eproc strategic procurement Guide d utilisation pour les fournisseurs Version 3.0

Transcription

1 eproc strategic procurement Guide d utilisation pour les fournisseurs Version 3.0

2 1 Présentation générale de eproc 2 Comment s inscrire dans eproc 3 Première connexion 4 Comment effectuer les tâches principales 5 Contact et Aide 2

4 Présentation générale de eproc eproc est un espace partagé ouvert aux acheteurs et aux fournisseurs pour procéder aux différentes étapes d un Appel d Offres (AO), depuis l identification des fournisseurs potentiels jusqu à leur sélection. Des données peuvent être échangées entre les parties via Internet, de manière sécurisée, structurée et contrôlée. MANAGEMENT RFx E-AUCTION GESTION DES CONTRATS Commercial GESTION DES ACTIVITES D ACHAT EVALUATION DES FOURNISSEURS DEPENSES Analyse & Visibilité (Opérationnel) 4

6 Comment s inscrire dans eproc : Page d inscription Adresse URL : 6 Pour contacter le Service Desk Cliquez sur Inscription comme nouveau fournisseur pour accéder au formulaire d inscription

7 Conseils pour une inscription réussie Les champs marqués d une astérisque * sont obligatoires Cliquez sur la flèche pour faire dérouler la liste et sélectionner une des options Cliquez sur pour accéder à des explications 7

8 Première partie : Informations liées à l Organisation Fournisseur Cette partie concerne les informations sur votre société (société = un nom, une adresse) Nom légal du fournisseur : tel qu il figure dans le RCS en majuscules, sans caractères spéciaux ni accents Rue / Ville : Pas de caractères spéciaux (pas d accents, pas de β, ñ...) Région / Département : Obligatoire si la société est implantée aux Etats-Unis ou au Canada Numéro d Enregistrement de la Société : Pour les sociétés européennes, il s agit du code TVA. Pour tous les autres pays, il s agit du code fiscal ; s il n existe pas de code fiscal dans votre pays, entrez le code normalement utilisé. N de téléphone principal / N de télécopie principal : Utilisez le n de tél. international commençant par 00, sans espaces ni caractères spéciaux SIRET : Pour les sociétés françaises (14 chiffres) 8

9 Deuxième partie : Informations sur l Utilisateur Fournisseur Cette partie concerne vos informations personnelles ID Utilisateur/Adresse Pas de / ni de caractères spéciaux. Cette adresse DOIT être valide : elle constituera votre logon pour vous connecter à eproc, et sera également utilisée pour vous transmettre les avis d Appels d Offres. Ne pas utiliser d adresse générique (ex. info@xxxx.com), mais une adresse professionnelle nominative, sinon votre demande de création de compte sera rejetée. NOM Prénom : Dans cet ordre, majuscules pour le NOM Numéro de téléphone / Numéro de télécopie : Utilisez le n de tél. international commençant par 00, sans espaces ni caractères spéciaux Paramètres régionaux : Langue que vous souhaitez utiliser dans eproc Fonction : Sélectionnez la fonction la plus proche de la vôtre BU Code: Ce code vous a été communiqué par l acheteur dans la lettre d invitation. Si vous n avez pas été invité par un acheteur, entrez le mot voluntary. 9

10 Troisième partie : Questionnaire de profil Cette partie concerne les informations générales et environnementales Si nécessaire, cliquez sur le triangle pour cacher le contenu de la section Cliquez sur le triangle pour afficher le contenu de la section 10

11 Troisième partie : Questionnaire de profil Cette partie concerne les informations générales et environnementales Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs cases Ici vous pouvez sélectionner l acceptation des GTC 11

12 Messages d erreur possibles lors de l inscription (1/2) Lorsque vous cliquez sur OK, un message d erreur peut s afficher si vous avez omis certaines informations. Votre inscription ne peut pas être traitée si vous ne renseignez pas la totalité des champs obligatoires. Un message Warning s affiche en haut de l écran, vous signalant les informations manquantes Les champs obligatoires qui ne sont pas renseignés sont indiqués par une astérisque sur fond rouge Complétez les informations requises dans les champs laissés vides Après avoir renseigné tous les champs obligatoires, cliquez sur OK Page 12

13 Messages d erreur possibles lors de l inscription (2/2) Lorsque vous cliquez sur OK, le système peut vous signaler que l ID Utilisateur est déjà utilisé. S il existe un compte à votre nom pour lequel vous avez oublié votre ID Utilisateur ou de votre mot de passe, veuillez utiliser le lien Nom d utilisateur ou mot de passe oublié sur la page de connexion. Message indiquant que l ID Utilisateur est déjà utilisé. Dans ce cas, votre ID Utilisateur existe et reste valide. Page 13 Dans ce cas, utilisez le lien ID utilisateur ou mot de passe oublié pour récupérer vos informations de connexion

14 Conseils importants Evitez les redondances dans eproc : une seule organisation peut être créée pour chaque site (entité légale / site contractuel) de la société. Il peut exister plusieurs contacts associés à cette organisation. Si vous souhaitez créer un deuxième contact pour la même société, procédez à une deuxième inscription et l Equipe Administration fera le lien entre le nouveau contact et l organisation inscrite. Ceci permet d assurer que les acheteurs Airbus Group sélectionnent toujours le compte fournisseur approprié pour l AO. Les données que vous avez fournies pour votre compte peuvent être utilisées au cours de l AO. Vous êtes responsable de la qualité de ces données. Veillez à les mettre à jour si nécessaire. Votre inscription doit être validée par l équipe administration d eproc. Une fois validée, vous recevrez un de confirmation de votre inscription ainsi qu un lien qui vous permettra de personnaliser votre mot de passe dans eproc. Vérifiez que les s d eproc (none@eads.net et noreply@eads.net) sont acceptés par votre serveur de messagerie. 14

16 Première connexion : Personnalisez votre mot de passe Dès que l équipe Administration d eproc aura approuvé votre inscription, vous recevrez ce type d . Cliquez sur le lien Créez un mot de passe Sélectionnez une question secrète et une réponse secrète (et ne l oubliez pas!) Cliquez sur OK 16

17 Première connexion : Acceptation des Conditions Générales Ce document décrit les Conditions Générales (GTC - General Terms and Conditions ) d accès et d utilisation de la solution stratégique d achat eproc. Une fois acceptées, ces conditions sont toujours accessibles en bas de page via le lien Conditions d utilisation Participants. En bas de page, sélectionnez J accepte les termes et conditions de cet accord, et cliquez sur OK 17

18 Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 1/3 Vous ne pouvez pas éditer la première ni la deuxième partie Envoyez un à l équipe SMA et vos informations personnelles seront mises à jour. 18

19 Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 2/3 Pour modifier les données figurant dans la DEUXIEME partie, veuillez transmettre par , à l adresse qui vous a été communiquée, votre demande de modification. Dans votre , veuillez préciser : - qui vous êtes (ID contact) - pour quelle organisation vous souhaitez apporter ces changements - quels champs vous souhaitez actualiser et quelles informations doivent être entrées. 19

20 Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 3/3 Vous pouvez éditer la troisième partie Les données de la troisième partie, Questionnaire de profil sont facilement actualisables. Assurez-vous que vos données sont toujours à jour. Vous pouvez actualiser votre profil à tout moment en sélectionnant Préférences 20

22 Comment consulter l événement (1/2) Une fois connecté(e), la page "Events List (Liste des événements) s affiche automatiquement. Elle contient une liste de tous les Appels d Offres auxquels vous êtes invité(e) à participer. Les AO sont classés par Statut. Preferences (Préférences) vous permet de : Modifier votre mot de passe et votre question secrète Actualiser votre profil (Informations de contact et Questionnaire de Profil) Redéfinir votre paramétrage (langue et devise par défaut) Cliquez sur le nom de l événement pour accéder à son contenu. Le message de bienvenue vous rappelle que l utilisation d eproc est strictement soumise aux Conditions Générales que vous avez déjà acceptées en tant qu Utilisateur Désigné de la Société. Les Conditions Générales sont accessibles via le lien Participant Terms (Conditions de participation) figurant au bas de cette page. 22

23 Comment consulter l événement (2/2) Consultez la liste de toutes les étapes à suivre pour répondre à l AO Téléchargez le contenu vers une feuille Excel. Téléchargez toutes les pièces jointes en une seule fois. Accès direct aux événements Informations principales sur l événement : Acheteur, date de publication, échéance 23

24 Comment accepter l Accord Consultation et Acceptation de l Accord : L acceptation de l Accord est obligatoire pour chaque AO avant de sélectionner les lots et de soumettre des offres. L accord relatif à la soumission d une offre sera identique pour tous les AO publiés sur eproc. En cliquant sur [Decline to respond] (Décliner de répondre), vous informez l acheteur que vous ne participerez pas à l événement. 24 Sélectionnez I accept the terms of this agreement (J accepte les termes de cet accord) pour pouvoir soumettre vos réponses et vos offres.

25 Comment sélectionner les lots Cochez la case pour sélectionner les lots ou les line items auxquels vous souhaitez participer. Cliquez sur [Submit Selected Lots] (Soumettre les lots sélectionnés) 25

26 Comment soumettre une réponse Pour compléter votre réponse, renseignez tous les champs vides. Les champs obligatoires sont indiqués par une astérisque (*). En cliquant sur le lien Attach a file (Joindre un fichier), attachez les pièces jointes à votre réponse. 26 Après avoir complété votre réponse, cliquez sur Submit entire response (Soumettre la réponse complète) pour la soumettre à Airbus Group. Vous pouvez sauvegarder (bouton Save ) votre offre avant de soumettre votre réponse. Les erreurs sont indiquées en rouge.

27 Comment transmettre un message (1/2) Vous pouvez transmettre un message à l équipe projet. Si nécessaire, l acheteur peut répondre publiquement à votre message (la totalité de l équipe et tous les fournisseurs le reçoivent) afin d assurer que toutes les parties prenantes bénéficient du même niveau d information. Suivez le lien Event messages pour : - consulter tous les messages reçus - transmettre de nouveaux messages - répondre aux questions 27 En cliquant sur le bouton [Compose Message] (Rédiger un message), vous pouvez transmettre de nouveaux messages à l ensemble de l équipe projet.

28 Comment transmettre un message (2/2) Le tableau des messages affiche tous les messages associés à l événement : de System - invitation à l événement, modification des délais du Event Owner - informations transmises par l acheteur et son équipe MFT de vous-même - questions transmises à l équipe Airbus Group. Vous pouvez trier les messages associés à l événement en cliquant sur le nom de la colonne. Le menu des options vous permet de : - Filtrer les messages associés aux événements par expéditeur - Exporter les messages vers Excel 28

29 Comment charger un document 29

30 Lorsque le statut est ouvert, le fournisseur peut modifier une réponse 30

31 Mettre à jour un fichier (1/3) 31

34 La réponse est modifiée, un bandeau vert s affiche 34

35 La modification de réponse n est plus possible lorsque le statut est en Pending Selection 35

36 Lorsque le statut est réouvert, la modification est possible à nouveau 36

38 Contact et Aide Nom d utilisateur ou mot de passe oublié? Cliquez sur le lien approprié Contact Pour plus d informations, contactez le service desk, joignable 24 heures/24 et 7 jours/7 - par supplier.servicedesk@airbus.com - par téléphone :