Création d un fichier XML pour la domiciliation européenne SEPA B2B à partir d un fichier.csv en Telelink6. Version mars ing.

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1 Financial Supply Chain SEPA Création d un fichier XML pour la domiciliation européenne SEPA B2B à partir d un fichier.csv en Telelink6 Version mars 2014 ing.be/sepa

2 1. INTRODUCTION 3 2. COMMENT CRÉER UN FICHIER XML SDD B2B À PARTIR D UN FICHIER.CSV DANS TELELINK Lancer l application Telelink Importer le fichier de mapping standard UDF dans Telelink Créer le fichier.csv Charger le fichier.csv Lier le fichier de mapping UDF standard «User-Defined Format» avec le fichier.csv Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin) ANNEXE 13

3 1. Introduction Ce manuel a pour but de vous aider à créer temporairement un fichier XML SEPA à partir d un fichier.csv existant. Ceci au moyen de l application Telelink6 - via l outil User-Defined Format (UDF) lorsque vous souhaitez initier une domiciliation européenne SEPA (SDD) B2B. Afin d utiliser au mieux ce manuel, il faut tenir compte de certains prérequis. Vous devez donc au préalable: Télécharger et avoir accès en tant qu administrateur à la dernière version de l application Telelink6 ( ainsi qu à Isabel 6 ; Faire uniquement des mandats SEPA Direct Debit B2B (pas prévu pour des mandats Core) ; Créer 2 sortes d encaissements: - Premier encaissement d une série d instructions d encaissement SEPA (First) - Encaissements récurrents (Recurrent) Avoir une structure de comptes en IBAN/BIC ; Créer des transactions dans un format.csv (voir annexe) ; Limiter à un maximum de transactions par ficher.csv. Les différentes copies d écrans peuvent légèrement différer en fonction de la langue sélectionnée. Pour plus d information, nous vous conseillons de prendre contact avec votre conseiller ING. Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 3

4 2. Comment créer un fichier XML SDD B2B à partir d un fichier.csv dans Telelink6 Afin de créer un fichier XML SDD B2B totalement conforme aux normes du SEPA via l application Telelink6, vous devez passer par 6 grandes étapes : Lancer l application Telelink6 Importer le fichier de mapping standard UDF «User-Defined Format» dans votre application Telelink6 Créer le fichier.csv Charger le fichier.csv Lier le fichier de mapping UDF standard «User-Defined Format» avec le fichier.csv Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin) 2.1. Lancer l application Telelink6 Dès que la dernière version de l application Telelink6 fonctionne sur votre PC (voir les prérequis), allez dans l application pour importer le fichier de mapping standard UDF expliqué dans le point 2.2 suivant Importer le fichier de mapping standard UDF dans votre application Telelink6 La première étape est de charger le fichier de mapping UDF standard User-Defined Format dans votre application Telelink6. Les documents.udf nécessaires sont disponibles sur simple demande à votre chargé de relation ING. Afin de faire le mapping, allez dans le menu «Panneau de configuration» en bas à gauche de la section «menu» de votre écran : 1) Cliquez sur Panneau de configuration 2) Cliquez sur ok Vous verrez un pop-up apparaître indiquant : «Une modification des paramètres peut nuire à la stabilité et au fonctionnement correct de l application». Cliquez sur OK pour continuer. Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 4

5 Ensuite, dans le Panneau de configuration, sélectionnez l onglet «Formats défini par l utilisateur» juste en dessous de l onglet principal «Avancé». Lorsque vous êtes ici, cliquez sur Charger à partir du disque. Le but de cette opération est de récupérer le fichier de mapping UDF qui est sauvé sur votre disque et de le lier à Telelink6. Sélectionnez le fichier de mapping UDF que vous voulez importer dans Telelink6. A ce stade, vous pouvez choisir les types de documents à sélectionner. L exemple montré dans la copie d écran ci-dessus peut être par exemple «B2B_frst». Une autre possibilité pourrait être «B2B_RCUR». «B2B First» est utilisé pour une domiciliation envoyée la première fois à votre client «non-consommateur» (premier encaissement d une série d instructions d encaissements SEPA) «B2B Recurrent» est utilisé pour un une domiciliation européenne SEPA quand vous avez déjà envoyé un premier encaissement SEPA à votre client «non-consommateur» auparavant Cliquez ensuite sur ouvrir et votre fichier de mapping UDF sera importé dans Telelink6. Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 5

6 L exemple ci-dessous montre que où des formats différents sont importés dans l application Telelink6 : See the example bellow where the different formats are imported in the Telelink6 application: Répétez les étapes ci-dessus pour charger tous les fichiers de mapping UDF dont vous avez besoin pour vos opérations. A la fin de cette étape, vous devriez avoir tous les fichiers de mapping UDF importés dans votre application. Le chargement du fichier UDF dans Telelink6 ne doit être fait qu une seule fois. Le fichier UDF restera sauvegardé dans l application à chaque fois que vous vous connecterez. L étape suivante sera de créer le fichier.csv Créer le fichier.csv Des modèles de fichiers.csv vides ou remplis de données peuvent être demandés à votre chargé de relation ING (voir annexe). Le fichier.csv ne doit pas contenir plus de transactions. Si vous avez plus de transactions, vous devez diviser vos transactions en plusieurs fichiers.csv différents. Votre fichier.csv peut-être créé au moyen de votre ERP, par votre système comptable ou bien même créé manuellement. Dans tous les cas, faites attention aux paramètres régionaux : les séparateurs doivent être des points-virgules «;». Votre fichier.csv doit suivre les spécifications montrées dans l exemple ci-dessous. Le format du fichier doit contenir des informations placées dans les bonnes colonnes du fichier.csv (voir copie d écran ci-dessous). Aussi bien pour le format First que pour le Recurrent : comme montré dans l exemple, un type de séquence «First» est utilisé lorsque vous envoyez une domiciliation européenne SEPA pour la première fois à votre client. «Recurrent», est utilisé lorsque vous avez déjà envoyé au moins une fois une domiciliation européenne SEPA à votre client. Les colonnes de A à N doivent être correctement remplies comme suit : Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 6

7 Remarques importantes: Notez que certains champs qui sont présents dans le fichier XML, sont déjà pré-remplis pour vous dans Telelink6, vous n avez donc plus besoin de les mentionner dans le fichier.csv. Il est aussi important de se rappeler que vous pouvez toujours modifier directement les données dans Telelink6 après le chargement de votre fichier.csv. Cependant, ceci peut avoir un impact si le champ n est pas correctement complété. Tous les champs du fichier.csv doivent être remplis. Notez aussi que si vous dépassez le nombre de caractères définis par le guide d implémentation de Febelfin, vos données seront biaisées et réduites aux caractères autorisés. Par exemple, pour la date Pivot, par défaut dans Telelink6, vous aurez la date du jour. Toutefois, si vous changez cette date, votre fichier XML SDD sera séparé en plusieurs fichiers différents. Champs dans le fichier.csv : Cette sous-section a pour but de vous expliquer les différents champs du fichier.csv (sous la Terminologie Telelink6) comparé à la terminologie utilisée par Febelfin : COLONNE NOM TERMINOLOGIE FEBELFIN (TAG) UNIQUE POUR LE FICHIER TOUT ENTIER? A Date Pivot Requested Collection Date Oui B Montant Instructed Amount Non C Communication 1 (Communication) Non D Communication 2 (Communication) Non E Référence Mandat Mandate Identification Non F Nom Debtor Non G Adresse (Address) Non H code postal (Postal code) Non I ville/commune (Town) Non J BIC Debtor agent (BIC) Non K Date du mandat Date of signature Non L Compte contrepartie Debtor account Non M Compte donneur d ordre Creditor account Oui N Identifiant du créancier Creditor Scheme ID Oui Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 7

8 2.4. Charger le fichier.csv Dès que l application Telelink6 tourne sur votre ordinateur (voir prérequis), allez sous le champ «Transactions», cliquez sur «Encaissements». Là, cliquez sur le module «European Direct Debit» pour les domiciliations européennes SEPA : Après cela, votre fichier.csv étant créé en accord avec les spécifications (voir annexe), cliquez sur Importer afin de charger votre fichier.csv: Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 8

9 Quand vous atteignez l écran d assistance à l importation, vous pouvez cliquer sur «Ajouter» pour aller rechercher votre fichier.csv : Après avoir accompli ces différentes étapes, vous obtiendrez une vue sur tous les fichiers.csv déjà chargés jusqu à présent. Ensuite, vous pouvez utiliser l assistance d importation de Telelink6 pour convertir votre fichier.csv en un fichier XML. Sélectionnez votre fichier.csv et cliquez sur Ouvrir. Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 9

10 Quand votre fichier est sélectionné, vous pouvez voir le chemin montré sur l écran pop-up. Là, vous pouvez cliquer sur «Suivant» : 2.5. Lier le fichier de mapping UDF standard «User-Defined Format» avec le fichier.csv Quand vous atteignez l écran suivant, vous allez faire le lien entre le fichier de mapping UDF (importation expliquée au point 2.2) et le fichier.csv (chargement expliqué au point 2.4). Etant donné que vous avez cliqué sur «suivant» dans l écran précédant, vous atteignez désormais l écran ci-dessous qui regroupe tous les fichiers de mapping UDF que vous avez importés précédemment (voir point 2.2). Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 10

11 Après avoir sélectionné le fichier de mapping UDF que vous voulez utiliser, cliquez sur Suivant. Le système : Importera votre fichier.csv Vérifiera le format Convertira le fichier.csv au moyen du système de mapping (lien fait à partir du fichier de mapping UDF : voir annexe) vers un fichier XML SDD B2B. Vous verrez lorsque l assistance d importation aura traité 100% de la conversion. Lorsque c est fait, vous pouvez cliquer sur «suivant»: L écran suivant indique que vous avez atteint la fin du processus de chargement. Veillez à bien remplir le nom de votre société dans le champ «Nom». Cette étape est importante parce que par défaut le champ est vide (blanc) et votre fichier sera rejeté par la banque si vous laissez ce champ vide (blanc). Cliquez donc ensuite sur «Terminer»: Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 11

12 2.6. Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin) Les deux derniers écrans sont des écrans de fermeture. Ceci signifie que vous avez créé un fichier XML de domiciliations européennes SEPA B2B. Cliquez donc sur «OK» pour finir ; votre fichier est maintenant prêt à être envoyé via Isabel 6. A la fin du processus, votre fichier XML SDD B2B est prêt à suivre les règles de la domiciliation européenne SEPA B2B. Remarque Importante: Nous vous conseillons de ne pas encoder vos domiciliations européennes SEPA B2B (FIRST ou RECURRENT) dans différents canaux dans le but d assurer une exécution d instruction de paiements harmonieuse. Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 12

13 3. Annexe Les documents.csv et.udf nécessaires sont disponibles sur simple demande à votre chargé de relation ING. B2B CSV vide CSV contenant des données UDF mapping First Fichier Frst vide utilisé pour une première domiciliation européenne SEPA (premier encaissement d une série d instructions d encaissements SEPA) Frst fichier contenant des données utilisées pour un premier encaissement de domiciliations européennes SEPA Mapping UDF pour le premier encaissement Recurrent Fichier Rcur vide utilisé pour un encaissement récurrent de domiciliations européennes SEPA Rcur fichier contenant des données utilisées pour un encaissement de domiciliations européennes SEPA déjà effectué au moins une fois Mapping UDF pour les encaissements récurrents Guide utilisateurs Telelink Création d un XML SDD B2B à partir d un fichier.csv 13

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