Phone Manager Soutien de l'application OCTOBER 2014 DOCUMENT RELEASE 4.1 SOUTIEN DE L'APPLICATION

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1 Phone Manager Soutien de l'application OCTOBER 2014 DOCUMENT RELEASE 4.1 SOUTIEN DE L'APPLICATION

2 Microsoft Outlook NOTICE The information contained in this document is believed to be accurate in all respects but is not warranted by Mitel Networks Corporation (MITEL ). The information is subject to change without notice and should not be construed in any way as a commitment by Mitel or any of its affiliates or subsidiaries. Mitel and its affiliates and subsidiaries assume no responsibility for any errors or omissions in this document. Revisions of this document or new editions of it may be issued to incorporate such changes. No part of this document can be reproduced or transmitted in any form or by any means - electronic or mechanical - for any purpose without written permission from Mitel Networks Corporation. TRADEMARKS Mitel and MiTAI are trademarks of Mitel Networks Corporation. Windows and Microsoft are trademarks of Microsoft Corporation. Other product names mentioned in this document may be trademarks of their respective companies and are hereby acknowledged. Mitel Phone Manager Release October, 2014, Trademark of Mitel Networks Corporation Copyright 2014 Mitel Networks Corporation All rights reserved Page 0

3 Application Support Microsoft Outlook Aperçu Cela décrit les fonctions offertes pour l'intégration de Microsoft Outlook. Versions prises en charge Les versions suivantes de Microsoft Outlook sont prises en charge. Version Prise en charge Outlook bits ¹ Outlook bits ¹ Outlook bits ¹ Outlook bits ¹ Outlook 365 ¹ Client Desktop de Microsoft Windows Les fonctions intégrées avec Microsoft Outlook prend en charge les fonctions suivantes : Importation du répertoire des contacts Cliquez pour composer Création de conférence téléphonique Remontée de fiches pour les contacts Entrée de journal automatique Synchronisation du calendrier/npd Importation du répertoire des contacts Les utilisateurs peuvent activer leurs contacts personnels dans Outlook à lier au Phone Manager. Cela active le contact à chercher à l'aide des numéros à Domicile, Téléphone ou Mobile/Cellulaire en plus des champs prénom, second prénom, nom ou nom d'entreprise directement dans le Phone Manager. Comme il pourrait y avoir d'autres types de contacts affichés dans la fenêtre de contacts, les contacts Outlook seront affichés à côté de l'icône. Page 1

4 Microsoft Outlook Une fois trouvés, on peut les appeler à l'aide de l'un des numéros associés au contact. Cliquez sur l'icône de composition pour appeler le numéro principal, mais tout numéro peut être sélectionné en cliquant sur le bouton droit et en sélectionnant le numéro pertinent à appeler. Les contacts fréquents peuvent être épingler dans le répertoire des favoris des utilisateurs en cliquant sur l'entrée du contact et en sélectionnant Ajouter aux favoris, pour qu'ils puissent être affichés en permanence dans l'onglet Contacts. Cliquez pour composer L'appel d'un contact directement à partir d'outlook est pris en charge lorsque vous utilisez le module d'extension d'outlook du Phone Manager. Cela est installé par défaut pour chaque client du Phone Manager et ajoute de nouvelles entrées sur l'écran de contacts dans Outlook. Lorsque la liste de contacts est ouverte, un utilisateur peut cliquer avec le bouton droit sur un contact et sélectionner le menu Phone Manager et le numéro à composer. Page 2

5 Application Support La barre du ruban peut aussi être utilisée dans la liste de contacts ou l'aperçu des détails du contact dans la partie supérieure de l'écran. Dans le ruban Communiquer sélectionnez Plus puis Phone Manager. Pour ce faire, le Phone Manager doit être exécuté en même temps qu'une session Windows comme Outlook. Création de conférence téléphonique La création d'un rendez-vous de conférence téléphonique directement à partir d'outlook est prise en charge avec le module d'extension d'outlook. Ce dernier est installé par défaut pour chaque client du Phone Manager et ajoute de nouvelles entrées à l'écran du calendrier dans Outlook. Page 3

6 Microsoft Outlook Une fois sélectionné, un nouveau rendez-vous est affiché avec une génération automatique du numéro de téléphone et du code d'accès à composer pour la conférence téléphonique. Remontée de fiches pour les contacts Les fiches de contacts locaux ou publics de l'utilisateur peuvent être remontées directement dans Outlook lorsqu'un appel entrant est reçu en utilisant l'id de l'appelant ou pour un appel sortant à l'aide du numéro composé. Le numéro de téléphone est alors utilisé pour trouver des contacts correspondants qui ont ce numéro. Par exemple, un appel entrant est reçu de comme indiqué dans le filtre. Le plugiciel effectue ensuite une recherche dans les contacts Outlook pour trouver des dossiers qui possèdent ce numéro de téléphone. Une correspondance a été trouvée et le dossier de contact Outlook a été affiché automatiquement. Page 4

7 Application Support Si plusieurs correspondances sont trouvées, alors la fenêtre Résultats de recherche sera affichée et permettra à l'utilisateur de sélectionner le bon contact à afficher. Par exemple, un appel effectué au , et trois contacts ayant le même numéro ont été trouvés. Double-cliquez sur le contact pertinent ou surlignez et cliquez sur le bouton Afficher pour montrer le contact Outlook requis. Dossiers de contacts Le dossier de contact Outlook local de l'utilisateur est utilisé pour trouver des contacts correspondants par (Défault). D'autres dossiers publics d'outlook peuvent être ajoutés à la recherche à partir de l'onglet Contacts dans la configuration. Pour activer des dossiers publics à chercher, cochez l'option Chercher des dossiers de contacts publics et cliquez sur le bouton Actualiser. Une liste contenant tous les dossiers publics disponibles pour cet utilisateur sera affichée et les options appropriées pourront être sélectionnées. L'utilisation de la recherche d'un dossier public peut prendre plus de temps et pourrait retarder l'apparition de correspondances trouvées. Page 5

8 Microsoft Outlook Champs de contact Les champs du numéro de téléphone à chercher peuvent être configurés pour les contacts à partir de l'onglet Champs dans la configuration. La liste montre tous les champs de numéros de téléphone disponibles et s'ils sont activés pour la recherche par défaut. Il s'agit de champs de noms et de descriptions par défaut et pourraient être différents de ceux qui sont affichés dans Outlook. Description Outlook Assistant Entreprise Entreprise 2 Télécopieur de l'entreprise Retour d'appel Voiture Entreprise Domicile Domicile 2 Télécopieur du domicile RNIS Cellulaire Autre télécopieur Nom de l'entreprise Outlook Numéro de téléphone de l'assistant Numéro de téléphone de l'entreprise Numéro de téléphone de l'entreprise 2 Numéro du télécopieur de l'entreprise Numéro de téléphone du retour d'appel Numéro de téléphone de la voiture Numéro de téléphone principal de l'entreprise Numéro de téléphone du domicile Numéro de téléphone du domicile 2 Numéro de téléphone du télécopieur du domicile Numéro de RNIS Numéro du cellulaire Autre numéro de télécopieur Activé? Page 6

9 Application Support Téléavertisseur Principal Radio Télex TTY/ATS Numéro de téléavertisseur Numéro de téléphone principal Numéro de téléphone radio Numéro de télex Numéro de téléphone TTY/ATS Contacts sans correspondance Si aucune correspondance n'a été trouvée, alors un contact vide peut être affiché avec le numéro externe prégénéré dans le champ du téléphone de l' Entreprise. Cochez l'option Afficher le contact vide pour l'activer ou décocher l'option par (Défaut) pour ne rien faire lorsqu'aucune correspondance à appeler n'est trouvée. Recherche à plusieurs correspondances Lorsque plusieurs correspondances ont été trouvées et que l'option Recherche à plusieurs correspondances est cochée, la fenêtre par (Défaut) Résultats de recherche est affichée pour permettre à l'utilisateur de sélectionner le contact pertinent. Si l'option n'est pas cochée, alors la première correspondance trouvée sera utilisée et la recherche s'arrêtera. Cela peut être utilisé lorsque vous utilisez des dossiers publics pour réduire le temps de recherche. Formats de numéros de téléphone Outlook ne fournit pas de format standard pour conserver les numéros de téléphone dans le système par défaut. Selon la région où le client travaille, différents formats seront utilisés : Formats de numéros de téléphones du R.-U. et internationaux (0123) (08001) (080) (08001) (08001) Page 7

10 Microsoft Outlook (0800) (0800) (080) Formats des numéros de téléphone des États-Unis (987) (987) (987) Détails de l'appel Les renseignements sur l'appel qui ont été utilisés pour chercher des dossiers correspondants peuvent être configurés. Le numéro composé par défaut ou l'id de l'appelant habituel, selon la direction de l'appel, mais les autres détails sur l'appel peuvent être configurés. Il y a des options pour le numéro de composition directe (SDA/SDA) ou le nom de la composition directe (SINC). Entrée de journal automatique Le Phone Manager peut fonctionner avec le journal d'outlook et des entrées d'appels téléphoniques peuvent être créées automatiquement ou reçues par l'utilisateur lorsqu'une correspondance a été trouvée dans une entrée de leurs contacts Outlook. Le contact à associer à ce dernier est trouvé à l'aide de l'id de l'appelant reçu ou du numéro composé. Si plusieurs correspondances sont trouvées, alors la fenêtre Résultats de recherche s'affichera pour la remontée de fiches. Page 8

11 Application Support Le contenu du journal est généré avec les renseignements ci-dessous et le début et la durée de l'appel. Numéro de téléphone SDA/SDA Nom de SDA/SDA Direction Code de compte Jonction Transfert du poste Contact Durée Enregistrement d'appel Pour les appels entrants, il s'agit de l'id de l'appelant et pour les appels sortants, il s'agit du numéro composé. Pour les appels externes entrants seulement, le numéro SDA/SDA sur lequel l'appel est entré. Pour les appels externes entrants seulement, le numéro SINC du SDA/SDA sur lequel l'appel est entré. La direction de l'appel. Le code de compte qui était configuré pour l'appel. Pour les appels externes à l'extérieur du numéro de jonction de réseau avec lequel l'appel a été effectué ou reçu. L'appareil à partir duquel l'appel à été transféré. Le nom de contact Outlook de format nom, prénom. La durée de l'appel. Le déclencheur d'événement d'appel doit avoir été configuré une fois l'appel terminé puisqu'il n'a pas été connu avant que l'appel ait été effacé. S'il est intégré dans un enregistreur d'appel, alors il peut contenir un lien URL vers l'enregistrement d'appel (il ne s'agit pas d'un hyperlien sur lequel on peut cliquer, mais on peut le copier et le coller dans un fureteur). Le déclencheur d'événement d'appel doit avoir été configuré au moins pour les appels répondus car l'enregistreur d'appel créera seulement l'id d'enregistrement lorsque l'on a répondu à l'appel. Calendrier/Synchronisation NPD Le calendrier d'outlook peut être synchronisé avec le statut NPD au terminal de l'utilisateur. Par exemple, lorsqu'il y a un rendez-vous sur le calendrier et que cela est dû au fait que le terminal peut être automatiquement placé en NPD avec le texte Page 9

12 Microsoft Outlook configuré pour l'objet du rendez-vous. Lorsque le rendez-vous est terminé, le terminal sera automatiquement retiré du NPD. États occupés Le statut occupé du rendez-vous peut être utilisé pour filtrer le type de rendez-vous qui sera utilisé pour modifier automatiquement le statut NPD. À partir de l'onglet Options occupé cochez chaque entrée à inclure dans ce type de statut occupé. Options de sensibilité Le type de sensibilité du rendez-vous peut être utilisé pour filtrer le type de rendez-vous qui sera utilisé pour modifier automatiquement le statut NPD. À partir de l'onglet Options cochez chacune des Options de sensibilité pour inclure ce type. Autres options D'autres options peuvent être utilisées pour filtrer le type de rendez-vous à inclure. Cochez l'option Afficher tous les événements de la journée pour inclure tous les événements de la journée. Cochez Inclure les récurrences pour inclure les rendez-vous récurrents. Page 10

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