Plateforme d apprentissage. Pour superviseur

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1 Plateforme d apprentissage Pour superviseur Février 2014

2 Table des matières INTRODUCTION Comment utiliser ce guide Légende (symboles de la plateforme d apprentissage) Architecture de la plateforme d apprentissage Accéder à Strategia Récupérer son mot de passe Modifier votre mot de passe MON ÉQUIPE Description de la page «Mon équipe» Mon équipe format tableaux de bord Approbation des inscriptions en attente Formations planifiées Usagers en liste d attente formation Expirations des certifications Mes rapports Mon équipe format détaillé et imprimable (ANCIENNE VERSION) Inscrire un employé dont la certification arrive à expiration USAGERS Visualiser un dossier d employé Visualiser les compétences et les certifications de l employé Visualiser le sommaire de formation de l employé POSTE DE TRAVAIL Accéder à un poste de travail Visualiser les compétences de base et certifications d un métier Visualiser les compétences et certifications spécifiques Trier les employés dans un rôle spécifique Identifier un besoin de formation Inscrire un employé à une formation à partir du profil de poste Associer un employé dans un poste de travail Associer plusieurs employés dans un poste de travail à partir de leur numéro d employé Dissocier un employé d un poste de travail

3 4.10 Ajuster un quota Imprimer un profil de poste en Excel FORMATION Accéder aux horaires de la formation Inscription d un employé de ma structure organisationnelle Inscription d un employé de ma structure organisationnelle Inscription sur une liste d attente Annuler une inscription

4 INTRODUCTION 1.1 Comment utiliser ce guide L objectif de ce guide d utilisateur est de faciliter l utilisation de la plateforme d apprentissage pour les employés 1 de Bombardier qui ont un accès de type «superviseur». Pour limiter la multiplication des versions disponibles et par souci écologique, la dernière version du document sera toujours disponible sur la plateforme d apprentissage. Selon ses préférences, un usager peut donc choisir entre imprimer le guide complet ou le consulter à l écran. Le guide est pédagogiquement structuré en 6 blocs : Introduction «Mon Équipe» Gestion des usagers Gestion des postes de travail Gestion de la formation Il est recommandé d imprimer le guide en couleur afin de faciliter son utilisation. Symboles utilisés dans ce guide : Symbole Description Ce symbole représente un truc, un conseil. Ce symbole représente une précaution. Ce symbole représente un avertissement. 1 Dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte. 4

5 1.2 Légende (symboles de la plateforme d apprentissage) Général information chercher usager rôle Tout sélectionner Section - Formation Employé inscrit à un horaire Employé sur une liste d attente Aucun horaire disponible Inscription par approbation (c est le superviseur qui doit inscrire l employé, ce n est pas une approbation) Inscription libre (l employé peut s inscrire) Inscription par assignation Lors de l inscription à une formation l employé a le statut «Non débuté». Suite à la formation, l employé a l un des statuts suivant : Statuts possibles Absent Complété Non complété Non débuté Non réussi Réussi 5

6 Section - Poste de travail Profil de poste Nombre d employé devant avoir le niveau recherché pour ce poste Nombre d employés ayant le niveau recherché pour ce poste Nombre d employés inscrits ou sur la liste d attente pour obtenir le niveau recherché Ne rencontre pas le quota Rencontre le quota Dépasse le quota Compétence Certification Tous les niveaux recherchés pour ce poste sont atteints par l employé Exigences des rôles/habiletés Exigences requises par rôle (Gestion des quotas) Éditer Annuler l opération Sauvegarder l opération 6

7 1.3 Architecture de la plateforme d apprentissage Approbation Rapports Usagers en liste d attente formation Certifications dues pour renouvellement dans les prochains 60 jours Usagers en formation dans les prochains 60 jours Contenu traité dans ce guide 7

8 1.4 Accéder à Strategia La plateforme Strategia est accessible via Bnet ou encore via l adresse suivante : Nom d usager : no d identification Bombardier sans le B. Mot de passe : par défaut «bombardier» s il n a pas été changé 8

9 1.5 Récupérer son mot de passe Nom d usager : no d identification Bombardier sans le B. Mot de passe : par défaut «bombardier» s il n a pas été changé Cliquez sur «Nom d'usager ou mot de passe oublié?». Complétez les trois champs «Nom», «Prénom» et «Courriel» Cliquez sur le bouton 9

10 1.6 Modifier votre mot de passe Étant donné que «bombardier» est le mot de passe par défaut, il est important de le changer. Cliquez sur le menu Nom d usager et mot de passe Entrez votre «Mot de passe / Password» Confirmez le mot de passe Cliquez sur le bouton 10

11 2 MON ÉQUIPE La page «Mon équipe» est visible seulement pour les usagers ayant un accès superviseur. Elle permet de gérer les approbations d inscription, de visualiser les employés sur une liste d attente, de visualiser les employés dont les certifications vont expirer et de visualiser les employés qui sont inscrits à une formation. La page «Mon équipe» permet également de générer des rapports. 2.1 Description de la page «Mon équipe» Elle est disponible sous deux formats 1- Format tableau de bord situé sous le menu «Mon équipe» 2- Format détaillé et imprimable disponible sous le sous-menu Administration. (ancienne version) 11

12 2.2 Mon équipe format tableaux de bord *****NOUVEAU ***** Vous permet de voir sous forme de graphique les informations suivantes : Le nombre d inscriptions en attente d approbation Les formations planifiées Le nombre d usager en liste d attente de formation Les certifications qui arrivent a expiration L accès aux rapports Par défaut, vous obtenez l information liée à vos employés directs mais il est aussi possible de visualiser certains tableaux pour les employés indirects. Seulement disponibles pour les graphiques maqués de trois astérisques. Tous les tableaux sont cliquables et permettent aux superviseurs de consulter la version détaillée. Si une action est requise de votre part, vous serez en mesure de l effectuer. 12

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14 2.3 Approbation des inscriptions en attente Cliquez sur le tableau «Inscriptions en attente d approbation» Sélectionnez l employé ou les employés à approuver. Ajoutez un commentaire s il y a lieu (p. ex : raison du refus) A. Pour accepter l inscription, cliquez sur B. Pour refuser l inscription, cliquez sur 14

15 2.4 Formations planifiées Dans le calendrier de «Formations planifiés», cliquez sur la date désirée Une calendrier s affichera avec les noms des personnes cédulées pour une formation A Cliquez pour obtenir le détail de la formation B Cliquez le format désiré 15

16 2.5 Usagers en liste d attente formation Cliquez sur le tableau «Usagers en liste d attente formation» Pour supprimer la demande en attente, Cochez l employé Cliquez sur le bouton «Enlever de la liste d attente formation» A Cliquez sur le nom pour obtenir le détail de la formation 16

17 2.6 Expirations des certifications Cliquez sur le tableau «Expirations des certifications» La liste des employés s affichent 17

18 2.7 Mes rapports Cliquez sur le tableau «Mes rapports» Sélectionnez la langue Entrez vos options de filtrage Cliquez sur le bouton * Un guide détaillé sera disponible sous peu! 18

19 2.8 Mon équipe format détaillé et imprimable (ANCIENNE VERSION) Dans cette page, plusieurs sections s y retrouvent telles que : Approbation Rapports Usagers en liste d attente formation Certifications dues pour renouvellement dans les prochains 60 jours Usagers en formation dans les prochains 60 jours Il vous sera possible via cette page : D accepter ou de refuser l inscription d un de vos employés D inscrire vos employés dont leurs certifications expirent dans les 60 prochains jours Visualiser les formations à venir de vos employés (60 jours) Désinscrire un de vos employés inscrit à une formation Vérifier la disponibilité des formations de vos employés sur la liste d attente Lorsque vous accédez à d autres pages via la page «Mon équipe» et que vous souhaitez revenir à la page «Mon équipe» vous devez cliquer sur «Mon équipe» dans le menu de gauche. Il est également possible d imprimer cette page, en cliquant sur le bouton en bas à gauche. Une fenêtre «aperçu avant impression» et une fenêtre «imprimer» s ouvrent. Lors de l impression seulement les sections usagers en liste d attente formation, certifications dues pour renouvellement dans les prochains 60 jours et usagers en formation dans les prochains 60 jours s imprimeront. 19

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21 2.9 Inscrire un employé dont la certification arrive à expiration Un employé dont la certification est expirée n apparaît plus dans la liste. Pour savoir si vous avez des employés qui ont des certifications expirées, vous pouvez les voir dans votre profil de poste ou dans le dossier «compétences» de l usager. Cliquez sur le menu «Administration» Cliquez sur le menu «Mon Équipe» Dans la section «Certifications dues pour renouvellement dans les 60 prochains jours, cliquez sur le nom de l employé» Cliquez sur le nom de la certification pour accéder aux horaires disponibles. 21

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23 3. USAGERS 3.1 Visualiser un dossier d employé Option 1 Sélectionner l employé dans sa structure organisationnelle Cliquez dans le menu de gauche sur «USAGERS». Cliquez sur «Liste des usagers». A Par défaut, le filtre est «Usagers sous ma supervision directe» Cliquez sur le nom de l employé pour accéder à son profil de l usager. Cette page s ouvre. 23

24 Option 2 Moteur de recherche avec le numéro d employé Cliquez dans le menu de gauche sur «USAGERS». Cliquez sur «Liste des usagers». Sélectionnez «Usagers dans toutes les organisations» dans le menu déroulant. Entrez le numéro d usager ou le nom ou le prénom de l usager et appuyez sur «entrée» ou sur Cliquez sur le nom l employé pour accéder à son profil de l usager. Cette page s ouvre. 24

25 3.2 Visualiser les compétences et les certifications de l employé À partir de la page «Profil de l usager» Cliquez sur l onglet «Compétences» A Compétences reconnues de l usager B Certifications reconnues de l usager ainsi que le niveau et le statut d acquisition 25

26 3.3 Visualiser le sommaire de formation de l employé Cliquez sur l onglet «Sommaire de formation» A Formations auxquelles l employé est inscrit. B Formations suivies par l employé. 26

27 4. POSTE DE TRAVAIL «Profil de poste» est la section de la plateforme d apprentissage qui informe les superviseurs des requis de compétence, des requis SSE et des certifications nécessaires aux métiers présents dans son équipe (poste de travail). C est dans cette section qu un superviseur peut savoir lesquels de ses employés ont besoin de quelles formations. 4.1 Accéder à un poste de travail Cliquez sur «Usagers» dans le menu de gauche. Cliquez sur «poste de travail». Les profils de poste associés au superviseur apparaissent. Cliquez sur le nom du poste de travail. Cliquez sur l onglet «Profil de poste». 27

28 4.2 Visualiser les compétences de base et certifications d un métier Dans l onglet profil de poste, les compétences de base se retrouvent dans les rôles métiers (RM). Les rôles métiers sont les onglets bleus du profil de poste. Cliquez sur le nom du métier. La page ci-dessous apparaît. A Compétences de base du métier B Niveau de compétence nécessaire que l employé doit posséder C Employés appartenant au métier sélectionné D Niveau de compétence reconnu des employés 28

29 4.3 Visualiser les compétences et certifications spécifiques Dans l onglet profil de poste, les compétences de spécifique se retrouvent dans les rôles spécifiques (RS). Les rôles spécifiques sont les onglets roses du profil de poste. Cliquez sur le nom du rôle spécifique à visualiser. A Compétences et certifications spécifiques B Quotas d employé devant posséder la compétence ou la certification (voir légende pour plus de détails) C Niveau de compétence recherché pour ce poste de travail D Tous les employés associés au poste de travail E Niveau de compétence reconnu des employés F Pourcentage de compétence développée au niveau requis par l employé et ce pour l ensemble des compétences et certifications identifiées dans ce rôle spécifique 29

30 4.4 Trier les employés dans un rôle spécifique Cliquez sur le bouton. La fenêtre Moteur de recherche - Usager s affiche. Cliquez dans le menu de droite sur «Rôle» Cliquez sur le bouton. La fenêtre Moteur de recherche Rôle (à partir de Usager) s affiche. 30

31 Cliquez dans le menu de droite sur «Nom» Entrez le nom du métier Cochez la case «prévisualiser les résultats» Cliquez sur le bouton Sélectionnez le métier Cliquez sur le bouton Cliquez sur le bouton 31

32 A Seulement les employés appartenant au métier sélectionné sont affichés 32

33 4.5 Identifier un besoin de formation A: Usager requis ayant l habileté B: Usager ayant l habileté C: Usager qui n ont pas l habileté mais inscrit pour l obtenir (ou en liste d attente) Ne rencontre pas les standards (A,B,C) Rencontre les standards Au-dessus des standards Compétence Certification Toutes les acquisitions pour ce rôle ont été obtenues Exemple : (2,0,0) 2 employés doivent posséder le niveau de compétence recherché pour ce poste Aucun employé ne possède le niveau de compétence recherché pour ce poste Aucun employé n est inscrit pour obtenir de niveau de compétence recherché pour ce poste Donc 2 employés devront être formés pour rencontrer le quota établi 33

34 4.6 Inscrire un employé à une formation à partir du profil de poste Au croisement de l employé et de la compétence désirée, cliquez sur le niveau de compétence de l employé. A L icône «employé inscrit à un horaire» s affiche dans la case à côté du niveau de compétence de l employé 24 à 48 heures après l inscription. 34

35 4.7 Associer un employé dans un poste de travail Cliquez sur l onglet «Association d usagers». Entrez le nom ou le numéro d employé dans le champ de recherche au-dessus de la colonne de gauche et appuyez sur «Entrée» ou cliquez sur Sélectionnez l employé dans la colonne de gauche. Cliquez sur le bouton. Lorsque l employé sélectionné est déjà associé à un autre profil de poste, cette fenêtre apparaît. 35

36 Pour dissocier l employé des autres poste de travail sélectionner la case «enlever» pour chacun des profils de poste. Par exemple, il serait souhaitable de retirer l employé de son ancien poste de travail. Pour qu un employé reste dans les autres postes de travail, laissez la case «enlever» vide. Cliquez sur le bouton L association de l employé est complétée. 36

37 4.8 Associer plusieurs employés dans un poste de travail à partir de leur numéro d employé Cliquez sur le bouton au-dessus de la colonne de gauche. La fenêtre du moteur de recherche Usager s affiche. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez «Recherche par # d usager». Cette fenêtre apparaît : 37

38 Entrez les numéros des employés. Jusqu à 25 numéros d employé peuvent être entrés. Cliquez sur le bouton. Tous les employés dont le numéro a été entré apparaîtront dans la colonne de gauche. Sélectionnez les employés dans la colonne de gauche. Cliquez sur le bouton. Lorsque l employé sélectionné est déjà associé à un autre profil de poste, cette fenêtre apparaît. 38

39 Pour dissocier l employé des autres profils de poste sélectionner la case «enlever» pour chacun des profils de poste. Par exemple, il serait souhaitable de retirer l employé de son ancien poste de travail. Pour qu un employé reste dans les autres postes de travail, laissez la case «enlever» vide. Cliquez sur le bouton L association de l employé est complétée. 39

40 4.9 Dissocier un employé d un poste de travail Pour accéder au poste de travail : Cliquez sur «Usagers» dans le menu de gauche. Cliquez sur «poste de travail». Les profils de poste associés au superviseur apparaissent. Cliquez sur le nom du poste de travail. La page «Information» du poste de travail apparaît. Cliquez sur l onglet «Association d usagers». Cette page apparaît : Sélectionnez le ou les employés dans la colonne de droite. Cliquez sur le bouton. Le ou les employés sélectionnés transfèrent dans la colonne de gauche. La dissociation de ou des employés est complétée. 40

41 4.10 Ajuster un quota Cliquez sur l onglet «Exigences des rôles/habiletés». Sélectionnez le rôle spécifique où les quotas doivent être ajustés. La page ci-dessous apparaît. Cliquez sur l icône de la compétence dont le quota doit être ajusté. Entrez le nombre minimal d employés devant posséder le niveau de compétence recherché pour le poste. Cliquez sur lorsque l ajustement du quota est terminé. Répétez les étapes 2 à 4 pour chacune des compétences et certifications. 41

42 4.11 Imprimer un profil de poste en Excel Cliquez sur le bouton. Cette fenêtre s affiche. 42

43 Cliquez sur le bouton. Cette fenêtre s affiche. Sélectionnez l endroit où le profil de poste doit être enregistré. Entrez le nom du fichier. Par défaut le fichier s appelle Dashboard. Cliquez sur le bouton. Cette fenêtre s affiche. Cliquez sur le bouton. Cette fenêtre s affiche. Cliquez sur le bouton. Une page Excel s ouvre avec le profil de poste. 43

44 Comme c est un fichier Excel, il se travaille comme un tableau croisé dynamique régulier. 44

45 5. FORMATION Dans la plateforme d apprentissage, les superviseurs voient les formations offertes dans toutes les usines. Certains horaires sont réservés aux employés de cette usine. Avant d inscrire un employé à une formation qui est offerte dans une autre usine, vérifier avec le Partenaire d affaire en apprentissage ou le Conseiller en apprentissage technique 5.1 Accéder aux horaires de la formation Type de formation Formation En Ligne Salle de classe Programme Approbation Statut Formation publiée Inscription libre Inscription par un coordonnateur de formation Liste d attente Non disponible A Permet de rechercher l activité par langue (Français, Anglais et Espagnol) 45

46 B Permet de rechercher l activité par type (Classe virtuelle, Formation En Ligne, programme et Salle de classe) Cliquez dans le menu de gauche sur «FORMATION» Cliquez sur «Horaires et inscriptions» Entrez le nom ou le code de la formation recherchée et appuyez sur «Entrée» ou sur la petite Cliquez sur la formation désirée. L une des deux possibilités suivantes s affiche. Possibilité 1 Aucun enregistrement trouvé Possibilité 2 horaire disponible 46

47 5.2 Inscription d un employé de ma structure organisationnelle Cliquez sur «Assignation» ou «libre» dans la colonne Inscription. A Par défaut, le filtre sera «Usagers sous ma supervision directe» Sélectionnez l employé à inscrire dans la colonne de gauche. Si l employé n apparaît pas dans «Ma structure organisationnelle» passez à la section Sélectionner un employé qui n est pas dans ma structure organisationnelle. Cliquez sur le bouton. L employé transfère dans la colonne de droite. L inscription est complétée. 47

48 5.3 Inscription d un employé de ma structure organisationnelle Cliquez sur le menu déroulant. Sélectionnez «Usagers dans toutes les organisations» Entrez le nom ou le numéro d employé et appuyez sur «Entrée» ou sur la petite Sélectionnez l employé à inscrire. Cliquez sur le bouton. L employé transfère dans la colonne de droite. L inscription est complétée. L inscription peut également se faire via le profil de poste. 48

49 5.4 Inscription sur une liste d attente Il est également possible de mettre un employé sur une liste d attente afin d être informé par courriel d une ouverture d horaire. La liste d attente permet au superviseur d être avisé par courriel qu un horaire s est ouvert. Un employé sur la liste d attente n est pas automatiquement inscrit au cours lorsqu il y a une ouverture, vous devez faire l inscription. Pour les formations techniques, les formations Santé et Sécurité et le programme Leadership Excellence, le nombre de personnes sur la liste d attente n a aucune incidence sur l ouverture d un horaire ou sur les inscriptions. Cliquez sur l onglet Liste d attente formation. Sélectionnez l employé à inscrire. Cliquez sur le bouton. L employé transfère dans la colonne de droite. L employé est maintenant sur la liste d attente 49

50 5.5 Annuler une inscription Notez que le délai d annulation sans frais varie de 5 à 10 jours ouvrables, selon le fournisseur. Cliquez dans le menu de gauche sur «FORMATION» Cliquez sur «Horaires et inscriptions» Entrez le nom ou le code de la formation recherchée et appuyez sur «Entrée» ou sur la petite Cliquez sur la formation désirée. 50

51 Cliquez sur «Assignation» ou «libre» dans la colonne Inscription. Sélectionnez l employé à désinscrire dans la colonne de droite. A Cliquez sur le bouton pour retirer l employé de la formation. B Cliquez sur le bouton pour mettre l employé sur la liste d attente et être informé de la prochaine ouverture d horaire. L annulation est complétée. 51