Fourniture, installation, reprise de données et maintenance d un logiciel de gestion et de facturation de la Redevance Incitative des déchets

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1 Marché public de prestation de service, passé selon une procédure adaptée en application de l article 28 du code des marchés publics Pouvoir adjudicateur SYNDICAT INTERCOMMUNAL DE COLLECTE ET DE TRAITEMENT DES ORDURES MENAGERES de la Zone Sous-Vosgienne 40B avenue Jean Moulin ROUGEMONT-LE-CHATEAU Courriel : sictom.etueffont@wanadoo.fr Tél Objet de la commande: Fourniture, installation, reprise de données et maintenance d un logiciel de gestion et de facturation de la Redevance Incitative des déchets MEMOIRE TECHNIQUE JUSTIFICATIF DE L OFFRE Date limite de remise des offres : Mardi 15 septembre 2015 à 12h00 Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 1 sur 15

2 AVERTISSEMENT Toute absence de réponse sur l un des points et /ou de lignes non renseignées sera assimilée à une fourniture et/ou une prestation non assurées. Ce document doit être complété exhaustivement par l entreprise et retourné avec son offre. Si l entreprise souhaite reprendre ce document pour disposer de lignes supplémentaires, elle le peut en respectant la chronologie des chapitres et numérotations. SOMMAIRE 1. - ADEQUATION TECHNIQUE ET FONCTIONNELLE DE L OFFRE 2- ORGANISATION ET METHODOLOGIE 3- DELAI DE REALISATION ANNEXE 1 AU MEMOIRE TECHNIQUE - DISPONIBILITE DU CANDIDAT POUR LA DEMONSTRATION SUR SITE DU LOGICIEL ANNEXE 2 AU MEMOIRE TECHNIQUE - DETAIL DU PRIX GLOBAL FORFAITAIRE DPGF N 1 Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 2 sur 15

3 1. Adéquation technique et fonctionnelle de l offre Le mémoire technique du candidat s attachera à répondre, de la manière la plus précise et exhaustive, aux points suivants : - Fourniture du tableau des fonctionnalités figurant ci-après, - Tableau, figurant ci-après, relatif à l assistance / maintenance accompagné du détail des délais d intervention pour les différents types de maintenance et de la procédure de traitement des incidents, - Tableau relatif à la sécurité des données figurant ci-après, - Tableau des équipements figurant ci-après, - Tableau des références de reprises de base de données figurant ci-après, - Tableau des références pour un même projet dans des collectivités de taille et d organisation similaires figurant ci-après, - Tableau de référence pour les équipements fournis figurant ci-après, - toute autre pièce écrite permettant d évaluer la qualité du produit proposé (logiciels, outils, équipements techniques, etc.) qu il s agisse du produit proposé au CCTP, d un produit équivalent ou supérieur, ou d un produit innovant. Les candidats ayant déposé une offre complète et recevable seront conviés à réaliser une démonstration de leur logiciel dans les locaux du SICTOM. Afin de définir le planning des auditions, le candidat est invité à indiquer ses disponibilités en utilisant l annexe 1 figurant au présent mémoire technique. Dans le cas où le candidat ne serait pas disponible aux dates proposées d audition, il est invité à fournir un script complet des différentes possibilités du logiciel permettant de démontrer son ergonomie, son adéquation à répondre aux critères du CCTP. Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 3 sur 15

4 TABLEAU DES FONCTIONNALITES Reprise des données Reprise des données de levée des bacs jusqu à la gestion des premières levées par le nouveau logiciel Reprise des données producteurs : NOM, adresse, téléphone etc Reprise du type de producteur (particulier, administration etc ) Reprise du code technique (sort avec un autre producteur, cas particulier.) Reprise du nombre de logements pour les immeubles Reprise des données du propriétaire etc Reprise de l historique des dotations (type de bac, mouvement, maintenance, etc ) Reprise de l historique des levées depuis 2012 pour chaque bac du dossier Reprise des données de l entité facturable : NOM, adresse de facturation Reprise des données de facturation (factures PDF, justificatifs des levées PDF) Reprise des modes de paiements (prélèvements coordonnées SEPA) avec historique si changement Reprise de l historique des appels Reprise des justificatifs (fichier PDF, Word, JPG etc ) Compatibilité du logiciel avec les systèmes embarqués Préciser le type de systèmes embarqués acceptés par le logiciel Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 4 sur 15

5 Gestion des producteurs / relation client Gestion en temps réel des départs et arrivées Ouverture contrat Résiliation contrat avec enchaînement du processus (nouvelle adresse, calcul et édition de la facture, création du nouveau contrat) Mutation Historisation des modifications Report des particularités sur le nouveau contrat (dotations partagées ) Edition de la facture d abonnement ou de l avis de résiliation Gestion des données (Nom, adresse, tel ) Gestion du type de producteur (particulier, commerce) Gestion des codes techniques Gestion des immeubles collectifs Gestion des informations propriétaires Gestion de l entité facturable (Nom, adresse ) Gestion des modes de paiements - Prélèvement à échéance (SEPA) - Prélèvement en plusieurs fois (SEPA) - TIPI - TIP Gestion des demandes des usagers Historisation de toutes les demandes d une personne y compris sur un compte clôturé Gestion des évènements liés à un point de livraison Gestion simplifiée du suivi des procédures (relance, alerte, etc.) Affectation des dossiers en fonction des compétences ou des services Gestion des ordres de services pour une intervention sur un bac avec planning Possibilités d insérer des justificatifs (fichier Word, Excel, PDF, JPG etc..) dans une fiche producteur Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 5 sur 15

6 Gestion des collectes Analyser, contrôler et intégrer les données de collecte Définir et administrer les tournées Nombre de km parcourus (via système d identification) Nombre de bacs collectés avec détail par période, par commune, par type de bac, par type de producteur Heures de collecte des bacs Données du boitier ripeur (bac HS, puce défectueuse..) (Télé)diagnostic et transmission des données avec vérification de la quantité et qualité des données identifiées lors des collectes et du fonctionnement des systèmes d identification installés sur les BOM Préciser les moyens techniques et humains mis en œuvre Transmission et gestion hebdomadaire de la liste noire Préciser la fréquence et le type d informations Gestion du parc de bacs roulants et de leur maintenance Gestion des rendez-vous et du planning de livraison de retrait ou de réparation de bacs Générer des bordereaux de travail (mise en place, retrait, maintenance.) en lien avec la gestion producteur Gestion du stock des bacs et des pièces détachées Générer les étiquettes adresses (codes-barres etc ) Paramétrage des seuils de réapprovisionnement Suivi de l exécution de l ordre de service (à valider, en cours, à exécuter, exécuté ) Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 6 sur 15

7 Facturation Gestion de la facturation par Communautés de Communes (5 communautés de communes) Gestion paramétrable des lignes de facture (part fixe, part variable) - Pour le SICTOM au global - Pour chacune des 5 Communautés de Communes Calcul des factures et numérotation (selon tarifs prédéfinis) Possibilité de gérer la numérotation des factures Possibilité de générer un fichier PDF global par Communauté de Communes, affichant chaque facture suivie de son justificatif (impression en recto-verso du fichier) Calcul et édition des Rôles de facturation : (paramétrable selon les éléments désirés) Edition de documents de synthèse Edition des rôles de factures annulées Edition des rôles de factures recalculées, dites rectificatives Ouverture / Fermeture Rôles Assurer la liaison avec la trésorerie publique selon le protocole ORMC (pes v2) HELIOS,. Gestion de l impression des factures, modèles de facture personnalisable avec zones libres de commentaires et messages. - Pour l ensemble du SICTOM - Pour chaque CC Gestion des annulations de factures, des dégrèvements, des réductions et des avoirs. Simulation de facture Duplicata de factures Liste des anomalies de factures Optimisation des recherches d anomalies Possibilité de paramétrer un seuil minimum de facturation (en positif et en négatif) Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 7 sur 15

8 Gestion des statistiques Edition (impératif) mensuellement des tableaux de bord de dotations et de présentations de bacs par type de bacs et par commune Préciser le format des fichiers Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 8 sur 15

9 SECURITE DES DONNEES Assurance en cas de défaillance du titulaire Précisez Hébergement sécurisé des données Précisez le type de mesures. Sauvegarde des données Précisez la fréquence Possibilité de créer des groupes utilisateurs avec des droits Génération manuelle des mots de passe EQUIPEMENTS 1 douchette à code barre 2 terminaux portables compatibles avec la douchette à code barre et les puces RFID 13,56MHz (avec intégration complète de la base de données) Garantie de 2 ans sur les équipements Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 9 sur 15

10 Maintenance évolutive et réglementaire Avertissement de la mise à disposition d une nouvelle version Envoi de la mise à jour automatique Téléchargement depuis un portail sécurisé Diffusion du contenu de la version (bugs corrigés, évolutions, ) Installation automatique (script) Installation à distance gratuite (y compris tests) Les versions mises à disposition sont-elles cumulatives? Installation à distance payante Prix de la prestation dans le DGPF Maintenance corrective Envoi de la mise à jour automatique Téléchargement depuis un portail sécurisé Avertissement de la mise à disposition d une nouvelle version? Diffusion du contenu de la version (bugs corrigés, évolutions, ) Installation automatique (script) Installation à distance gratuite (y compris tests) Les versions mises à disposition sont-elles cumulatives? Installation à distance payante Prix de la prestation dans le DGPF Précisez le délai d intervention AUTRES Hotline Hotline téléphonique Préciser horaires d ouverture Hotline portail extranet avec messagerie Hotline portail via formulaire d incident Hotline via mail Prise de main à distance Temps moyen de prise en compte de l appel Préciser Enregistrement de la déclaration des incidents pour suivi Gestion par ticket ou numéro d incident Nombre d heures illimitées Si non, préciser ASSISTANCE/MAINTENANCE Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 10 sur 15

11 Tableau des références reprise Base de Données Collectivité Année de réalisation Intitulé du projet Contact Tél Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 11 sur 15

12 Tableau des références équipements Collectivité Année de réalisation Intitulé du projet Contact Tél Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 12 sur 15

13 2. Organisation et méthodologie 2.1. Organisation Dans le cadre du projet, réaliser un organigramme administratif et opérationnel des moyens humains et matériels pendant toute la phase de travaux et de garantie permettant une gestion de projet en adéquation avec la bonne fin et la continuité de service des ouvrages Moyens humains et matériels Préciser le niveau de qualification du personnel et le nombre de personnes affectées au projet et permettant la bonne fin de l ouvrage Formation Décrire le plan de formation proposé aux intervenants pour assurer la prise en mains des différents équipements et logiciels. 3. Délai de réalisataion Le délai prévisionnel sera le plus court possible. Le prestataire l'indiquera sur son offre. Le candidat devra prendre en compte les dates obligatoires de validation de la reprise des données, et du démarrage en production, la 1 ère facturation devra pouvoir être mise en production dès que possible Le candidat précisera les conditions lui permettant de garantir ces délais et fournira un planning détaillé. Toute proposition cohérente permettant de réduire ce délai global serait appréciée et valorisée par le maître d ouvrage. Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 13 sur 15

14 ANNEXE 1 AU MEMOIRE TECHNIQUE DISPONIBILITE DU CANDIDAT POUR LA DEMONSTRATION SUR SITE DU LOGICIEL Date Horaires Disponible Oui / Non Lundi 21 septembre h00 10h00 Lundi 21 septembre h30 11h30 Lundi 21 septembre h00 15h00 Lundi 21 septembre h30 16h30 Mardi 22 septembre h00 10h00 Mardi 22 septembre h30 11h30 Mardi 22 septembre h00 15h00 Mardi 22 septembre h30 16h30 Plusieurs choix possibles Le candidat sera informé 5 jours calendaires avant sa date d audition par le SICTOM de la Zone Sous-Vosgienne Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 14 sur 15

15 ANNEXE 2 AU MEMOIRE TECHNIQUE DETAIL DU PRIX GLOBAL FORFAITAIRE DPGFN 1 Mémoire technique - Marché n 01/2015 Page 15 sur 15