de la transaction et doit être utilisée exceptionnellement. Si une nouvelle adresse de destination devait être utilisée régulièrement, téléphoner à la ligne de support Suppression d une adresse occasionnelle La suppression d une adresse occasionnelle, inscrite dans la page «Valeur défaut DA», doit s effectuer de la façon suivant : cliquer l icône «échéancier» sur la ou sur chacune des lignes, puis cliquer sur l icône «adresse destination». Faire afficher l adresse occasionnelle saisie et cliquer le bouton «supprimer» pour annuler l utilisation d une adresse occasionnelle. Cliquer «OK» pour confirmer et revenir à la page «Échéancier», puis le lien Page principale pour revenir à la page de saisie. Le système utilisera la valeur par défaut rattachée au demandeur comme adresse de destination. La demande d achat page 23

25 Date d échéance Même si le champ est disponible, il ne faut rien inscrire dans ce champ, mais l inscrire dans le «Commentaire d en-tête». AVERTISSEMENT La Date d échéance se met en commentaire d en-tête. Ne pas utiliser! Ne pas utiliser! Aucun message d erreur n affichera si on utilise cette fonctionnalité. Par contre, il faut savoir que l information ne sera pas transmise au fournisseur. Pour qu un échéancier soit pris en compte et ainsi transmis au fournisseur adéquatement, il faut mettre les indications dans le commentaire d en-tête de la demande d achat et cocher l option «Transmettre au fournisseur». La demande d achat page 24

26 La combinaison comptable Saisir les éléments de la combinaison comptable. AVERTISSEMENT Si une combinaison comptable par défaut, nul besoin de la saisir à nouveau lorsqu on désire ajouter d autres lignes. Les valeurs par défaut inscrites initialement apparaîtront sur chacune des lignes. Noter également que chaque élément de la combinaison comptable peut être modifié; soit l unité, le fonds, le programme, la classe et le numéro de projet, et ce, tant et aussi longtemps que la demande n a pas été approuvée. Référence : «Correction et modification De la combinaison comptable». Les différents champs de la combinaison comptable : Entité GL : valeur par défaut UL ou saisie AU. Une confirmation de cette valeur doit être faite lorsqu on accède au formulaire de la demande d achat au tout début. La demande d achat page 25

27 Compte : Attention : Fonds Service : Programme et classe, Projet : Date budget : sauf exception, ne pas saisir cette valeur, car elle est associée à la catégorie d achat que l on indique sur la ligne descriptive. s il arrivait qu une modification doive être apportée dans le champ «Compte», la modification doit être faite sous l icône «Horaire», puis sur l icône «Répartition» doit être saisi de la ligne concernée. le numéro de l unité est associé au demandeur; c est une valeur qui peut être changée. doivent être saisis le numéro de projet (si nécessaire). valeur par défaut, n a pas à être saisie. Emplacement : le champ emplacement est également associé au demandeur. C est l adresse interne de l unité de rattachement du demandeur. Après que le receveur, à la réception des marchandises, ait reçu la commande, il l achemine à l emplacement du demandeur, habituellement au secrétariat de l unité. Ce champ peut être modifié. Le champ «Entité GST» n est pas utilisé. Répartition comptable Il est possible de répartir sur plusieurs combinaisons comptables le coût ou la quantité de la marchandise pour l ensemble des lignes de la demande. Choisir de répartir par «Montant (Mt) ou Quantité (Qté)». Cliquer sur le menu déroulant vis-à-vis du champ «Réparti par». La demande d achat page 26

28 Indiquer dans le champ «Pourcentage» un pourcentage pour chaque ligne de répartition. La somme des pourcentages doit être égale à 100%. Ajouter une ligne Cliquer sur le bouton «Insérer enregistrement» ou faites Alt + 7. Il est possible d ajouter plus d une ligne à la fois, en spécifiant le nombre d enregistrements désiré dans l encadré «Invite utilisateur». Inscrire la deuxième combinaison comptable. Inscrire le numéro de l emplacement dans le champ «Emplac.» de la deuxième ligne. Cliquer sur. Puis sur. Ensuite, on revient à la page principale de saisie. La demande d achat page 27

29 AVERTISSEMENT Le champ «Service» à l en-tête du formulaire sera modifié pour l unité inscrite dans le champ «Service» de la dernière ligne de répartition qu on vient de préciser (ici, 03602). Si on désire conserver l unité (unité associée au demandeur), changer tout simplement la valeur pour dans le champ «Service» dans l en-tête. Ainsi, la récupération, consultation et impression de la demande se fera à partir de l unité L information spécifique à une ligne descriptive Jusqu à ce point, nous avons indiqué les éléments communs à l ensemble de la demande. Il faut maintenant spécifier en détail le(s) bien(s) ou le(s) service(s) que nous désirons obtenir, et ce, à partir de la section «Ligne» à la page principale, dans les différents champs. Les différents champs sous l onglet «Détails» : Article UL : Ce champ n est pas utilisé. Description : Inscrire une description détaillée de l article. Si cette description est longue, cliquer sur l icône «détails» pour voir apparaître l information saisie ou pour compléter l information, pour un maximum de 254 caractères. La quantité : La quantité demandée. Unité de mesure : L unité de mesure doit correspondre au prix indiqué pour cette mesure. Exemple 1 boîte à 50$ «BT». Cliquer sur la loupe ou faire Alt + 5 pour afficher la liste. La demande d achat page 28

30 Catégorie : Prix : Saisir la catégorie de l article ou du service se rapprochant le plus de ce qu on désire acheter. Le choix de la catégorie détermine le compte et l acheteur responsable. Cliquer sur la loupe ou faites Alt + 5, pour obtenir l écran de recherche. Prix correspondant à l unité de mesure. Les différents champs sous l onglet «Destinataire et échéance». Article UL : Ce champ n est pas utilisé. Description : L information saisie se trouve sous l onglet «Détails». Date d échéance : Ce champ n est pas utilisé. Destinataire : Destination par défaut associée l IDUL. Prix : L information saisie se retrouve sous l onglet «Détails». Les autres onglets, soit «statut», «données fournisseur», «données articles», «attributs», «contrat», «contrôle source approvisionnement» ne sont pas utilisés sauf si particularités (voir la section à cet effet). Ajout d information à une ligne descriptive Pour ajouter de l information quant au numéro d article, à une personne contactée ou au numéro de soumission : Cliquer sur l icône «Détails» à l onglet «Détails», puis cliquer sur «Données article» La demande d achat page 29

31 Indiquer le numéro de l article dans le champ «Art. fourn.» (maximum de 20 caractères). Indiquer le numéro de soumission dans le champ «Réf. Fourn.». Pour annexer la soumission à la demande d achat, se référer à la section «Annexer un document à une demande d achat». L acheteur pourra la consulter en cas de besoin sans intervention de la part du demandeur. Indiquer le numéro ISBN pour l achat de livre dans le «commentaire de ligne». AVERTISSEMENT Lorsqu aucun numéro d article n est disponible, indiquer N/D pour «non disponible» dans le champ «Art. fourn.». Si le numéro d article est trop long pour être saisi dans le champ «Art. fourn.», indiquer cette information dans le «commentaire de ligne». AVERTISSEMENT Porter une attention particulière lors de la saisie pour les fournisseurs Zone Université Laval, Fisher Scientific et Sigma Aldrich Canada Ltd.: o Avoir un code de produit pour chaque ligne o La saisie du code de produit o Utiliser la bonne unité de mesure o Avoir un bon numéro d emplacement pour l adresse de livraison Voir la section «Transmission par échange de données informatisées (EDI)» à la page 93. Acheteur À la page «Détails ligne», on retrouve le lien Données acheteur qui permet de connaître les coordonnées de l acheteur. L IDUL de l acheteur (CHLAM37 dans ce cas-ci) au Service des finances s inscrit automatiquement lors du choix de la catégorie d achat. La demande d achat page 30

32 Normalement, il n est pas nécessaire de sélectionner le nom de l acheteur, mais s il le faut, procéder de la façon suivante : Cliquer sur la loupe, puis sur pour afficher la liste des IDUL des acheteurs. Sélectionner le nom désiré, par exemple CHLAM37. Vérifier les données de l acheteur en cliquant sur le lien Données acheteur. Cliquer sur. La demande d achat page 31

33 Dans le tableau «Données fournisseur», on retrouve l accès au lien Détails fournisseur qui permet de consulter les coordonnées du fournisseur, soit l adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur ainsi que l adresse de courriel. Pour revenir à la page précédente, fermer la page de consultation des données du fournisseur à l aide du X rouge ou en fermant l onglet. Les autres liens et sections dans la page «Détails ligne», soit les liens Hiérarchie et Données configuration, ainsi que les sections «Attribut», «Contrat» et «Contrôle approvisionnement», ne sont pas utilisés sauf si particularités (voir la section à cet effet). Cliquer sur pour revenir à la page principale. Ajout d un commentaire ou de l information concernant une ligne descriptive. Cliquer sur le l icône Commentaires ligne. Pour l utilisation, l ajout et la suppression de commentaires, se référer à la section «Saisie des éléments communs à l ensemble d une demande d achat Commentaires en-tête». Ajout/suppression d une ligne descriptive. Cliquer sur le bouton «Ajouter enregistrement» ou faire Alt + 7. Au besoin, ajouter plus d une ligne à la fois, en spécifiant le nombre d enregistrements désiré dans l encadré «Invite de script». La demande d achat page 32

34 Procéder de la même façon que précédemment pour compléter la ligne. AVERTISSEMENT Le nombre maximal de lignes accepté sur une demande d achat est de 99. Si le nombre de lignes dépassent 99, faire une autre demande d achat, sinon la demande sera retournée. Supprimer une ligne Utiliser le bouton «Supprimer enregistrement» ou faites Alt + 8 pour supprimer une ligne sur une demande d achat au statut «Ouvert». Se référer à la section «L approbation» pour de l information sur l annulation d une ligne après que l approbation ait été faite, lorsque la demande est au statut «Approuvée». La demande d achat page 33

35 Autres possibilités et liens à la page principale o Cocher cette option pour la mise en attente afin de poursuivre le traitement plus tard. Lorsque la transaction sera prête à être finalisée, ne pas oublier de désactiver la case. o Le lien Source copie permet de copier une demande d achat existante. Voir section «Particularités copie d une demande d achat». Les liens de la section «Ajout articles» Les liens «Lots achat, Recherche articles, Articles demandeur et Cat.» ne sont pas utilisés pour l instant. Les icônes de la section «Ligne» Commentaire de ligne : Pour ajouter de l information ou un commentaire concernant la ligne descriptive. Horaire : Permet d accéder à la page «Échéancier» et par la suite d atteindre la page «Répartition». Valeur défaut ligne : N est pas utilisé. Zone Aller à : Activer la bande déroulante de la section «Aller à» pour afficher la liste disponible. La demande d achat page 34

36 01 Détails taux change : Affiche le taux de change moyen lors d une demande d achat dans une autre devise. À noter que ce taux peut varier lors du paiement de la facture. 02 Journal activités : Affiche l IDUL de la personne qui a saisi, modifié et approuvé la demande d achat. 03 Recherche catégorie : Non utilisé 04 Statut budget : Non utilisé 05 Statut budget-non proratisé : Non utilisé 07 Hiérarchie catégorie : Non utilisé Boutons de la barre d outils Enregistrer : Actualiser : Ajouter : Sauvegarde les enregistrements. Valide les données. Il est recommandé d utiliser ce bouton avant de quitter une page dans laquelle de nouvelles valeurs ont été saisies. Permet de faire venir à l écran un nouveau formulaire. Mettre à jour : Accède aux enregistrements de données. Les échéanciers L icône «horaire» permet de préciser la destination de livraison et la répartition comptable pour une ligne spécifique. C est également à partir de cet onglet qu on peut apporter une modification ou corriger les éléments de la combinaison comptable pour une ligne donnée en utilisant l icône «répartition». La demande d achat page 35

37 AVERTISSEMENT Ne jamais utiliser le champ «Date d échéance». Inscrire plutôt la date d échéance dans le «Commentaire d en-tête». Préciser une destination de livraison Il est important de se rappeler que, par défaut, c est la destination liée au demandeur qui apparaît. Si on doit apporter une précision pour une ligne donnée, procéder de la façon suivante : cliquer l icône «horaire» de la ligne sur laquelle on doit apporter des précisions; positionner le curseur dans le champ «Destination»; cliquer sur la loupe ou faites Alt + 5, afin d obtenir l écran de recherche. Se référer à la section «Saisie d une demande d achat par description Valeurs défaut DA Destinataire» pour de l information sur la façon de faire la recherche. Si la livraison de la marchandise doit se faire à deux endroits différents, ajouter une deuxième ligne à l aide du bouton «Ajouter enregistrement» ou faire Alt + 7. Sélectionner la deuxième destination. Partager la quantité sur chacune des lignes, puis cliquer sur le bouton. Comme pour l exemple précédent, lorsque des destinations de livraison sont différentes pour une ligne donnée, les encadrés des champs «Qté, UDM et Prix» s effacent et l ajout du terme «Multiples» apparaît dans le champ «Prix» Ne pas oublier d enregistrer. Préciser une répartition comptable Il est également possible de faire la répartition comptable pour une ligne, dans le cas où un achat doit être partagé entre différents payeurs. Cliquer l icône «horaire» de la ligne pour laquelle la modification doit être apportée. La demande d achat page 36

38 Accéder à la page «Répartition» en cliquant sur l icône «Répartition». Choisir de répartir par «Montant (Mt) ou Quantité (Qté)». Indiquer le pourcentage désiré. (Pour l exemple ci-dessous, il s agit de 50 %). Ajouter une deuxième ligne en faisant «Alt + 7» ou «Insérer enregistrement». Remplir les champs de la deuxième ligne avec le pourcentage et les éléments de la combinaison comptable. Valider les données avec le bouton. La demande d achat page 37

39 Cliquer sur et enregistrer. Le lien Répartition expess multiples et l onglet «Données immos» dans le tableau «Répartition» ne sont pas utilisés. Supprimer un enregistrement sous l icône Répartition Utiliser le bouton «Supprimer enregistrement» ou faire Alt + 8 pour supprimer une répartition pour une demande d achat au statut «Ouverte». CORRECTION ET MODIFICATION D une demande d achat au statut «À corriger» Pour corriger une demande d achat au statut «À corriger», procéder de la façon suivante : Récupérer la demande d achat à partir du menu Saisie demande d achat de la page «Accueil utilisateur». Sous l onglet «Recherche valeurs» inscrire le numéro de la demande d achat dans le champ «Demande d achat». Cliquer sur pour faire apparaître la demande. Cliquer sur le lien Modifier commentaires pour afficher l information relative aux modifications. Apporter les correctifs demandés. Enregistrer et refaire la validation budgétaire et l approbation de la demande. Enregistrer. La demande deviendra à nouveau disponible pour l émission du bon de commande par le Service des finances. La demande d achat page 38

40 De la devise Il est impossible de modifier la devise d une demande d achat au statut «À corriger». Si cette valeur doit être modifiée suite à un retour du Service des finances pour correction, saisir un nouveau formulaire et annuler par la suite celui qui a été retourné. Il est suggéré d utiliser la fonction «source copie», puis de modifier la valeur du champ devise. Se référer à la section «copie d une demande d achat» afin de connaître les étapes à suivre pour copier une demande d achat. Des valeurs par défaut Lorsqu une ou des lignes descriptives ont été saisies sur un formulaire et que les valeurs par défaut doivent être modifiées (sous le lien Valeurs défaut DA), une confirmation de la modification des nouvelles valeurs devra être effectuée. Par exemple, si on change le fournisseur pour l ensemble de la demande. Cliquer sur le lien Valeurs défaut DA Indiquer la nouvelle valeur dans le champ «Fourn.». Cliquer sur. On obtiendra le message de confirmation suivant : Cliquer sur pour confirmer et le changement se fera sur toutes les lignes de la demande d achat. AVERTISSEMENT L omission de cliquer «OK» entrainera la non confirmation des modifications effectuées pour les lignes descriptives de la demande d achat. La demande d achat page 39

41 AVERTISSEMENT Lors de l approbation du message de confirmation, seuls les champs cochés auront des répercussions sur les lignes de la demande d achat. Il est possible en cochant ou en décochant certains éléments de remplacer les informations spécifiées uniquement. L utilisateur devra choisir les cases désirées en les cochant ou en les décochant selon ce qu il désire obtenir dans les lignes. Dans l exemple ci-dessous, le fournisseur est le seul changement effectué dans la fenêtre «Valeurs par défaut». Si la case de la colonne associée est décochée, le changement de fournisseur ne sera pas effectué dans les lignes de la demande d achat. Si la case est cochée, comme c est le cas présentement, le changement s effectuera dans toutes les lignes de la demande d achat. De la combinaison comptable Voici le message d erreur obtenu lorsque des champs structures, c'est-à-dire des éléments de la combinaison comptable, sont non valides pour une ou des lignes de données. Par le fait même, l option «Bloquer traitement à venir» deviendra grisée à l en-tête, empêchant ainsi la poursuite du traitement de la demande d achat. Cette option redeviendra à nouveau disponible après avoir corrigé les éléments en erreur et enregistré les modifications. La demande d achat page 40

42 Avant correction Après correction Pour corriger ou modifier un ou des éléments de la combinaison comptable lorsque le statut de la demande est à «Ouvert», procéder selon une des façons décrites ci-dessous. Corriger toutes les lignes Retourner sous le lien Valeur défaut DA Corriger un ou des éléments de la combinaison comptable. Dans l exemple qui suit, c est l élément du champ «Fonds» qui est erroné. Apporter le correctif. (Dans notre exemple, le fonds 1 au lieu de fonds 2). Clique sur. L écran suivant apparaîtra demandant de confirmer la modification : La demande d achat page 41

43 Cocher la case «Associer» ou cliquer sur le lien «Tout» pour appliquer la nouvelle valeur à toutes les lignes de la demande d achat. Cliquer sur pour revenir à la page principale. Enregistrer les modifications avec le bouton. S il y a plus d une ligne de répartition comptable, c'est-à-dire plus d une ligne de combinaison comptable, et qu un correctif doit être apporté pour une des lignes de la répartition, pour toutes les lignes de la demande, voici le message obtenu. Ici dans notre exemple, pour une erreur dans la combinaison comptable sur la deuxième ligne de répartition. Retourner sous le lien Valeur défaut DA. Apporter le correctif. (Dans notre exemple, le fonds 2 au lieu de fonds 1, à la deuxième ligne de répartition). L écran suivant apparaîtra demandant de confirmer le choix pour la correction à la ligne 2 de la répartition. Cliquer sur pour appliquer la modification à la ligne 2 de la répartition. La demande d achat page 42

44 AVERTISSEMENT Utiliser l option «Associer toutes répart.» seulement dans le cas où on désire appliquer la valeur à toutes les lignes de répartition. Corriger une ligne On peut corriger ou modifier un ou des éléments de la combinaison comptable pour chacune des lignes d une demande d achat au statut «Ouvert». Procéder de la façon suivante : Retourner à la page principale. Cliquer sur l icône «Horaire» de la ligne sur laquelle la modification doit être apportée, puis sur l icône «Répartition». Corriger le ou les éléments erronés de la combinaison comptable. Cliquer sur. Nous revenons à la page «Échéancier». Pour revenir à la page principale, cliquer le lien Page principale. Enregistrer les modifications avec le bouton. La demande d achat page 43

45 ENREGISTREMENT, VALIDATION BUDGÉTAIRE ET APPROBATION Enregistrement Enregistrer la demande d achat avec le bouton page. Un numéro séquentiel sera attribué à la demande. dans la barre d outils au bas de la Note : Il est possible d enregistrer la demande à partir du moment où une ligne de description aura été saisie dans le formulaire. Note : Certains champs sont obligatoires lors de la saisie de la demande d achat (catégorie, description, fournisseur, etc.). Si des champs obligatoires sont manquants, un message d erreur apparaîtra lors de l enregistrement de la demande d achat. En voici un exemple : Il suffit d ajouter la valeur demandée (dans ce cas le fournisseur) et d enregistrer à nouveau. Note : S il y a une erreur dans la combinaison comptable, le message suivant apparaîtra, en référence à une ligne ou à chacune des lignes de la demande pour laquelle le système a détecté une erreur. La demande d achat page 44

46 Cliquer sur. De plus, l option «Bloquer traitement à venir» à l en-tête de la demande sera cochée. Il est obligatoire de corriger les éléments en erreur de la combinaison comptable avant de poursuivre le traitement de la demande d achat. Se référer à la section «Correction et modification de la combinaison comptable» pour corriger ou modifier les éléments de la combinaison comptable. AVERTISSEMENT Lors de l enregistrement, il se peut qu on obtienne le message suivant : Ce message signifie qu un commentaire par défaut a été enregistré pour la réception de marchandise de la destination pour l unité du demandeur. En cliquant sur OK, on peut continuer la saisie de la demande, car ce n est pas un message d erreur. Pour visualiser le message, suivre les instructions suivantes. Comment visualiser le message Pour visualiser le message concernant la réception de marchandise, procéder de la façon suivante : Cliquer sur l icône situé sur la ligne descriptive. La demande d achat page 45

47 Puis cliquer sur le lien Modifier commentaire dest. Supprimer une demande d achat Il est possible de supprimer une demande d achat au statut «Ouvert» et qui n a pas passé la validation budgétaire, de la façon suivante : Cliquer sur le bouton pour détruire tous les enregistrements associés à une demande d achat. Ce bouton est disponible dès que la demande d achat est enregistrée. La demande d achat page 46

48 On obtient le message suivant : Confirmer le choix. Cette action supprime définitivement la demande d achat. Aucune consultation ne sera possible par la suite. Se référer au chapitre «L approbation», section «Annuler un échéancier, une ligne, une demande d achat» si on désire annuler une demande d achat, après que l approbation ait été exécutée. La validation budgétaire Celle-ci s effectue en une étape, à partir de la page principale. Cliquer sur l icône «Vérifier budget», à l en-tête du formulaire, pour vérifier si les fonds sont disponibles et suffisants. Par la même occasion, cette action générera des écritures budgétaires de pré-engagement. Le statut du budget passera alors de «Non vérif.» à «Valide». S il y a une erreur lors de la vérification budgétaire, ce message apparaîtra. Le statut du budget indiquera «Erreur». Pour connaître le type d erreur : Cliquer sur le lien Erreur. Sous l onglet «Dérogation budgétaire», se retrouve la description de l anomalie. Dans cet exemple, le message «Dépasse tolérance budget» signifie que les fonds sont insuffisants. La demande d achat page 47

49 Pour vérifier le solde budgétaire, cliquer sur l icône On obtient l information suivante: Cliquer sur le lien Aller à interr. budgets La demande d achat page 48

50 Puisque le budget est à zéro, il faut, soit annuler la demande ou indiquer une combinaison comptable pour laquelle un solde budgétaire est disponible ou suffisant. Annuler une demande d achat après la validation budgétaire Si la validation budgétaire a été effectuée sur une demande d achat (demande au statut «Ouvert»), il est tout de même possible d annuler la demande en utilisant l icône d annulation disponible à l en-tête de la demande. Après avoir cliqué sur, une confirmation sera demandée. On obtient alors le message suivant : Confirmer le choix. Si on décide d annuler la demande d achat, on obtient le message suivant : La demande d achat page 49

51 Cliquer afin de renverser le pré-engagement. L action d annuler une demande d achat est irréversible et aucune autre action ne sera permise par la suite. Le statut de la demande passera de «Ouvert» à «Annulé». La demande demeurera disponible pour consultation seulement, sous le menu de «Consultation données DA». AVERTISSEMENT Si une modification de prix est apportée après que la validation budgétaire ait été exécutée, il ne faut pas oublier de relancer la validation budgétaire afin de générer les nouvelles écritures budgétaires de pré-engagement. L approbation Cliquer sur l icône d approbation qui permet d approuver toutes les lignes de la demande. Le statut de la demande passera de «Ouvert» à «Approuvé». On obtient le message suivant : Confirmer par Oui. Officialiser l approbation Après avoir approuvé la demande, sauvegarder à nouveau en cliquant sur officialiser l approbation. Si on oublie d enregistrer avant de passer à un autre écran, le message suivant apparaîtra : pour La demande d achat page 50

52 Cliquer sur pour revenir à la page pour enregistrer et officialiser l approbation, ou cliquer sur pour continuer. AVERTISSEMENT Une fois la demande d achat approuvée, il n est plus possible d annuler ou corriger aucun élément de la demande. Contacter l acheteur au Service des finances immédiatement, avant que le bon de commande soit émis et transmis au fournisseur. Lorsque l acheteur aura traité la demande d achat, le demandeur et la personne qui a saisi la demande recevront un courriel confirmant que la demande d achat a été convertie en bon de commande et que celui-ci a été transmis au fournisseur. La demande d achat page 51

53 IMPRESSION DE LA DEMANDE D ACHAT Impression en utilisant le lien Version imprimable Après avoir saisi et enregistré la transaction, il est possible de visualiser le formulaire de la demande d achat et de l imprimer en format PDF. Cliquer sur le lien version imprimable pour obtenir une copie papier de la demande d achat. Attention : On ne peut imprimer un formulaire au statut «À corriger» en utilisant ce lien; on utilisera plutôt le menu Impression demande d achat. Une première fenêtre s ouvrira indiquant que le traitement est en cours. Puis, le PDF s affichera : il suffit de cliquer sur l imprimante d Acrobat Reader pour imprimer la demande d achat. La demande d achat page 52

54 Impression en utilisant le gestionnaire de traitement Lorsqu on fait imprimer une demande d achat pour la première fois, on doit créer un contrôle d exécution. Se référer à la section «Informations supplémentaires Création d un contrôle d exécution» du document de référence pour les informations relatives à ce sujet. Pour accéder à l écran d impression, cliquer sur le lien Impression demande d achat sur la page «Accueil utilisateur» ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Demandes achat Rapports - Impression demandes achat Cliquer sur l onglet «Recherche valeurs» puis sur le bouton. Sélectionner le contrôle d exécution pour faire apparaître l écran «Impression demandes achat». La demande d achat page 53

55 Indiquer le numéro de la demande d achat dans le champ «Demande achat». Appuyer sur la touche «Tabulateur». Le numéro d unité pour laquelle la demande a été saisie, apparaîtra dans le champ «Unité». Il est conseillé de laisser les autres champs à blanc afin d obtenir un bon résultat. Cliquer sur. L écran «Demande Répartiteur traitements» apparaît. La demande d achat page 54

56 Cliquer sur. Une première fenêtre s ouvrira indiquant que le traitement est en cours. On obtient le PDF, il suffit de cliquer sur l imprimante d Acrobat Reader pour imprimer la demande d achat. Impression à partir de différents paramètres Pour imprimer une demande d achat faite dans les dernières semaines pour laquelle on ne possède pas de numéro : spécifier les dates de début et de fin, le numéro d unité, ainsi que le nom du demandeur pour qui la demande a été saisie. On obtient toutes les demandes entrées au système selon les paramètres spécifiés. La demande d achat page 55

57 Retourner à l écran «Impression demandes achat» et inscrire les critères de recherche dans les champs ciblés. Cliquer sur. Refaire la même procédure que celle décrite précédemment afin de faire apparaître les demandes d achat à l écran. Dans l exemple, 17 demandes ont été extraites de la base de données; se servir des chevrons pour naviguer d une demande à l autre. Cliquer sur l imprimante pour les imprimer. Si on choisit d indiquer comme paramètre «l Unité» et le «Demandeur» seulement, on obtiendra toutes les demandes entrées au système pour ce demandeur et pour l unité concernée, ce qui pourrait donner une liste assez longue. Utilisation du moniteur traitements Il peut arriver d éprouver des difficultés à obtenir à l écran le document PDF une fois que l impression est lancée. Si c est le cas, cliquer sur le lien Moniteur traitements. La demande d achat page 56